Если работник заболел в командировке
Поводом для написания данной статьи послужило поступившее в редакцию письмо нашего читателя следующего содержания: «Работник предприятия был направлен в командировку, находясь в которой он заболел. Как возмещать ему командировочные расходы и как в таком случае оплачивается период нахождения в командировке?»
Ответы на данные вопросы можно найти, ознакомившись с приведенным материалом.
Анна ГУСАРОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
ИСПОЛЬЗОВАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
КЗоТ —
Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.НК
— Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.Порядок № 1266 —
Порядок исчисления средней заработной платы (дохода) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.01 г. № 1266.Порядок № 100 —
Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный поставлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.Инструкция № 59 —
Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (в редакции от 17.03.2011 г. № 362).Инструкция № 455
— Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденная приказом Минздрава от 13.11.2001 г. № 455.Инструкция № 532 —
Инструкция о порядке заполнения листка нетрудоспособности, утвержденная совместным приказом Минздрава, Минтруда, Фонда соцстрахования по временной потере трудоспособности, Фонда соцстрахования от несчастных случаев на производстве от 03.11.2004 г. № 532/274/136-ос/1406.
Статьей 121 КЗоТ
предусмотрено, что работники имеют право на возмещение работодателем расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками. В случае если в период командировки работник заболел, в связи с чем не мог выполнять свои трудовые обязанности, рассчитывать на указанные гарантии за это время он может, только подтвердив документально факт временной нетрудоспособности. О том, как его подтвердить, пойдет речь далее.
Документальное подтверждение и оплата периода болезни
Оплата листка нетрудоспособности такого работника производится на общих основаниях: исходя из средней заработной платы согласно
Порядку № 1266 и в зависимости от страхового стажа. Первые пять дней временной нетрудоспособности оплачиваются за счет предприятия, а начиная с шестого дня болезни выплачивается пособие за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности (далее — Фонд).В соответствии с
п. 1.10 Инструкции № 455 предусмотрено, что лицам, у которых временная нетрудоспособность наступила вне постоянного места проживания и работы (во время командировки, санаторно-курортного лечения, отпуска и т. п.), листок нетрудоспособности (справка) выдается по месту их временного пребывания с разрешения главного врача лечебно-профилактического заведения на число дней нетрудоспособности. Согласно Инструкции № 532 особенностью заполнения листка нетрудоспособности в такой ситуации является то, что он должен быть подписан главврачом и заверен круглой печатью того заведения здравоохранения, в которое обратится командированный работник.
Командировочные расходы
Теперь разберемся, как быть с возмещением командировочных расходов работнику, заболевшему в командировке. Для этого обратимся к
разд. III НК, который вступил в силу с 01.04.2011 г. и регулирует в том числе данный вопрос.Согласно
п.п. 140.1.7 НК предусмотрено, что суммы и состав расходов на командировку госслужащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств, определяются Кабмином. Своим постановлением от 02.02.2011 г. № 98* (вступило в силу 01.04.2011 г.) Кабмин утвердил предельные суммы расходов для таких работников и предписал Минфину внести необходимые изменения в Инструкцию № 59. Соответствующие изменения были внесены приказом Минфина от 17.03.2011 г. № 362**, вступившим в силу 09.04.2011 г.* См. «ОТ», 2011, № 6, с. 4.
** См. «ОТ», 2011, № 8, с. 4.
Требования
Инструкции № 59 в новой редакции распространяются на предприятия, учреждения и организации, полностью либо частично содержащиеся за счет бюджетных средств. Действия хозрасчетных предприятий в части решения командировочных вопросов НК не ограничил, ограничена только сумма суточных, которую можно включить в расходы, но об этом пойдет речь далее. Вместе с тем без Иструкции № 59 не обойтись и хозрасчетным предприятиям. В частности, в рассматриваемой ситуации для реализации норм ст. 121 КЗоТ нужна Инструкция № 59.По нашему мнению, хозрасчетные предприятия могут использовать
Инструкцию № 59. Это подтверждает и Минфин в неофициальном разъяснении, и налоговики в Единой базе налоговых знаний, размещенной на их официальном сайте (www.sta.gov.ua).Итак,
бюджетные организации обязаны выполнять требования Инструкции № 59, а хозрасчетные предприятия могут руководствоваться предписаниями данного документа для решения вопросов, связанных со служебными командировками.Согласно
п. 1.1 разд. I Инструкции № 59 направление работника в командировку оформляется приказом (распоряжением) руководителя предприятия с указанием срока пребывания такого работника в командировке. При этом срок командировки, который определяется руководителем, не может превышать 30 календарных дней — в пределах Украины и 60 календарных дней — за границей. В случае задержки работника в командировке по независящим от него причинам (в том числе в связи с болезнью) с разрешения руководителя предприятия, после прибытия работника из командировки, оформляется приказ на продление срока командировки.Согласно разъяснениям Минфина (
письмо от 14.03.2011 г. № 31-18030-07-10/6681) приказ на продление командировки оформляется на основании предоставленных работником следующих документов:— докладной записки (факсограммы), в которой указывается причина задержки;
— оригиналов документов, подтверждающих вынужденную задержку работника в командировке по независящим от него причинам. В рассматриваемой ситуации — листок нетрудоспособности, который должен быть подписан главврачом и заверен круглой печатью заведения здравоохранения, где наблюдался командированный работник.
В связи с тем, что период болезни не включается в срок командировки (
п. 1.9 Инструкции № 59), если в результате продления срок командировки составит больше 30 дней, это не будет нарушением действующего законодательства.За период временной нетрудоспособности согласно
п. 9 разд. II Инструкции № 59 работнику возмещаются:— расходы на найм жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник пребывает на стационарном лечении);
— расходы на проезд;
— суточные за все время пребывания в командировке, пока работник не приступит к выполнению возложенного на него служебного поручения или не вернется на место своего проживания. Однако срок такого пребывания не должен превышать двух месяцев.
Суточные
Что касается суммы суточных, то она определяется на основании приказа о командировке и соответствующих первичных документов.
Для хозрасчетных предприятий согласно
п.п. 140.1.7 НК предельный размер суточных, который они могут включить в расходы, в расчете на сутки составляет:— не более чем 0,2 размера минимальной заработной платы для трудоспособного лица на 1 января отчетного налогового года (в 2011 году — 188,20 грн.) для командировок в пределах территории Украины;
— не выше 0,75 размера минимальной заработной платы для трудоспособного лица на 1 января отчетного налогового года (в 2011 году — 705,75 грн.) для командировок за границей.
Предприятиям, организациям, учреждениям, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных средств, при определении сумм расходов на командировки и суточных государственным служащим необходимо руководствоваться
постановлением КМУ от 02.02.2011 г. № 98, в приложении 1 которого установлены их предельные размеры.
Зарплата за период командировки
Период болезни в командировке, как отмечалось выше, оплачивается на основании листка нетрудоспособности, в общем порядке. За дни, когда работник в командировке выполнял служебное поручение, ему выплачивается заработная плата согласно условиям коллективного (трудового) договора, но не ниже среднего заработка, рассчитанного согласно
Порядку № 100. Подробно об оплате периода командировки читайте в статьях «Расчет заработной платы за время командировки» // «ОТ», 2011, № 9, с. 14 — 19; «Оплата периода пребывания в командировке» // «ОТ», 2011, № 13, с. 25.Согласно
п. 10 разд. II Инструкции № 59 за время задержки в командировке без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата и не возмещаются суточные и другие расходы. Так, например, если временная нетрудоспособность не будет подтверждаться больничным листом или листок будет заполнен с нарушениями, суточные и другие расходы за этот период возмещению не подлежат.
Заполнение табеля
Обращаем внимание, что данная ситуация должна быть отражена в Табеле учета рабочего времени (далее — Табель) по форме № П-5, утвержденной
приказом Госкомстата Украины от 05.12.2008 г. № 489. Поскольку дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки, следовательно, в Табеле за дни болезни в командировке следует ставить отметку «ТН» (оплачувана тимчасова непрацездатність). За дни командировки, когда работник выполнял служебное поручение, ставится отметка «ВД» (командировка).
Командировочная отчетность
Напомним, что сроки предоставления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет по форме, утвержденной
приказом ГНАУ от 23.12.2010 г. № 996* (далее — Отчет), и сроки возврата неизрасходованных денежных средств, полученных на командировку, установлены п.п. 170.9.2 и 170.9.3 НК.* См. «ОТ», 2011, № 3, с. 30 — 31.
В соответствии с
п.п. 164.2.11 НК сумма излишне израсходованных средств, полученных на командировку и не возвращенных в сроки, включается в общий месячный налогооблагаемый доход плательщика налога с учетом «натурального» коэффициента, исчисляемого в соответствии с п. 164.5 НК, и подлежит обложению налогом на доходы физических лиц по ставке 15 % от суммы, не превышающей десятикратного размера минимальной заработной платы, установленной на 1 января отчетного налогового года (в 2011 году — 9410,00 грн.), и 17 % — от суммы превышения.Для наглядности рассмотрим ситуацию, когда работник заболел в командировке, на конкретном числовом примере.
Пример.
Согласно приказу руководителя работник предприятия (г. Харьков) был отправлен в служебную командировку в г. Донецк. Срок командировки — с 18.07.2011 г. по 21.07.2011 г. Находясь в командировке, работник заболел, о чем свидетельствует предоставленный им листок нетрудоспособности. Период временной нетрудоспособности — с 20.07.2011 г. по 26.07.2011 г. Проходил лечение амбулаторно. В период болезни проживал в гостинице. 27.07.2011 г. выполнил служебное поручение, связанное с командировкой. Вернулся в г. Харьков 28.07.2011 г. Согласно штатному расписанию должностной оклад работника — 2300 грн. Страховой стаж работника — 9 лет 3 месяца.После возвращения из командировки (29.07.2011 г.) работник предоставил докладную записку, в которой указано, что причиной задержки в командировке послужила временная нетрудоспособность, и листок нетрудоспособности, подтверждающий причину задержки. На основании докладной записки руководителем предприятия было принято решение о продлении срока командировки, которое оформлено приказом руководителя. Отчет об использовании средств, выданных на командировку, и первичные документы, подтверждающие расходы на проживание и проезд, предоставлены своевременно.
На основании Отчета работнику возмещены:
— суточные 330,00 грн. (по 30,00 грн. за 11 дней — с 18.07.2011 г. по 28.07.2011 г.);
— расходы на проживание в размере 3150,00 грн. (по 350,00 грн. за 9 суток (с 19.07.2011 г. по 27.07.2011 г.));
— расходы на проезд — 300,00 грн.
За июль 2011 года работнику начислены:
— заработная плата за 16 отработанных дней, в том числе в период нахождения в командировке, — 1752,38 грн. (2300,00 : 21 х 16);
— оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет средств предприятия (на первые пять дней приходятся три рабочих дня — 20, 21, 22 июля) — 345,00 грн. (115,00 х 3, где 115 грн. — среднедневная заработная плата, расчитанная в соответствии с
Порядком № 1266);— пособие по временной нетрудоспособности, выплачиваемое за счет средств Фонда, — 230,00 грн. (115,00 х 2, где 2 — 2 рабочих дня (25, 26 июля), приходящихся на период болезни и оплачиваемых средств за счет Фонда).
