Материальная помощь: памятка

Случай предоставления материальной помощи

Условия предоставления

Документальное оформление

Включение в ФОТ

НДФЛ

Код в форме № 1ДФ согласно приложению к Порядку № 49

ЕСВ

Налоговые расходы

Бухгалтерский учет

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1. СИСТЕМАТИЧЕСКАЯ МАТЕРИАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ

Материальная помощь признается систематической, если предоставляется всем или большинству работников на основании коллективного договора или трудовых договоров с работниками. Такая материальная помощь включается в ФОТ в составе других поощрительных и компенсационных выплат на основании п.п. 2.3.3 Инструкции № 5. В целях налогообложения приравнивается к заработной плате.

На оздоровление к отпуску

Возможность ее предоставления предусмотрена коллективным (индивидуальным трудовым) договором

— приказ (распоряжение) руководителя;

— заявление работника (если условиями коллективного/трудового договора предусмотрено, что помощь выдается по заявлению работника)

+

(п.п. 2.3.3 Инструкции № 5)

+

Облагается НДФЛ по правилам и ставкам, установленным для заработной платы, т. е. уменьшается на сумму ЕСВ (в части удержаний) и НСЛ (при наличии) и облагается по ставкам, установленным п. 167.1 НК, т. е. 15 % и 17 %

101

+

Как в части начислений, так и в части удержаний по правилам и ставкам, установленным для заработной платы (письма ПФУ от 13.07.2011 г. № 14399/03-20, от 08.02.2012 г. № 2929/03-30)

+

Включается в налоговые расходы как зарплатная выплата на основании п. 142.1 НК (при условии, что выплата материальной помощи предусмотрена коллективным или индивидуальным трудовым договором).

Кроме того, в расходы попадет сумма ЕСВ в части начислений (п.п. 138.10.4 и п. 143.1 НК)

Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661

К праздничным (Новый год, 8 Марта и т. д.), юбилейным и памятным датам (юбилей сотрудника, заключение брака, рождение ребенка и т. д.)

2. РАЗОВАЯ МАТЕРИАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ

Материальная помощь является разовой при выполнении следующих условий:

1) помощь предоставляется отдельному работнику;

2) необходимость ее получения возникла внезапно;

3) основанием для ее выплаты является заявление работника;

4) размер помощи определяет руководитель предприятия.

На основании п. 3.31 Инструкции № 5 материальная помощь разового характера не включается в фонд оплаты труда.

Нецелевая благотворительная помощь работнику

Нецелевая благотворительная помощь работнику

Предоставляется без определения условий и направления ее расходования

— заявление работника с просьбой предоставить НБП (например, по семейным обстоятельствам), подписанное руководителем;

— приказ (распоряжение) руководителя

-

(п. 3.31 Инструкции № 5)

-/+

(п.п. 170.7.3 НК).

Не облагается НФДЛ в пределах размера дохода, определенного согласно п.п. 169.4.1 НК совокупно из расчета в год (в 2014 году — 1710 грн.).

Сумма превышения облагается НДФЛ в общем порядке по ставке 15 (17) %*

169 — необлагаемая часть;

126 — облагаемая часть

-

(поскольку не включается в ФОТ и указана в п. 14 разд. I Перечня № 1170)

-

(п. 142.1 НК)

Дт 949 — Кт 663

Дт 663 — Кт 641/НДФЛ

*Причем в этом случае (если получена помощь в размере более 1710 грн.) у получателя возникает обязанность подать годовую налоговую декларацию с указанием суммы такой помощи (абз. 4 п.п. 170.7.3 НК).

Целевая матпомощь

Помощь на лечение и медицинское обслуживание работника

Предоставляется непосредственно работнику при условии наличия документов, подтверждающих уже понесенные расходы работника на лечение*

 — заявление работника;

— подтверждающие документы;

— приказ (распоряжение) руководителя

-

(п. 3.31 Инструкции № 5)

-/+

(п.п. 165.1.19 НК).

Не облагается НДФЛ при наличии соответствующих подтверждающих документов* без ограничения по сумме

143 — необлагаемая сумма помощи;

126 — если условия для необложения НДФЛ не соблюдены

-

(поскольку не включается в ФОТ и указана в п. 14 разд. I Перечня № 1170)

-

(п. 142.1 НК)

Дт 949 — Кт 663

Дт 663 — Кт 641/НДФЛ

*Для подтверждения фактически понесенных расходов, связанных с лечением и медицинским обслуживанием, налоговики рекомендуют налогоплательщикам — получателям помощи на лечение предоставлять договоры, которые идентифицируют продавца товаров (работ, услуг) и их покупателя (получателя), платежные и расчетные документы и т. п. (письмо ГНСУ от 11.01.2013 г. № 351/6/17-1115).

Отметим, что в письме от 02.07.2004 г. № 4168/к/17-3115, изданном ГНАУ до вступления в силу НК и разъяснявшем порядок предоставления помощи на лечение, аналогичной рассматриваемой, налоговики указывали на то, что подтверждающими документами могут быть документы медицинских учреждений относительно необходимости проведения такому работнику конкретного лечения (медицинского обслуживания), а именно: справки, выписки из амбулаторных карточек, рецепты, счета-фактуры медицинских учреждений, договоры на медицинское обслуживание и др. Учитывая разъяснения, изложенные в комментируемом письме, необходимо добавить, что помимо вышеперечисленных документов работник обязан предоставить хотя бы один документ, подтверждающий проведение оплаты за лечение (платежный, расчетный документ).

Целевая благотворительная помощь на лечение работника, предоставляемая медицинскому учреждению

Может быть предоставлена для лечения не только работника, но и членов его семьи:

— перечисляется непосредственно учреждению здравоохранения;

— предоставляется только при наличии документов, подтверждающих необходимость получения платных медицинских услуг, а также стоимость приобретенных лекарств;

— должна быть использована в течение 12 календарных месяцев, следующих за месяцем получения

 — заявление работника;

— подтверждающие документы;

— приказ (распоряжение) руководителя

-

(п. 3.31 Инструкции № 5)

-/+

(п.п. 170.7.4 НК).

Не облагается НДФЛ при наличии документов, подтверждающих необходимость проведения оплаты

169 — необлагаемая сумма помощи;

126 — если условия для необложения НДФЛ не соблюдены

-

(поскольку не включается в ФОТ и указана в п. 14 разд. I Перечня № 1170)

-

(п. 142.1 НК)

Дт 949 — Кт 663

Дт 377 — Кт 311

Дт 663 — Кт 377

Целевая благотворительная помощь на реабилитацию

— предоставляется для компенсации стоимости платных реабилитационных услуг, технических и других средств реабилитации;

— получателем помощи может быть работник, признанный в установленном порядке инвалидом, или его ребенок-инвалид;

— перечисляется непосредственно протезно-ортопедическим предприятиям, реабилитационным учреждениям;

— необходимость получения платных реабилитационных услуг, технических и других средств реабилитации должна быть документально подтверждена;

— должна быть использована в течение 12 календарных месяцев, следующих за месяцем получения

— заявление работника;

— подтверждающие документы;

— приказ (распоряжение) руководителя

-

(п. 3.31 Инструкции № 5)

-/+

(п.п. 170.7.4 НК).

Не облагается НДФЛ при наличии документов, подтверждающих необходимость проведения оплаты

169 — необлагаемая сумма помощи;

126 — если условия для необложения НДФЛ не соблюдены

-

(поскольку не включается в ФОТ и указана в п. 14 разд. I Перечня № 1170)

-

(п. 142.1 НК)

Дт 949 — Кт 663

Дт 377 — Кт 311

Дт 663 — Кт 377

Помощь на погребение

Умершего работника

— предоставляется работодателем по последнему месту работы умершего работника (в том числе перед выходом на пенсию);

— получателем помощи является член семьи умершего работника

— заявление члена семьи умершего работника;

— копия свидетельства о смерти;

— приказ (распоряжение) руководителя

-

(п. 3.32 Инструкции № 5)

- /+

(п.п. 165.1.22 НК).

Не облагается НДФЛ в пределах двойной суммы, определенной в абз. 1 п.п. 169.4.1 НК (в 2014 году — 3420 грн.).

С суммы превышения удерживается НДФЛ по ставке 15 % (17 %)

«146» — необлагаемая часть;

«126» — облагаемая часть.

В качестве получателя дохода указывается лицо (родственник), которому выплачивается помощь

-

(указана в п. 14 разд. I Перечня № 1170)

-

(п. 142.1 НК)

Дт 949 — Кт 685

Пенсионера от его работодателя по последнему месту работы

Члена семьи первой степени родства работника*

—

 — заявление работника;

— копия свидетельства о смерти;

— приказ (распоряжение) руководителя

-

(п. 3.31 Инструкции № 5)

+

считается дополнительным благом работника. Со всей суммы удерживается НДФЛ по ставке 15 % (17 %)

126

-

(указана в п. 14 разд. I Перечня № 1170)

-

(п. 142.1 НК)

Дт 949 — Кт 663

Дт 663 — Кт 641/НДФЛ

* В данной ситуации работник предприятия может написать заявление с просьбой о получении нецелевой благотворительной помощи. Тогда сумма в пределах размера дохода, определенного согласно п.п. 169.4.1 НК совокупно из расчета в год (в 2014 году — 1710 грн.), не будет облагаться НДФЛ.