О сроках хранения и уничтожения документации частными предпринимателями
Письмо Государственного комитета Украины по вопросам регуляторной политики и предпринимательства от 27.02.2009 г. № 1899
Государственный комитет Украины по вопросам регуляторной политики и предпринимательства рассмотрел <...> запрос <...> о сроках хранения и уничтожения налоговой и бухгалтерской документации частными предпринимателями и в соответствии с компетенцией сообщает следующее.
Сроки хранения и порядок уничтожения первичных документов, документов налоговой отчетности и другой документации предпринимателями — физическими лицами определены в положениях
приказа Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41 «Об утверждении Перечня типовых документов» (далее — Перечень № 41).В соответствии с
Перечнем № 41 документы, которые частный предприниматель использует в своей хозяйственной деятельности, имеют срок хранения соответственно 3 года, 5 лет, 75 лет (за период до 01.07.2000 г.) и в течение неопределенного срока.Исчисление сроков хранения документов
осуществляется с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводства. Исключение составляют указанные в подпункте 2.12 части ІІ Перечня № 41 случаи, а именно:— в случае хранения документов налоговой отчетности необходимо руководствоваться нормами
подпункта 15.1.1 пункта 15.1 статьи 15 Закона Украины от 21.12.2000 г. № 2181-ІІІ «О порядке погашения обязательств плательщиков налогов перед бюджетами и государственными целевыми фондами» и исчислять отсчет срока с даты подачи налоговой декларации (расчета) (абзац 4);— для разных видов договоров, соглашений отсчет срока начинается с даты окончания срока действия договора
(абзац 5).В
подпункте 2.12 части ІІ Перечня № 41 определены также дополнительные ограничения и уточнения сроков хранения документов, являющихся обязательными к исполнению.В частности, в
абзаце 4 этого подпункта указано:— уничтожение первичных документов и документов налоговой отчетности разрешается только при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. Таким образом, все документы налоговой отчетности предпринимателя независимо от срока их хранения до налоговой проверки (плановой) уничтожать нельзя;
— в случае возникновения противоречий, споров, следственных и судебных дел такие документы требуют хранения (сверх установленного срока) до принятия окончательного решения соответствующими инстанциями.
Положения
Перечня № 41 регулируют также порядок уничтожения документов предпринимателями — физическими лицами.В соответствии с
пунктом 3.6 Перечня № 41 уничтожение документов, срок хранения которых истек и которые не подлежат обязательной передаче в архив, должно происходить по согласованию с государственными архивными учреждениями. Документы, не имеющие определенной исторической ценности и постоянного срока хранения, предприниматель имеет право уничтожить, но с соблюдением установленной законодательством процедуры, а именно: составить акт на уничтожение документов и согласовать его с соответствующим архивным учреждением.
Председатель А. Кужель
комментарий редакции
Ввиду того что закончился еще один год, Госкомпредпринимательства напомнил предпринимателям о документах, точнее, о сроках их хранения. Подробно об этом мы писали в «СД», 2008, № 3, с. 7, и приводили таблицу со сроками хранения каждого вида документа.
Напомним самое важное.
Во-первых,
отсчет срока хранения документа начинается с 1 января того года, который следует за датой его составления (например, документ был составлен 16.05.2005 г., значит, отсчет срока хранения начнется с 01.01.2006 г. и, если срок 3 года, истечет 01.01.2009 г.). Но есть два исключения:— срок хранения налоговых отчетов (деклараций, расчетов) начинается с даты их предоставления. Прямого указания на это в
Перечне № 41 нет. Однако, как следует из подпункта 15.1.1 Закона № 2181, срок исковой давности, в течение которого налоговики имеют право предъявить претензию на налоговое обязательство, составляет 1095 дней со дня подачи декларации. Поэтому отсчитывать срок хранения нужно именно с предельного срока предоставления отчета (а если отчет подан с опозданием — начиная с даты фактической его подачи).Кроме налоговых отчетов, мы бы советовали точно так же отсчитывать срок хранения и для всех документов, на основании которых такие отчеты составляются. Например, для обоснования показателей декларации о доходах необходимы документы, подтверждающие осуществление расходов (выписки банка, платежные поручения), а также документы, подтверждающие, что расходы были связаны с предпринимательской деятельностью (договоры, акты выполненных работ), для отчета по сбору за загрязнение окружающей среды за автомобиль — путевые листы, для НДС-декларации — налоговые накладные и т. д.;
— срок хранения каждого конкретного
договора отсчитывается с даты окончания срока его действия.Во-вторых, не все документы можно уничтожить сразу после истечения срока их хранения:
— налоговые отчеты и иные документы,
которые имеют отношение к определению налогового обязательства (см. выше), необходимо хранить до тех пор, пока налоговики не проведут плановую (именно плановую, а не внеплановую!) проверку за тот период, к которому указанные документы относятся. Тот факт, что срок хранения таких документов в соответствии с Перечнем № 41 может уже истечь, роли не играет. Вместе с тем, если проверка прошла, а срок хранения, указанный в Перечне № 41, еще не истек, документы уничтожать тоже нельзя (до тех пор пока не истечет срок хранения);— документы, которые являются
доказательством в процессе судебного разбирательства или иного спора, нельзя уничтожать до тех пор, пока спор не будет решен (опять же, невзирая на то, что по Перечню № 41 срок их хранения может уже истечь).И напоследок важное замечание: когда документы свое «отлежали», т. е. проверка прошла, и срок их хранения истек, их можно уничтожить. Причем предприниматели в отличие от юридических лиц не обязаны создавать экспертную комиссию для проведения экспертизы ценности документа. Тем не менее
самостоятельно уничтожать документы тоже нельзя. Есть два требования:1) необходимо составить акт на уничтожение документов;
2) этот акт нужно согласовать с соответствующим государственным архивным учреждением
.Только после согласования с архивом документы можно уничтожить. Осуществляется это путем сдачи их организациям по заготовке вторсырья (на основании приемо-сдаточной накладной) или путем сжигания (если документов немного).
