Форма особової картки
Типову форму первинної облікової документації № П-2 «Особова картка працівника» затверджено спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656 (далі — наказ № 495). Її застосовують більшість роботодавців, у тому числі бюджетники.
Але для деяких категорій працівників затверджені свої форми особової картки. Наприклад, для суддів форма особової картки наведена в додатку 3 до Порядку формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів, затвердженого наказом Держсудадміністрації від 20.05.2016 р. № 97.
Окрема форма особової картки затверджена для держслужбовців наказом Національного агентства з питань державної служби від 05.08.2016 р. № 156.
Що стосується працівників органів місцевого самоврядування (ОМС), то для них не розроблено спеціальної форми особової картки. Використовувати ж форму особової картки держслужбовця, затверджену наказом № 156, не можна. Причина в тому, що ця форма була розроблена під новий Закон про держслужбу*, який не поширюється на посадових осіб ОМС (п. 11 ч. 3 ст. 3 Закону про держслужбу).
* Закон України «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889-VIII.
Через відсутність альтернатив для ведення особових карток таких осіб Нацдержслужба рекомендує використовувати стару форму П-2ДС, що втратила чинність (була затверджена наказом Мінстату від 26.12.95 р. № 343) (див. лист Нацагентства України з питань держслужби від 09.06.2017 р. № 5263/13-17 // спецвипуск «ОП», 2017, № 22/1, с. 6).
Навіщо потрібна особова картка?
Згідно з п. 2.5 Інструкції № 58 з кожним записом, який заноситься до трудової книжки, потрібно ознайомити працівника під підпис в особовій картці.
Дотримання цієї норми роботодавцями перевіряють представники Держпраці при проведенні контрольних заходів (див. п. 3.22 розд. I Акта інспекційного відвідування (невиїзного інспектування) юридичної особи (фізичної особи), яка використовує найману працю**). Тому інспектор праці при перевірці цілком може вимагати пред’явити особові картки працівників.
** Форму Акта затверджено наказом Мінсоцполітики від 18.08.2017 р. № 1338.
Особові картки також потрібні для цілей ведення військового обліку. Так, п. 38 Порядку № 921*** передбачено, що персональний облік призовників і військовозобов’язаних на підприємствах, в установах та організаціях ведеться згідно з типовою формою первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника».
*** Порядок організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затверджений постановою КМУ від 07.12.2016 р. № 921.
Для держслужбовців ведення особової картки прямо передбачено ч. 1 ст. 37 Закону про держслужбу. Що стосується посадових осіб ОМС, то згідно з ч. 1 ст. 10 Закону № 2493**** проведення конкурсу, випробування і стажування при прийомі на роботу таких осіб проводяться в порядку, визначеному законодавством України про держслужбу. У свою чергу, ч. 1 ст. 25 Закону про держслужбу до 25.09.2019 р. було передбачено, що особа, яка бажає взяти участь у конкурсі на обіймання вакантної посади, серед інших документів подає, зокрема, заповнену особову картку встановленого зразка.
**** Закон України «Про службу в органах місцевого самоврядування» від 07.06.2001 р. № 2493-III.
Заводимо особову картку: загальні правила
Особову картку заводять на кожного працівника, з яким укладено трудовий договір, у тому числі на тих працівників, хто прийнятий на постійну, тимчасову, сезонну роботу або за сумісництвом.
Зазвичай, цим займаються працівники кадрової служби (служби управління персоналом) підприємства, установи, організації.
Заводять особову картку на працівника на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу такої особи. Оформляють її в одному екземплярі на підставі опитування працівника і відповідних документів: паспорта, військового квитка (тимчасового посвідчення, виданого замість військового квитка, або посвідчення про приписку до призовної ділянки), трудової книжки, диплому (свідоцтва, посвідчення) про закінчення навчального закладу та інших документів.
Якщо протягом трудової діяльності на підприємстві (в установі, організації) змінюються дані про працівника (освіта, місце проживання, сімейний стан, П. І. Б. та ін.), це також потрібно відобразити в особовій картці.
Пам’ятайте: з кожним записом, що вноситься до трудової книжки (вкладиша) на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення та звільнення, працівника ознайомлюють під підпис в особовій картці.
Вносити в облікові дані будь-які зміни без відома працівника, на якого оформлена особова картка, заборонено.
Особові картки комплектують відповідно до штатного розпису за структурними підрозділами, а всередині структурного підрозділу — за прізвищами працівників в алфавітному порядку.
Особові картки військовозобов’язаних працівників і працівників-призовників зберігають в алфавітному порядку в окремій картотеці, поділеній на 4 групи (п. 44 Порядку № 921) (див. рис. нижче).
Порядок зберігання особових карток військовозобов’язаних і призовників
Особові картки на осіб, знятих з військового обліку за віком або за станом здоров’я, зберігають у загальній картотеці підприємства, установи, організації.
Заповнюємо особову картку
Особова картка типової форми № П-2 складається з п’яти розділів.
Тут відображають загальні відомості про працівника: прізвище, ім’я, по батькові; дату народження; громадянство; дані про освіту; відомості про останнє місце роботи та причини звільнення з нього; сімейний стан; адреса реєстрації і фактичного місця проживання тощо.
Змінилися дані про працівника (наприклад, П. І. Б., місце проживання)? Як ми вже говорили, такі зміни потрібно відобразити в особовій картці. Зазвичай це роблять таким чином: однією рискою закреслюють колишні дані працівника і поруч (або вище) вписують нові.
Далі на полі особової картки поряд з оновленими даними або нижче в рядку «Додаткові відомості» працівник, який вносив зміни, зазначає реквізити документа, на підставі якого вони були внесені, проставляє дату і свій підпис.
Цей розділ особової картки заповнює особа, відповідальна за ведення військового обліку на підприємстві, в установі, організації, на підставі військово-облікових документів. При цьому керуватися слід положеннями Порядку № 921.
Порядок заповнення розділу II особової картки залежить від категорії осіб, що підлягають військовому обліку. Детальніше див. у таблиці нижче.
Порядок заповнення розділу II особової картки працівника
| Найменування рядка | Відомості, які зазначають у рядку | ||
| Військовозобов’язані рядового, сержантського і старшинського складу | Офіцери запасу | Призовники | |
| «Група обліку» | Остання літера військово-облікової спеціальності (від «А» до «Ч») | Не заповнюєте | «Призовник» |
| «Категорія обліку» | Категорія обліку «1» або «2», а також серія та номер військового квитка або тимчасового посвідчення | Розряд запасу згідно із записом у військовому квитку офіцера запасу, а також серія та номер військового квитка або тимчасового посвідчення | Не заповнюєте |
| «Склад» | Рядовий, сержантський або старшинський склад | Профіль підготовки: командний, інженерний, технічний, юридичний, медичний, ветеринарний, оперативний, адміністративний, оперативно-технічний | Не заповнюєте |
| «Військове звання» | Військове звання, присвоєне військовозобов’язаному під час проходження ним військової служби або перебування в запасі | Не заповнюєте | |
| «Військово-облікова спеціальність №» | Тризначне кодове (цифрове) позначення військово-облікової спеціальності | Шестизначне цифрове позначення військово-облікової спеціальності | Не заповнюєте |
| «Придатність до військової служби» | Рішення військово-лікарської комісії для осіб, визнаних обмежено придатними до військової служби у військовий час | Не заповнюєте | Не заповнюєте |
| «Назва райвійськкомату за місцем реєстрації» | Найменування районного (міського) військкомату, в якому військовозобов’язаний перебуває на військовому обліку (приписаний призовник) | ||
| «Назва райвійськкомату за місцем фактичного проживання» | Найменування районного (міського) військкомату, на території відповідальності якого фактично мешкає військовозобов’язаний (призовник) з числа внутрішньо переміщених осіб | ||
| «Перебування на спеціальному обліку» | Номер переліку, пункту і розділу переліку, за якими оформлено бронювання військовозобов’язаного. Якщо військовозобов’язаний має мобілізаційне розпорядження, тут зазначають номер команди | Дані про відстрочення від призову (норма Закону № 2232* і дата, до якої воно надане) | |
***** Закон України «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25.03.92 р. № 2232-XII.
Якщо працівник досяг граничного віку перебування в запасі, посадова особа, відповідальна за ведення військового обліку, направляє його протягом 7 днів до відповідного районного (міського) військкомату (облікового органу СБУ, підрозділу Служби зовнішньої розвідки) для виключення з військового обліку. Якщо військкомат зняв працівника з військового обліку (зробив відповідну відмітку у військово-обліковому документі), то в особовій картці працівника роблять відмітку «Виключений з військового обліку за віком» (п. 43 Порядку № 921).
Цей розділ заповнюють на підставі документів, що підтверджують проходження працівником первинної професійної підготовки та перепідготовки, підвищення кваліфікації на виробництві (підвищення кваліфікації керівних працівників і спеціалістів).
Тут же зазначають відомості про професійне навчання працівників на базі інших суб’єктів господарювання, у тому числі відомості про підвищення кваліфікації педагогічних, медичних працівників тощо.
До першого рядка цього розділу вносять запис про прийняття на роботу. У наступних рядках роблять записи про переведення працівника на іншу постійну роботу.
А ось інформацію про тимчасове переведення на іншу роботу тут не відображають.
Майте на увазі: найменування професії, на яку прийнятий/переведений працівник, та її код зазначають відповідно до Класифікатора професій.
Із записами в цьому розділі працівника ознайомлюють під підпис у графі «Підпис працівника».
Тут наводять відомості про відпустки всіх видів, що надаються працівникові. У графі «Вид відпустки» зазначають вид відпустки (наприклад, щорічна основна відпустка, відпустка працівникам, що мають дітей, тощо) і кількість днів відпустки.
У графі «За який період» зазначають період, за який надано відпустку. У разі надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3 (6, 16, 18) років, відпустки у зв’язку з усиновленням дитини і творчої відпустки цю графу не заповнюють.
У цьому рядку наводять дані, які не були зазначені в інших розділах особової картки, наприклад, про наявність урядових нагород, про участь у бойових діях, знання іноземних мов, обрання на виборну посаду тощо.
Також тут зазначають належність працівника до певної категорії осіб, які мають право на пільги та гарантії, встановлені чинним законодавством (особа з інвалідністю, «чорнобилець», одинока мати та ін.), із посиланням на документ, на підставі якого працівник віднесений до цієї категорії.
Тут зазначають дату звільнення працівника згідно з наказом (розпорядженням) про звільнення, а також причину звільнення з посиланням на відповідну норму КЗпП. Записи в цьому рядку обов’язково мають бути підтверджені особистим підписом працівника.
Особові картки працівників (у тому числі тимчасових і таких, які працюють за сумісництвом) зберігають в організації протягом 75 років після звільнення таких працівників (п. 499 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5).
