Працівник змінив ім’я: дії кадрової служби

Трохи теорії

Ми набуваємо прав і обов’язків і здійснюємо їх під своїм ім’ям. Ім’я фізичної особи, яка є громадянином України, складається з прізвища, власного імені та по батькові (далі — П. І. Б.), якщо інше не випливає із закону або звичаю національної меншості, до якої вона належить.

Через певні обставини фізособа може змінити свої П. І. Б. Для цього їй необхідно подати відповідну заяву до органу державної реєстрації актів цивільного стану (далі — РАЦС) за місцем проживання.

Про факт державної реєстрації акта цивільного стану РАЦС видасть відповідне свідоцтво ( ч. 1 ст. 18 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» від 01.07.2010 р. № 2398-VI). Після цього в паспорті зроблять відмітку про те, що він підлягає обміну протягом місяця.

Важливо! Зміна імені не тягне за собою припинення або зміну цивільних, трудових прав і обов’язків фізичної особи, які були набуті нею під колишнім ім’ям.

Я змінив! Куди бігти?

Все починається з обміну паспорта. Ця процедура проводиться в місячний строк за місцем постійного проживання фізособи через центри надання адміністративних послуг (див. додаток до розпорядження КМУ від 16.05.2014 р. № 523-р).

Новенький паспорт на руках? Значить, час навідатися в податкову, прихопивши з собою паспорт та оригінал ідентифікаційного номера (реєстраційного) номера облікової картки платника податку (далі — податковий номер). Навіщо? Щоб отримати податковий номер з новим ім’ям або, якщо фізособа через свої релігійні переконання відмовилася від його прийняття, — відмітку в паспорті про наявність права здійснювати будь-які платежі за серією і номером паспорта. Зробити це потрібно протягом місяця з дня виникнення таких змін.

Врахуйте: за недотримання строків обміну паспорта фізособі «світить» адмінвідповідальність у вигляді попередження або штрафу від 17 до 51 грн. ( ст. 199 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X).

Порушення строку подання відомостей до податкової про зміну імені до 01.01.16 р. пройде безкарно (див. п. 14 підрозд. 10 розд. XX Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI). А от із цієї дати за таке порушення «світитиме» штраф у розмірі 85 грн.

Крім паспорта і податкового номера, доведеться також змінювати закордонний паспорт, військовий квиток, водійське посвідчення і техпаспорт, кредитні картки, переоформити поточні та депозитні рахунки в банку, якщо вони є, звичайно. Але всім цим фізособа займатиметься самостійно. Ми ж далі поговоримо про те, що робити роботодавцеві з таким «мінливим» працівником.

Шукаємо підстави

Про зміну імені працівник зобов’язаний повідомити свого роботодавця. Процедура внесення змін до документів, що містять персональні дані працівника, який змінив своє ім’я, як правило, починається із отримання від нього заяви. Приклад такої заяви наведено на рис. 1. До заяви працівник прикладає копії документів, що посвідчують зміну П. І. Б. (наприклад, свідоцтва про шлюб або про розірвання шлюбу, свідоцтва про зміну імені, паспорта, податкового номера).

Далі працівник кадрової служби звіряє копії документів, що додаються до заяви, з оригіналами, завіряє їх належним чином і передає весь пакет документів на розгляд керівникові установи. Останній, у свою чергу, проставляє на заяві відповідну резолюцію.

У той же час багато роботодавців не вимагають від працівника заяви, обмежуючись лише отриманням копій документів, що підтверджують зміну П. І. Б. У такому разі бажано, щоб на копіях цих документів були проставлені дата їх подання/одержання, а також підписи працівника, що надав документи про зміну П. І. Б., та працівника кадрової служби, який прийняв їх.

Рис. 1. Фрагмент заяви про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників

Видаємо наказ

Наказ про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників, належить до наказів по особовому складу. Типової форми такого наказу немає. Тому при його складанні слід керуватися загальними правилами оформлення документів, визначеними ДСТУ 4163-2003 від 07.04.2003 р. № 55. Текст наказу може бути таким (див. рис. 2).

Рис. 2. Фрагмент наказу про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників

При цьому датою внесення змін до облікових та інших документів установи, що містять персональні дані працівника, який змінив П. І. Б., вважатиметься дата видання наказу про внесення таких змін. Урахуйте: з наказом про внесення змін необхідно ознайомити працівника, який змінив П. І. Б., під підпис.

Уносимо зміни до трудового договору (контракту)

Чинне трудове законодавство не встановлює порядку внесення змін до трудового договору (контракту), укладеного з працівником у письмовій формі, у разі зміни працівником імені. На практиці використовуються два способи.

1 спосіб. У тексті трудового договору (контракту) закреслюють колишні дані працівника і вписують нові з посиланням на документ, що послужив підставою для внесення таких змін. Проставляють дату внесення змін та підписи особи, яка вносила зміни, і працівника.

2 спосіб. Оформляють зміни окремим документом у вигляді додатка до трудового договору.

У той же час існує думка, що в разі зміни працівником імені зміни до трудового договору вносити не потрібно. Достатньо додати до нього копії документів, що засвідчують зміну імені. Така позиція ґрунтується на тому, що, як уже зазначалося раніше, зміна імені не тягне за собою припинення або зміни трудових прав працівника, набутих ним під колишнім ім’ям.

Розбираємося з трудовою книжкою

Тут на перше місце виходить Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мін’юсту, Мінпраці, Мінсоцзахисту України від 29.07.93 р. № 58. У разі зміни імені працівником її п. 2.13 зобов’язав роботодавця за останнім місцем роботи працівника внести відповідні зміни до його трудової книжки. Як це зробити?

На першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки колишні дані працівника закреслюють однією рискою і вписують нові дані. Зауважте: колишні дані працівника повинні легко читатися. Тому заклеювати або замазувати їх коригуючою рідиною не можна.

На внутрішній стороні обкладинки проставляєте посилання на документ, що став підставою для внесення змін (паспорт, свідоцтво про народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені тощо), зазначаєте його номер і дату видачі, а також найменування органу, який його видав. Це посилання завіряє своїм підписом керівник підприємства або спеціально уповноважена ним особа і проставляє печатку підприємства або печатку відділу кадрів.

Якщо трудова книжка працівника доповнена вкладишем, то дані працівника слід змінити не лише на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки, а й на титульному аркуші вкладиша. Порядок унесення змін до вкладиша аналогічний наведеному вище.

Книга обліку руху трудових книжок

Чинними нормативними актами не визначено порядок унесення змін до Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-9, затверджена наказом Мінстату України від 27.10.95 р. № 277). Як бути?

На нашу думку, у випадку, що розглядається, буде достатньо закреслити колишнє прізвище (ім’я, по батькові) працівника і вписати нове. Тут же або на полі книги обліку руху трудових книжок навпроти змінених даних працівника (в разі відсутності вільного місця у графі зі зміненими даними), працівник, який уносив зміни, повинен проставити дату внесення змін, свій підпис та реквізити документа (наказу), що став підставою для внесення змін.

Вносимо зміни до особової картки працівника

Зазвичай на практиці зміни, пов’язані зі зміною працівником імені, вносяться до тексту особової картки* таким чином: у п. 1 розд. I «Загальні відомості» особової картки працівника однією рискою закреслюються колишні дані працівника, і поряд (або вище) вписуються нові. Далі у полі особової картки поряд з унесеними змінами або нижче в графі «Додаткові відомості» працівник, який уносив зміни, зазначає реквізити документа, на підставі якого вони були внесені, проставляє дату внесення змін і свій підпис.

* Типова форма первинної облікової документації зі статистики праці № П-2 «Особова картка», затверджена спільним наказом Держкомстату та Міноборони України від 25.12.2009 р. № 495/656. Ця форма актуальна для працівників усіх сфер, крім держслужби. Для держслужбовців застосовують форму № П-2ДС, затверджену наказом Мінстату від 26.12.95 р. № 343.

Деякі кадровики у разі, якщо працівник змінив П. І. Б., заповнюють на працівника нову особову картку з уже зміненими особистими даними працівника, роблячи при цьому і в старій, і в новій особовій картці запис про те, що особову картку було замінено у зв’язку зі зміною П. І. Б. працівника. Але такий варіант, на наш погляд, незручний, оскільки передбачає зберігання на одного працівника двох особових карток (старої та нової).

Урахуйте: у разі зміни імені військовозобов’язаним працівником або працівником-призовником особа, відповідальна за ведення персонального обліку призовників та військовозобов’язаних в установі, зобов’язана:

1) протягом 5 днів внести відповідні зміни до особової картки такого працівника;

2) до 5-го числа місяця, наступного за місяцем унесення змін, повідомити військовий комісаріат донесенням за формою додатка 1 до Інструкції з організації ведення військового обліку військовозобов’язаних і призовників в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях і навчальних закладах, затвердженої наказом Міністерства оборони України від 15.12.2010 р. № 660, про зміни, що відбулися в облікових даних працівника.

Зміна імені працівника у формі № 1ДФ та Звіті з ЄСВ

Форма № 1ДФ. У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ ви не зазначаєте П. І. Б. працівника, а відображаєте лише його податковий номер. А він після зміни імені працівника залишається тим самим. Тому роботодавець, подаючи Податковий розрахунок за формою № 1ДФ, не повідомляє фіскальний орган про зміну працівником імені. Це вже зробив сам працівник, коли вносив зміни до облікової картки платника податків.

Форма № Д4. Пенсійний фонд бере дані про фізособу з останнього поданого Звіту за формою № Д4. Тому в разі зміни імені працівником ви в таблиці 6 форми № Д4 за місяць, у якому було видано наказ про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників, просто показуєте працівника з його новими П. І. Б. і все!

Упевнені, що ця стаття стане у пригоді для роботодавців, чиї працівники з якихось причин вирішили змінити ім’я.