В ежедневном постижении истин по трудовому законодательству очень важно не забывать о таком, на первый взгляд, пустяке, как море документов, которые постоянно оформляются, заполняются, получаются и теряются (приказов и учетных документов по кадрам). Невнимание к этим капризным бумажкам может дорого стоить — и предприятию, и должностному лицу, ответственному за их хранение. Предотвратить возможные неприятности призвана система документооборота, специально организуемая на предприятии.
Напомним, что движение приказов и других документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения выполнения или отправления называется документооборотом. Кроме того, отметим, что приказы (распоряжения) руководителя предприятия являются локальными нормативными актами. Они содержат нормы права, управления, которые принимаются субъектами, в организациях различных форм собственности и ведомственной подчиненности, и считаются актами предприятия.
Кадровая служба предприятия ежегодно оформляет множество документов. Поэтому особое внимание должно уделяться хранению документов, создаваемых в управленческой деятельности, в том числе документации по учету личного состава. При определении сроков хранения документов необходимо руководствоваться Перечнем № 578. Этот Перечень включает типовые документы, создаваемые при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых государственными органами и органами местного самоуправления, другими учреждениями, предприятиями и организациями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, формы собственности, а также документацию, которая создается в результате производственной и научно-технической деятельности организаций. Перечень № 578, кстати, может использоваться также ФЛ-П (абз. 2 п. 1.4 Перечня № 578).
Порядок хранения документов на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности определен Правилами № 16.
В соответствии с п.п. 3.3.1 Правил № 16 документы с момента создания и до передачи их в архив учреждения хранятся по месту формирования дел согласно утвержденной номенклатуре. На небольших предприятиях дела хранятся централизованно в службе делопроизводства.
В случае хранения дел в структурных подразделениях их сохранность обеспечивается руководителями структурных подразделений и должностными лицами, ответственными за делопроизводство в указанных подразделениях. В рабочих комнатах дела должны храниться вертикально в закрывающихся шкафах.
Согласно п. 4.3 «Основные задачи экспертной комиссии учреждения» Правил № 16 контроль за организацией и проведением экспертизы ценности документов, созданных на предприятии, осуществляет экспертная комиссия предприятия. При установлении в процессе экспертизы ценности фактов недостачи документов и дел, которые считаются по номенклатуре, соответствующие структурные подразделения предприятия осуществляют их розыск. При негативном результате розыска руководитель предприятия по представлению экспертной комиссии и архива утверждает акт о недостаче архивных дел (документов) (по форме, приведенной в приложении 6 к Правилам № 16), создает комиссию по служебному расследованию, назначает служебное расследование и издает приказ о привлечении к ответственности лиц, виновных в потере документов или дел. Справка о причинах отсутствия документов или дел, подписанная руководителем соответствующего структурного подразделения, передается в архив предприятия. Имейте в виду: запрещается уничтожать документы без предварительного проведения экспертизы их ценности.
Исчисление сроков хранения документов осуществляется с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством (п. 2.10 Перечня № 578). Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2014 году, начнется с 1 января 2015 года.
Обращаем внимание, что сроки хранения документов, определенные в Перечне № 578, являются минимальными, их нельзя сокращать. А вот продление сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем № 578, допускается в случаях, если эта необходимость вызвана специфическими особенностями работы конкретной организации (п. 1.7 Перечня № 578).
Обратите внимание: сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях (п. 1.8 Перечня № 578).
Сейчас немного расшифруем, что имеется в виду под тем или иным сроком хранения:
1) «Постоянно» — такие документы относятся к НАФ и подлежат пожизненному хранению;
2) «До ликвидации организации» — документы хранятся в организации бессрочно, а в случае ликвидации организации подлежат повторной экспертизе ценности. В зависимости от ее результатов те из них, которые задевают права граждан, передаются по описям дел в местные архивные учреждения* для хранения архивных документов, не относящихся к НАФ;
3) «ЭПК» — решение о внесении в НАФ или уничтожении данных документов для организаций — источников формирования НАФ принимают экспертно-проверочные комиссии государственного архива (ЭПК);
4) «Пока не исчезнет необходимость» — документы имеют только продолжительное практическое значение. Срок их хранения определяется самим предприятием, но не может быть менее одного года;
Заметьте: примечания «По окончании срока действия договора», «После утверждения», «После замены новыми» и т. п. указывают, что исчисление срока, указанного в графах 3 и 4 Перечня № 578, осуществляется с указанного момента.
Следует отметить, что законодательством не установлена ответственность за несоблюдение сроков хранения документов. Однако за небрежное хранение, порчу, незаконное уничтожение, сокрытие, незаконную передачу другому лицу архивных документов, нарушение порядка доступа к указанным документам, а также за неуведомление государственного архивного учреждения об имеющихся архивных документах в случае возникновения угрозы уничтожения или значительного ухудшения их состояния ст. 921 КоАП предусматривает предупреждение или наложение штрафа на граждан от 3 до 7 ннмдг (от 51 до 119 грн.) и предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц — от 5 до 10 ннмдг (от 85 до 170 грн.). Те же действия, совершенные лицом, которое в течение года было подвергнуто административному взысканию за одно из указанных нарушений, влекут за собой наложение штрафа на граждан от 7 до 20 ннмдг (от 119 до 340 грн.) и на должностных лиц — от 10 до 40 ннмдг (от 170 до 680 грн.).
* Если такие местные архивные учреждения на соответствующей территории не созданы, указанные документы передаются в государственные архивные учреждения, архивные отделы городских советов.
