Змінюємо особисті дані
Зміна в трудовій книжці особистих даних пов’язана зазвичай зі зміною прізвища, імені, по батькові співробітника, а також із виправленням помилок у даті його народження. Механізм внесення таких змін визначений п. 2.13 Інструкції № 58.
Але перш ніж вносити корективи до титульного аркуша трудової книжки працівника, отримайте підтвердні документи про зміну особистих даних. Ними можуть бути, наприклад:
• паспорт;
• свідоцтво про народження;
• свідоцтво про шлюб;
• свідоцтво про розірвання шлюбу;
• документ про зміну прізвища, імені або по батькові тощо.
Документи, які повинен надати працівник, відрізняються залежно від типу змінених даних.
Як змінити дані на титульному аркуші трудової книжки?
Однією рискою закресліть, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по батькові, дату народження і запишіть нові дані. На внутрішньому боці обкладинки зробіть посилання на відповідний документ із зазначенням його номера і дати видачі, а також органу, який його видав. Засвідчіть його підписом керівника та печаткою юрособи або підписом спеціально уповноваженої особи і печаткою відділу кадрів.
Зміна прізвища працівницею у зв’язку із заміжжям — типовий приклад зміни особистих даних у трудовій книжці. Наведемо приклад, як правильно зробити новий запис.
Припустимо, що у зв’язку із заміжжям працівниця Прокопенко Марина Володимирівна змінила прізвище на Шевчук. Підставою для зміни прізвища є свідоцтво про шлюб ВГК № 333555 від 30.08.2019 р., видане Московським відділом РАЦС управління юстиції м. Харкова.
Як внести зміни до трудової книжки працівниці, покажемо на рисунку.
Приклад зміни прізвища працівниці в трудовій книжці
Зверніть увагу: зазначені зміни необхідно внести як до самої трудової книжки, так і до її вкладиша (за наявності).
Змінюємо назву підрозділу або установи
Якщо назва структурного підрозділу організації (установи) або назва самої організації змінилася, необхідно внести відповідні записи до трудових книжок усіх працівників, з якими укладено трудові договори на момент перейменування. Про таку ситуацію йдеться в п. 2.15 Інструкції № 58. Так, якщо за час роботи працівника назва структурного підрозділу або назва самої установи змінилася, цю зміну оформляють таким чином:
• у графі 3 окремим рядком зазначають: «(старе найменування установи) з (дата перейменування) перейменовано на (нове найменування установи)»;
• у графі 4 зазначають підставу — номер і дату наказу (розпорядження, рішення) про перейменування.
Наприклад, у графі 3 пишуть: «Службу персоналу Харківської міської ради з 01.01.2019 р. перейменовано на Службу управління персоналом Харківської міської ради».
Підставою в цьому разі є рішення 24-ої сесії 7-го скликання Харківської міської ради від 19.12.2018 р. № 1352/18, про що здійснюється запис у графі 4.
