Как использовать компьютер работника в деятельности предпринимателя
ВОПРОС. Предприниматель хочет использовать в своей работе принадлежащий работнику компьютер, на котором установлена лицензионная бухгалтерская программа. Обязательно ли оформлять использование предпринимателем компьютера работника и каким образом? Если предприниматель будет применять эту бухгалтерскую программу для собственного учета, не будет ли такое использование считаться нарушением законодательства в сфере авторских прав?
ОТВЕТ
. Итак, прежде всего коснемся нюансов легальности использования компьютерных программ (далее — КП). Согласно статье 18 Закона об авторском праве они являются объектами авторского права и охраняются как литературные произведения, поэтому за нарушения в этой сфере предусмотрена административная, уголовная, а также гражданско-правовая ответственность (возмещение ущерба). Последние два вида ответственности могут грозить за такие серьезные нарушения, как незаконное тиражирование, реализация КП и т. д., а вот за незаконное использование КП или баз данных предусмотрена административная ответственность согласно статье 512 КУоАП в виде штрафа от 170 до 3400 грн. (от 10 до 200 ннмдг), который теоретически может грозить предпринимателю в рассматриваемой ситуации.Отметим, что проверить, не нарушаются ли права владельцев исключительных имущественных прав на КП, могут представители Государственного департамента интеллектуальной собственности, Государственной службы борьбы с экономической преступностью МВД, ГНСУ, в том числе при участии разработчиков КП.
В целом законность использования КП определяется лицензионным соглашением, заключенным между разработчиком программы и ее пользователем. Как правило, для бухгалтерских программ достаточно, чтобы каждый экземпляр КП был законно установлен на отдельный компьютер. Причем если субъект, которому принадлежит экземпляр (лицензионная копия) КП, ведет в ней налоговый учет других субъектов, это не считается нарушением. Кроме того, разработчики бухгалтерских программ лояльно относятся и к «переоформлению» КП на другое лицо или субъекта предпринимательства.
Поэтому если в офисе предпринимателя будет обнаружен компьютер работника с лицензионной бухгалтерской КП, а работник, в свою очередь, будет на нем выполнять свои трудовые функции, то вопросов относительно легальности КП не должно возникать.
Если же работник предоставил в пользование компьютер с КП, но фактически на нем не работает (например, трудится в другом месте), то тогда все будет зависеть от лояльности проверяющих или разработчиков. Предприниматель, который предпочтет полную легальность, должен будет оформить использование компьютера одним из приведенных ниже способов и попросить работника переоформить права пользования КП на другого субъекта. Преимущества такой легализации еще и в том, что у предпринимателя появится возможность относить в расходы некоторые затраты, связанные с модернизацией и обслуживанием компьютера. Для правового оформления отношений по использованию компьютера возможны следующие варианты:
а) заключение
договора аренды между предпринимателем и работником (статьи 759 — 786 ГКУ), в котором будет оговорено, что предприниматель временно арендует у работника компьютер за определенную плату (ее размер устанавливается по договоренности сторон). В налоговом учете сумма арендной платы включается в расходы при наличии подтверждающего платежного документа. При этом, будучи налоговым агентом, предприниматель из суммы арендной платы удерживает налог на доходы;б) заключение
договора ссуды компьютера (статьи 827 — 836 ГКУ), по которому одна сторона (работник) бесплатно передает другой стороне (предпринимателю) вещь (компьютер) для пользования в течение установленного срока (см. «СД», 2010, № 17, с. 29).Доходы и расходы предпринимателя на общей системе при этом увеличиваться не будут. Для работника налоговые последствия по налогу на доходы в данном случае не возникают, поскольку он дохода не получает;
в)
компенсация расходов за пользование имуществом работника предусмотрена также трудовым законодательством — статьей 125 КЗоТ. В ней сказано, что работники, использующие свои инструменты для нужд предприятия, имеют право на получение компенсации за их износ (амортизацию), размер которой может устанавливаться собственником. Несмотря на то, что в статье 125 КЗоТ говорится о трудовых отношениях с юридическим лицом (предприятием), мы считаем, что нормы трудового законодательства должны в равной степени распространяться и на работников физлиц-предпринимателей.Если предприниматель пойдет таким путем, то ему следует издать приказ (распоряжение) о выплате компенсации работнику за использование для собственных нужд его компьютера, в котором будет указываться, для каких целей, на какой срок используется компьютер, а также размеры компенсации. На наш взгляд, предприниматель не обязан для определения размера компенсации придерживаться сумм амортизации, которые рассчитываются согласно
статьям 144 — 146 НКУ, а может установить ее сумму на свое усмотрение, например 100 грн. в месяц. В налоговом учете сумму компенсации предприниматель сможет отнести в расходы на основании платежной ведомости и пункта 142.2 НКУ (как компенсационную выплату работнику, предусмотренную законодательством). Из ее суммы удерживается налог на доходы (15 %), а ЕСВ сумма компенсации не облагается.Вместе с тем возможен вариант, когда
стороны предпочтут негласное использование компьютера, при котором работник и предприниматель не будут юридически оформлять его передачу. Минусом такого «полулегального» положения будет то, что у предпринимателя не будет права на расходы, связанные с использованием компьютера. А в случае проверок законности использования КП предпринимателю придется объяснить проверяющим, что компьютер принадлежит его работнику, который легально использует КП, и обеспечить его присутствие в офисе.Документы консультации
КЗоТ
— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.ГКУ
— Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.КУоАП
— Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.НКУ
— Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.Закон об авторском праве
— Закон Украины «Об авторском праве и смежных правах» от 23.12.93 г. № 3792-XII.
