Что можно поручить бухгалтеру
Прежде всего поясним, что предприниматель не обязан принимать на работу бухгалтера. Свой учет он может вести сам. Более того, в отчетности он ставит только свою подпись (подпись бухгалтера, как в отчетности юридических лиц, у предпринимателя не ставится).
Однако законодательство не запрещает предпринимателю передать ряд бухгалтерских функций другому человеку. Их обзор сделаем на схеме.
На каких же условиях предприниматель может привлечь такого работника? На практике его принимают по трудовому или гражданско-правовому договору, т. е. используют стандартный подход. Подробнее об этом поговорим далее.
Трудовой договор с бухгалтером
Главный вопрос, который возникает у предпринимателя: можно ли оформить работника на должность бухгалтера? Ведь, на первый взгляд, эту должность может себе позволить только юрлицо. Да, может. Против такого варианта Минсоцполитики не возражает (письмо Минтруда от 30.05.2001 г. № 03-3/2478-018-2).
Причем предпринимателя не должно смущать то, что физические лица не обязаны вести бухгалтерский учет и соответственно брать в штат бухгалтера.
Перечень профессий, а следовательно, и соответствующих им должностей, на которые принимаются работники и которые указываются при заполнении раздела «Сведения о работе» трудовой книжки, приведен в Классификаторе профессий ДК 003:2010.
Для лиц, на которых возлагается обязанность ведения бухгалтерского, налогового учета и прочие аналогичные обязанности, предусмотрен ряд названий профессий (должностей) и категорий отдельной профессии (должности). Все зависит от того, на руководящую ли должность принимается лицо, каковы сложность выполняемых работ, образование работника, специфика деятельности и т. д.
Подробное описание требований к каждой профессии (должности) и ориентировочный перечень обязанностей можно найти в Справочнике характеристик профессий. Однако налоговый учет у предпринимателя относительно проще бухгалтерского и налогового учета предприятий. Поэтому если руководствоваться Справочником характеристик профессий, то исполнять обязанности бухгалтера физического лица достаточно лицу с квалификацией бухгалтера 1 или 2 категории.
В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки работника, занимающегося оформлением документации и ведением учета, делается запись «Принят на должность бухгалтера», код профессии «3433» согласно Классификатору профессий ДК 003:2010.
Далее. В пункте 2 Формы трудового договора между работником и физическим лицом можно привести сведения, которые обычно содержатся в должностной инструкции бухгалтера или квалификационных требованиях согласно Справочнику характеристик профессий. Приведем пример на с. 20.
Работник должен выполнять следующие обязанности.
1) вести учет продукции, товаров, материалов, затрат на производство продукции или предоставление услуг;
2) вести хозяйственные расчеты, используя для этого инструментальные и компьютеризированные вычислительные средства;
3) вносить записи в первичные документы, Книгу учета доходов и расходов, заполнять и предоставлять отчетность в ГНИ и прочие органы;
4) готовить данные и формы документов для расчетов с банками;
5) вести и обеспечивать сохранность доверенностей, накладных, перечней обязательств, ценных бумаг и т. п.;
6) оформлять платежи за коммунальные и другие услуги;
7) сотрудничать с таможенными, налоговыми, казначейскими органами, торговыми, посредническими организациями и другими клиентами;
8) начислять заработную плату, переводить средства за выполненные работы, вести другие расчеты с работниками, гражданами и юридическими лицами;
9) выполнять отдельные служебные поручения предпринимателя.
При этом трудовой договор с работником регистрируется в центре занятости, а его зарплата должна быть не меньше минимального размера, если он принят по основному месту. Кроме того, на такую зарплату начисляют ЕСВ «сверху» (от 36,76 % до 49,7 %), а с нее взимают ЕСВ «снизу» (3,6 %), НДФЛ (15 (17) %), военный сбор (1,5 %). Однако работа по трудовому договору — это не единственный способ заполучить помощника. Поговорим и о других способах.
Бухгалтер предоставляет услуги по гражданско-правовому договору
Обойти хлопотные для налогового агента трудовые отношения можно с помощью гражданско-правового договора на предоставление услуг. Теоретически, его можно заключить как с обычным гражданином, так и с предпринимателем. Но учитывая, что данные услуги будут предоставляться регулярно, на лицо получим все признаки предпринимательской деятельности. Соответственно, исполнителю нужно быть или зарегистрироваться предпринимателем.
Учтите: предоставлять бухгалтерские услуги может как общесистемщик, так и единоналожник. Напомним, что в соответствии с подпунктом 291.5.2 НКУ не могут быть плательщиками единого налога физические лица — предприниматели, осуществляющие деятельность в сфере аудита. Поскольку аудит и бухгалтерский учет имеют общие «корни», возникает вопрос: не попадет ли деятельность бухгалтера под «единоналожный» запрет?
Нет, не попадет, так как деятельность в сфере бухгалтерского учета и деятельность в сфере аудита по своей сути являются разными видами деятельности. Физические лица — предприниматели, предоставляющие исключительно бухгалтерские услуги, имеют право находиться на упрощенной системе налогообложения и быть плательщиками единого налога. Это подтверждают и налоговики в разъяснении в подразделе 107.03 «ЗІР» ГФСУ.
Важно
Предмет договора на бухгалтерское обслуживание должен звучать как «предоставление бухгалтерских услуг», «ведение налогового учета» и т. п., но не «предоставление услуг бухгалтера», «выполнение обязанностей бухгалтера», «выполнение функций согласно профессии бухгалтера».
Если с бухгалтером заключен гражданско-правовой договор, то режим работы, который закреплен у предпринимателя, не распространяется на исполнителя. Это означает, что заказчик только следит, выполнен ли необходимый объем работ и вовремя ли. Кроме того, ему не нужно предоставлять отпуск или оплачивать больничный.
Перечень обязанностей исполнителя бухгалтерских услуг приводят в тексте договора. Как правило, это набор действий, за которые он в ответе. В частности, в их число могут быть включены:
1) составление и подписание первичных (и прочих) документов, заполнение регистров налогового учета (книг);
2) ведение налогового учета;
3) составление и представление налоговой отчетности;
4) предоставление и получение различных документов в контролирующих органах.
Причем каждую функцию нужно расшифровать. Например, если на бухгалтера возлагается обязанность составлять и подписывать первичные документы, то стоит прописать, какие именно. В частности, это могут быть первичные документы по учету товаров, оплате труда и т. п. Однако при указании данных не ссылайтесь на функциональные обязанности бухгалтера согласно Справочнику характеристик профессий. Этот документ можно использовать лишь в качестве ориентира. Например, можете перенести из его раздела «Задания и обязанности» те, которые нужны именно вам.
Вознаграждение по гражданско-правовому договору обычно выплачивается по итогам предоставления услуги, т. е. после подписания акта. К примеру, условие договора о выплате вознаграждения может выглядеть следующим образом: «стоимость услуг за календарный месяц составляет _____ грн. и выплачивается в течение _____ календарных дней после подписания акта» или «сумма вознаграждения определяется в последний день каждого месяца на основании акта и стоимости услуг согласно данному договору. Определенное таким образом вознаграждение выплачивается в течение _____ календарных дней после подписания акта».
Еще один важный момент. Выплаченное вознаграждение учитывается в расходах предпринимателя на общей системе только при подтверждении связи с хозяйственной деятельностью документами в виде договора и актов.
Кроме того, заказчику не нужно выполнять функции налогового агента и взимать ЕСВ, НДФЛ и военный сбор, при условии, что исполнитель предоставит ему необходимые для этого документы:
| Вид дохода | Документы, которые следует получить субъекту хозяйствования от контрагента-предпринимателя с целью необложения его доходов НДФЛ, военным сбором и ЕСВ | |
| контрагент-предприниматель является единоналожником | контрагент-предприниматель является общесистемщиком | |
| Вознаграждение по договору на выполнение работ или предоставление услуг | 1. Копия извлечения из Единого госреестра (сведения о видах деятельности, которые можно найти на сайте irc.gov.ua). | Копия извлечения из Единого госреестра (сведения о видах деятельности, которые можно найти на сайте irc.gov.ua) |
Для того чтобы не удерживать НДФЛ и военный сбор, заказчику достаточно подтверждения статуса предпринимателя или единоналожника. Но для того, чтобы не облагать ЕСВ вознаграждение предпринимателя, нужно знать, какими видами деятельности он занимается согласно данным Единого госреестра. Если вид деятельности, указанный в договоре, попадает в этот перечень, то ЕСВ не взимается. На сегодняшний день эта информация доступна на официальном веб-сайте ГП «Информационно-ресурсный центр», заказчику достаточно пройти по ссылке http://www.irc.gov.ua/ua/Poshuk-v-YeDR.html и ввести индивидуальный налоговый номер физлица или его Ф. И. О.
В противном случае на доход предпринимателя по гражданско-правовому договору необходимо начислить ЕСВ «сверху» по ставке 34,7 % и удержать ЕСВ «снизу» по ставке 2,6 %.
В то же время налоговики считают, что исполнитель должен выдать заказчику копию документа из Единого госреестра с видами деятельности, т. е. извлечения (категория 301.02 «ЗІР» ГФСУ). Поэтому осторожным плательщикам советуем не игнорировать их мнение.
Может ли бухгалтер подписывать документы предпринимателя
На отчетности предпринимателя должна стоять только его подпись (подпись бухгалтера не нужна). А как же быть, если от канцелярских вопросов предприниматель желает полностью отстраниться?
В этом случае предприниматель вправе передать право бухгалтеру ставить подпись. Это означает, что на документах будет стоять подпись другого лица, т. е. бухгалтера. Для этого предусмотрено два способа:
1) поручить работнику выполнять указанные функции в рамках трудовых отношений;
2) выписать доверенность в рамках отношений представительства.
В процессе выполнения трудовых обязанностей работник действует в интересах и от имени работодателя. Доверенность для этого не нужна. Но не все так просто в этом вопросе.
Действительно, предприниматель вправе поручить своим приказом работнику-бухгалтеру подписывать любые документы. Более того, даже отдельный приказ для этого можно не издавать: ведь обязанности работника фиксируются в трудовом договоре.Но к сожалению, данный вариант подходит только для случаев, когда в законодательстве нет специальных требований к подписанию документов.
Так, без доверенности не обойтись, если предприниматель собирается передать право подписи на договорах или налоговой отчетности, налоговых накладных, платежных документах. Причем доверенность, выданную физлицом-предпринимателем, придется нотариально удостоверить (подробнее см. «СД», 2014, № 7, с. 39; 2013, № 21, с. 40).
В свою очередь, обычные первичные документы могут быть подписаны бухгалтером предпринимателя без составления доверенности.
Если же учет ведет бухгалтер-предприниматель по гражданско-правовому договору, то полномочие подписывать первичные документы и отчетность указываются в договоре о предоставлении услуг. При этом предпринимателю-исполнителю выдается доверенность на представление заказчика при осуществлении хозяйственных операций с правом подписи первичных документов и отчетности, а также на представление его интересов в контролирующих органах.
А как быть, если отчетность составляется в специальных программах и подается электронными средствами связи? Может ли предприниматель передать в пользование надежному бухгалтеру личный ключ (программное обеспечение), с помощью которого создается электронная цифровая подпись?
Фактически может, но такое действие приравнивается к передаче другому лицу своего паспорта, а значит, противоречит законодательству.
Дело в том, что передача личного ключа другим лицам является фактом компрометации ключа. В таком случае его владелец не контролирует секретный ключ, хотя несет ответственность за его применение.
В то же время предприниматель может передать полномочия подписывать отчетность другому лицу по доверенности. В этом случае такое лицо, например бухгалтер, получит собственный ключ и будет использовать свою электронную цифровую подпись.
Подробнее об электронной отчетности см. также «СД», 2014, № 6, с. 29; № 10, с. 24).
Выводы
Предприниматель не обязан, но имеет полное право нанять бухгалтера, который будет заниматься оформлением первичных документов, составлением и подачей отчетности.
Для этого он может как принять в штат обычного гражданина, так и заключить договор гражданско-правового характера с предпринимателем на любой системе налогообложения.
При этом трудовой договор с работником регистрируется в центре занятости, а его зарплата должна быть не меньше минимального размера, если он принят по основному месту.
Предмет договора на бухгалтерское обслуживание должен звучать как «предоставление бухгалтерских услуг», «ведение налогового учета» и т. п. Перечень обязанностей исполнителя бухгалтерских услуг приводят в тексте договора.
Также бухгалтеру может быть передано право ставить подпись на первичных документах и отчетности. В этом случае не обойтись без выдачи и нотариального удостоверения доверенности.
Документы консультации
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
Классификатор профессий ДК 003:2010 — Классификатор профессий ДК 003:2010, принятый и введенный в действие приказом Госстандарта Украины от 01.11.2010 г. № 327.
Справочник характеристик профессий — Справочник квалификационных характеристик профессий работников, утвержденный приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29.12.2004 г. № 336.
Форма трудового договора между работником и физическим лицом — Форма трудового договора между работником и физическим лицом, утвержденная приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260.
