По сути, счет — это всего лишь предложение оплатить товар (услугу). То есть документ, который продавец предоставляет покупателю, содержащий перечень товаров (услуг), их количество, цену, общую сумму к оплате, а также банковские реквизиты для оплаты и пр. В сущности, это документ, направленный на предоставление информации, — информирование покупателя о товарах (услугах), доступных для оплаты.
При этом счет может выставляться как до осуществления хозяйственной операции (поставки товаров, услуг), так и после ее завершения. Поэтому фактически никакой хозоперации сам по себе он не фиксирует и первичным документом как таковой не выступает. Хотя следует заметить, что в некоторых случаях счет (счет-фактура, инвойс) все же может стать настоящим первичным документом — если будет содержать все обязательные реквизиты первичного документа и при условии его оплаты (о чем еще подробнее скажем дальше).
Обязателен ли счет?
Обязательно ли выставлять счет на оплату? Нужен ли вообще такой документ как счет?
Нет, выставлять счета не обязательно. Счет на оплату не является обязательным документом и не может гарантировать поступление оплаты. Тем более, если в договоре не содержится условие об оплате по счету, то требовать его не обязательно. А
покупатель может и без счета по договору совершить оплату
Хотя следует признать и пользу от счетов — счета все же помогают получать и отслеживать оплаты. Ведь счет — это документ, который уведомляет покупателя о необходимости оплатить товар (услугу). Они удобны и информативны: так как содержат данные о товарах (услугах), сумме к оплате, реквизитах для оплаты. Поэтому использовать их или нет, субъект хозяйствования решает самостоятельно. В частности, условие о выставлении счетов может включаться в договор. А о роли, которую могут сыграть счета, например для предпринимателей, подробнее см. «Обязательно ли выписывать счета заказчикам, если вы ФЛП на ЕН?» // «Налоги & бухучет», 2024, № 36.
Если счет — без даты
В счете не указана дата. Чем чревата такая ошибка?
В принципе, счет без даты, выставленный на оплату (если только не намечается его использование в роли первичного документа, подтверждающего совершение покупки) особой опасности не несет. Ведь счет — это лишь предложение оплаты. И, по большому счету, главное для продавца, чтобы покупатель осуществил оплату (которую будет подтверждать соответствующий первичный документ — платежная инструкция).
Другое дело, что из-за отсутствия даты в счете могут возникать вопросы, в частности:
— при заполнении поля «Назначение платежа» платежной инструкции — если необходимо будет указать реквизиты счета;
— о сроке, отведенном на оплату счета, — если срок оплаты будет устанавливаться и отсчитываться с даты выставления счета;
— о возможности использования такого счета в качестве первичного документа для подтверждения покупки (поскольку будет отсутствовать обязательный реквизит первичного документа — дата составления). Об этой роли счета еще скажем дальше.
К тому же счет без даты может доставить неудобства и самому продавцу для контролирования оплаты. Поэтому о проставлении даты в счете лучше не забывать.
Одна оплата по нескольким счетам — сколько НН?
Выписали два счета на одного покупателя, которые он оплатил одним платежом. Сколько составлять налоговых накладных (НН)? Если составить 2 НН (согласно выставленным счетам), будет ли это нарушением?
Сразу скажем: налоговики не признают возможности дробления аванса, поступившего единым платежом, на несколько НН и составления отдельных НН — под каждый счет (БЗ 101.16, письма ГНСУ от 30.08.2023 № 2755/ІПК/99-00-04-02-03-06, от 21.11.2023 № 4232/ІПК/99-00-21-03-02 ІПК). Так как согласно п. 201.7 НКУ налоговая накладная составляется на каждую полную или частичную поставку товаров/услуг, а также на сумму средств, поступивших как предварительная оплата (аванс) на счет в банке/небанковском предоставителе платежных услуг. То есть при авансовой оплате — под соответствующий первичный документ по хозоперации (платежку). Поэтому
в таком случае следует составить одну НН — на всю сумму поступившей предоплаты
Иначе составление двух и более НН (под каждый счет) — как отмечают налоговики — не будет соответствовать нормам НКУ и не дает возможности идентифицировать операции. Поскольку в этом случае данные НН не будут отвечать данным из первичных документов (платежки). И по таким нескольким НН, составленный под каждый счет, покупатель, в свою очередь, не сможет отразить НК (БЗ 101.16, письма ГНСУ от 08.12.2020 № 5050/ІПК/99-00-05-06-02-06, от 10.10.2019 № 713/6/99-00-07-03-02-15/ІПК).
Поэтому составление двух и более НН (согласно выставленным счетам) при получении оплаты единым платежом налоговики посчитают нарушением. А для составления нескольких НН — под каждый счет, необходимо, чтобы каждый счет покупатель оплачивал отдельно (отдельным платежом).
Разве что исключением может оказаться случай получения оплаты (аванса) общей суммой (единым платежом) одновременно за льготный и облагаемый товар. Так как в таком случае на облагаемые и льготные поставки нужно составлять отдельные НН, как того требует п. 17 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом Минфина от 31.12.2015 № 1307 (см. также письмо ГНСУ от 30.12.2021 № 28723/7/99-00-21-03-02-07).
Оплаченный счет заменяет акт приема-передачи
На полученные услуги у нас есть только счет и платежка. Можно ли на основании только этих документов отразить услуги в бухгалтерском и налоговом учете?
Да, если счет оплачен, то оплаченного счета (со всеми реквизитами первичного документа) и платежной инструкции (платежки) будет достаточно для отражения полученных услуг в учете, поскольку:
— перечисление оплаты за услуги — будет подтверждать платежная инструкция, а
— оплаченный счет — заменит акт приема-передачи и составление акта на полученные услуги не потребуется.
На это обращал внимание Минфин (письма от 24.03.2023 № 41010-06-5/7983, от 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339, от 22.08.2017 № 35210-07/23-3364/2658), поясняя, что надлежащим образом оформленный счет-фактура (инвойс) будет считаться полноценным первичным документом и являться достаточным основанием для отражения хозяйственной операции по поставке товаров (работ, услуг) в учете (без составления акта приема-передачи), если он:
1) содержит все обязательные реквизиты первичного документа (перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете* и п. 2.4 Положения № 88**) и позволяет идентифицировать хозоперацию, ее участников и
2) оплачен (что подтверждают соответствующие документы об оплате: платежная инструкция, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка с карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру и т. п.).
* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV.
Ведь операции в бухгалтерском учете отражают на основании надлежащим образом оформленных первичных документов (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете). А в данном случае при соблюдении отмеченных условий у предприятия по полученным услугам будут документы, каждый из которых соответствует критериям первичного.
К тому же и в налоговом учете плательщики должны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухучета, финансовой отчетности и прочих документов (п. 44.1 НКУ). А, как мы выяснили, такой первичкой для полученных услуг будут оплаченный счет с платежкой. С тем, что в налоговом учете таких документов достаточно для подтверждения расходов (без составления акта приема-передачи), согласны и налоговики (письмо ГНСУ от 09.09.2024 № 4372/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК).
Еще заметим, что, по разъяснениям Минфина, оплаченный счет-фактура (инвойс) может заменить акт приема-передачи и быть основанием для отражения в учете хозяйственной операции по поставке как работ, услуг, так и товаров. Хотя актом чаще оформляют результаты выполнения работ / факт предоставления услуг. А на товары — обычно составляют товаросопроводительные документы (расходные накладные, ТТН и пр.). Поэтому считаем целесообразным поставку товаров оформлять все-таки расходной накладной. Однако если вместо нее на товары будет оплаченный счет (инвойс), то с учетом позиции Минфина, такой оплаченный счет (инвойс) способен заменить акт приема-передачи и для работ, услуг, и для товаров. И если по товарам критерии признания активом соблюдаются, то оприходовать их, по большому счету, можно и на основании оплаченного инвойса, содержащего все обязательные реквизиты первичного документа.
Кстати, в ВЭД-деятельности оплаченный счет (инвойс) может заменить собой не только акт приема-передачи, но и ВЭД-договор (ст. 6 Закона Украины «О внешнеэкономической деятельности» от 16.04.91 № 959-XII). Впрочем, и при внутриукраинских поставках, если счет будет содержать в себе существенные условия договора и являться предложением заключить договор (офертой, ст. 641 ГКУ), а оплата счета будет расцениваться принятием такого предложения (акцептом, ст. 642 ГКУ), то оплаченный счет сможет заменять собой договор (при отсутствии договора, составленного в виде отдельного документа). Хотя, пожалуй, составлением договора лучше не пренебрегать.
Выводы
- Счет на оплату не является обязательным документом. Поэтому составлять счета необязательно. Это субъект хозяйствования решает самостоятельно или по усмотрению сторон.
- Если по нескольким счетам покупатель перечислил оплату (аванс) единым платежом, то следует составить одну НН — на всю сумму поступившего аванса. Дробить полученную оплату (аванс) на несколько НН (под каждый счет) нельзя.
- Хозоперацию по поставке товаров, работ (услуг) можно отразить в учете без составления акта приема-передачи, если есть оплаченный счет (с реквизитами первичного документа) и документы об оплате (платежная инструкция, кассовый чек и пр.).
