Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Електронні трудові книжки: перехідні моменти

Беляева Елена, эксперт по вопросам оплаты труда
Оплата труда Апрель, 2021/№ 8/1
В избранном В избранное
Печать
У зв’язку з переходом на електронний облік трудової діяльності багато кадровиків уже зараз подають скан-копії трудових книжок працівників. При цьому часто виникає запитання: чи потрібно знову сканувати трудову, якщо працівника перевели на іншу роботу або він звільнений?

Перехідні моменти

З 10.06.2021 р. набирає чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX (далі — Закон № 1217). По суті, із зазначеної дати і розпочнеться перехід на електронний облік трудової діяльності, який триватиме 5 років (до 10.06.2026 р.).

До 10.06.2021 р. діють «старі» правила обліку трудової діяльності. Тобто залишаються актуальними всі вимоги до застосування паперових трудових книжок:

• при прийнятті на роботу працівник подає трудову книжку (крім тих, хто працевлаштується вперше і не має ще трудової книжки);

• роботодавець, у свою чергу, зобов’язаний внести до трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, про заохочення та нагородження;

• при звільненні працівнику видають трудову книжку із записом про звільнення.

Важливо! До 10.06.2021 р. роботодавці не зобов’язані передавати до ПФУ скан-копії трудових книжок (або оцифровані відомості). Це можна зробити добровільно відповідно до Порядку № 1084*.

* Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою КМУ від 27.11.2019 р. № 1084.

Як показує практика, управління ПФ на місцях часто просять надати їм скан-копії трудових книжок тих працівників, яким призначається пенсія. Передаючи до ПФ копії трудових книжок, не забудьте про те, що невід’ємною складовою частиною відомостей, які передаються роботодавцем, є сканована копія згоди працівника на надання дозволу на обробку його персональних даних (п. 7 Порядку № 1084).

Зверніть увагу: роботодавці, які до 10.06.2021 р. передали до ПФУ скан-копії трудових книжок працівників, продовжують зберігати такі трудові книжки в себе і на руки працівникам їх не видають.

Виняток: трудові книжки працівників ФОП — вони зберігаються безпосередньо в працівників.

У разі переведення працівника на іншу постійну роботу або звільнення працівника після того, як дані його трудової книжки були передані до ПФУ відповідно до Порядку № 1084, але до 10.06.2021 р., усі записи про переведення/звільнення обов’язково вносяться до паперової трудової книжки. При цьому повторно сканувати і передавати відомості з трудової книжки до ПФУ Порядок № 1084 не вимагає.

В останній робочий день перед звільненням роботодавець зобов’язаний внести відповідний запис про звільнення до трудової книжки і видати її на руки працівнику. Не забудьте також провести в день звільнення остаточний розрахунок із працівником. Копію наказу про звільнення роботодавець зобов’язаний видати працівнику в тому випадку, якщо звільнення відбувається за ініціативою роботодавця. В інших випадках копія наказу видається на вимогу працівника.

Електронний облік трудової діяльності

Після 10.06.2021 р. — дати набрання чинності Законом № 1217 — у роботодавця виникне обов’язок переходити на так звані електронні трудові книжки.

Зверніть увагу: електронної трудової книжки як конкретного електронного документа не буде. Облік трудової діяльності вестиметься у складі персональної електронної облікової картки в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр застрахованих осіб).

Як же вестиметься облік трудової діяльності після дати «Х» — 10.06.2021 р.?

Працівники, які перебувають у трудових відносинах на 10.06.2021 р. Трудові книжки таких працівників роботодавець сканує і передає до ПФУ. Порядок і черговість подання відомостей повинен визначити ПФУ за погодженням з Мінсоцполітики (п. 5 ч. 4 ст. 20 Закону про ЄСВ у редакції з 10.06.2021 р.).

Після завершення робіт із внесення відомостей про трудову діяльність до Реєстру застрахованих осіб наявні трудові книжки потрібно буде видати працівникам під підпис.

Після цього всі відомості про трудову діяльність працівників потрібно буде вносити до Реєстру застрахованих осіб.

Зверніть увагу: роботодавець зобов’язаний видати в день звільнення належним чином оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до 10.06.2021 р. і який звільняється до завершення процедури включення до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність (п. 2 розд. II Закону № 1217).

Якщо працівник звільняється після завершення зазначеної процедури, то роботодавець вносить відповідний запис про звільнення до паперової трудової книжки, що зберігається в працівника, на вимогу самого працівника (ч. 1 ст. 47 КЗпП у редакції з 10.06.2021 р.). Не забудьте також видати такому працівнику в день звільнення копію наказу (розпорядження) про звільнення.

Новоприйняті працівники. При прийнятті на роботу працівник повинен буде надати трудову книжку (за її наявності) або відомості про трудову діяльність із Реєстру застрахованих осіб.

Громадянин, який приймається на роботу вперше, матиме право вимагати оформити йому паперову трудову книжку. І роботодавець зобов’язаний буде це зробити не пізніше 5 днів після прийняття на роботу.

З 10.06.2021 р. усі відомості про трудову діяльність (про прийняття на роботу, присвоєння, зміну, позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії, стажування, переведення на іншу роботу, підстави звільнення) потрібно буде вносити до Реєстру застрахованих осіб (електронної трудової книжки). Порядок і черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок повинні визначити ПФУ за погодженням із Мінсоцполітики.

У день звільнення роботодавець зобов’язаний буде видати працівнику копію наказу (розпорядження) про звільнення і провести з ним остаточний розрахунок. До паперової трудової книжки запис про звільнення роботодавець зобов’язаний буде вносити тільки на вимогу працівника (ст. 47 КЗпП у редакції з 10.06.2021 р.).

Зауважимо: згідно із Законом № 1217 порядок ведення трудових книжок визначається Кабміном. Як ви пам’ятаєте, чинна Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58.

Виходячи із цього, цілком імовірна поява нового, Кабмінівського документа, що визначає правила ведення паперових трудових книжок в «електронних» реаліях сьогодення.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете сайт Factor Войдите и читайте дальше бесплатно