Документы при приеме на работу

Свое право на труд, гарантированное Конституцией Украины, каждый гражданин реализует путем заключения трудового договора с работодателем. Об этом договоре и некоторых других документах, сопровождающих прием работника на работу, расскажет этот раздел тематического номера.

Трудовым договором является соглашение между работником и собственником предприятия, учреждения, организации или уполномоченным им органом, или физическим лицом (далее — работодатель), на основании которого работник обязывается выполнять работу, определенную этим соглашением, с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязывается выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы и предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон (ст. 21 КЗоТ).

Одной из сторон трудового договора является работник, достигший трудоспособного возраста, с учетом ограничений, установленных законодательством. Второй стороной в договоре выступает работодатель, которым может быть предприятие, учреждение или организация независимо от формы собственности, физическое лицо, которое как является, так и не является субъектом предпринимательской деятельности. Отметим, что предприятие может делегировать право на прием (увольнение) работников своим филиалам и представительствам. При предоставлении такого права обособленному структурному подразделению его работники заключают трудовой договор с работодателем в лице руководителя такого подразделения (например, с директором филиала, представительства).

Заметьте: работник имеет право реализовать свои способности к продуктивному и творческому труду путем заключения трудового договора на одном или одновременно на нескольких предприятиях, в учреждениях, организациях, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором или соглашением сторон.

Трудовой договор в соответствии со ст. 23 КЗоТ может быть:

— бессрочным, заключаемым на неопределенный срок;

— срочным, заключаемым на определенный срок, установленный по согласованию сторон;

— заключаемым на время выполнения определенной работы.

Бессрочный трудовой договор заключается на неопределенный срок, т. е. в нем не указан срок, до которого он действует. Как правило, такой договор заключается путем подачи заявления о приеме на работу и издания приказа о приеме на работу этого работника (образец такого приказа см. на с. 16).

А вот срочный трудовой договор заключается на срок, установленный по соглашению сторон. Он заключается в случаях, когда трудовые отношения могут быть установлены на определенный срок с учетом характера дальнейшей работы или условий ее выполнения, или интересов работника, и в других случаях, предусмотренных законодательством. Никаких ограничений в трудовом законодательстве в отношении продолжительности сроков такого срочного трудового договора нет. Таким образом, срочный трудовой договор может быть заключен на любой срок.

Во избежание возможных трудовых споров (конфликтов) в дальнейшем, при оформлении работника на работу с заключением срочного трудового договора ему рекомендуется указать в заявлении о приеме на работу срок, на который он просит принять его на работу. Такой же срок трудового договора должен быть указан и в приказе о приеме на работу.

Неуказание срока в заявлении и приказе, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись при приеме на работу, влечет за собой признание такого договора заключенным на неопределенный срок (т. е. такой работник будет постоянным). Следовательно, он может быть уволен только на основаниях, предусмотренных в трудовом законодательстве (по собственному желанию — ст. 38 КЗоТ или по инициативе работодателя — ст. 40 и 41 КЗоТ), а не после окончания срочного трудового договора.

Особой формой трудового договора является контракт, в котором срок его действия, права, обязанности и ответственность сторон (в том числе материальная), условия материального обеспечения и организации труда работника, условия расторжения договора, в том числе досрочного, устанавливаются соглашением сторон. Контракт является основанием для издания приказа (распоряжения) о приеме работника на работу со дня, установленного в контракте по соглашению сторон. Отметим, что типовая форма контракта с работником утверждена приказом Минтруда от 15.04.94 г. № 23.

Область применения контракта определяется исключительно законами Украины (ч. 3 ст. 21 КЗоТ). Поэтому контрактная форма трудового договора применяется только в случаях, прямо предусмотренных законами Украины, в частности, в отношении работников, устраивающихся по трудовым договорам на определенный срок или на время выполнения определенной работы.

Порядок заключения и расторжения контрактов регулируется Положением № 170 и Положением № 203.

Трудовой договор заключается, как правило, в письменной форме. Соблюдение письменной формы является обязательным в случаях (ст. 24 КЗоТ):

— организованного набора работников;

— заключения трудового договора о работе в районах с особыми природными географическими и геологическими условиями и условиями повышенного риска для здоровья;

— заключения контракта;

— если работник настаивает на заключении трудового договора в письменной форме;

— заключения трудового договора с несовершеннолетними;

— заключения трудового договора с физическим лицом;

— в других случаях, предусмотренных законодательством Украины.

При заключении трудового договора в письменной форме в нем следует указать следующие условия:

— место работы — наименование работодателя;

— трудовые обязанности работника — наименование должности, перечень работ (обязанностей), которые должен выполнять работник в соответствии с его профессией и квалификацией;

— срок действия договора — даты начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой договор. Если срок трудового договора не указан, то он считается заключенным на не-
определенный срок;

— обязанности работодателя по обеспечению объема работ и охраны труда на предприятии, в учреждении, организации и т. п.;

— оплата труда — вид оплаты труда работника (почасовая, сдельная, сдельно-премиальная и т. п.) и ее размеры (оклад, тариф и т. п.).

Кроме этого, трудовой договор может также содержать дополнительные условия, конкретизирующие обязательство сторон. К ним можно отнести испытательный срок, дополнительные условия оплаты труда, режим рабочего времени и часы отдыха, вид и продолжительность отпуска, предоставляемого работнику, и т. п. Следует отметить, что ни основные, ни дополнительные условия трудового договора не должны ухудшать положение работника в сравнении с условиями, установленными законодательством и коллективным договором.

При оформлении трудовых отношений нужно соблюдать следующий порядок приема на работу:

— подача работником заявления о приеме на работу с предоставлением всех необходимых документов;

— получение согласия работника на использование его персональных данных в соответствии со ст. 12 Закона № 2297;

— проставление виз должностных лиц и резолюции собственника или должностного лица, наделенного правом приема на работу;

— издание приказа о приеме работника на работу;

— предъявление приказа работнику под подпись;

— внесение записи в трудовую книжку.

Отметим, что нормы ст. 22 КЗоТ содержат прямой запрет на необоснованный отказ в приеме на работу. Так, ч. 2 ст. 22 КЗоТ установлено, что согласно Конституции Украины любое прямое или непрямое ограничение прав или установление прямых или непрямых привилегий при заключении, изменении и прекращении трудового договора в зависимости от происхождения, социального и имущественного положения, расовой и национальной принадлежности, пола, языка, политических взглядов, религиозных убеждений, членства в профессиональном союзе или ином объединении граждан, рода и характера занятий, местожительства не допускается. Также следует учитывать, что требования о возрасте, уровне образования, состоянии здоровья работника и другие ограничения, связанные с приемом на работу, могут устанавливаться исключительно законодательными актами Украины.

Однако в виде исключения допускается предоставление преимуществ или применение ограничений при трудоустройстве, если они определяются самой спецификой работы или беспокойством государства о людях, нуждающихся в повышенной социальной и правовой защите. Например, к работам, выполняемым вахтовым методом, не могут привлекаться работники в возрасте до 18 лет, беременные женщины и матери детей моложе 3-х лет, а также лица, имеющие медицинские противопоказания к выполнению работ таким методом (см., в частности, абз. 2 п. 2.2 Положения № 794).

Также собственник может ввести ограничение по совместной работе на том же предприятии лиц, являющихся близкими родственниками или свояками (родителями, супругами, братьями, сестрами, детьми, а также родителями, братьями, сестрами и детьми мужа или жены), — ст. 25¹ КЗоТ. Такое ограничение можно вводить, если в связи с выполнением трудовых обязанностей эти лица непосредственно подчинены или подконтрольны друг другу. Заметьте, что введение такого ограничения для хозрасчетных предприятий является правом, а не обязанностью. А вот на госпредприятиях (в учреждениях и организациях), кстати, введение указанных ограничений является обязательным и устанавливается актами законодательства.

Документы, которые лицу необходимо подать при устройстве на работу, перечислены в ст. 24 КЗоТ. При заключении трудового договора гражданин подает следующие документы:

— заявление на имя руководителя предприятия;

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовую книжку;

— справку о состоянии здоровья и другие документы.

Согласно Инструкции № 58 лица, трудоустраивающиеся впервые, при отсутствии у них трудовой книжки предъявляют:

— паспорт;

— диплом или иной документ об образовании или профессиональной подготовке;

— военнослужащие, уволенные из Вооруженных Сил Украины, других войск или Вооруженных Сил бывшего СССР, — военный билет;

— освобожденные из мест отбывания уголовного наказания — справку об освобождении.

В зависимости от того, на какую работу принимается работник, администрация предприятия имеет право потребовать от работника предъявление, кроме указанных выше, дополнительных документов.

Так, при приеме на работу, требующую специальных знаний, администрация предприятия имеет право требовать от работника предъявления диплома или иного документа об образовании или профессиональной подготовке.

Лица, устраивающиеся на работу на предприятия пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, в лечебно-профилактические, дошкольные и учебно-воспитательные учреждения, на объекты коммунально-бытового обслуживания, другие предприятия, учреждения, организации, профессиональная деятельность которых связана с обслуживанием населения и может повлечь распространение инфекционных заболеваний, возникновение пищевых отравлений, должны иметь личную медицинскую книжку формы № 1-ОМК, утвержденной приказом № 150. Личная медицинская книжка является документом, подтверждающим состояние здоровья работника, профессиональная или другая деятельность которого связана с обслуживанием населения и может повлечь распространение инфекционных заболеваний, возникновение пищевых отравлений.

Кроме того, некоторые категории работников должны проходить обязательные предварительные (до приема на работу) и периодические медицинские осмотры. Перечень таких профессий, производств и организаций, работники которых подлежат таким медосмотрам, приведен в Перечне № 559, а порядок их проведения — в Порядке № 559.

Имейте в виду: при заключении трудового договора запрещается требовать от лиц, устраивающихся на работу, сведения об их партийной и национальной принадлежности, происхождении, регистрации места проживания или пребывания и документы, подача которых не предусмотрена законодательством (ст. 25 КЗоТ).

Заключение трудового договора с работником оформляется приказом (распоряжением) руководителя предприятия о приеме на работу. В приказе о приеме на работу обязательно указываются: условия приема (по совместительству, на временную работу, со сроком испытания, по переводу), на какую должность, с какого числа осуществляется прием на работу, форма и система оплаты труда.

Типовая форма № П-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу», как мы уже отмечали, утверждена приказом № 489. С образцом его составления вы могли ознакомиться на с. 16 этого номера. Но на практике часто используется упрощенная форма приказа о приеме на работу, составленная на основе типовой формы. Он может выглядеть, например, следующим образом:

При заключении трудового договора между работником и физическим лицом, использующим наемный труд*, последнее (или по нотариальному поручению уполномоченное им лицо) должно в течение недели с момента фактического допущения работника к работе зарегистрировать заключенный в письменной форме трудовой договор в государственной службе занятости по месту своего проживания в соответствии с Порядком регистрации трудового договора между работником и физическим лицом, использующим наемный труд, утвержденным приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260. Этим же приказом, кстати, утверждена и форма трудового договора между работником и физическим лицом, использующим наемный труд.

Для регистрации трудового договора в случае отсутствия при этом работника работодатель предъявляет свой паспорт и подает в службу занятости по месту жительства следующие документы (свои и наемного работника):

1) подписанный сторонами трудовой договор в 3-х экземплярах с нотариально удостоверенной подписью работника;

2) выписку/извлечение из Единого госреестра или свидетельство о госрегистрации ФЛП (только для ФЛП);

3) документ с регистрационным номером учетной карточки ФЛП или его идентификационным номером (при наличии);

4) копию документа с регистрационным номером учетной карточки работника или его идентификационным номером (при наличии);

5) трудовую книжку работника (при наличии).

Если работник присутствует при регистрации трудового договора, то он должен самостоятельно предъявить оригинал документа со своим регистрационным номером учетной карточки или идентификационным номером (при наличии), свой паспорт и трудовую книжку (при наличии). Больше о трудоустройстве работников у ФЛП см. в статье «Работодатель-предприниматель: особенности оформления трудовых отношений с работниками»// «Налоговый кодекс: консультации и комментарии», 2014, № 7 (79), с. 38.

До начала работы по заключенному трудовому договору руководитель (собственник) предприятия должен:

1) разъяснить работнику его права и обязанности;

2) проинформировать под подпись об условиях труда, наличии на рабочем месте, где он будет работать, опасных и вредных производственных факторов и о возможных последствиях их воздействия на здоровье, его правах на льготы и компенсации за работу в таких условиях в соответствии с действующим законодательством Украины и коллективным договором;

3) ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего распорядка, должностной инструкцией и коллективным договором;

4) определить работнику рабочее место и обеспечить необходимыми для работы средствами;

5) проинструктировать работника по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране;

6) сообщить работнику об использовании его персональных данных.

О необходимости ознакомления работника с должностной инструкцией отметим следующее.

Нормами ст. 31 КЗоТ установлено, что собственник или уполномоченный им орган не имеет права требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. Хотя ч. 1 ст. 21 КЗоТ не содержит указания обязанности работника выполнять работу по определенной специальности (должности), а возлагает на работника обязанность выполнять работу, предусмотренную трудовым договором, однако за основу при определении круга обязанностей работника берется именно специальность (должность). И если уже определено название специальности (а также квалификации) или должности, то обязанности работника уточняют: они могут быть и значительно расширены, нежели это нормативно установлено по соответствующей специальности (должности), а могут быть и сужены. Поэтому составляется должностная инструкция конкретного работника, закрепляющая его обязанности, права и ответственность. Больше о должностной инструкции вы можете узнать из предыдущего раздела тематического номера (см. с. 10).

Обращаем внимание, что право собственника расширить круг обязанностей работника является ограниченным. Это значит, что если обязанности работника не уточнены в должностной инструкции, разработанной, в частности, на основании Справочника квалификационных характеристик профессий, то для расширения круга обязанностей работника у работодателя есть только два варианта:

1) или получить согласие работника;

2) или (при наличии оснований) использовать порядок, установленный ч. 3 ст. 32 КЗоТ, т. е. работник должен быть предупрежден о расширении круга его обязанностей не позднее чем за 2 месяца.

Не обходится прием работника на работу и без заведения на него личной карточки. Заполняется личная карточка работника формы № П-2 на основании подписанного приказа (распоряжения) о приеме на работу. Типовая форма данного документа, напомним, утверждена приказом № 495/656.

Обращаем внимание, что согласно п. 2.5 Инструкции № 58 с каждой записью, вносимой в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о назначении на работу, переводе и увольнении, собственник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под подпись в личной карточке типовой формы № П-2, в которой должна повторяться соответствующая запись из трудовой книжки (вкладыша).

Ныне действующая типовая форма первичной учетной документации № П-2 «Личная карточка работника» введена в действие с 1 января 2010 года уже известным вам приказом № 495/656. Таким образом, на работников, принятых на работу с 1 января 2010 года, должны вестись указанные личные карточки.

А как быть с личными карточками работников, трудоустроенных до указанной выше даты? Не волнуйтесь, переписывать карточки, заведенные на работников, которые были приняты на работу в 2009 году и ранее, не нужно (см. письмо Госкомстата от 26.02.2010 г. № 17/1-25/Н-24/10/37). Однако необходимо актуализировать заведенные на работников личные карточки типовой формы № П-2 (т. е. формы № П-2, утвержденные приказом № 489 или приказом № 277). Это значит, что в них следует внести информацию, которая отсутствовала в действующей ранее форме (код профессии по Классификатору профессий, фактическое местожительство работника, место государственной регистрации и т. п.). Эти сведения можно внести от руки в карточки старого образца.

Следует подчеркнуть, что работник кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняет личную карточку работника (форма № П-2), проставляет отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает расчетно-платежную ведомость работника (форма № П-6) или соответствующий ей документ.

Личная карточка работника заполняется на работников всех категорий, в том числе на специалистов с высшим и средним специальным образованием и молодых рабочих, окончивших училища, школы профессионально-технического образования и т. п. Форма № П-2 состоит из пяти разделов (I, II, III, IV, V). На лицевой стороне личной карточки работника формы № П-2 наклеивается цветная фотография размером 2,5 х 3,5 см.

Форма № П-2 заполняется в одном экземпляре работником кадровой службы на основании опроса работника и соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании учебного заведения и других документов. Личная карточка работника заполняется на украинском языке. Вместе с украинским языком может применяться и другой язык в порядке, определенном ст. 11 Закона о языках.

Коды профессии, должности и специальности указываются в соответствии с Классификатором профессий с учетом кодового обозначения квалификационного уровня (6 знаков, например, код профессии «маляр» — 7122.2). Все дальнейшие изменения данных о работнике (образование, изменение местожительства и т. п.) регулярно отражаются в личной карточке.

Теперь кратко остановимся на порядке заполнения каждого отдельного раздела личной карточки.

С разделом I должно быть все понятно — в него вносятся общие сведения о работнике на основании предоставленной им информации и документов: фамилия, имя, отчество; дата рождения; данные об образовании; сведения о последнем месте работы и причинах увольнения с него; семейное положение; адрес регистрации и фактического местожительства и тому подобное.

О заполнении раздела ІІ формы № П-2 мы поговорим отдельно немного позже (см. с. 23).

В разделе ІІІ личной карточки указываются сведения о профессиональном образовании работника, которое он получил на производстве за счет предприятия-работодателя. Для полноты сведений о таких лицах в этом разделе личной карточки следует заполнять все графы.

В разделе IV «Назначения и перемещения» в первой строке делается запись о приеме на работу. В следующих строках этого раздела указываются переводы по службе, изменение должности, разряда, оклада. Заметьте: информация о временном переводе на другую работу в разделе IV личной карточки не отражается. При осуществлении каждой записи обязательно должна заполняться графа «Основание», в которой указывается документ, подтверждающий правомерность осуществления любых изменений. Таким документом является приказ (распоряжение) руководителя предприятия. С каждой записью о назначении, перемещении работника знакомят под подпись.

В разделе V «Отпуска» приводятся сведения обо всех предоставленных работнику отпусках, а именно:

1) ежегодных отпусках:

— основном отпуске;

— дополнительном отпуске за работу с вредными и тяжелыми условиями труда;

— дополнительном отпуске за особый характер труда;

— прочих дополнительных отпусках, предусмотренных законодательством;

2) дополнительном отпуске в связи с обучением;

3) творческом отпуске;

4) отпуске для подготовки и участия в соревнованиях;

5) социальных отпусках:

— отпуске в связи с беременностью и родами;

— отпуске для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;

— отпуске в связи с усыновлением ребенка;

— дополнительном отпуске «на детей»;

6) отпусках без сохранения заработной платы.

В этом разделе указывается вид предоставленного отпуска, за какой период времени он предоставляется, даты начала и окончания отпуска, а также дата и номер приказа (распоряжения) руководителя предприятия о предоставлении отпуска работнику.

В строке «Дополнительные сведения» приводятся данные, которые не были указаны в других разделах личной карточки, например о судимости, наличии правительственных наград и т. п. В этой строке можно вести учет лиц, обучающихся на вечерних и заочных отделениях в высших и средних специальных учебных заведениях. Именно здесь проставляются даты поступления в учебное заведение и его окончания.

Кроме того, в строке «Дополнительные сведения» необходимо записывать данные о работающих инвалидах: на основании справки медико-социальной экспертной комиссии записываются группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, а также заключения врачебно-консультационной комиссии об условиях и характере труда. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно.

В строке «Дата и причина увольнения (основание)» указываются дата увольнения работника (дата оформления приказа об увольнении) и причина увольнения, приведенная точно в соответствии с формулировкой КЗоТ со ссылкой на соответствующую статью и пункт. Например: «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ».

Следует отметить, что после заполнения строки «Дополнительные сведения» лицо, оформляющееся на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Важное место в обязанностях работника кадровой службы должны занимать такие вопросы, как осуществление контроля за прохождением работниками допризывного и призывного возраста подготовки к срочной военной службе, систематическое проведение среди военнообязанных и призывников разъяснительной работы о неуклонном соблюдении требований Закона № 2232, Инструкции № 660 и обеспечении жесткого контроля за их выполнением. Приказом № 495/656 размежеваны функции, касающиеся вопросов, связанных с ведением типовой формы № П-2. В частности, общее руководство работой, связанной с организацией и ведением воинского учета призывников и военнообязанных согласно типовой форме № П-2, и контроль за состоянием этой работы в органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от подчиненности и форм собственности, возложен на Генеральный штаб Вооруженных Сил Украины.

Учет военнообязанных и призывников из числа инженерно-технических работников, рабочих, служащих, студентов и учащихся на всех предприятиях осуществляется в личной карточке типовой формы № П-2. Основными военно-учетными документами, на основании которых заполняется раздел II типовой формы № П-2 на предприятиях, являются:

— для военнообязанных — военный билет или временное удостоверение, которое выдают вместо военного билета;

— для призывников — удостоверения о приписке к призывному участку.

Личные карточки военнообязанных и призывников хранятся в алфавитном порядке в отдельной картотеке, которая делится на следующие группы:

— личные карточки генералов, адмиралов и офицеров запаса;

— личные карточки солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса;

— личные карточки военнообязанных женщин;

— личные карточки призывников.

Личные карточки военнообязанных, которые имеют отсрочку от призыва при мобилизации и в военное время, выделяют отдельно. В общей картотеке предприятия отдельно хранятся личные карточки лиц, снятых с воинского учета по возрасту или по состоянию здоровья.

Ниже вы можете ознакомиться с образцом заполнения раздела ІІ «Сведения о воинском учете» личной карточки работника.

Личные карточки работников комплектуются в соответствии со штатным расписанием по структурным подразделениям, а внутри структурного подразделения — по фамилиям работников в алфавитном порядке.

Изменения учетных данных работника вносятся в разделы I, II, III, IV, V личной карточки № П-2 на основании приказов (распоряжений) руководителя предприятия (учреждения, организации), а также личных сообщений работника. Не разрешается вносить в учетные данные любые изменения без ведома работника, на которого оформлена личная карточка. При увольнении работника личная карточка № П-2 выдается в текущий архив. В этом случае в личной карточке № П-2 осуществляется запись об увольнении работника (указываются дата и причина увольнения работника, номер и дата приказа (распоряжения)).

За использованием рабочего времени каждого работника работодатель ведет пристальное наблюдение. Для этого применяется табель учета использования рабочего времени. Данный документ представляет собой поименный список всех работников отдела, службы и другого структурного подразделения предприятия с отметками напротив каждой фамилии об использовании рабочего времени. Он применяется для:

1) учета количества отработанного рабочего времени всех категорий работников, в том числе для расчета заработной платы работникам, оплата труда которых зависит от отработанного времени;

2) контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени;

3) получения данных об отработанном времени, необходимом для расчета выплат работникам (например, для расчета оплаты дней временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, ежегодных отпусков и т. п.);

4) составления статистической отчетности по труду (об отчетности по труду, которую предприятия должны подавать в Госстат, см. в отдельном разделе на с. 42).

Типовая форма табеля учета использования рабочего времени № П-5 утверждена приказом № 489.

При приеме на работу, как правило, каждому работнику присваивается табельный номер, используемый для учета рабочего времени. Далее присвоенный номер будет указываться во всех документах по учету труда и его оплате. При этом работающему сотруднику изменять табельный номер нельзя. После увольнения (перевода в другой цех и т. п.) табельный номер работника нельзя присваивать новому работнику в течение трех лет. После окончания этого срока такой номер может быть присвоен другому вновь прибывшему работнику.

Контроль за присвоением и использованием табельных номеров возлагается на отдел (службу) кадров, специалиста по кадрам или другое уполномоченное руководителем лицо.

Ведение табеля является обязательным для всех юридических лиц независимо от количества работников (см. письмо Минтруда от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10). Целесообразно также вести такой табель и ФЛП, размер заработной платы работников которых зависит от отработанного времени.

Ведение табеля осуществляется отдельно для каждой категории работников подразделения (руководители, специалисты, рабочие), а в рамках категории — в порядке табельных номеров или в алфавитном порядке. Если же предприятие небольшое, то все работники могут быть объединены в одном табеле.

Табель составляется в одном экземпляре. Обратите внимание: типовой формой № П-5 не предусмотрено утверждение табеля руководителем предприятия. Данный документ подписывается работником, ответственным за его ведение, руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы с указанием фамилий, имен и отчеств. Табель рекомендуется составлять за два-три дня до начала расчетного периода с целью своевременного начисления и выплаты работникам заработной платы. Другими словами, табель в установленный срок передается в бухгалтерию предприятия для начисления заработной платы.

В табель учета использования рабочего времени вносят сведения об отработанном времени, сверхурочных часах, опозданиях и неявках, причины которых шифруются условными обозначениями. Как правило, на каждого работника в табеле заполняется только одна строка. Исключением являются внутренние совместители, на которых заполняются две строки: в одной указывается время основной работы, а во второй — время работы по совместительству.

Значительно упрощается табельный учет при регистрации одних только отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня (вследствие болезни, командировок, прогулов, простоев, часов сверхурочной работы и т. п.). При этом основанием для отметок в табеле о времени, не отработанном по уважительным причинам, являются листки нетрудоспособности, приказы (распоряжения) о предоставлении отпусков, удостоверения о командировке и другие документы.

Включение работника в табель и исключение из него (в связи с увольнением или внутренним перемещением) осуществляется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (типовая форма № П-1) и приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (контракта) (типовая форма № П-4) соответственно.

Обращаем внимание на то, что согласно примечанию 2 к типовой форме табеля учета рабочего времени № П-5 эта форма имеет рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. Вместе с тем эта форма может быть дополнена другими показателями, необходимыми для учета на предприятии. Но дополнять форму показателями учета рабочего времени по условиям и характеру труда нецелесообразно, поскольку учет этих показателей обычно необходим для незначительного контингента работников.

Отметим также, что табельный учет использования рабочего времени (форма № П-5) не предусматривает учет условий труда для определения права работника на предоставление дополнительного отпуска.

Данные об отражении использованного рабочего времени за каждый день отражаются в табеле в двух строках:

— в первой строке ставим условное обозначение (буквенное или цифровое) вида расхода рабочего времени;

— во второй строке указываем количество отработанных или неотработанных часов по соответствующим видам расхода рабочего времени.

Буквенные и цифровые коды использования работниками рабочего времени указаны непосредственно в табеле типовой формы № П-5. Среди них, в частности, следующие:

— часы работы, предусмотренные коллективным договором, — «Р», «01»;

— вечерние часы работы — «ВЧ», «03»;

— ночные часы работы — «РН», «04»;

— сверхурочные часы работы — «НУ», «05»;

— командировки — «ВД», «07»;

— неявки в связи с временным переводом на работу на другое предприятие на основании договоров между субъектами хозяйственной деятельности — «НП», «21»;

— прочее неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывная подготовка, военные сборы, донорские дни, отгулы и пр.), — «ІН», «22»;

— простои — «П», «23»;

— прогулы — «ПР», «24»;

— неявки по невыясненным причинам — «НЗ», «28».

Предприятия, заполняя табель, могут применять или буквенный, или цифровой код.

Обратите внимание: табель учета использования рабочего времени не предусматривает кодировку для обозначения выходных, праздничных и нерабочих дней, поэтому напротив таких дней можно ставить прочерки или оставлять их незаполненными. Но! Если работа в такие дни не предусмотрена трудовым договором и графиком работы, а работник их отработал, отработанное время табелируют с кодом «РВ»/«06».

Нет специального обозначения и для времени, отработанного сверх нормы в случае ненормированного рабочего дня. В таком случае в первой строке необходимо проставлять код «Р» или «01», а во второй строке — фактическое количество отработанных часов.

Следует отдельно остановить внимание и на учете рабочего времени командированного работника. Дни нахождения работника в командировке приравниваются к обычному дню работы по графику, поэтому и в табеле рабочие дни отражаются как обычные рабочие дни, а выходные дни — как нерабочие. То есть день нахождения работника в командировке, который приходится на рабочий день, отражают так: в верхней строке проставляют код «ВД» или «07», а в нижней — например, «8» (при восьмичасовом рабочем дне). А вот в верхней строке дня командировки, который приходится на выходной день, ставится код «ВД» или «07», а в нижней строке — «х» или прочерк. Но заметьте: если работник направляется в командировку специально для работы в выходной, праздничный или нерабочий день, работу в такой день указывают в табеле кодом «ВД» или «07» и ставят количество часов, отработанных в этот день.

Что интересно, если работник находится в ежегодном отпуске, то в табеле кодом «В»/«08» следует отметить не только рабочие, но и выходные дни. Это связано с тем, что оплачиваемый отпуск предоставляется работнику исходя из количества календарных дней. А вот праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не нужно учитывать, поскольку они исключаются из ежегодного отпуска и не оплачиваются.

Если на момент заполнения табеля учета использования рабочего времени работник не предоставил документы, подтверждающие причину его отсутствия, то в табеле делается отметка о неявке по невыясненным причинам — код «НЗ»/«28». Если позднее необходимые документы будут предоставлены, табельщик должен переоформить ранее составленный табель и указать в нем соответствующий код.