Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Коли та як видають дублікат трудової книжки?

Романюк Екатерина, эксперт по вопросам оплаты труда
Оплата труда Август, 2019/№ 16/1
В избранном В избранное
Печать
Питання втрати трудових книжок було актуальним завжди. На жаль, не всі працівники відповідально ставляться до схоронності цього важливого документа. Як же бути тим, хто залишився без документального підтвердження трудового стажу? У цій статті розглянемо звичайний сценарій (коли особа втратила трудову по своїй недбалості чи неуважності), а також поговоримо про внутрішньо переміщених осіб.

«Звичайна» втрата

Трудова книжка цінна для працівника, але її не завжди належним чином зберігають і піклуються про неї. Винним у цьому може бути як працівник, так і роботодавець. Не виключено, що трудову книжку втратять або «забруднять». Що ж робити в такому разі? Відповідь міститься в пп. 5.1 — 5.5 Інструкції № 58.

Передусім ініціатива повинна виходити від працівника або іншої особи, яка виявила факт втрати трудової книжки (вкладиша до неї). Вона повинна подати заяву про втрату трудової книжки роботодавцеві за останнім місцем роботи.

Які дії роботодавця? Не пізніше 15 днів з дня отримання такої заяви він заводить на працівника іншу трудову книжку (вкладиш до неї). У разі ускладнення, як свідчить п. 5.1 Інструкції № 58, зробити це можна і в інші строки.

Новий документ відрізнятиметься тим, що міститиме напис «Дублікат» у правому верхньому кутку першої (титульної) сторінки.

Як же правильно заповнити дублікат?

До розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» вносять записи про роботу, а також про нагородження та заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Нюанси виникають за ситуації, коли працівник до працевлаштування до цієї установи (організації) вже працював. Як знайти вихід у цьому випадку? Дуже просто. При заповненні дубліката трудової книжки в графі 3 розділу «Відомості про роботу» передусім наводять запис про загальний стаж його роботи до працевлаштування до цієї установи (організації).

Зверніть увагу: стаж має бути підтверджений документально.

Ще один важливий нюанс: дані про загальний стаж працівника записують сумарно. Тобто зазначають загальну кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві (в установі, організації), у які періоди часу та на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього дані про загальний стаж, підтверджені належним чином оформленими документами (довідками або засвідченими в установленому порядку копіями наказів/розпоряджень з попередніх місць роботи), розписують за окремими періодами роботи. Ці записи, а також запис про загальний трудовий стаж роботи не нумерують, а просто в розділі «Відомості про роботу» зазначають:

• у графі 2 — дату прийняття на роботу;

• у графі 3 — найменування установи, організації, де працював співробітник, а також відділ (цех) і посаду (роботу), на яку він був прийнятий.

Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на постійну роботу на тому ж самому підприємстві, про це роблять відповідний запис у дублікаті.

Після цього:

• у графі 2 записують дату звільнення з роботи;

• у графі 3 наводять причину звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі дані.

Але трапляється і так, що подані документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу в минулому. Що робити в цьому разі? Тоді до дубліката трудової книжки вносять тільки ті дані, які є в документах;

• у графі 4 зазначають найменування, дату і номер документа, на підставі якого здійснені записи в дублікаті.

Документи, що підтверджують стаж роботи, повертають працівникові.

Важливо! Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний сприяти працівникові в отриманні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував працевлаштуванню до цієї установи (організації).

Зауважте! Оформляючи дублікат трудової книжки, останній роботодавець не засвідчує своїм підписом (тобто підписом відповідальної особи) і печаткою кожен внесений до цього документа запис. Засвідчують тільки запис про звільнення працівника від цього роботодавця.

Не лише втрата трудової може бути причиною видачі її дубліката. Це можливо також у випадку, коли трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною для подальших записів. Наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася тощо. Перш ніж видати дублікат такої книжки (вкладиша), на першій сторінці (титульному аркуші) старої трудової книжки (вкладиша до неї) роблять напис «Замість видано дублікат» і повертають її на зберігання працівникові. Тільки після цього працівникові видають дублікат трудової книжки.

При працевлаштуванні на нове місце роботи працівник пред’являє саме дублікат трудової книжки (вкладиша до неї).

Зверніть увагу: якщо трудову книжку працівника втратили в установі внаслідок стихійного лиха або з інших причин, дублікат йому видають без стягнення її вартості, тобто за рахунок установи. У загальному ж випадку при виписуванні дубліката трудової книжки власник або уповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості. Тобто все так само, як і при видачі трудової книжки або вкладиша до неї.

Наведемо зразок заповнення дубліката трудової книжки.

img 1

Приклад заповнення дубліката трудової книжки

Дублікат внутрішньо переміщеним особам

Доволі велика кількість людей вимушена була переїхати зі східних регіонів нашої країни, де тривають військові дії. Деякі з переселенців не звільнилися з попереднього місця роботи і продовжують числитися в штаті підприємств, які перебувають у зоні проведення військових дій. Інші з певних причин не можуть надати новому роботодавцеві трудову книжку. Як бути?

На допомогу приходить п. 5.6 Інструкції № 58. У ньому сказано:

«Дублікат трудової книжки також може бути виданий за новим місцем роботи у зв’язку з відсутністю доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України, або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник».

Для того, щоб отримати дублікат трудової книжки, працівник спочатку повинен звернутися до Антитерористичного центру при СБУ за інформацією про проведення військових дій на території, де працював працівник. Звернення подається в довільній формі. У ньому працівник повинен зазначити свої прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, контактний номер телефону (за наявності), викласти суть прохання. Звернення має бути підписане працівником із зазначенням дати (п. 2 Інструкції № 532*).

* Інструкція про порядок розгляду в Службі безпеки України звернень громадян, затверджена наказом Центрального управління СБУ від 10.04.2018 р. № 532.

В електронному зверненні також має бути зазначена електронна адреса, на яку заявникові можна направити відповідь, або відомості про інші способи зв’язку з ним. Застосування ЕЦП при надісланні електронного звернення не обов’язкове.

Належним чином оформлені звернення розглядають протягом 1 місяця з дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, — невідкладно, але не пізніше 15 днів з дня їх отримання (ст. 20 Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.96 р. № 393/96-ВР, п. 10 Інструкції № 532).

За результатами розгляду звернення письмова інформація про проведення військових дій буде надана працівникові офіційним листом Штабу Антитерористичного центру при СБУ.

Потім працівник подає новому роботодавцеві заяву про видачу дубліката трудової книжки з доданою до нього інформацією, отриманою від Штабу Антитерористичного центру при СБУ. Порядок оформлення дубліката ми описали вище. Заковика може виникнути з отриманням документів, що підтверджують трудовий стаж працівника на території проведення військових дій. Тут на допомогу може прийти Пенсійний фонд, надавши за запитом працівника інформацію з бази даних системи персоніфікованого обліку в системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування (вона ведеться в електронному вигляді з 01.07.2000 р.).

А якщо з часом працівник забере трудову книжку в роботодавця із зони проведення військових дій? У цьому разі останній роботодавець переносить записи з дубліката про періоди роботи до трудової книжки працівника. Після цього роботодавець за останнім місцем роботи працівника на першій сторінці дубліката робить напис «Дублікат анульовано», засвідчує його печаткою і повертає дублікат працівникові.

Ну а щоб не витрачати час на отримання інформації з Антитерористичного центру, можете тимчасово прийняти працівника на роботу на умовах сумісництва. Тим більше, що на період проведення АТО положення пп. 2 — 4 постанови КМУ «Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій» від 03.04.93 р. № 245 щодо тривалості роботи за сумісництвом, порядку надання відпустки та заборони роботи за сумісництвом (окрім заборони, встановленої законом) не застосовуються (див. постанову КМУ «Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій, які переміщуються з районів проведення антитерористичної операції» від 04.03.2015 р. № 81).

Це означає, що для вимушених переселенців скасовано традиційні обмеження для роботи за сумісництвом. Тому працівника можна оформити не лише на 0,5 ставки, а й на більшу тривалість робочого часу. Скажімо, на 0,75 ставки чи на іншу тривалість. Це підвищить мотивацію людини до праці і більше задіє працівника держоргану в роботі.

Висновки

• Дублікат трудової книжки видає роботодавець за останнім місцем роботи.

• До дубліката вносять тільки ті дані про попередню роботу, які підтверджені документально.

• Щоб отримати дублікат трудової книжки, внутрішньо переміщені особи подають роботодавцеві відповідну заяву та інформацію, отриману зі Штабу Антитерористичного центру при СБУ.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете сайт Factor Войдите и читайте дальше бесплатно