Кадрові документи підприємця-роботодавця

Які кадрові документи потрібні підприємцю? Свій погляд нещодавно висловили фахівці ГУ Держпраці в Дніпропетровській області (dp.dsp.gov.ua/news-1713.html). Давайте пройдемося по запропонованому трудовиками переліку та попутно розповімо, навіщо потрібен той чи інший документ.

Штатний розпис

Штатний розпис — це не просто список працівників, а документ, у якому наведено перелік посад (робіт), їх кількість і розміри окладів за кожною посадою.

Навіщо він потрібен підприємцю, у якого працівників раз-два та й кінець?

По суті, мати цей документ не обов’язково. Принаймні чинне трудове законодавство жодних вимог із цього приводу не містить. Але за наявності такого документа в трудовому договорі можна не зазначати оклад (ставку) працівника, а послатися на штатний розпис. Тому не потрібно буде «клепати» додаткові угоди до трудових договорів у випадку підвищення зарплати.

Форму штатного розпису підприємець розробляє «під себе». Затвердити його можна, наприклад, за допомогою грифа затвердження. Вносити до штатного розпису зміни або перезатверджувати його можна в будь-який час.

Правила внутрішнього трудового розпорядку

У листах від 28.12.2017 р. № 568/0/22-17/134, від 21.06.2017 р. № 312/0/22-17/13 Мінсоцполітики наполягає на тому, що ФОП, які використовують працю найманих працівників, зобов’язані затверджувати Правила внутрішнього трудового розпорядку, оскільки в розумінні КЗпП вони є роботодавцями.

Так, згідно з п. 2 ст. 29 КЗпП перед початком роботи кожен новоприйнятий працівник має бути ознайомлений з Правилами внутрішнього трудового розпорядку під підпис. Детальніше про цей документ читайте у статті «Правила внутрішнього трудового розпорядку: зайвий «папірець» чи важливий документ» // спецвипуск «ОП», 2018, № 24/1, с. 7.

Особові картки працівників

Представники Держпраці вимагають, щоб ФОП вели особові картки працівників за формою № П-2, затвердженою спільним наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656. Обґрунтування — п. 2.5 Інструкції № 58. Річ у тому, що з кожним записом, який вноситься до трудової книжки, працівник має бути ознайомлений під підпис в особовій картці. Ця вимога поширюється в тому числі й на ФОП-роботодавців. Є судова практика, коли суди в цьому питанні підтримують перевіряючих (див. постанову Третього апеляційного адмінсуду від 13.11.2018 р. у справі № 804/1854/17).

Окрім особових карток, у ФОП, на думку Держпраці, мають бути ще копії таких документів: паспорт працівника, диплом про освіту, ідентифікаційний код, посвідчення про наявність пільг, свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування, фото (3 х 4), свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження дитини (до 15 років), медична книжка (у разі потреби).

Для зручності копії всіх цих документів підприємець може оформити в особову справу.

Трудовий договір

Працівник може бути допущений до роботи тільки після того, як з ним укладено трудовий договір, оформлений наказом (розпорядженням) ФОП про прийняття на роботу. Причому підприємець укладає трудовий договір із працівником обов’язково в письмовій формі (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП) у двох примірниках: один зберігається в підприємця, інший — у працівника.

Як зразок можна взяти форму трудового договору, затверджену наказом Мінпраці від 08.06.2001 р. № 260. Але підприємець може видозмінити форму трудового договору: прибрати неактуальні дані й додати необхідні пункти.

Розпорядження та заяви

Чому розпорядження, а не накази? На наш погляд, наказувати самому собі — нелогічно. Підприємцю правильніше видавати розпорядження.

Прийняття працівників. Підприємець має право допустити працівника до виконання трудових обов’язків тільки після того, як (ч. 3 ст. 24 КЗпП):

• укладе з ним трудовий договір, оформлений наказом (розпорядженням) роботодавця;

• повідомить податковий орган про прийняття працівника за формою і в порядку, встановленими постановою КМУ від 17.06.2015 р. № 413.

Як ми вже згадували, трудовий договір із працівником підприємець укладає в письмовій формі (ст. 24 КЗпП). Незважаючи на це, підприємець повинен видати розпорядження (наказ). Це вимога ч. 3 ст. 24 КЗпП (див. також лист Мінсоцполітики від 12.12.2016 р. № 488/0/22-16).

А ось оформляти письмову заяву про прийняття на роботу працівникові не обов’язково. Це можна зробити в усній формі.

Звільнення працівників. Розпорядження (накази) про звільнення працівників потрібні ФОП. Окрім підстави та дати звільнення, в них можна також зафіксувати кількість невикористаних днів щорічної відпустки та відпустки «на дітей», що підлягають компенсації, або надміру використаних днів щорічної відпустки, а також розмір вихідної допомоги (за необхідності).

Відпустка. Наявність письмових розпоряджень (наказів) про надання відпусток надалі допоможе уникнути можливих непорозумінь із працівниками щодо використаних ними днів відпусток. З такими наказами треба ознайомлювати працівника під підпис.

Переведення, переміщення, премії, доплати тощо. Працівник виконуватиме обов’язки тимчасово відсутнього працівника? Зафіксуйте це в розпорядженні (наказі), зазначивши порядок оплати такої роботи.

Виплачуєте йому матеріальну допомогу до відпустки або нецільову благодійну допомогу? Отримайте від працівника відповідну заяву та видайте розпорядження (наказ). Це зніме питання з її оподаткуванням.

Узагалі всі зарплатні моменти, які виходять за межі просто окладу, краще оформляти у вигляді розпоряджень (наказів).

Усі заяви складаються в довільній формі. Що стосується наказів (розпоряджень) щодо особового складу, то підприємець може скористатися типовими формами, затвердженими наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489 (далі — наказ № 489):

• наказ (розпорядження) про прийняття на роботу (типова форма № П-1);

• наказ (розпорядження) про надання відпустки (типова форма № П-3);

• наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (типова форма № П-4).

Книга обліку наказів, що стосуються трудових відносин

Для реєстрації наказів (розпоряджень) щодо особового складу зазвичай використовують журнал (книгу) реєстрації. Форму такого журналу (книги) запропонувало Мінпраці в листі від 19.10.2005 р. № 09-487 (ср. ). Проте чинне законодавство не містить норм, які встановлювали б обов’язок ведення такого журналу (книги) всіма роботодавцями. Тому, на наш погляд, підприємець може застосовувати її на власний розсуд.

Книга (журнал) обліку руху трудових книжок

Підприємці цей документ не ведуть. Причина проста: усі працівники підприємця зберігають трудові книжки в себе вдома (п. 2.21¹ Інструкції № 58). А оскільки у ФОП трудові книжки не зберігаються, книгу обліку руху трудових книжок підприємець вести не зобов’язаний. Це підтверджує Мінсоцполітики в листі від 20.06.2014 р. № 72/06/187-14, а також суди (див., зокрема, рішення Івано-Франківського окружного адмінсуду від 05.01.2018 р. у справі № 809/1601/17).

Табель обліку використання робочого часу, графіки змінності

Табель застосовується для обліку використання робочого часу всіх категорій працівників, контролю за дотриманням ними встановленого режиму робочого часу, отримання даних про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати, а також для складання статистичної звітності з праці.

Типова форма табеля № П-5 затверджена наказом № 489 і носить рекомендаційний характер. За необхідності роботодавець може доповнювати цю форму іншими показниками, які потрібні для обліку використання робочого часу з урахуванням специфіки своєї діяльності.

Табель підтверджує, що підприємець веде облік:

• фактично відпрацьованого працівниками часу (у режимі повного, скороченого, неповного робочого часу);

• годин, відпрацьованих надурочно, у святкові та неробочі дні, у вечірній і нічний час тощо;

• часу, не відпрацьованого працівником з поважних (хвороба, відпустка) та неповажних (прогул) причин.

Якщо у працівників нестандартний режим роботи (наприклад, підсумований облік робочого часу), доцільно також складати графіки змінності.

Наявність графіків і табеля слугуватиме надійною доказовою базою в разі виникнення спорів з перевіряючими.

Графік відпусток

Цей документ потрібен підприємцю. Річ у тому, що в ч. 4 ст. 79 КЗпП зазначено, що порядок надання відпусток визначається графіками відпусток, які доводяться до відома всіх працівників. Там же прописаний обов’язок роботодавця повідомити працівника про початок відпустки за 2 тижні до її початку. Аналогічні вимоги встановлено ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

Як показує судова практика, трудовики при перевірках вимагають, щоб у ФОП були складені графіки відпусток і доведені до працівників під підпис, а суди частенько підтримують їх у цьому (див., зокрема, рішення Рівненського окружного адмінсуду від 08.10.2018 р. у справі № 1740/1945/18, від 20.07.2018 р. у справі № 817/1319/18).

При перенесенні початку відпустки на іншу дату, що відрізняється від зазначеної у графіку, незайвими будуть заява працівника та наказ (розпорядження) ФОП про таке перенесення (див. постанову Полтавського окружного адмінсуду від 11.07.2017 р. у справі № 816/512/17).

Положення про оплату праці

Необхідність цього документа зазвичай обґрунтовують ч. 2 ст. 97 КЗпП. У ній сказано: у випадку, якщо колективний договір на підприємстві, в установі, організації не укладено, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний погоджувати ці питання з профспілкою або представником трудового колективу. Як бачимо, тут про підприємців нічого не сказано. Тому ми вважаємо, що за ситуації, коли всі працеоплатні моменти врегульовано в трудових договорах, укладених з працівниками, Положення про оплату праці підприємцю складати не обов’язково.

Посадові інструкції

Посадова інструкція — це документ, у якому роботодавець зазначає конкретні завдання, обов’язки, права та відповідальність працівника. Підставою для розробки цього документа слугує, зокрема, Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників.

Трудовики при перевірках нерідко вимагають надати посадові інструкції. Проте ми вважаємо, що ФОП цілком можуть обійтися і без них. Головне — повідомити працівників про умови праці і трудову функцію, роз’яснити їх права та обов’язки (див. рішення Івано-Франківського окружного адмінсуду від 05.01.2018 р. у справі № 809/1601/17). Найкращий варіант — це, звичайно ж, прописати все це безпосередньо в трудовому договорі.

Документи на проведення медогляду співробітників (за необхідності)

ФОП як роботодавець зобов’язаний за свої кошти організувати проведення попереднього (при прийнятті на роботу) і періодичних (протягом трудової діяльності) медоглядів працівників, зайнятих на роботах:

• важких;

• зі шкідливими або небезпечними умовами праці;

• де існує необхідність у професійному доборі.

Також проходити медогляди зобов’язані неповнолітні та працівники віком до 21 року.

Профілактичні медогляди проходять працівники, чия професійна або інша діяльність пов’язана з обслуговуванням населення і може спричинити поширення інфекційних захворювань та/або виникнення харчових отруєнь (ст. 26 Закону України «Про забезпечення санітарного та епідеміологічного благополуччя населення» від 24.02.94 р. № 4004-XII).

Підприємцю необхідно мати медичні довідки про проходження медогляду працівниками, заключні акти за результатами періодичного медогляду працівників (форми цих документів наведено в додатках 8 і 9 до Порядку проведення медоглядів працівників певних категорій, затвердженого наказом МОЗ від 21.05.2007 р. № 246), а також медичні книжки працівників.