Помилка в даті народження та нечітка печатка
На титульній сторінці трудової книжки неправильно зазначено дату народження працівника і практично не видно печатки. Трудова книжка заводилася в установі, яку вже кілька разів було реорганізовано. Як виправити помилку і що робити з печаткою?
Згідно з п. 2.13 Інструкції № 58 зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім’я та по батькові тощо) з посиланням на номер і дату цих документів.
Мінсоцполітики в листі від 16.04.2013 р. № 54/06/186-13 теж рекомендує внести відповідні корективи до особистих даних працівника, зазначених на титульному аркуші трудової книжки, за останнім місцем роботи.
Тож ви, як останній роботодавець, маєте право внести виправлення до дати народження, зазначеної на титульній сторінці трудової книжки. Як це зробити, описано в тому ж п. 2.13 Інструкції № 58: слід однією рискою закреслити «неправильну» дату народження і записати нові дані.
Також не забудьте на внутрішній стороні обкладинки записати реквізити документа, на підставі якого внесені виправлення (наприклад, паспорта), поставити дату, підпис відповідальної особи, яка внесла виправлення, і печатку підприємства (відділу кадрів) (за наявності).
Тепер щодо нечіткості відбитку печатки першого роботодавця, який оформляв трудову книжку, на її титульній сторінці. На наш погляд, жодних проблем при передачі до ПФУ скан-копій такої трудової книжки виникнути не повинно.
Інструкція № 58 вимагає наявності печатки роботодавця (або відділу кадрів) на титулці трудової. Вимог стосовно «читабельності» печатки в Інструкції № 58 немає.
Закінчився розділ «Відомості про роботу»
Є трудова книжка старого зразка, в якій передбачено два розділи для внесення записів про роботу: «Сведения о работе» і «Відомості про роботу». Розділ «Сведения о работе» закінчився, і центр зайнятості зробив наступний запис у розділі «Відомості про нагородження», хоча розділ трудової книжки «Відомості про роботу» залишився незаповненим. Чи повинен центр зайнятості виправити помилку і яким чином це зробити: внести запис до незаповненого розділу «Відомості про роботу» або завести вкладиш?
Трудові книжки повинні заповнюватися у відповідних розділах українською і російською мовами. Це правило передбачено всіма нормативно-правовими актами, які регулювали порядок ведення трудових книжок, зокрема: постановою Раднаркому СРСР від 20.12.38 р. № 1320, постановою Держкомітету Ради Міністрів СРСР з питань праці та заробітної плати від 09.07.58 р. № 620, постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.74 р. № 162 і нині чинною Інструкцією № 58 (див. п. 2.1).
Розділ «Відомості про нагородження» трудової книжки призначений для відображення інформації тільки про нагородження державними нагородами України та відзнаками України (п. 2.2 Інструкції № 58).
Можливості вносити до цього розділу інші відомості Інструкція № 58 не допускає.
Якщо всі сторінки відповідних розділів трудової книжки заповнені, її доповнюють вкладишем, а точніше, вшивають його в книжку (п. 3.1 Інструкції № 58).
Детальніше про виправлення аналогічних помилок ви можете прочитати в статті «Перевіряємо «начинку» трудової книжки» // Спецвипуск «ОП», 2021, № 6/1.
Порожні рядки між записами
Чи правда, що між записами в трудовій книжці не повинно бути порожніх рядків? Що робити, якщо є пропуски між записами, але нумерація при цьому не порушена?
Інструкція № 58 не містить вимог стосовно відсутності порожніх рядків між записами в трудовій книжці.
Такі вимоги з боку деяких співробітників ПФУ можна пояснити прагненням звести нанівець можливості внесення недостовірних (зайвих) записів до трудової книжки.
На практиці трапляються випадки, коли пропускають цілі сторінки (розвороти) трудової книжки. Нічого страшного в цьому немає. У такій ситуації можна просто перекреслити порожні сторінки знаком «Z».
Трудова книжка ФОП
ФОП почав підприємницьку діяльність. Чи потрібно йому вносити запис про це до своєї трудової книжки?
Ні, не потрібно.
Згідно зі ст. 48 КЗпП і п. 1.1 Інструкції № 58 трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи більше 5 днів.
Здійснюючи підприємницьку діяльність, фізична особа не перебуває сама з собою в трудових відносинах. А отже, трудова книжка на ФОП не ведеться (див. лист Мінпраці від 30.11.2005 р. № 06-К54813/26).
Не переживайте — ваш пенсійний стаж не зникне. Він давно вже визначається не за трудовою книжкою, а залежно від суми сплаченого ЄСВ. А ці відомості зберігаються в базі завдяки тому, що ФОП щороку звітує з ЄСВ «за себе».
Розділ «Відомості про роботу» трудової книжки закінчився. Чи можна запис про прийняття на роботу зробити в російськомовному розділі «Сведения о работе»?
Трудові книжки і вкладиші до них заповнюють у відповідних розділах українською і російською мовами (п. 2.1 Інструкції № 58). При цьому якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, п. 3.1 Інструкції № 58 вимагає доповнювати її вкладишем.
Реакцію працівників ПФУ і перевіряючих з Держпраці на той факт, що ви продовжуєте записи українською мовою в російськомовній частині трудової книжки, передбачити складно. Можливо, вони і не визнають це порушенням.
Але щоб уникнути непорозумінь (так би мовити, щоб комар носа не підточив), ми рекомендуємо зробити все правильно: вшити до трудової книжки вкладиш і продовжувати записи в ньому.
