Бюджетные работодатели
Питание за счет суточных. Для предприятий, учреждений, организаций, которые полностью или частично финансируются из бюджета, обязательной к исполнению является Инструкция № 59*. Поэтому давайте проанализируем ее нормы, которые говорят нам о питании в командировках.
Пункт 15 разд. І Инструкции № 59 говорит, что отдельным видом расходов, которые не требуют специального документального подтверждения, являются суточные расходы (расходы на питание и финансирование других собственных нужд физического лица, понесенные в связи с такой командировкой). Суммы суточных расходов для работников бюджетных предприятий утверждены постановлением № 98*. Для Украины она составляет 300 грн.
Стоимость питания указана в счете на проживание/проезд. Пункт 5 разд. ІІ и п. 16 разд. ІІІ Инструкции № 59 предусматривают, что расходы на питание, стоимость которого включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях или в проездные документы, оплачиваются командированным работником за счет суточных расходов.
Следовательно, если стоимость питания указана в счете на проживание, то работнику возмещаем расходы за минусом стоимости питания.
Распространенная ситуация: в билет на поезд включен чай. Как быть?
Как правило, стоимость чая выделена отдельно, поэтому расходы на проезд следует возместить за вычетом стоимости чая. А вот чай работник оплатит за счет суточных.
Стоимость питания НЕ указана в счете на проживание/проезд. Суточные возмещают частично, если:
— работник командирован для участия в переговорах, конференциях, симпозиумах по вопросам, касающимся основной деятельности предприятия, и по условиям приглашения его бесплатно обеспечивают питанием организаторы таких мероприятий;
— стоимость питания включается в счета на наем жилого помещения, проездные документы без определения конкретной суммы.
В таком случае суточные выплачивают в следующих размерах:
— 80 % — при одноразовом питании, 240 грн (300 х 80 %);
— 55 % — при двухразовом питании, 165 грн (300 х 55 %);
— 35 % — при трехразовом питании, 105 грн (300 х 35 %).
Как видите, для бюджетных работодателей все достаточно четко прописано. А как действовать коммерческим? Ведь для них нормы Инструкции № 59 носят лишь рекомендательный характер. Разберемся.
Коммерческие работодатели
Применяем бюджетные правила. В вопросе финансирования расходов на питание работников в командировке следует руководствоваться Положением о командировках. Конечно, если оно есть.
Довольно часто там продублированы указанные выше нормы из Инструкции № 59 или есть отсылка к ней или вообще к этому документу. Так и есть? Тогда, как говорится, «смотри выше». То есть применяем бюджетные правила уменьшения суточных.
Прописываем собственные правила. Если вы не ориентируетесь на предписания Инструкции № 59, то для хозрасчетных работодателей вопрос не стоит так: можно ли выплатить командированному суточные в полном размере да еще и компенсировать его расходы на питание, выделенные в гостиничном счете или проездном документе? Конечно, можно.
Главное, чтобы они были документально подтверждены. Вопрос только в том, облагать ли компенсацию питания НДФЛ и ВС как дополнительное благо, да и еще с натуральным коэффициентом для НДФЛ.
Как облагать налогами расходы на питание
Бюджетники. В отношении налогообложения все достаточно просто: расходы на питание оплачиваются за счет суточных, отдельно не компенсируются работнику, а значит, не облагаются НДФЛ и ВС. Ведь в налогооблагаемый доход не включаются также командировочные расходы, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других собственных нужд физического лица (суточные расходы), понесенные в связи с такой командировкой в пределах территории Украины, но не более 0,1 размера МЗП, установленной на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки (абз. 12 п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ).
Коммерческие работодатели. Если командировочные расходы возмещаются отдельно (не за счет уменьшения суммы суточных), то руководствуемся абз. 2 п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Его предписанием предусмотрено, какие именно возмещенные командировочные расходы плательщику налога — физлицу, находящемуся в трудовых отношениях со своим работодателем или являющемуся членом руководящих органов предприятий, учреждений, организаций, не входят в его налогооблагаемый доход. В частности, это расходы на:
— проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте);
— проживание в гостиницах (мотелях), а также включенные в такие счета расходы на питание.
При этом стоимость алкогольных напитков и табачных изделий, плата за зрелищные мероприятия, суммы «чаевых» включаются в налогооблагаемый доход. Исключение сделали лишь для случаев, когда «чаевые» включаются в счет согласно законам страны пребывания. Здесь налогообложения не будет.
В то же время в налогооблагаемый доход также не включают командировочные расходы, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других собственных нужд физического лица (суточные расходы), понесенные в связи с такой командировкой. Максимальный размер не облагаемых налогом суточных:
— по Украине — 0,1 МЗП на 1 января налогового (отчетного) года (для 2023 года — 670 грн);
— за границу — 80 евро за каждый календарный день такой командировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ.
То есть стоимость питания, возмещенного за счет суточных, не облагается налогом.
Выплатить суточные можно и в большем размере, но уже с обложением НДФЛ и ВС. А для НДФЛ — еще и с натуркоэффициентом (см. консультацию из подкатегории 103.17 ЗІР).
Если расходы на питание во время командировки не включены в счета на проживание и/или проездные документы? В большинстве случаев их покрывают суточными. Но если по решению руководителя такие расходы будут возмещены работнику сверх суточных, то сумма расходов будет считаться дополнительным благом с соответствующим налогообложением.
В вопросе налогообложения питания, включенного в стоимость проживания/проезда, следует быть внимательными. Ведь позиция налоговиков не совсем четкая и однозначная.
Питание в гостиничном счете. Из нормы абз. 2 п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ вполне однозначно можно сделать вывод о том, что без обложения НДФЛ и ВС можно компенсировать и стоимость проживания, и включенного в него питания, и полную сумму суточных (если иное не предусмотрено Положением о командировках).
Питание в транспортном билете. А вот здесь указанная норма выглядит не так однозначно. Прямого запрета на безналоговую компенсацию стоимости питания, включенного в транспортный билет, НКУ тоже не содержит. Следовательно, можно сделать вывод, что стоимость чая, указанную в билете на поезд, можно компенсировать без налогообложения как часть стоимости проезда. Подтверждением этого является мнение налоговиков, озвученное в письме ГФСУ от 07.09.2018 № 3898/6/99-99-13-02-03-15/ІПК (ср. ).
В то же время должны предупредить. Существует и фискальная позиция, в частности в письме ГФСУ от 25.04.2018 № 1859/6/99-99-13-02-03-15/ІПК и консультации из подкатегории 103.17 ЗІР (недействующей после первоапрельских изменений в НКУ, но по сути достаточно актуальной). Здесь налоговики отметили: расходы работника небюджетного работодателя во время его командировки на питание (еда, чай), стоимость которого включена в проездной документ, относятся к составу суточных расходов и не включаются в доход такого работника. То есть такие расходы следует компенсировать за счет суточных. А если отдельно, то только с соответствующим налогообложением.
Как видите, не все так однозначно. Поэтому рекомендуем на всякий случай получить индивидуальную налоговую консультацию по этому вопросу и спать спокойно.
Выводы
- Для бюджетных работодателей правила компенсации стоимости питания в командировке регламентированы Инструкцией № 59. Если питание включено в счета на проживание/проезд, то уменьшается сумма суточных.
- Хозрасчетные работодатели должны действовать согласно собственному Положению о командировках.
- Если стоимость питания включена в счета на проживание, то возмещается без налоговых последствий. Что касается налогообложения стоимости питания, которое включено в проездной документ, безопаснее получить индивидуальную налоговую консультацию.
- Стоимость питания, не включенного в счета на проживание или проездные документы, подлежит обложению НДФЛ и ВС как дополнительное благо.