Темы статей
Выбрать темы

Питание в командировке: бюджетные и коммерческие тонкости

Жиленко Екатерина, эксперт по оплате труда и трудовым отношениям
Мы часто получаем вопросы по поводу питания в командировке: «Можно ли компенсировать завтрак в гостиничном счете или чай в проездном документе? Уменьшать ли при этом суточные?» Здесь все зависит от так сказать формы собственности работодателя. Давайте расставим точки над «і».

Бюджетные работодатели

Питание за счет суточных. Для предприятий, учреждений, организаций, которые полностью или частично финансируются из бюджета, обязательной к исполнению является Инструкция № 59*. Поэтому давайте проанализируем ее нормы, которые говорят нам о питании в командировках.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

Пункт 15 разд. І Инструкции № 59 говорит, что отдельным видом расходов, которые не требуют специального документального подтверждения, являются суточные расходы (расходы на питание и финансирование других собственных нужд физического лица, понесенные в связи с такой командировкой). Суммы суточных расходов для работников бюджетных предприятий утверждены постановлением № 98*. Для Украины она составляет 300 грн.

* Постановление КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 № 98.

Стоимость питания указана в счете на проживание/проезд. Пункт 5 разд. ІІ и п. 16 разд. ІІІ Инструкции № 59 предусматривают, что расходы на питание, стоимость которого включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях или в проездные документы, оплачиваются командированным работником за счет суточных расходов.

Следовательно, если стоимость питания указана в счете на проживание, то работнику возмещаем расходы за минусом стоимости питания.

Распространенная ситуация: в билет на поезд включен чай. Как быть?

Как правило, стоимость чая выделена отдельно, поэтому расходы на проезд следует возместить за вычетом стоимости чая. А вот чай работник оплатит за счет суточных.

Стоимость питания НЕ указана в счете на проживание/проезд. Суточные возмещают частично, если:

— работник командирован для участия в переговорах, конференциях, симпозиумах по вопросам, касающимся основной деятельности предприятия, и по условиям приглашения его бесплатно обеспечивают питанием организаторы таких мероприятий;

— стоимость питания включается в счета на наем жилого помещения, проездные документы без определения конкретной суммы.

В таком случае суточные выплачивают в следующих размерах:

— 80 % — при одноразовом питании, 240 грн (300 х 80 %);

— 55 % — при двухразовом питании, 165 грн (300 х 55 %);

— 35 % — при трехразовом питании, 105 грн (300 х 35 %).

Как видите, для бюджетных работодателей все достаточно четко прописано. А как действовать коммерческим? Ведь для них нормы Инструкции № 59 носят лишь рекомендательный характер. Разберемся.

Коммерческие работодатели

Применяем бюджетные правила. В вопросе финансирования расходов на питание работников в командировке следует руководствоваться Положением о командировках. Конечно, если оно есть.

Довольно часто там продублированы указанные выше нормы из Инструкции № 59 или есть отсылка к ней или вообще к этому документу. Так и есть? Тогда, как говорится, «смотри выше». То есть применяем бюджетные правила уменьшения суточных.

Прописываем собственные правила. Если вы не ориентируетесь на предписания Инструкции № 59, то для хозрасчетных работодателей вопрос не стоит так: можно ли выплатить командированному суточные в полном размере да еще и компенсировать его расходы на питание, выделенные в гостиничном счете или проездном документе? Конечно, можно.

Главное, чтобы они были документально подтверждены. Вопрос только в том, облагать ли компенсацию питания НДФЛ и ВС как дополнительное благо, да и еще с натуральным коэффициентом для НДФЛ.

Как облагать налогами расходы на питание

Бюджетники. В отношении налогообложения все достаточно просто: расходы на питание оплачиваются за счет суточных, отдельно не компенсируются работнику, а значит, не облагаются НДФЛ и ВС. Ведь в налогооблагаемый доход не включаются также командировочные расходы, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других собственных нужд физического лица (суточные расходы), понесенные в связи с такой командировкой в пределах территории Украины, но не более 0,1 размера МЗП, установленной на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки (абз. 12 п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ).

Коммерческие работодатели. Если командировочные расходы возмещаются отдельно (не за счет уменьшения суммы суточных), то руководствуемся абз. 2 п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Его предписанием предусмотрено, какие именно возмещенные командировочные расходы плательщику налога — физлицу, находящемуся в трудовых отношениях со своим работодателем или являющемуся членом руководящих органов предприятий, учреждений, организаций, не входят в его налогооблагаемый доход. В частности, это расходы на:

— проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте);

— проживание в гостиницах (мотелях), а также включенные в такие счета расходы на питание.

При этом стоимость алкогольных напитков и табачных изделий, плата за зрелищные мероприятия, суммы «чаевых» включаются в налогооблагаемый доход. Исключение сделали лишь для случаев, когда «чаевые» включаются в счет согласно законам страны пребывания. Здесь налогообложения не будет.

В то же время в налогооблагаемый доход также не включают командировочные расходы, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других собственных нужд физического лица (суточные расходы), понесенные в связи с такой командировкой. Максимальный размер не облагаемых налогом суточных:

— по Украине — 0,1 МЗП на 1 января налогового (отчетного) года (для 2023 года — 670 грн);

— за границу — 80 евро за каждый календарный день такой командировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ.

То есть стоимость питания, возмещенного за счет суточных, не облагается налогом.

Выплатить суточные можно и в большем размере, но уже с обложением НДФЛ и ВС. А для НДФЛ — еще и с натуркоэффициентом (см. консультацию из подкатегории 103.17 ЗІР).

Если расходы на питание во время командировки не включены в счета на проживание и/или проездные документы? В большинстве случаев их покрывают суточными. Но если по решению руководителя такие расходы будут возмещены работнику сверх суточных, то сумма расходов будет считаться дополнительным благом с соответствующим налогообложением.

В вопросе налогообложения питания, включенного в стоимость проживания/проезда, следует быть внимательными. Ведь позиция налоговиков не совсем четкая и однозначная.

Питание в гостиничном счете. Из нормы абз. 2 п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ вполне однозначно можно сделать вывод о том, что без обложения НДФЛ и ВС можно компенсировать и стоимость проживания, и включенного в него питания, и полную сумму суточных (если иное не предусмотрено Положением о командировках).

Питание в транспортном билете. А вот здесь указанная норма выглядит не так однозначно. Прямого запрета на безналоговую компенсацию стоимости питания, включенного в транспортный билет, НКУ тоже не содержит. Следовательно, можно сделать вывод, что стоимость чая, указанную в билете на поезд, можно компенсировать без налогообложения как часть стоимости проезда. Подтверждением этого является мнение налоговиков, озвученное в письме ГФСУ от 07.09.2018 № 3898/6/99-99-13-02-03-15/ІПК (ср. ).

В то же время должны предупредить. Существует и фискальная позиция, в частности в письме ГФСУ от 25.04.2018 № 1859/6/99-99-13-02-03-15/ІПК и консультации из подкатегории 103.17 ЗІР (недействующей после первоапрельских изменений в НКУ, но по сути достаточно актуальной). Здесь налоговики отметили: расходы работника небюджетного работодателя во время его командировки на питание (еда, чай), стоимость которого включена в проездной документ, относятся к составу суточных расходов и не включаются в доход такого работника. То есть такие расходы следует компенсировать за счет суточных. А если отдельно, то только с соответствующим налогообложением.

Как видите, не все так однозначно. Поэтому рекомендуем на всякий случай получить индивидуальную налоговую консультацию по этому вопросу и спать спокойно.

Выводы

  • Для бюджетных работодателей правила компенсации стоимости питания в командировке регламентированы Инструкцией № 59. Если питание включено в счета на проживание/проезд, то уменьшается сумма суточных.
  • Хозрасчетные работодатели должны действовать согласно собственному Положению о командировках.
  • Если стоимость питания включена в счета на проживание, то возмещается без налоговых последствий. Что касается налогообложения стоимости питания, которое включено в проездной документ, безопаснее получить индивидуальную налоговую консультацию.
  • Стоимость питания, не включенного в счета на проживание или проездные документы, подлежит обложению НДФЛ и ВС как дополнительное благо.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 - 2025
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с лицензионным договором и договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa ic-prostir

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше