Считать или не считать— вот в чем вопрос
Проводить годовой перерасчет — это обязанность всех работодателей. По его результатам проверяют, правильно ли удерживался в каждом месяце НДФЛ с зарплаты и применялась ли налоговая социальная льгота (далее — НСЛ) (подпункты 169.4.2, 169.4.3 НКУ). Когда же выделить немного времени для того, чтобы произвести все расчеты? Сделать это нужно во время начисления заработной платы за последний месяц отчетного года, т. е. за декабрь 2014 года.
Нужно ли пересчитывать зарплату всех работников? Да, и по основным работникам, и по совместителям, причем независимо от того, применялась ли к их заработной плате НСЛ. По работникам, которые в течение 2014 года уволились, перерасчет не делают.
Учтите: перерасчету подлежат только те выплаты, которые относятся к понятию заработной платы. Их перечень вы найдете в разделе 2 «Фонд оплаты труда» Инструкции № 5 (см. «СД», 2013, № 4, с. 25). Кроме заработной платы, в него входят премии, отпускные и т. д. Но это еще не все. НКУ дополнил этот переченьбольничными (абзац третий подпункта 169.4.1 НКУ).
Важно
Уделите больше внимания месяцам, когда работник болел или был в отпуске. В них он мог получать «переходящие» выплаты, т. е. начисленные за дни разных месяцев. Отдельно выделите работников, к зарплате которых применяли НСЛ.
Пересчитывая зарплату и НДФЛ, важно помнит о том, что:
1) «переходящие» отпускные и больничные распределяются по месяцам, за которые они начислены;
2) НДФЛ взимается по двум ставкам 15 % и 17 %. По первой — с суммы до и равной 12180,00 грн. (в 2014 году), а по второй — с суммы превышения. Причем для сравнения берут не начисленную («грязную») зарплату, а базу для обложения НДФЛ (доход минус ЕСВ «снизу» (абзац второй пункта 167.1 НКУ));
3) премию за квартал, полугодие, год (за период, отличный от месячного) не распределяют по месяцам, а включают в доход одного месяца. Например, в июле работник получил премию 600,00 грн. за трудовые успехи во II квартале. Она полностью войдет в доход июля. Ее не нужно распределять по месяцам II квартала (например, по 200,00 грн.);
4) существуют правила применения НСЛ в разных размерах.
| Вид НСЛ | Размер НСЛ в 2014 году, грн. | Предельный размер зарплаты, дающий право на применение НСЛ в 2014 году, грн. |
| Обычная НСЛ (п.п. 169.1.1 НКУ) | 609,00 | 1710,00 |
| Обычная НСЛ на детей (п.п. 169.1.2 НКУ) | 609,00 х количество детей в возрасте до 18 лет | Для одного из родителей — 1710,00 х количество детей в возрасте до 18 лет; для второго родителя — 1710,00 |
| Повышенная НСЛ на детей (пп. «а» и «б» п.п. 169.1.3 НКУ) | 913,50 х количество детей в возрасте до 18 лет | Для одного из родителей — 1710,00 х количество детей в возрасте до 18 лет; для второго родителя — 1710,00 |
| Повышенная НСЛ (пп. «в» — «е» п.п. 169.1.3 НКУ) | 913,50 | 1710,00 |
| Максимальная НСЛ (пп. «а» — «ґ» п.п. 169.1.4 НКУ) | 1218,00 | 1710,00 |
Алгоритм перерасчета
К сожалению, в НКУ не описан детальный порядок (алгоритм) проведения перерасчета. Поэтому нужно руководствоваться разъяснениями налоговиков, приведенными в «ЗІР» ГФСУ и в письмах, касающихся данной темы. Мы представим его на с. 20 в виде схемы.
Далее вы увидите пример перерасчета и его результаты (см. с. 21).
Пример. У предпринимателя одна работница. С января 2014 года она имеет право на обычную НСЛ — 609,00 грн. Ее месячный оклад в 2014 году: с января по апрель — 1500,00 грн., с мая по август — 1600,00 грн., с сентября по ноябрь — 1700,00 грн., в декабре — 1800,00 грн. В течение 2014 года, кроме зарплаты, работница получала отпускные. С 18 августа по 11 сентября она находилась в ежегодном отпуске 24 календарных дня (праздник 24 августа не оплачивается и не учитывается). Общая сумма отпускных составила 1237,20 грн., из них за 13 дней августа — 670,15 грн., за 11 дней сентября — 567,05 грн. Вся сумма отпускных была начислена работнице в августе 2014 года. Причем сумма отпускных не распределялась по месяцам для удержания НДФЛ. Ее зарплата за август — 880,00 грн., за сентябрь — 1004,55 грн. В августе НСЛ не применялась. Общая сумма заработной платы за август и отпускных составила 2117,20 грн., она превысила допустимый размер дохода (1710,00 грн.), сумма ЕСВ — 76,22 грн., НДФЛ — 306,15 грн. С зарплаты в сентябре: сумма ЕСВ — 36,16 грн., НДФЛ — 53,91 грн.
Результаты перерасчета представим в таблице.
| Расчетный период 2014 года | Правильные суммы заработной платы и других выплат, грн. | ЕСВ (3,6 % — зарплата, отпускные), грн. | НСЛ, грн. | НДФЛ по результатам перерасчета (15 %), грн. | НДФЛ, который был фактически удержан (15 %), грн. | Сумма НДФЛ, под-лежащая возврату (+) или допла- те (-), грн. (гр. 6 - гр. 5) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Январь | 1500,00 | 54,00 | 609,00 | 125,55 | 125,55 | — |
| Февраль | 1500,00 | 54,00 | 609,00 | 125,55 | 125,55 | — |
| Март | 1500,00 | 54,00 | 609,00 | 125,55 | 125,55 | — |
| Апрель | 1500,00 | 54,00 | 609,00 | 125,55 | 125,55 | — |
| Май | 1600,00 | 57,60 | 609,00 | 140,01 | 140,01 | — |
| Июнь | 1600,00 | 57,60 | 609,00 | 140,01 | 140,01 | — |
| Июль | 1600,00 | 57,60 | 609,00 | 140,01 | 140,01 | — |
| Август | 1550,15 | 55,81 | 609,00 | 132,80 | 306,15* | +173,35 |
| Сентябрь | 1571,60 | 56,58 | 609,00 | 135,90 | 53,91 | -81,99 |
| Октябрь | 1700,00 | 61,20 | 609,00 | 154,47 | 154,47 | — |
| Ноябрь | 1700,00 | 61,20 | 609,00 | 154,47 | 154,47 | — |
| Декабрь | 1800,00 | 64,80 | — | 260,28 | 260,28 | — |
| Итого | 19121,75 | 688,39 | — | 1760,15 | 1851,51 | +91,36 |
| * В доход попала сумма отпускных за сентябрь, поэтому не применялась НСЛ. | ||||||
По результатам перерасчета сумма излишне удержанного НДФЛ — 91,36 грн. Ее нужно вернуть работнице, поэтому работодатель уменьшает сумму НДФЛ в декабре 2014 года: 260,28 - 91,36 = 168,92 (грн.).
Отражаем результаты перерасчета в форме № 1ДФ
Результаты годового перерасчета работодатель отражает в форме № 1ДФ за IV квартал 2014 года. Ее заполняют следующим образом:
— в графах 3 и 3а проставляют сумму начисленного и выплаченного дохода за отчетный период;
— в графах 4 и 4а проставляют удержанную сумму НДФЛ с учетом суммы недоплаты/переплаты.
То есть на сумму выявленной недоплаты по НДФЛ увеличивают показатели граф 4 и 4а, а на сумму излишне удержанного НДФЛ — уменьшают показатели этих же граф.
Если суммы НДФЛ за IV квартал 2014 года недостаточно для полного возврата плательщику, то в графах 4 и 4а ставят нули, а непогашенный остаток переносится в счет уменьшения будущих налоговых обязательств.
Ответственность
Действующим законодательством не предусмотрена ответственность за непроведение налоговым агентом перерасчета. Однако это не означает, что его не нужно проводить. Ведь, проводя перерасчет, вы, по сути, еще раз перепроверяете себя. И если вы проигнорировали такую возможность, а налоговики в ходе проверки выявили недоплату (переплату) по НДФЛ из-за непроведенного перерасчета, то готовьтесь к штрафу по пункту 119.2 НКУ (за подачу формы № 1ДФ с недостоверными сведениями) в размере 510,00 грн.
Более того, если выявят недоплату по НДФЛ (недоимку), то она будет взыскана с уплатой штрафа в размере 25 % суммы налога, подлежащей уплате в бюджет (статья 127 НКУ) и пени за весь период просрочки уплаты (статья 129 НКУ).
Выводы
Годовой перерасчет заработной платы и НДФЛ касается всех работников предпринимателя. Работодатель делает его при начислении заработной платы за декабрь текущего года.
Предприниматель уточняет суммы заработной платы и НДФЛ за каждый месяц. Особого внимания заслуживают «переходящие» выплаты: отпускные и больничные.
Сумма НДФЛ, полученная по результатам перерасчета, сравнивается с фактически удержанной. Недоплата вычитается из дохода работника в декабре и следующих месяцах, а переплата, наоборот, уменьшает обязательство по НДФЛ.
Результаты годового перерасчета отражаются в форме № 1ДФ за IV квартал текущего года.
Документы консультации
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 г. № 5.
