Итак, не будем спешить с ответом «да» или «нет», а разберемся со всем по порядку.
Начнем с правил трудового законодательства, которыми установлены требования к срокам выплаты зарплаты. Они оговорены в статье 115 КЗоТ и статье 24 Закона об оплате труда. Заработная плата должна выплачиваться в рабочие дни не реже двух раз* в месяц через промежуток времени, не превышающий 16 календарных дней, и не позднее 7 дней после окончания периода, за который осуществляется выплата.
Такие требования распространяются на всех работодателей, в том числе и на предпринимателей независимо от системы налогообложения.
Классический вариант выплаты зарплаты, рекомендованный Минтруда в письме от 09.12.2010 г. № 912/13/155-10, выглядит следующим образом:
— выплата за первую половину месяца (с 1-го по 15-е число), т. е. аванс, осуществляется не позднее 22-го числа текущего месяца;
— выплата за вторую половину месяца (с 16-го по 30-е (31-е или 28 (29) февраля), т. е. непосредственно зарплата, — не позднее 7-го числа месяца, следующего за месяцем начисления зарплаты.
Получается, что в рассматриваемом случае у работодателя сроки «перепутаны», фактически он дважды выплачивает аванс. Неужели он нарушает порядок выплаты заработной платы? Не будем спешить с таким выводом. Если подумать, то основная идея статьи 115 КЗоТ в том, чтобы работник получал зарплату без заминок и не реже двух раз в месяц.
Для работодателя удобно, чтобы выплата происходила после того, как будут получены результаты труда работника, и КЗоТ к этому относится лояльно. Причем еще одно ограничение: зарплата за первую половину месяца выплачивается не позднее 22-го числа текущего месяца, а за вторую — 7-го числа следующего.
Формально в нашем случае предприниматель не нарушил ни первое, ни второе ограничение. Просто-напросто работодатель не зашел за границу месяца. Причем такой порядок выплаты даже на руку работнику.
В то же время стоит задуматься о минусах такого способа оплаты труда. Так, если последние дни месяца не будут отработаны, то по его окончании придется делать перерасчет зарплаты. Возможно, на «лишнюю» сумму придется уменьшить доход будущего месяца.
Заметим, что в нормативных документах не так много сказано, как действовать в такой ситуации с завышением/занижением выплат работникам. В статье 127 КЗоТ предусмотрен порядок отчисления из зарплаты в связи со счетной ошибкой. И в общем-то все. Понятие счетной ошибки разъяснено в подпункте 1 пункта 24 постановления № 13. Давайте ознакомимся с этими нормами.
Статья 127 КЗоТ: «<…> Отчисления с заработной платы работников для покрытия их задолженности предприятию, учреждению и организации, где они работают, могут осуществляться по приказу (распоряжению) собственника или уполномоченного им органа:
1) <…> для возврата сумм, излишне выплаченных в результате счетных ошибок <…> если работник не оспаривает основания и размер отчисления. В этих случаях собственник или уполномоченный им орган вправе издать приказ (распоряжение) об отчислениях не позже одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса, погашения задолженности или со дня выплаты неправильно исчисленной суммы <…>».
Подпункт 1 пункта 24 постановления № 13: «К счетным ошибкам относятся неправильности в вычислениях, двукратное начисление заработной платы за один и тот же период и т. п. Не могут считаться ими не связанные с исчислениями ошибки в применении закона и других нормативно-правовых актов, в том числе коллективного договора».
Как видим, удержать излишне выплаченную сумму можно только при счетной ошибке. Можно ли отнести к ней переплату в рассматриваемой ситуации? Считаем, что да, ведь в правилах начисления каких-то индивидуальных выплат, предусмотренных законодательством, предприниматель не ошибся.
Для этого предприниматель должен издать распоряжение об отчислении из зарплаты работника излишне выплаченных денежных средств. Кстати, чтобы у работника не возникало вопросов об удержании, его с этим распоряжением нужно ознакомить под подпись.
Издать такое распоряжение нужно не позднее одного месяца со дня выплаты неправильно исчисленной суммы.
Обратите внимание
Статьей 128 КЗоТ установлено ограничение на сумму, которую можно удерживать из «чистой» суммы (подлежащей выплате работнику на руки). Общий размер всех отчислений не может превышать 20 % зарплаты к выплате. В отдельных случаях сумма удержаний не должна превышать 50 %. Кроме того, нельзя проводить удержания с выходного пособия, компенсационных и других выплат (статья 129 КЗоТ).
Если месячный срок пропущен, то предприниматель теряет право издать распоряжение об отчислении из зарплаты излишне выплаченных сумм. Если он это сделает и удержит сумму переплаты, то нарушит трудовое законодательство со всеми вытекающими из такой ситуации последствиями (т. е. со штрафом в размере от 30 до 100 ннмдг (от 510 до 17000 грн.) по статье 41 КУоАП).
Предпринимателю следует составить расчет (пояснение) в письменном виде, которое будет свидетельствовать об обоснованности удержания. Заметим: удержать нужно не начисленную, а выплаченную сумму.
Пример. Предположим, что предприниматель в июле 2014 года выплатил работнику лишние 100 грн. В связи с тем, что ошибочно начислили 100 грн., работник фактически получил на руки лишние 81,94 грн. (100 - 100 х 3,6 % - ((100 - 100 х 3,6 %) х 15 %)).
Именно «чистую» сумму излишней выплаты сравнивают с ограничением по КЗоТ.
А как же быть с ЕСВ, НДФЛ, военным сбором? На наш взгляд, такие корректировки следует проводить за счет зарплаты работника за месяц, в котором исправляется ошибка, не затрагивая прошлые периоды. Работодатель в следующем месяце начисляет зарплату за минусом удержанной суммы, а значит, заплатит меньше отчислений в бюджет (перекроет переплату прошлого месяца).
В то же время, если к зарплате работника применяли НСЛ, корректировку необходимо учитывать в месяце, в котором допущена ошибка. Но если окажется, что она повлияла на ее размер, то правильно распределить суммы и удержать НДФЛ можно при перерасчете(письмо ГНСУ от 19.02.2013 г. № 2972/0/51-12/17-1115).
Покажем в таблице, как эту ошибку исправить в налоговом учете.
| Налог/отчетность | Правила налогообложения в (грн.): | |
| июле | августе | |
| Сумма зарплаты | 2400,00 | 2350,00 |
| ЕСВ: | ||
| — начисление (условно — 36,76 %) | 882,24 | 863,86 |
| — удержание (3,6 %) | 86,40 | 84,60 |
| НДФЛ | 347,04 | 339,81 |
| Военный сбор (1,5 %) | — | 35,25 |
| Выплачено работнику | 1966,56 | 1890,34 |
| Форма № Д4: | ||
| — строки 1, 1.1, 2, 2.1, 2.1.1, 4, 4.1, 4.1.1 | 2400,00 | 2350,00 |
| — строки 3, 3.1, 3.1.1 | 882,24 | 863,86 |
| — строки 5, 5.1 | 86,40 | 84,60 |
| Форма № 1ДФ (войдет в данные за III квартал): | ||
| — графы 3 и 3а (раздел I) | 2400,00 | 2350,00 |
| — графы 4 и 4а (раздел I) | 347,04 | 339,81 |
| — графы дохода (раздел II) | — | 2350,00 |
| — графы суммы сбора (раздел II) | — | 35,25 |
Добавим: если предприниматель забудет в месячный срок издать распоряжение об удержании излишне выплаченной суммы, то у него остается право попросить работника добровольно вернуть эту сумму.
Подведем итог. Очевидно, ваш вариант выплаты зарплаты может обернуться непредвиденными хлопотами. Поэтому, если вы хотите полностью «закрывать» зарплатный вопрос в текущем месяце, рекомендуем установить такие дни ее выплаты:
— 15-е число — аванс;
— последний день месяца (30-е/31-е число или 28/29 февраля) — «остаток» зарплаты за текущий месяц.
В этом случае не будет ни нарушения, ни хлопот с возвратами. Чтобы изменить сложившуюся ситуацию, внесите изменения в трудовой договор.
Напомним еще об одном важном моменте — сроках уплаты предпринимателем «зарплатных» платежей. Как видим, он предпочитает уплачивать НДФЛ, военный сбор и ЕСВ авансом. Этим он не нарушает нормы законодательства, что подтверждает и консультация из раздела 103.07 «ЗІР» ГФСУ. В ней налоговики допускают наличие переплаты (авансового внесения НДФЛ) и не против зачета этих сумм в счет погашения текущей задолженности. Соответственно так можно уплачивать и военный сбор. Возможность уплаты ЕСВ авансом и образования переплаты также допускается ГФСУ (подпункт 7 пункта 4.3 Инструкции № 455).
Иными словами, НДФЛ, военный сбор и ЕСВ (как в части начислений, так и в части удержаний) можно уплачивать авансом вместе с выплатой зарплаты за первую половину месяца.
Но есть одно строгое правило расчета НДФЛ при выплате аванса (до того, как будет начислена зарплата за целый месяц). Так, при определении базы для расчета НДФЛ в этом случае нельзя уменьшать доход на сумму ЕСВ «снизу» и НСЛ. Это можно сделать только тогда, когда будет начислена зарплата за весь месяц, даже если она выплачивается до его окончания.
Кроме того, у работодателя могут возникнуть проблемы с банком, если он для выплаты зарплаты снимает деньги с текущего счета. Так, получая деньги на выплату зарплаты за вторую половину месяца, придется подтвердить переплату по «зарплатным платежам». В то же время подобных проблем не будет, если зарплата выплачивается из выручки.
Документы консультации
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
КУоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
Закон об оплате труда — Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР.
Инструкция № 455 — Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденная приказом Миндоходов от 09.09.2013 г. № 455.
Постановление № 13 — постановление Пленума ВСУ «О практике применения судами законодательства об оплате труда» от 24.12.99 г. № 13.
