Перевозчик — предприниматель на общей системе: как организовать учет деятельности
Поводом для написания данной статьи послужил поступивший в редакцию вопрос нашего читателя. В нем шла речь о правильной организации учета доходов и расходов ФЛП-общесистемщиком, предоставляющим услуги перевозки грузов. Организация налогового учета предпринимателей, избравших общую, а не упрощенную систему налогообложения, требует поистине творческого и детального подхода, дабы выполнить все требования действующего законодательства. И хотя в данной статье представлены рекомендации по организации учета деятельности предпринимателя-перевозчика, уверены, что этот материал будет полезен всем общесистемщикам.
Жанна СЕМЕНЧЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Документы и сокращения статьи
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
Порядок № 1025 — Порядок ведения Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, которые осуществляют независимую профессиональную деятельность, утвержденный приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1025.
Декларация — Налоговая декларация об имущественном состоянии и доходах (форма утверждена приказом Минфина от 07.11.2011 г. № 1395).
Книга — Книга учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, которые избрали упрощенную систему налогообложения, и физические лица, которые проводят независимую профессиональную деятельность (форма утверждена приказом ГНСУ от 24.12.2010 г. № 1025).
Отчет о командировке — Отчет о средствах, потраченных на командировку или под отчет (форма утверждена приказом Минфина от 05.12.2012 г. № 1276).
Ситуация
Рассматривая требования законодательства и давая свои рекомендации по организации учета перевозчика, будем исходить из данных, приведенных в вопросе читателя. Для более легкого восприятия информации приведем полный текст поступившего вопроса.
| Вопросы по учету деятельности предпринимателя-общесистемщика Из поступившего в редакцию вопроса Условия деятельности ФЛП на общей системе налогообложения. Единственный вид деятельности — предоставление услуг перевозки (осуществляем транспортные перевозки груза как по Украине, так и за границу). Являемся плательщиком НДС, имеем РРО. Используем как безналичные, так и наличные расчеты с заказчиками. Имеем 11 грузовых автомобилей, на которых работают 11 наемных работников — водителей (получают оклад). Автомобили заправляем с помощью скретч-карт (оплачиваем с текущего счета). Работники не работают с наличностью, наличные расчеты производим в офисе предпринимателя. Условно постоянные затраты предпринимателя, не зависящие от полученного дохода: стоимость аренды помещения (офиса); стоимость полученных услуг по ведению учета; банковские расходы; стоимость запчастей к автомобилям, услуги по замене колес, масла; заработная плата водителей, ЕВС из заработной платы. Рабочая ситуация Получаем заказ перевезти груз по маршрутам: г. Хмельницкий — г. Киев, 22.07.13 г. — 23.07.13 г. (первый заказ; безналичная оплата, средства поступили 23.07.13 г., акт составлен 23.07.13 г.); г. Киев — Италия, 24.07.13 г. — 27.07.13 г. (второй заказ; наличная оплата, оплата поступила 01.08.13 г., акт составлен 27.07.13 г.); Италия — г. Хмельницкий, 27.07.13 г. — 01.08.13 г. (третий заказ; безналичная оплата, оплата поступила 03.09.13 г., акт составлен 01.08.13 г.). Себестоимость перевозки определяем: 1) по Отчету о командировке от 01.08.13 г. — суточные по Украине и за границу; 2) по путевому листу — стоимость топлива согласно расчету. Вопросы Подскажите, пожалуйста: 1) как правильно заполнять Книгу такого ФЛП относительно как постоянных расходов, так и расходов по Отчетам о командировке; 2) как распределять расходы в соответствии с полученным доходом (можно ли, как вариант, на протяжении года определять расходы и доходы по кассовому методу, а затем корректировать расходы пропорционально полученным доходам только в декабре и январе); 3) как оптимально организовать налоговый учет, ведь объемы при наличии 11 автомобилей большие. |
Прежде чем перейти к практическим советам, вспомним основные правила формирования доходов и расходов ФЛП-общесистемщика.
Налогообложение общесистемщиков
НДФЛ. Базой обложения НДФЛ доходов, полученных физическим лицом от проведения хозяйственной деятельности, является чистый годовой налогооблагаемый доход, т. е. разница между общим налогооблагаемым доходом (выручка в денежной и неденежной форме) и документально подтвержденными расходами, связанными с хозяйственной деятельностью такого физического лица — предпринимателя (пп. 164.1 и 177.2 НКУ).
В течение года предприниматель уплачивает авансовые платежи по НДФЛ, а по итогам года производит окончательный расчет налоговых обязательств. В приложении 5 к годовой Декларации предприниматель рассчитывает среднемесячный годовой налогооблагаемый доход путем деления чистого годового налогооблагаемого дохода на количество месяцев, в течение которых был получен такой доход. Внутригодовые прибыли и убытки, полученные в отдельных месяцах в течение отчетного года, не учитываются. Важен только общий результат, полученный по итогам отчетного года. Относительно количества месяцев, принимаемых в расчет, налоговые органы определились — берется количество месяцев, в которых проводилась предпринимательская деятельность в течение года, а не только месяцев, в которых предприниматель получил чистый доход (консультации в разделах 104.06 и 104.12 ЕБНЗ, а также в журнале «ВНСУ», 2012, № 42, с. 45).
ЕСВ. В течение года предприниматель уплачивает авансовые платежи по ЕСВ в установленные сроки, а окончательный расчет обязательств осуществляется по итогам года исходя из полученного чистого годового налогооблагаемого дохода. Мы неоднократно обращали ваше внимание, что до сих пор нет единого мнения, как правильно следует заполнять графу 2 «Сума чистого доходу (прибутку), заявлена в податковій декларації фізичної особи — підприємця» таблицы 1 формы № Д5 «Звіт про суми нарахованого доходу застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску» (далее — форма № Д5). ПФУ в письме от 29.02.2012 г. № 4889/03-30 разъяснил, что здесь плательщик самостоятельно отражает фактическую сумму чистого дохода за себя в разрезе месяцев. При этом сумма чистого дохода за год должна соответствовать сумме чистого налогооблагаемого дохода, заявленной в Декларации.
О вариантах расчета чистого дохода в разрезе по месяцам для целей взимания ЕСВ мы подробно писали в «СД», 2013, № 1, с. 32. Как разъясняется в письме ПФУ от 22.06.2011 г. № 12657/03-20, ЕСВ в сумме не меньше минимального страхового взноса уплачивается предпринимателями по итогам года только за те месяцы, в которых они имели доход (прибыль). ЕСВ в сумме не меньше минимального страхового взноса уплачивается предпринимателями по итогам года только за те месяцы, в которых они имели доход (прибыль). Один из вариантов распределения чистого дохода по месяцам для целей ЕСВ заключается в расчете среднемесячного чистого дохода путем деления суммы чистого годового дохода (согласно Декларации за отчетный год) на количество месяцев, в которых была получена прибыль (по данным Книги). Соответственно, в каждой строке убыточного месяца в графе 2 таблицы 1 формы № Д5 ставится прочерк. При таком подходе ЕСВ будет уплачен по итогам года только за те месяцы, в которых была получена прибыль. Отметим, что при таком подходе расчет среднемесячного годового дохода для целей уплаты ЕСВ и для целей обложения предпринимательского дохода НДФЛ могут не совпасть: в первом случае в расчет берется количество месяцев, в котором получена прибыль (доход), а во втором — общее количество месяцев в году, в течение которых осуществлялась деятельность (ФЛП работал на общей системе налогообложения).
Исходя из этого неправильное (несвоевременное) отражение доходов и расходов в Книге приведет к неправильному определению результата деятельности в разрезе месяцев отчетного года. И если для целей обложения НДФЛ, как предлагается в поступившем от читателя вопросе, предпринимателю достаточно будет отследить правильность отражения доходов и расходов только по переходящим из года в год операциям, то для целей взимания ЕСВ внутригодовые прибыли/убытки имеют принципиальное значение.
Доходы и расходы общесистемщиков
Доходы. Предприниматель отражает свой доход в момент получения денежных средств или натуральной компенсации, т. е. действует «кассовый» метод отражения доходов. На дату получения оплаты за товар (услугу) частный предприниматель отражает сумму доходов в графе 3 «Розмір отриманих доходів від здійснення діяльності (за день, місяць, квартал, рік)» Книги.
Соответственно при подписании акта предоставленных услуг по перевозке доход не возникает.
Что касается документов, подтверждающих сумму доходов и являющихся основанием для их отражения в Книге, то для оплат, поступивших по безналу, это выписка банка, а для наличных поступлений — отчеты по РРО. Если предприниматель продает товары (предоставляет услуги) по бартеру, то он отражает доходы на дату фактического получения товаров (предоставления услуг) от поставщика в счет бартерной сделки.
Предприниматели, зарегистрированные плательщиками НДС, отражают в Книге доходы (равно как и расходы) без НДС (п. 177.3 НКУ).
Расходы. В соответствии с пунктом 177.2 НКУ при определении чистого налогооблагаемого дохода учитываются документально подтвержденные расходы, связанные с хозяйственной деятельностью предпринимателя. В перечень расходов, непосредственно связанных с получением доходов, относятся расходы, которые включаются в расходы операционной деятельности согласно разделу ІІІ НКУ (п. 177.4 НКУ).
Так, в расходы операционной деятельности включаются те, которые указаны в пунктах 138.4, 138.6 — 138.9, 138.11 и подпунктах 138.10.2 — 138.10.4 НКУ, а также другие расходы с учетом пунктов 138.2, 138.11, 140.2 — 140.5, статей 142 и 143 и других статей НКУ, которые прямо определяют особенности формирования операционных расходов (подробную таблицу состава расходов общесистемщика мы приводили в «СД», 2013, № 2, с. 28).
Основные расходы, которые нельзя учесть предпринимателю при расчете чистого дохода, названы в пункте 138.5, подпунктах 138.10.5, 138.10.6 и статье 139 НКУ (расходы на лицензии и разрешения, плату за госрегистрацию, проценты по кредитам; расходы на приобретение, изготовление, строительство, реконструкцию, модернизацию и другое улучшение основных средств и расходы, связанные с добычей полезных ископаемых, а также с приобретением (изготовлением) нематериальных активов, подлежащих амортизации; суммы сбора за осуществление некоторых видов предпринимательской деятельности (плата за патент) и т. п.).
Кроме того, предприниматель вправе учесть фактически понесенные им расходы, т. е. приобретенные им товары (работы, услуги) должны быть оплачены поставщику (исполнителю). Однако учитывать расходы исключительно по мере их фактической оплаты (т. е. по «кассовому методу») предприниматель не может: согласно подпункту 139.1.3 НКУ в расходы не включаются суммы предварительной (авансовой) оплаты товаров, работ, услуг, т. е. до тех пор пока оплаченные товары, работы, услуги не будут фактически получены, их нельзя включать в расходы. Кроме того, нужно учитывать, что:
— расходы, которые формируют себестоимость товаров (работ, услуг), признаются расходами того отчетного периода, в котором признаны доходы от реализации таких товаров (работ, услуг) (п. 138.4 НКУ);
— прочие операционные расходы признаются расходами того отчетного периода, в котором они осуществлены с учетом установленных НКУ особенностей (п. 138.5 НКУ).
Итак, подытожим:
расходы, включаемые в себестоимость предоставленных услуг, предприниматель отражает, когда им получен доход (поступила оплата от заказчика). При этом такие расходы должны быть и фактически получены, и оплачены, т. е. отражаются «по второму событию»;
прочие операционные расходы (аренда, коммунальные платежи, расходы на оплату труда, уплату ЕСВ и т. п.) отражаются «по второму событию» (должны быть и оплачены, и фактически получены) без привязки к дате возникновения доходов от реализации услуг.
Еще раз обратим внимание, что предприниматель, зарегистрированный плательщиком НДС, отражает расходы без учета суммы входного НДС. Неплательщики НДС включают в расходы всю сумму расходов с учетом НДС.
Основные правила заполнения Книги
Таблица 1
Правила заполнения ключевых граф Книги
| Графа | Порядок заполнения |
| 1 | 2 |
| 3 | «Розмір отриманих доходів від здійснення діяльності (за день, місяць, квартал, рік)» |
| Как отмечалось выше, в этой графе предприниматель отражает доходы на дату получения оплаты от заказчика. Причем доход в наличной или безналичной форме указывается ежедневно итоговой суммой за день без расшифровки, от кого и за что он получен | |
| 4 — 10 | «Витрати виробництва та обігу» |
| Сразу же заметим, что в расчете чистого налогооблагаемого дохода (графа 12 Книги) участвуют данные граф 6, 9 и 10 | |
| 5 | «загальна вартість придбаних товаро-матеріальних цінностей (грн.)» |
| Данные этой графы не участвуют в расчете чистого дохода предпринимателя. | |
| 6 | «у тому числі, товарів, що реалізовані, товаро-матеріальних цінностей, що використані у виробництві продукції (грн.)» |
| Эту графу предприниматель заполняет после получения дохода от продажи товаров (работ, услуг). На наш взгляд, делать это в тот же день, когда получен доход, необязательно (по крайней мере такого требования нет в Порядке № 1025). Предприниматель может отражать расходы, непосредственно связанные с получением дохода, по итогам отчетного месяца при подведении итогов общей суммой на основании ведомости (отчета, расчета и т. п.) по таким расходам | |
| 9 | «понесені витрати на оплату праці та нарахування на заробітну плату (грн.)» |
| Здесь показываем «грязную» сумму (т. е. без вычета НДФЛ и ЕСВ) заработной платы на дату ее выплаты работникам, а также сумму перечисленного ЕСВ «сверху» с зарплаты работников (на дату фактической уплаты). Такие расходы прямо не привязаны к получению выручки, поэтому их следует учитывать в том месяце, в котором они осуществлены (на дату выплаты) | |
| 10 | «понесені інші витрати, пов’язані з одержанням доходу, включаючи вартість виконаних робіт, наданих послуг (грн.)» |
| В эту графу попадут фактически понесенные прочие расходы, непосредственно связанные с получением дохода, которые не указаны в графах 6 и 9, включая стоимость оплаченных выполненных работ и предоставленных услуг. Таким образом, здесь отражаются прочие расходы и полученные, и оплаченные, кроме ТМЦ, использованных при предоставлении услуг (графа 6), и расходов на зарплату и уплату ЕСВ «сверху» (графа 9). К таким расходам (графа 10) можно отнести накладные расходы: затраты на командировки работников, арендную плату, коммунальные расходы, оплату услуг по ремонту автомобилей, парковку, охрану, ЕСВ, уплачиваемый предпринимателем за себя, налоги и т. п. | |
| 12 | «Чистий дохід (грн.) гр. 3 - гр. 6 - гр. 9 - гр. 10» |
Подробнее остановимся на командировочных расходах, так как применительно к описанной в вопросе ситуации львиная доля затрат проводится именно на основании Отчетов о командировках. По возвращении из командировки работник составляет Отчет о командировке, к которому обязательно прилагает подтверждающие документы о понесенных затратах (счета гостиниц, транспортные билеты, чеки на приобретенные ГСМ, накладные, квитанции о понесенных прочих расходах и т. п.).
В момент предоставления командированным лицом Отчета о командировке командировочные расходы (проезд, проживание, приобретенные услуги и т. п.) записываются в графы 4 и 10 Книги на основании приложенных подтверждающих документов. Если в командировке приобретались ГСМ, другие ТМЦ, то такие расходы необходимо отразить в графах 4, 5 и 6 (а не в графе 10) Книги. В связи с этим в Отчет о командировке рекомендуем (для себя) выделять стоимость приобретенных подотчетным лицом ГСМ (других ТМЦ) из общей суммы утвержденных расходов для более удобного заполнения Книги.
Обратим внимание: согласно пункту 3.4 Порядка № 1025 в графу 4 «реквізити документа, що підтверджує понесені витрати» Книги записываются реквизиты документа, подтверждающего понесенные расходы, связанные с приобретением ТМЦ, выполнением работ и предоставлением услуг (номер, дата и название документа). Документами, которые подтверждают расходы, могут быть, в частности, товарно-транспортная и/или налоговая накладная, платежное поручение, фискальный чек, акт закупки (выполненных работ, предоставленных услуг) и другие расчетные документы. Как видим, Порядок № 1025 требует разносить в Книге сумму расходов по каждому расчетному документу (счету гостиницы, транспортному билету, чеку на приобретение ГСМ и т. п.). В то же время, на наш взгляд, вряд ли можно будет считать ошибкой, если расходы, понесенные командированным работником, будут отражены в соответствующих графах Книги одной строкой с указанием в графе 4 номера и даты Отчета о командировке, ведь предприниматель отражает данные расходы на основании этого документа (Отчета о командировке), который им утвержден.
В завершение разговора о Книге хотим обратить ваше внимание, что на момент подготовки данного материала появился проект приказа Миндоходов об утверждении новой формы Книги и порядка ее ведения (см. с. 2). Появление данного документа прежде всего вызвано проведением административной реформы (на смену ГНСУ пришло Миндоходов). Согласно проекту данного документа планируется разрешить предпринимателям вести Книгу в электронном виде (при наличии сертификата электронной цифровой подписи и на основании заявки о получении Книги, направляемой органам Миндоходов в электронном виде).
Что касается изменений по сути, то они не существенны: сокращается количество граф Книги (теперь их будет 9), вводится новая графа для отражения предпринимателем средств по возвращенным товарам (работам, услугам) или предоплаты. Основные же графы по доходам и расходам соответствуют ныне действующей форме, в связи с этим представленный сегодня материал будет актуален и после утверждения новой формы Книги и порядка ее ведения.
Рекомендации по организации учета
Рассмотрев основные правила налогообложения и отражения учета доходов и расходов предпринимателем-общесистемщиком в Книге, предложим вариант организации учета перевозчиком (по заданной в вопросе ситуации). Выделим основные моменты организации учета:
1. Учет доходов и расходов по предоставленным услугам по перевозке ведется в разрезе каждого заказа, которому присваивается отдельный (уникальный) номер.
2. Уникальный номер присваивается документам, подтверждающим расходы на выполнение заказа, а именно Отчету о командировках и путевому листу.
3. Если в ходе командировки выполняется несколько заказов, то рекомендуем составлять несколько Отчетов о командировках, распределяя понесенные расходы на каждый заказ. В путевых листах, если в рамках одной поездки выполняется несколько заказов, также выделяется количество израсходованных ГСМ в разрезе каждого выполненного заказа.
4. Общий учет доходов и расходов услуг по перевозке осуществляется в Ведомости учета заказов (см. рис. 3 на с. 23), в которой предприниматель может вводить дополнительные, необходимые ему для учета графы. В данной Ведомости сводится вся информация по выполнению заказа: сумма, дата получения доходов (отчет РРО и выписка банка) и дата их отражения в Книге; сумма, дата понесенных расходов (авансовый отчет и путевой лист по данному заказу) и дата их отражения в Книге (после фактического выполнения и получения оплаты).
В табл. 2 на числовом примере показан учет у ФЛП-перевозчика.
В завершение еще раз хотим обратить ваше внимание, что вскоре планируется появление новой формы Книги и порядка ее ведения, в которой другая нумерация граф. Этот момент нужно учитывать при применении представленных в статье рекомендаций. Надеемся, что сегодняшние советы пригодятся вам при организации учета деятельности предпринимателя-общесистемщика. Мы постарались донести до вас идею построения учетного процесса, а вы на свое усмотрение можете его упростить или, наоборот, усложнить (еще более детализировать) с учетом специфики вашей деятельности. Главное, чтобы принятая вами позиция была верной и убедительной и вы смогли доказать свою правоту при проверке.
Таблица 2
Журнал хозяйственных операций
| Дата | Содержание хозяйственной операции | Сумма, грн. (без НДС) | Запись в Ведомости учета заказов | Запись в Книге |
| графа | графа | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| ИЮЛЬ | ||||
| 01.07 | Оплачена аренда за июнь 2013 года (акт составлен и подписан 30.06.13 г.) | 2000,00 | — | 10 |
| Примечание. Услуги по аренде и получены, и оплачены, поэтому отражаем в Книге (см. рис. 4 на с.24) по «второму событию» — оплате. | ||||
| 03.07 | Перечислены денежные средства поставщику в счет приобретения ГСМ (получены скретч-карты) | 10600,00 | — | — |
| Примечание. Данные отражаются в гр. 2 — 4 Ведомости учета скретч-карт (см. рис. 1 на с. 22). На момент перечисления предоплаты расходы у предпринимателя не возникают. Расходы будут отражены в Книге: — в гр. 5 по итогам месяца на основании гр. 9 Ведомости учета скретч-карт (в сумме фактической выдачи ГСМ водителям для заправки в бак); — в гр. 6 на основании итоговых данных по отчетному месяцу (гр. 13 — 15 и т. д.) Ведомости учета заказов после фактического выполнения заказа и получения оплаты по ним. | ||||
| 05.07 | Выплачена зарплата работникам за вторую половину июня (в «грязной» сумме согласно ведомости начисления зарплаты от 30.06.13 г.) | 20000,00 | — | 9 |
| 05.07 | Перечислены «зарплатные» платежи (условно): | |||
| — ЕВС «снизу» | 720,00 | — | — | |
| — НДФЛ | 2670,00 | — | — | |
| — ЕВС «сверху» | 3470,00 | — | 9 | |
| 22.07 | Получен заказ № 01/07 (Хмельницкий — Киев). Выданы водителю скретч-карты на 100 л ГСМ по цене 10,60 грн. без НДС | 1060,00 | — | — |
| Примечание. Эти сведения отражаются в гр. 5 — 11 Ведомости учета скретч-карт, а также в количественном выражении (на основании предоставленного водителем путевого листа) в гр. 4 Ведомости учета ГСМ по автомобилю (см. рис. 2 на с. 22). | ||||
| 23.07 | Поступила оплата по безналичному расчету за заказ № 01/07 (документ — выписка банка) | 1000,00 | 5, 6, 7 и 8 | 3 |
| 23.07 | Выполнен заказ № 01/07: | |||
| — расход ГСМ в пределах норм согласно путевому листу № 01/07 (60 л по цене 10,60 грн.) | 636,00 | 11, 12 и 13 | — | |
| — Отчет о командировке № 01/07 (суточные) | 100,00 | 16, 17 и 18 | — | |
| Примечание. Так как на момент выполнения заказа он уже оплачен заказчиком, записи по расходам сразу вносятся в Ведомость учета заказов (по ГСМ — гр. 13 (июль); по суточным расходам — гр. 18 (июль) — см. рис. 3 на с. 23). При постоплате гр. 13 — 16, 18 и 19 Ведомости учета заказов заполняются на дату поступления оплаты от заказчика. Запись в Книге будет сделана по итогам отчетного месяца на основании Ведомости учета заказов: — итог гр. 13 (июль) Ведомости учета заказов отражается в гр. 6 Книги; — итог гр. 18 (июль) — в гр. 10 Книги. | ||||
| 24.07 | Получен заказ № 02/07 (Киев — Италия). Выданы водителю скретч-карты на 300 л ГСМ по цене 10,60 грн. без НДС | 3180,00 | — | — |
| 27.07 | Получен заказ № 03/07 (Италия — Киев) (водитель находится в пути) | — | — | — |
| 28.07 | Приобретены шины для замены (Отчет о командировке заведующего гаражом № ХН-1 (хознужды) с приложенными | 8000,00 | — | 5 |
| Примечание. По запчастям и прочим ТМЦ ведется материальный отчет подотчетным лицом. При передаче в использование (эксплуатацию) эти данные заносятся в гр. 6 Книги (если эти ТМЦ уже оплачены поставщику). Должны предупредить, что налоговики против отражения в составе расходов ФЛП-общесистемщика стоимости шин (разд. 104.05 ЕБНЗ). Мы с этим не согласны. | ||||
| 29.07 | Перечислена предоплата за услуги по замене шин | 400,00 | — | — |
| 31.07 | Составлен и подписан акт предоставленных услуг по замене шин | 400,00 | — | 10 |
| 31.07 | Включены в расходы затраты на приобретение шин | 8000,00 | — | 6 |
| АВГУСТ | ||||
| 01.08 | Поступила оплата за заказ № 02/07 | 18000,00* | 5, 6, 7 и 9 | 3 |
| 01.08 | Водителем составлен Отчет о командировке: | |||
| 1. Отражены расходы в сумме расходов по заказу № 02/07 на общую сумму 3850,00 грн. (без НДС), в том числе**: | ||||
| — суточные, проживание, другие расходы, не связанные с приобретением ГСМ | 3300,00 | 16, 17 и 19 | — | |
|
| — приобретение ГСМ (50 л по цене 11,00 грн. без НДС) | 550,00 | — | — |
| Примечание. Сумма расходов на ГСМ, приобретенные водителем, отражается в Ведомости учета затрат на основании данных путевого листа № 02/07 о фактически израсходованном топливе на выполнение данного заказа. До выполнения заказа (предоставления путевого листа) такие затраты являются лишь оплаченными предпринимателем, но не фактически понесенными. | ||||
| 2. Отражены расходы, понесенные водителем в командировке, на выполнение заказа № 03/07 на общую сумму 9400,00 грн. без НДС, в том числе: | ||||
| — суточные, проживание, другие расходы, не связанные с приобретением ГСМ | 5000,00 | 16, 17 | — | |
| — приобретение ГСМ (400 л по цене 11,00 грн. без НДС) | 4400,00 | — | — | |
| 01.08 | Произведены расходы на ГСМ по путевому листу № 02/07, приходящиеся на заказ: | |||
| — № 02/07 ((40 л + 300 л) х 10,60 + 40 л х 11,00) | 4044,00 | 11, 12 и 14 | — | |
| — № 03/07 (400 л х 11,00) | 4400,00 | 11, 12 | — | |
| СЕНТЯБРЬ | ||||
| 03.09 | Поступила на текущий счет оплата по заказу № 03/07 | 19000,00 | 5, 6, 7 и 10 | 3 |
| 03.09 | Отражены в Ведомости учета заказов расходы, понесенные в связи с выполнением заказа № 03/07: | |||
| — суточные, проживание, другие расходы, не связанные с приобретением ГСМ (по Отчету о командировке № 02/07 в части затрат, приходящихся на заказ № 03/07) | 5000,00 | 20 | — | |
| — расход ГСМ (400 л по цене 11,00 грн. без НДС) (по путевому листу № 02/07 в части затрат по путевому листу № 03/07) | 4400,00 | 15 | — | |
| Примечание. Понесенные на выполнение заказа № 03/07 расходы уже отражены в Ведомости учета заказов. Это происходит по данным предоставленного водителем путевого листа (см. гр. 11 и 12 по строке заказа № 03/07) и Отчета о командировке (см. гр. 16 и 17 по строке заказа № 03/07). Еще раз поднимать первичные документы, чтобы сделать записи в Ведомости учета заказов, не нужно. Такие расходы только «ждут» поступления оплаты от заказчика. В том месяце, в котором предприниматель получает оплату (заполняет гр. 5, 6 и 7 Ведомости учета заказов), эти расходы переносятся в графу расходов соответствующего месяца для заполнения Книги. | ||||
| * Напомним, что запрет на проведение наличных расчетов сверх 10 тыс. грн. между субъектами хозяйствования распространяется и на ФЛП. Сейчас (до 01.09.2013 г.) наказать за это могут плательщика наличности, а с 01.09.2013 г. ситуация неоднозначна. Платежи от заказчиков — обычных физлиц с 01.09.13 г. можно принимать в сумме, не превышающей 150 тыс. грн. в день. Подробнее см. «СД», 2013, № 8, с. 37, а также № 15, с. 3. ** В данном случае во время одной командировки работник выполнил два заказа. В связи с этим по возвращении целесообразно распределить понесенные расходы в разрезе заказов (к Отчету о командировке прилагается расшифровка расходов к заказам № 02/07 и № 03/07). | ||||
Ведомость учета скретч-карт на ГСМ
| Дата | Поступило | Выдано | Остаток на конец периода | |||||||||
| коли-чество, л | цена | стоимость, грн. | автомобиль | номер пут. | количество, л | цена за 1 л (без НДС) | стоимость, грн. | Ф. И. О. водителя | подпись водителя | количество, л | стоимость, грн. | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
| 03.07 | 1000 | 10,6 | 10600,00 | — | — | — | — | — | — | — | — | — |
| 22.07 | — | — | — | АР 8252 | 01/07 | 100 | 10,60 | 1060,00 | Кук | v | — | — |
| 24.07 | — | — | — | АР 8252 | 02/07 | 300 | 10,60 | 3180,00 | Иванов | v | — | — |
| Итого за июль | 1000 | х | 10600,00 | х | х | 400 | х | 4240,00* | х | х | 600 | 6360,00 |
Рис. 1. Примерная форма Ведомости учета скретч-карт на ГСМ
Ведомость учета ГСМ
(ведется в количественном выражении (л) на основании путевых листов отдельно по каждому автомобилю)
| Дата | Номер пут. листа | Остаток в баке на начало периода (кол-во, л) | Заправлено в бак, л | Израсходовано | Остаток в баке на конец периода | |||||||
| всего, в том числе: | в пределах норм | сверх норм | ||||||||||
| по скретч-картам | по авансовому отчету | прочее | заказ | заказ | ||||||||
| номер | кол-во | номер | кол-во | |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
| 01.07 | — | 10 | — | — | — | — | — | — | — | — | — | — |
| 23.07 | 01/07 | 10 | 100 | — | — | 60 | 01/07 | 60 | — | — | — | 40 |
| Итого за июль | х | 10 | 100 | — | — | 60 | х | х | х | х | — | 40 |
| 01.08 | — | 40 | — | — | — | — | — | — | — | — | — | — |
| 01.08 | 02/07 | 40 | 300 | 450 | — | 780 | 02/07 | 380 | 03/07 | 480 | — | 10 |
| Итого за август | х | 40 | 300 | 450 | — | 780 | х | х | х | х | — | 10 |
Рис. 2. Примерная форма Ведомости учета ГСМ
Примечания к заполнению Ведомости учета ГСМ:
1. Предприниматель вводит дополнительные графы, необходимые ему для учета (например, Ф. И. О. водителя, если автомобиль находится в распоряжении нескольких водителей).
2. Ведомость учета ГСМ ведется в количественном выражении после выполнения водителем заказа на основании предоставленного путевого листа. В то же время возможно организовать в данном учетном регистре и стоимостный учет движения ГСМ для более удобного заполнения Ведомости учета заказов.
3. Данные Ведомости учета ГСМ не переносятся в Книгу. Этот регистр предназначен для контроля за поступлением и расходованием ГСМ по автомобилю в разрезе выполнения каждого заказа, а также для правильного заполнения суммовых показателей в Ведомости учета заказов на основании предоставленных авансовых отчетов и путевых листов.
Ведомость учета заказов
(ведется сводная по всем автомобилям)
| Заказ | Доходы | Расходы на ГСМ и ТМЦ | Прочие расходы | ||||||||||||||||
| номер | дата поступления | дата выполнения | стоимость | дата | сумма, грн. без НДС | документ | запись в Книге | документ | сумма, грн. без НДС | запись в Книге | документ | сумма, грн., без НДС | запись в Книге | ||||||
| июль | август | сентябрь | июль | август | сентябрь | июль | август | сентябрь | |||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 |
| 01/07 | 22.07 | 23.07 | 1000,00 | 23.07 | 1000,00 | банк | 1000,00 | — | — | п/л № 01/07 | 636,00 | 636,00 | — | — | о/ком № 01/07 | 100,00 | 100,00 | — | — |
| 02/07 | 24.07 | 27.07 | 18000,00 | 01.08 | 18000,00 | РРО | — | 18000,00 | — | п/л № 02/07 | 4044,00 | — | 4044,00 | — | о/ком № 02/07 | 3300,00 | — | 3300,00 | — |
| 03/07 | 27.07 | 01.08 | 19000,00 | 03.09 | 19000,00 | банк | — | — | 19000,00 | п/л № 03/07 | 4400,00 | — | — | 4400,00 | о/ком № 03/07 | 5000,00 | — | — | 5000,00 |
| Итого за месяц: | |||||||||||||||||||
| июль | 1000,00 |
|
|
|
| 636,00 |
|
|
|
| 100,00 |
|
| ||||||
| август |
| 18000,00 |
|
|
|
| 4044,00 |
|
|
|
| 3300,00 |
| ||||||
| сентябрь |
|
| 19000,00 |
|
|
|
| 4400,00 |
|
|
|
| 5000,00 | ||||||
Рис. 3. Примерная форма Ведомости учета заказов
Примечания к заполнению Ведомости учета заказов:
1. Предприниматель может вносить дополнительные графы, необходимые ему для учета (наименование или Ф. И. О. заказчика, маршрут, Ф. И. О. водителя, номер автомобиля и т. п.). В приведенной форме эти сведения не приводим, так как их можно взять из бланка заказа.
2. Данные о сумме полученного дохода (гр. 6 Ведомости учета заказов) отражаются в Книге в тот день, в котором получена оплата (гр. 5 Ведомости учета заказов).
3. Что касается отражения расходов, непосредственно связанных с выполнением заказов, то они могут отражаться в Книге в тот же день, когда у предпринимателя возникли доходы по соответствующей заявке. В то же время в Порядке № 1025 нет такого требования. В связи с этим считаем возможным заполнение расходной части Книги на основании итоговых данных Ведомости учета заказов за соответствующий месяц. Например, по июлю: итог гр. 13 переносится в гр. 6 Книги, а итог гр. 18 — в гр. 10 Книги.
4. Если заказ оплачен в одном месяце, а фактическое его выполнение приходится на следующий месяц, то расходные графы для заполнения Книги (гр. 13, 14, 15 и 18, 19, 20) заполняются в таком следующем месяце.
5. Книга ведется в рамках отчетного года (вплоть до выполнения всех заказов и получения оплаты по ним). Если, к примеру, заказ выполнен в декабре 2013 года, а оплата по нему получена в январе 2014 года, то в Ведомость учета заказов добавляется графа «январь 2014 года» и соответственно расходы будут отражены в этой графе и в Книге в январе 2014 года.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державної податкової адміністрації України
24.12.2010 № 1025
Книга обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці,
крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування,
і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність
| Період обліку (день, місяць, квартал, рік) | Залишок товарних запасів, матеріалів, сировини на початок звітного періоду (грн.) | Розмір отриманих доходів від здійснення діяльності (за день, місяць, квартал, рік) | Витрати виробництва та обігу | Залишок товарних запасів, матеріалів, сировини на кінець звітного періоду (грн.) | Чистий дохід (грн.) | ||||||
| реквізити документа, що підтверджує понесені витрати | загальна вартість придбаних товаро-матеріальних цінностей (грн.) | у тому числі товарів, що реалізовані, товаро-матеріальних цінностей, що використані у виробництві продукції (грн.) | внутрішнє переміщення товару (відпущено/отримано) | понесені витрати на оплату праці та нарахування на заробітну плату (грн.) | понесені інші витрати, пов’язані з одержанням доходу, включаючи вартість виконаних робіт, наданих послуг (грн.) | ||||||
| адреса місця здійснення діяльності, прізвище, ім’я, по батькові та реєстраційний номер облікової картки найманого працівника або серія та номер паспорта* | вартість товару, що переміщено (грн.) | ||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 01.07.13 |
|
| Акт по аренде от 30.06.13 г. |
|
|
|
|
| 2000,00 |
|
|
| 05.07.13 |
|
| Ведомость по з/пл за июнь |
|
|
|
| 20000,00 |
|
|
|
| 05.07.13 |
|
| Ведомость по з/пл за июнь |
|
|
|
| 7376,00 |
|
|
|
| 05.07.13 |
|
| Аванс. Платеж по ЕВС |
|
|
|
|
| 3470,00 |
|
|
| 23.07.13 |
| 1000,00 | Банк. Выписка |
|
|
|
|
|
|
|
|
| 28.07.13 |
|
| Накладная № 289 | 8000,00 |
|
|
|
|
|
|
|
| 31.07.13 |
|
| Акт об услугах № ЗШ/1 |
|
|
|
|
| 400,00 |
|
|
| 31.07.13 |
|
| Материальный отчет о списании ТМЦ (замена шин) |
| 8000,00 |
|
|
|
|
|
|
| 31.07.13 |
|
| Вед. учета скретч-карт | 4240,00 |
|
|
|
|
|
|
|
| 31.07.13 |
|
| Вед. учета заказов |
| 636,00 |
|
|
| 100,00 |
|
|
| Итого за июль |
| 1000,00 |
| 12240,00 | 8636,00 |
|
| 27376,00 | 5970,00 |
| -40982,00 |
| 01.08.13 |
| 18000,00 | Отчет РРО |
|
|
|
|
|
|
|
|
| 31.08.13 |
|
| Вед. учета заказов |
| 4044,00 |
|
|
| 3300,00 |
|
|
| Итого за август |
| 18000,00 | х |
| 4044,00 |
|
|
| 3300,00 |
| 10656,00 |
| 03.09.13 |
| 19000,00 | Вед. учета заказов |
| 4400,00 |
|
|
| 5000,00 |
|
|
| Итого за сентябрь |
| 19000,00 |
|
| 4400,00 |
|
|
| 5000,00 |
| 9600,00 |
Рис. 4. Пример заполнения Книги (по данным примера)
