Прежде всего напомним, что
сумма средств, выплаченная работнику за приобретенные им товары для нужд работодателя за счет собственных средств, не облагается НДФЛ и ВС
Не отрицают этого и контролеры (см. БЗ 103.04 и ОНК № 181*).
* Обобщающая налоговая консультация, утвержденная приказом Минфина от 26.04.2019 № 181.
Но сразу предостерегают, что этот вывод применим, если:
(1) приобретение товаров за свои в пользу работодателя осуществляется работником в связи с выполнением порученной ему работы (трудовой функции)
и
(2) целесообразность и обоснованность таких расходов подтверждены работодателем.
В отношении условия (1) заметим лишь, что, по нашему мнению, правила налогообложения не должны зависеть от того, в пределах трудовых или гражданско-правовых отношений происходит возмещение собственных средств работнику.
А об условии (2) отметим следующее.
Подача авансового отчета. До недавнего времени для подтверждения целесообразности и обоснованности приобретений за свои контролеры требовали подачи авансового отчета, хотя его подача в такой ситуации на то время и не было обязательной.
Собственно говоря, это требование в ОНК № 181 прописано и до сих пор, причем в случае приобретения работником как за собственные наличные средства, так и с использованием личной платежной карты. Вместе с тем с 01.04.2023 коренным образом изменились правила подачи авансового отчета (подробности — в статье «Авансовый отчет: когда он нужен?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65).
На сегодня подавать авансовый отчет надо только в случае (п.п. 170.9.4 НКУ):
1) возникновения налогооблагаемого дохода;
2) наличных расчетов, кроме случая, когда использованная наличность не превысила сумму положенных работнику суточных.
Причем, как и раньше, случай использования собственных средств на нужды предприятия п. 170.9 НКУ, в состав которого входит п.п. 170.9.4, не регулирует.
Вместе с тем, фискалы имеют об этом другое мнение. Так, в БЗ 109.14 они утверждают, что в случае приобретения работником товаров для нужд предприятия, использования средств (в том числе собственных) в командировке, авансовый отчет подается в определенные законодательством сроки вместе с подтверждающими документами, которые удостоверяют сумму таких расходов. Причем он должен быть составлен по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 № 841. И именно в соответствии с поданным авансовым отчетом субъект хозяйствования должен возместить расходы, понесенные работником. В то же время в упомянутой ранее БЗ 103.04 об авансовом отчете ни одного упоминания нет.
Если чек потерялся. В таком случае, если работник передаст приобретенные за собственные средства товары работодателю и тот согласится с целесообразностью их приобретения, он может возместить работнику его расходы. Однако если, кроме потерянного чека, работник не имеет других документальных подтверждений понесенных расходов, такое возмещение попадет в доход работника как дополнительное благо с соответствующим обложением НДФЛ и ВС.
Обратите внимание! Если работник оплатил товары с помощью личной платежной карты (ее реквизитов), стоимость расходов в таком случае удостоверяется документом (выпиской и/или сведениями со счета) в электронной или бумажной форме, который содержит определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитирована такая карта (п.п. 170.9.2 НКУ).
Не значит ли эта норма, что безналогово компенсировать расход собственных средств на хознужды предприятия можно по одной только выписке со счета, без предоставления кассового чека? К сожалению, нет.
Без хоть какого-то документального подтверждения номенклатуры приобретенных товаров сумму средств, выплаченных работнику, придется обложить налогом даже в том случае, если он уплатил за них в безналичной форме со своей платежной карты
Почему? Потому что п.п. 170.9.2 НКУ говорит именно о стоимости (!) расходов, а не об их составе. То есть сумму, списанную с карты работника, выписка со счета однозначно подтвердит. А вот хозяйственность понесенных расходов из выписки не видно. Для подтверждения состава расходов работник в любом случае должен подать товаросопроводительные документы. Это могут быть выданные продавцом расходная накладная, товарный чек и т. п.
Если чек нашелся. Сроки предоставления подтверждающих документов в случае выполнения отдельных гражданско-правовых действий, которые прописаны в п.п. 170.9.3 НКУ, предназначены для случаев, когда подотчетному работнику был выдан аванс. При этом каких-либо других сроков, несоблюдение которых лишает работника права заявить к возмещению израсходованные им на хознужды работодателя собственные средства, действующее законодательство не содержит.
Поэтому если впоследствии кассовый чек найдется, его в то же мгновение можно будет подать в бухгалтерию. На его основании будут оприходованы приобретенные товары с зачислением их на баланс (Дт 20, 22, 28 — Кт 372). В учете операция пройдет как операция текущего периода (то есть того периода, в котором работник нашел кассовый чек и предоставил его работодателю). Тогда же появятся и основания для выплаты работнику возмещения без НДФЛ и ВС.
Остальные подробности отражения приобретений за свои в бухгалтерском и налоговом учете ищите в статье «Запоздавший подотчет: как учесть?» // «Налоги & бухучет», 2021, № 95.
