Темы статей
Выбрать темы

Доверенность на получение ТМЦ: нужна ли она предпринимателю

Редакция СД
Статья

Доверенность на получение ТМЦ: нужна ли она предпринимателю

 

Совсем недавно мы писали о том, что бланки доверенностей на получение ТМЦ теперь уже «нестрогие», в связи с этим Минфин своим приказом внес некоторые изменения в Инструкцию о порядке регистрации доверенностей № 99. Эти события подогрели интерес читателей к порядку применения доверенностей в целом. Об этом и будет наш сегодняшний разговор.

Олеся Александрова, консультант газеты «Собственное Дело»

 

Документы статьи

ГКУ

— Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

КУоАП

— Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.

Инструкция № 99

— Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 16.05.96 г. № 99.

Инструкция № 20/5

— Инструкция о порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины, утвержденная приказом Минюста Украины от 03.03.2004 г. № 20/5.

 

Нужна ли предпринимателю доверенность (если он сам получает ТМЦ)

Если предприниматель

сам получает ТМЦ у поставщика, то доверенность ему не нужна. Так, в письме Минфина от 31.10.2000 г. № 053-29151 указано, что отпуск ценностей физическому лицу — предпринимателю не требует предоставления доверенности в случае, если это физическое лицо лично получает ценности и имеет при себе паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Кроме паспорта, при себе надо иметь и Свидетельство о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности. При этом данные предъявленных документов (номер, орган, дата выдачи) указываются в первичных документах, которыми оформляется отпуск ценностей (накладная, товарно-транспортная накладная).

А вот если предприниматель поручает получить ценности другому лицу — работнику, который находится с ним в трудовых отношениях, то вместе с паспортом или другим документом, удостоверяющим личность, такое лицо должно предоставить доверенность. При этом такая доверенность может быть оформлена либо:

— в соответствии с требованиями

ГКУ, с указанием в ней данных о Свидетельстве о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности;

— в виде привычной доверенности типовой формы № М-2 справка 1 с подписью и печатью физического лица.

Для тех, предпринимателей, кто решит пользоваться доверенностью, оформляемой в соответствии

ГКУ, заметим, что форма доверенности должна соответствовать форме договора, по которому получают ТМЦ. Иначе говоря, если ТМЦ получают по доверенности в рамках договора, заверенного нотариально, доверенность на получение ТМЦ то же должна быть заверена нотариально.

 

В каких случаях нужна доверенность, если ТМЦ получает работник

Как сказано в

Инструкции № 99, товарно-материальные ценности (далее — ТМЦ): сырье, материалы, топливо, запчасти, инвентарь, скот, семена, удобрения, инструменты, товары, основные средства и другие ТМЦ, а также денежные документы и ценные бумаги — отпускаются покупателям или передаются бесплатно только по доверенности получателей.

То есть если предприниматель посылает своего наемного работника получить ТМЦ у другого субъекта предпринимательства, на такого работника нужно выписать доверенность.

При этом нужно иметь в виду, что

если работник будет приобретать товар за наличные, то доверенность не нужна.

А вот если между фактом оплаты ТМЦ и их получением существует временной разрыв, то в этом случае получение ТМЦ обязательно должно сопровождаться предъявлением продавцу товаров доверенности на их получение.

Так, обязательно нужна доверенность и в том случае, когда ТМЦ получают

по безналичному расчету или в рамках бартерных операций.

Доверенность на получение ТМЦ надо предъявлять даже тогда, когда товар субъект предпринимательства получает по договорам, не предусматривающим перехода права собственности (по договору

комиссии, договору на переработку давальческого сырья и т. п.). Если предприниматель отправляет наемного работника с тем, чтобы он забрал ТМЦ из ремонта, ответственного хранения, такому работнику и в этом случае понадобится доверенность, чтобы предъявить ее тому субъекту предпринимательской деятельности (СПД), у которого надлежит получить ценности.

То есть доверенность выдается практически при любом отпуске ценностей.

 

Когда не нужна доверенность

Доверенность на получение ценностей не нужна при:

— приобретении ценностей за наличный расчет. Исключение составляют бланки строгого учета и строгой отчетности, приобретение которых за наличные требует предъявления доверенности на их получение покупателем;

— централизованно-кольцевых перевозках, при условии, что получатель ценностей за подписью руководителя (предпринимателя) и главного бухгалтера (или других лиц, уполномоченных подписывать доверенности) уведомил поставщика об образце печати (штампа), которой (ым) доверенное лицо, принимающее ценности, будет заверять свою подпись на сопроводительных документах о получении ценностей;

— получении ценностей лично частным предпринимателем, предъявившим при этом паспорт (или другой документ, удостоверяющий личность) и Свидетельство о госрегистрации (

письма Минфина Украины от 31.10.2000 г. № 053-29151 и от 06.11.2000 г. № 053-4154);

— перевозке груза сторонним автоперевозчиком (так как в этом случае роль доверенности будут выполнять путевой лист и ТТН);

— приобретении ценностей обычными гражданами — конечными потребителями (несубъектами предпринимательской деятельности) независимо от формы расчетов (так как действие

Инструкции № 99 на простых граждан не распространяется).

 

Нужно ли предпринимателю требовать доверенность

Выше мы говорили о случаях, когда предприниматель выписывает работнику доверенность на получение ТМЦ.

А если к предпринимателю приходят работники других предприятий (предпринимателей), нужно ли в этом случае предпринимателю требовать от них доверенность? По этому поводу в Инструкции № 99 (с учетом последних внесенных в нее изменений) сказано следующее:

«Отпуск физическим лицом — предпринимателем предприятию ценностей, расчеты за которые проводятся в безналичной форме, а также таких, которые передаются безвозмездно или по товарообменным операциям, осуществляется при условии предоставления предпринимателю доверенности предприятия

».

То есть

предприниматель в свою очередь тоже должен требовать предоставления доверенностей на получение ТМЦ от работников предприятий (предпринимателей), которые получают у него (предпринимателя) ТМЦ по договорам купли-продажи, дарения, в рамках бартерных операций, по договору хранения, выполнения работ и т. п., т. е. во всех случаях, о которых мы говорили выше.

 

Порядок выписки доверенности

Если в результате деятельности у предпринимателя возникает необходимость выписывать своим работникам доверенность на получение ТМЦ, то он должен соблюдать условия их учета, регистрации, выписки, которые предусмотрены

Инструкцией № 99.

Еще раз отметим, что с

17.04.2008 г. бланки доверенностей на получение материальных ценностей типовой формы № М-2 перестали быть бланками строгой отчетности (постановление КМУ от 17.04.2008 г. № 381, см. «СД», 2008, № 9, с. 9).

Несмотря на это, все выданные доверенности, как и ранее, должны

регистрироваться в специальном Журнале регистрации доверенностей типовой формы № М-3. Этот Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью и подписями предпринимателя и главного бухгалтера предпринимателя (если он у него есть).

Предприниматель, который не собирается сам заниматься выпиской доверенностей на получение ТМЦ для наемных работников, может своим распоряжением возложить эту обязанность на другое лицо (своего наемного работника), которое будет осуществлять выписку и регистрацию выданных, возвращенных и использованных доверенностей. При этом выданная наемному работнику доверенность должна быть подписана предпринимателем и лицом, ответственным за ее выписку.

Отдельно хотелось бы рассмотреть вопрос, касающийся заполнения колонки «Наименование ценностей» в табличной части доверенности. Как требует

Инструкция № 99, при выписке доверенности перечень ценностей, которые надлежит получить по ней (графа «Наименование ценностей» в бланке доверенности), заполняется обязательно с указанием названия и количества ценностей для получения, независимо от того, есть ли такие сведения в документах на отпуск ценностей (наряде, счете, договоре, заказе, соглашении и т. п.). Незаполненные строки доверенности прочеркиваются.

Под табличной частью ставится подпись лица, получающего доверенность.

Нумерация выданных в течение года доверенностей является сквозной

(требование о сквозной нумерации доверенностей в течение года действует с 1 июня 2008 года).

Теперь такой момент. Если наемный работник предпринимателя должен получать ТМЦ с одного склада или в одном месте, но по нескольким отпускным документам, то согласно

Инструкции № 99 предприниматель имеет право выписать ему одну доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех нарядов, счетов и иных подобных документов. Если же ТМЦ должны быть получены на разных складах, то разрешается одновременно выдавать несколько доверенностей.

После отпуска ТМЦ доверенность остается у продавца. Если отпуск ТМЦ производится частями, то доверенность остается у продавца при первом отпуске, а в накладной на все части данной партии товара указываются серия и номер одной доверенности.

Запрещается выдавать доверенности, которые полностью или частично не заполнены, не имеют образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны.

Теперь ответим на такие вопросы: всегда ли в графе доверенности «Документ, удостоверяющий личность» приводятся исключительно паспортные данные доверенного лица — получателя ценностей? Могут ли в ней указываться реквизиты иных документов, удостоверяющих личность?

Как предусмотрено

пунктом 12 Инструкции № 99 , при получении ценностей доверенное лицо предпринимателя должно предъявить паспорт или другой документ, который удостоверяет личность, вид и реквизиты которого указываются в доверенности.

Разъяснения о том, что понимать под такими удостоверяющими личность документами, приводились в

письме Минфина Украины от 19.01.2005 г. № 31-04200-20-10/821 . В частности, в этом письме Минфин разъяснял, что при заполнении доверенности, помимо паспорта гражданина Украины, документами, удостоверяющими личность, можно считать документы, которые определены Инструкцией № 20/5. Напомним, что согласно пункту 13 этой Инструкции такими документами являются:

— паспорт гражданина Украины для выезда за границу (загранпаспорт);

— дипломатический или служебный паспорт;

— удостоверение личности моряка;

— вид на жительство лица, проживающего в Украине, но не являющегося гражданином Украины;

— национальный паспорт иностранца или документ, его заменяющий;

— водительское удостоверение;

— удостоверение участника ВОВ;

— удостоверение, выданное по месту работы физического лица, и прочее.

 

Может ли предприниматель выписать доверенность не своему работнику

Ситуация, когда предпринимателю понадобится выписать доверенность лицу, не являющемуся его наемным работником, может возникнуть тогда, когда, например, получаемые по доверенности ценности будут находиться на хранении не у предпринимателя, а на складе у другого предприятия (предпринимателя) и получать их будет наемный работник этого предприятия. В этом случае предприниматель (или ответственное за выписку доверенностей лицо с разрешения предпринимателя) имеет право выписать доверенность «чужому» работнику, но

только при условии, что предприятие (предприниматель), на котором работает данное лицо, выдало ему доверенность на получение тех же ценностей и в том же количестве.

Во всех остальных случаях доверенность на получение ценностей предприниматель может выписать только своему наемному работнику.

 

Срок действия доверенности

Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому документу, который заменяет их и на основании которого выдана доверенность, однако не более чем на 10 дней. Отсчет этих 10 дней производится со дня выдачи.

 

Как отчитываться об использовании доверенности

Наемный работник предпринимателя, которому выдана доверенность, должен не позднее следующего дня после каждого случая доставки полученных по доверенности ценностей (причем независимо от того, получены ценности по доверенности полностью или частично) предоставить работнику предпринимателя, который осуществляет выписку и регистрацию доверенностей, документ о получении ценностей и их сдаче на склад (кладовую) или материально ответственному лицу.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены работнику, назначенному предпринимателем ответственным за их выписку, регистрацию и учет, не позднее следующего дня после окончания срока действия доверенности.

Лицо, ответственное за выписку, регистрацию и учет бланков доверенностей должно сделать соответствующую отметку в Журнале регистрации доверенности об ее использовании или возврате. При этом в Журнале производится отметка о номерах документов (накладных, актов и т. п.) на полученные ценностей или о дате возврата доверенности. Возвращенные неиспользованные доверенности гасятся надписью: «Не использована» — и хранятся в течение срока, установленного для хранения первичных документов (три года).

Работникам, которые не отчитались об использовании доверенности или не вернули неиспользованную доверенность, срок действия которой закончился, новую доверенность выдавать нельзя.

 

В каких случаях запрещается отпуск ТМЦ по доверенности

Согласно

Инструкции № 99 запрещается отпуск ТМЦ по доверенности:

— выданной с нарушением установленного порядка заполнения или с незаполненными реквизитами;

— имеющей исправления и помарки, не подтвержденные подписями лиц, ее подписавших;

— с истекшим сроком действия;

— об аннулировании которой есть сообщение субъекта предпринимательства — получателя;

— если лицо, предъявляющее доверенность, не может предоставить документ, удостоверяющий личность.

 

Нюансы выписки доверенностей по договорам комиссии

При заключении договора комиссии на продажу передача ТМЦ от комитента комиссионеру осуществляется на основании доверенности комиссионера (получателя ТМЦ). При этом адрес и реквизиты комиссионера приводятся в верхней части такой доверенности. Что касается адреса и банковских реквизитов предприятия (предпринимателя), оплачивающего ТМЦ, то, поскольку покупатель, который будет приобретать и оплачивать такие ТМЦ, комиссионеру, как правило, еще неизвестен, считаем, что в этом случае комиссионер вправе эти строки доверенности не заполнять, а поставить в них прочерк.

В случае когда заключен договор комиссии на покупку, то передача приобретенных ценностей от комиссионера комитенту осуществляется по доверенности комитента. При этом в верхней части такой доверенности указываются адрес и реквизиты комитента (получателя ценностей), после чего приводятся адрес и банковские реквизиты СПД, оплачивающего ценности (также комитента). Далее указываются дата выдачи доверенности и дата окончания срока ее использования, а также приводятся сведения о лице, на которое возлагается ответственность получить ценности. В нижней части такой доверенности указываются предприятие (предприниматель), выдающее ценности (в данном случае комиссионер), и документ (документы, если их несколько), на основании которого осуществляется отпуск ТМЦ (при заключении договора комиссии такими документами, к примеру, могут быть акт приемки-передачи ТМЦ и сам договор комиссии).

В отношениях между комиссионером и продавцом (покупателем) ТМЦ доверенность выписывается в общем порядке.

 

Доверенность при централизованно-кольцевых перевозках

Как предусмотрено

пунктом 8 Инструкции № 99 , доверенность на получение ценностей, доставка которых осуществляется централизованно-кольцевыми перевозками, может выдаваться сроком на один календарный месяц.

Вместе с тем при соблюдении определенных условий для получения ценностей, доставляемых централизованно-кольцевыми перевозками, доверенность можно не выписывать. Такие особые условия оговорены в

пункте 13 Инструкции № 99.

Так, при централизованно-кольцевых перевозках ценностей их отпуск поставщиками может осуществляться без доверенности, если получатель ценностей за подписью руководителя (предпринимателя) и главного бухгалтера (или других лиц, уполномоченных подписывать доверенности) уведомил поставщика об образце печати (штампа), которой (ым) материально ответственное лицо, принимающее ценности, будет заверять свою подпись на сопроводительных документах о получении ценностей (накладной, акте, ордере и т. п.). Такое уведомление, как правило, оформляется в виде дополнения или приложения к договору на поставку ценностей.

Заметим, что

централизованно-кольцевые перевозки — это перевозки, по которым грузоотправителем (товаропроизводителем, товаропоставщиком и др.) осуществляется систематический завоз товарно-материальных ценностей по согласованным на определенный период параметрам (количество, ассортимент, время и т. д.) по адресу одного или более заказчиков (письмо Минфина Украины от 05.03.2002 г. № 053-2930).

В то же время нужно заметить, что нет никаких разъяснений о толковании таких критериев, как «систематический завоз» и «согласование на определенный период». Ввиду такой неопределенности, к примеру, уже третья поставка ценностей через определенный промежуток времени может рассматриваться как систематический завоз. Поэтому для обоснования отпуска ценностей без доверенности целесообразнее непосредственно в договоре указать о том, что поставка ценностей будет осуществляться централизованно-кольцевым завозом. При этом в подтверждение критерия согласованности можно заручиться письмом (или другим документом) СПД-покупателя о предварительном заказе.

 

Какая ответственность грозит за неиспользование доверенностей

Невыписка доверенности на получение ценностей является нарушением порядка ведения бухгалтерского учета, что влечет за собой административную ответственность — наложение админштрафа по

статье 1642 КУоАП в размере от 136 до 255 грн. (от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан). За то же самое правонарушение, совершенное повторно в течение года, размер админштрафа составляет от 170 до 340 грн. (от 10 до 20 ннмдг). Вместе с тем согласно статье 2341 КУоАП такой админштраф могут налагать только органы государственной контрольно-ревизионной службы (ГКРС).

Получается, что частным предпринимателям штрафные санкции за невыписку доверенности не грозят. Ведь частные предприниматели бухгалтерского учета не ведут, а значит, наказать их за нарушение правил его ведения невозможно. Правда,

Минфин в письме от 31.10.2000 г. № 053-29151 указывал на то, что невыполнение предпринимателями требований Инструкции № 99 влечет за собой нарушение установленного в Украине порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности, за которые предусмотрена админответственность по статье 1642 КУоАП. Однако с Минфином в данном случае мы не можем согласиться ввиду того, что, как уже отмечалось, предприниматели отношения к бухгалтерскому учету не имеют.

И все же относиться с небрежностью к доверенности не стоит. Во-первых, если предприниматель не выпишет доверенность своему работнику, то другое предприятие просто не выдаст такому работнику без доверенности ТМЦ. Кроме того, доверенность, по сути, позволяет субъекту хозяйствования обеспечить сохранность своего имущества.

Не нужно также упускать из виду, что следствием отпуска ценностей без доверенности могут стать различного рода хищения. И тогда уже к предпринимателю, отпустившему ценности без доверенности, будут иметь претензии его контрагенты. В частности, предприятие-покупатель в такой ситуации наверняка будет требовать от предпринимателя-поставщика повторной поставки ценностей или возмещения убытков (уплаты неустойки и т. п.), а при невыписке доверенности доказать их неполучение у поставщика будет непросто. В свою очередь предпринимателю-продавцу, отпустившему ценности без доверенности, будет проблематично обязать оплатить покупателя якобы полученные ценности ввиду отсутствия доказательств их поставки.

К тому же отпуск ТМЦ без доверенности может вызывать интерес и у контролирующих органов. Ведь отсутствие или невыписка доверенности может стать причиной проведения встречных проверок (

абзац пятый части шестой статьи 111 Закона Украины «О государственной налоговой службе в Украине» от 04.12.90 г. № 509-XII).

 

Выводы

Если предприниматель

сам получает ТМЦ у поставщика, то доверенность ему не нужна.

А вот если предприниматель поручает получить ценности другому лицу — работнику, который находится с ним в трудовых отношениях, то вместе с паспортом или другим документом, удостоверяющим личность, такое лицо должно предоставить доверенность. При этом такая доверенность может быть оформлена либо:

— в соответствии с требованиями

ГКУ, с указанием в ней данных о Свидетельстве о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности;

— в виде привычной доверенности типовой формы № М-2 с подписью и печатью физического лица.

Если работник будет приобретать товар

за наличные, то доверенность не нужна. Обязательно нужна доверенность в том случае, когда ТМЦ получают по безналичному расчету, бесплатно или в рамках бартерных операций, по договорам, не предусматривающим перехода права собственности (по договору комиссии, договору на переработку давальческого сырья и т. п.), при получении ТМЦ из ремонта, ответственного хранения.

Все выданные доверенности, как и ранее, должны

регистрироваться в специальном Журнале регистрации доверенностей типовой формы № М-3.

Нумерация выданных в течение года доверенностей является сквозной

(требование о сквозной нумерации доверенностей в течение года действует с 1 июня 2008 года).

Справочная информация (справка)

1

Ранее существовали две формы доверенностей: форма № М- 2 и форма № М-2б. Приказом Минфина Украины «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Украины от 16.05.96 г. № 99» от 05.05.2008 г. № 647 форма доверенности № М- 2б отменена.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше