Приймаємо на роботу: вносимо запис до трудової книжки

Заповнюємо титульний аркуш

Якщо вам випала місія завести трудову книжку для працівника, то ви повинні спочатку заповнити титульний аркуш (першу сторінку). Його зміст описаний у пп. 2.11 і 2.12 Інструкції № 58. Так, на першій сторінці (титульному аркуші) зазначають:

• прізвище, ім’я та по батькові працівника повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами;

• дату народження;

• дату заповнення трудової книжки;

• підпис особи — власника книжки — ним працівник підтверджує достовірність внесених відомостей.

Запам’ятайте: записи про особисті дані працівника здійснюють на підставі його паспорта або свідоцтва про народження.

Завершальним етапом заповнення титульного аркуша є підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок, і проставляння печатки підприємства* (або кадрової служби), на якому вперше заповнюється трудова книжка.

* Якщо підприємство використовує печатку у своїй роботі.

Наведемо приклад заповнення титульного аркуша трудової книжки на рис. 1.

Рис. 1. Приклад заповнення першої сторінки (титульного аркуша) трудової книжки

Заповнюємо розділ «Відомості про роботу»

Щоб заповнити розділ «Відомості про роботу» при прийнятті працівника на роботу, нам потрібно керуватися п. 2.14 Інструкції № 58 (ср. ). Запис про прийняття на роботу розпочинають з того, що в графі 3 як заголовок (в окремому рядку) зазначають повне найменування підприємства, установи, організації. Порядковий номер такого запису не присвоюється.

Під цим заголовком у:

• гр. 1 — проставляють порядковий номер запису про роботу. При цьому використовується наскрізна нумерація записів з початку ведення трудової книжки;

• гр. 2 — зазначають дату прийняття на роботу;

• гр. 3 — зазначають формулювання запису: прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво із зазначенням їх конкретного найменування, а також роботи, професії або посади та присвоєного розряду.

Нагадуємо: назва роботи, професії або посади повинна відповідати Класифікатору професій. Така вимога Інструкції № 58. Проте бюджетники доволі часто стикаються з тим, що назва посади в Класифікаторі професій не відповідає назві, передбаченій відповідними Типовими штатами та/або постановою № 1298**, іншими «бюджетними» документами. У цьому разі доцільно зазначати посаду, назва якої фігурує в спеціальних «бюджетних» документах, оскільки від назви посади часто залежить, чи надаватимуться співробітникові виплати та пільги, передбачені для певної категорії працівників;

** Постанова КМУ «Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери» від 30.08.2002 р. № 1298.

• гр. 4 — прописують номер і дату наказу або розпорядження, на підставі якого внесено запис. При цьому інформацію вносять у такій послідовності: 1) назва документа; 2) дата документа; 3) номер документа.

Важливо! До трудової книжки не вносять умови трудового договору з працівником: тривалість робочого часу, графіки роботи, умови оплати праці, наявність/відсутність повної матеріальної відповідальності тощо. Також не слід вносити умови прийняття на роботу: за строковим трудовим договором, за контрактом, наявність/відсутність строку випробування.

На рис. 2 наведено приклад запису до розділу «Відомості про роботу».

Рис. 2. Приклад запису про прийняття на роботу

Заповнення розділу трудової книжки «Відомості про роботу» для працівників, які працевлаштуються вперше, має певні особливості. До внесення запису про прийняття на роботу до цього розділу окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів роботодавець вносить дані про (п. 2.19 Інструкції № 58):

• час служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

• час навчання в професійних, навчально-виховних закладах та інших закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

• час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі***;

*** Для студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів і клінічних ординаторів, які мали трудові книжки до вступу до навчального закладу, запис про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вносять такі навчальні заклади (п. 2.16 Інструкції № 58). Для цього трудова книжка повинна знаходитися «на руках» у особи, тобто вона на цей момент не працює.

• час догляду за особою з інвалідністю I групи або дитиною з інвалідністю віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п. «є» ч. 3 ст. 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення» від 05.11.91 р. № 1788-XII).

Безробітним особам відомості про період отримання допомоги по безробіттю вносять до трудової книжки органи державної служби зайнятості населення.

З наведеного переліку ви вже здогадалися, що найчастіше перед внесенням запису про роботу вносять запис про закінчення вищого навчального закладу. Як це зробити? Покажемо на рис. 3.

Рис. 3. Приклад запису про навчання

Зверніть увагу: в розділі «Відомості про роботу» роблять записи не лише про прийняття на роботу, але і про наступні події в трудовому житті працівника. Наприклад, вносять записи про переведення, присвоєння нового розряду тощо.

Проте зверніть увагу: записи про тимчасові переведення на іншу роботу у випадках простою, виробничої необхідності або в інших випадках, передбачених законодавством, до трудової книжки не вносять. Запис про переведення на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві (в установі, організації) оформляється так само, як і прийняття на роботу (п. 2.14 Інструкції № 58). Проілюструємо це наочно на рис. 4.

Рис. 4. Приклад запису про переведення

Порядок заповнення трудових книжок держслужбовців має деякі особливості.

Так, до трудової книжки держслужбовця вносять записи про призначення його на посаду за конкурсним відбором, з кадрового резерву, за результатами стажування.

Працівники, які вперше зараховуються на держслужбу, складають присягу. Запис про складання присяги також заносять до трудової книжки (ч. 3 ст. 36 Закону про держслужбу****).

**** Закон України «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889-VIII.

Крім того, при прийнятті на держслужбу працівникові присвоюється ранг у межах певної категорії. Обов’язково занесіть цю інформацію до трудової книжки.

Таким чином, до трудової книжки держслужбовця, прийнятого на роботу, однією датою можуть бути занесені записи про призначення на посаду, складання присяги і присвоєння рангу.

Зверніть увагу! Якщо держслужбовця призначають на посаду зі строком випробування, ранг йому присвоюють після закінчення випробування (ч. 5 ст. 39 Закону про держслужбу). Подальші події, пов’язані зі зміною рангу або позбавленням рангу, також знаходять відображення в трудовій книжці держслужбовця (ч. 11 ст. 39 Закону про держслужбу).

Аналогічна ситуація з посадовими особами органів місцевого самоврядування.

До розділу «Відомості про роботу» трудової книжки посадової особи місцевого самоврядування вносять записи про присвоєння, зміну або позбавлення його відповідного рангу із зазначенням порядкового номера і дати внесення запису, підстави для внесення запису (розпорядження керівника, дати його видачі та номера) (див. Методрекомендації щодо організації складання Присяги та порядку присвоєння рангів посадовим особам органів місцевого самоврядування відповідно до статей 11 і 15 Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» — додаток до листа Головного управління Державної служби України від 04.07.2001 р. № 42/3721, а також Методрекомендації щодо прийняття (обрання) на службу посадових осіб органів місцевого самоврядування — додаток 1 до листа Головного управління Державної служби України від 06.02.2002 р. № 42/621).