Факсимиле: особенности применения
Роман Бережной, консультант
Факсимиле (от лат. fac simile — сделай подобное) — печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица, человека, подписывающего множество документов, бумаг. Последним обусловлена распространенность применения факсимиле на крупных предприятиях. В данном материале мы рассмотрим некоторые особенности применения факсимиле.
ДОКУМЕНТЫ СТАТЬИ
ГКУ
— Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.Закон о бухучете
— Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV.Закон об НДС
— Закон Украины «О налоге на добавленную стоимость» от 03.04.1997 г. № 168/97-ВР.Положение № 88
— Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом МФУ от 24.05.1995 г. № 88.Порядок № 165
— Порядок заполнения налоговой накладной, утвержденный приказом ГНАУ от 30.05.1997 г. № 165.
Договоры
Вопрос применения факсимиле на договорах является, пожалуй, наиболее урегулированным в законодательстве и, соответственно, наиболее прозрачным. Ему посвящена
ч. 3 ст. 207 ГКУ, которая гласит, что «использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронно-числовой подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей».Госкомпредпринимательства, рассматривая
ч. 3 ст. 207 ГКУ, отметил, что термины «факсимиле», «факсимильная подпись» в действующем законодательстве не определены. Однако несмотря на это, комитет подтвердил правомерность использования факсимильных подписей на договорах, если законодательство не устанавливает запрета на их применение, а стороны договора достигли письменного согласия относительно применения факсимиле (см. письмо от 12.01.2005 г. № 145). О возможности использования факсимиле на договорах говорил и Минюст, правда, ограничившись лишь цитатой ч. 3 ст. 207 ГКУ (см. письмо 22.11.2006 г. № Г-21295-19).Безусловно, помимо самой возможности применения факсимиле, интересует и вопрос относительно последствий несоблюдения приведенной выше процедуры. И в этом вопросе необходимо быть очень внимательными, поскольку несоблюдение положений
ч. 3 ст. 207 ГКУ может быть основанием для признания сделки недействительной в судебном порядке (см. постановление ВХСУ от 01.03.2006 г. № 23-14/208-05-6005).В то же время существуют и несколько иные судебные решения по данному вопросу — когда нарушение
ч. 3 ст. 207 ГКУ не влекло признание сделок недействительными при условии, что сторонами сделки были совершены действия по ее выполнению (см. информблок):
Постановление ВХСУ от 24.09.2009 г. по делу № 19/75пд
Предусмотренное пунктом 3 этой нормы [ст. 207 ГКУ. —
Примеч. ред.] письменное согласие сторон на использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи является только формой подтверждения соответствующего факсимильного воспроизведения подписи его собственноручному аналогу. Отсутствие такого письменного согласия в случае совершения действий по выполнению договора, подписанного факсимиле, не может быть условием недействительности частично выполненного договора. Следовательно, в данном случае ссылка истца на неподписание договора со стороны ООО <...> как на условие недействительности договора является необоснованной.
Отдельно
обращаем внимание, что в приведенном судебном решении дефект формы сделки суд счел несущественным для признания ее действительной в силу того, что сделка была частично исполнена и стороны совершили действия, направленные на ее выполнение. По этой причине лишний раз рисковать в данном вопросе мы бы не рекомендовали, особенно при заключении консенсуальных1 договоров. Велик риск, что в будущем контрагент уйдет от исполнения своих обязанностей, признав договор недействительным.1 Договоры, исполнение обязательств по которым планируется в будущем и не осуществляется в момент заключения сделки.
Как следствие, применение факсимиле в таких сделках лучше оформлять надлежащим образом. Применение факсимиле может быть оговорено или в отдельном договоре (предметом которого и будет использование именно факсимиле); или быть разделом любого другого договора, в рамках которого в последующем будут оформляться допсоглашения на конкретизацию условий договора (так называемые рамочные договоры); или даже в письмах, которыми должны обменяться стороны. В любом случае договоренность должна содержать образец факсимиле (оттиск факсимиле) и подписываться собственноручно.
Первичные документы
Не так давно в
Положение № 88 были внесены изменения. Новая редакция п. 2.5 Положения № 88 стала жестче регулировать вопросы применения факсимиле на первичных документах:
Положение № 88
2.5. Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте.
Использование при оформлении первичных документов
факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.
По правде говоря, такой характер изменений был вполне предсказуем, ведь еще при старой редакции
п. 2.5 Положения № 88 Минфин указывал (письмо от 03.08.2009 г. № 31-34000-20-16/20991), что Законом о бухучете «применение факсимиле для подписи первичных документов не предусмотрено. Указанные документы подписываются лично и/или с применением электронной подписи в соответствии с Законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», Законом Украины «Об электронной цифровой подписи».И это несмотря на то, что ранее данное министерство прямо не отрицало возможность применения факсимиле на первичных документах (
письмо от 19.01.2005 г. № 31-04200-30-29/819).Где же правда?! Было ли правомерным использование факсимиле ранее и как данный вопрос будет решаться теперь?
Отвечая на первую часть вопроса, с уверенностью можем сказать — правомерно. По нашему мнению, до вступления в силу изменений в
Положение № 88 (до 27.07.2010 г.) этот вопрос должен был решаться следующим образом.Общие требования к оформлению всех первичных документов, в виде перечня обязательных реквизитов, установлены
ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Среди них — «личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать личность, принимавшую участие в осуществлении хозяйственной операции». Обратите внимание, что в большинстве случаев и суды, и государственные органы, делая выводы о правомерности использования факсимиле, забывают о второй выделенной части этой формулировки Закона. Мы же на нее обращаем особое внимание, поскольку далее, в п. 2.5 Положения № 88 было сказано, что «документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа или другим механическим либо электронным способом удостоверения».С учетом выделенной выше второй части цитаты из
ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете можно сделать вывод, что п. 2.5 Положения № 88 ранее уточнял, каким образом можно идентифицировать лицо, принимавшее участие в сделке, — по проставленному им факсимиле. Данную логику подтверждает и второе предложение старой редакции упомянутого п. 2.5 Положения № 88: «Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на вычислительных машинах и других средствах организационной техники, выполняются в виде пароля или иным способом авторизации, что дает возможность однозначно идентифицировать лицо, осуществившее хозяйственную операцию».Суды к решению данного вопроса подходили несколько иначе. Можно даже сказать более радикально, но в любом случае подтверждая правомерность применения факсимиле.
Так,
ВАдСУ в определении от 06.09.2006 г. хоть и косвенно, но поставил знак равенства между факсимильной подписью и собственноручной:
Определение ВАДСУ вот 06.09.2006 г.
«<...> ни указанный
Порядок [№ 165. — Примеч. ред.], ни Закон Украины «О налоге на добавленную стоимость» и Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» не содержат никаких оговорок относительно средства выполнения подписи должностным лицом предприятия, учреждения организации — или нанесением рукописного текста, или нанесением оттиска подписи с помощью факсимиле».
Прямо же данный вывод был сделан в
определении Харьковского апелляционного суда от 03.03.2008 г. по делу № 22-а-845/08 при рассмотрении термина «факсимиле»: «это точное воспроизведение любого графического оригинала, в том числе подписи, фотографическим способом, печатью, другой репродукцией; клише, печатью, с помощью которых можно многократно воспроизводить собственноручную подпись лица. Используется, как правило, служебным лицом, которое по служебным обязанностям должно подписывать большое количество документов, писем и других деловых бумаг. Приравнивается к собственноручной (оригинальной) подписи и имеет одинаковую с ней юридическую силу».Не можем сказать, что такая позиция судов нам не по душе. Более того, она полностью оправдывает применение факсимиле в свете новой редакции
п. 2.5 Положения № 88, не оставляя каких-либо сомнений в вопросе о правомерности применения факсимиле.В заключение анализа старой редакции
п. 2.5 Положения № 88 отметим, что именно на нее в большинстве случаев ссылались суды, подтверждая правомерность использования факсимиле (см. постановление ВХСУ от 01.07.2004 г. по делу № 5/1961-3/213, от 16.03.2010 г. по делу № 11/284-09, определение ВАдСУ от 06.09.2006 г., от 17.05.2007 г. по делу № К-16564/06, от 02.06.2009 г. по делу № К-4170/07). При этом возможность применения факсимиле на актах выполненных работ была прямо подтверждена в постановлении ВХСУ от 16.03.2010 г. № 11/284-09, а на актах оказанных услуг — в определении ВАСУ от 17.05.2007 г. № К-16564/06.Иными словами, судебные инстанции не усматривают коллизии между нормами
ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.5 Положения № 88 (как это было сделано Минфином в пользу положений Закона — письмо от 03.08.2009 г. № 31-34000-20-16/20991), а толкуют данные нормы как взаимоуточняющие и взаимодополняющие. В некоторых судебных решениях (например, в определении ВАдСУ от 02.06.2009 г. № К-4170/07) вывод о правомерности факсимильного подписания первичных документов сделан со ссылкой на обе указанные нормы.Относительно новой редакции
п. 25 Положения № 88 хотим отметить следующее. Поскольку:— прямой запрет на использование факсимиле в
Положении № 88 не появился;— Положение № 88
в большей мере носит рекомендательный характер, в то время как Закон о бухучете по-прежнему позволяет заменять подпись уполномоченного за совершение сделки лица на иные данные, позволяющие идентифицировать такое лицо. Такими иными данными все еще может быть факсимиле;— судебные органы приравнивают факсимильную подпись к собственноручной, то
мы считаем применение факсимиле на первичных документах возможным.Особо осторожные субъекты хозяйствования при большом желании воспользоваться прелестями факсимиле могут подстраховаться путем соблюдения всех требований
ч. 3 ст. 207 ГКУ. Иными словами, оговорить возможность подписания первичных документов факсимиле в договоре. Этим также будет соблюдена диспозиция новой редакции п. 2.5 Положения № 88.Однако недостатком такого подхода к применению факсимиле именно на первичных документах является то, что, прибегнув к
ч. 3 ст. 207 ГКУ, мы, по сути, признаем наши первичные документы сделкой. А это далеко не всегда так. Ведь первичкой традиционно подтверждается выполнение (состояние) обязательств участников сделки, которая была заключена ранее. К тому же суды сами признают, что следует отличать сделку от первичных документов, подтверждающих выполнение сделки (Обобщение практики рассмотрения судами гражданских дел о признании сделок недействительными, доведенного письмом ВСУ от 24.11.2008 г., определение ВАдСУ от 18.03.2010 г. № К-9691/07).
Налоговые накладные
Начнем с базовых моментов действующего законодательства.
Подпунктом 7.2.1 Закона об НДС установлены обязательные реквизиты налоговой накладной. И как ни странно, но об обязательности подписи Закон ничего не говорит.В свою очередь, форма налоговой накладной, а также
п. 18 Порядка № 165 требуют проставления подписи лица, уполномоченного осуществлять поставку товаров, на всех экземплярах налоговых накладных. При этом о возможности применения на налоговых накладных факсимиле Порядок ничего не говорит.На этом основании Госкомпредпринимательства в своем
письме от 19.03.2004 г. № 1699 пришел к выводу, что налоговая накладная должна быть подписана собственноручно без использования аналогов воспроизведения собственной подписи (факсимильной подписи).По нашему мнению, вывод комитета о невозможности использования факсимиле на налоговых накладных может быть поставлен под сомнение в силу следующего:
— выше уже приводилась судебная практика, приравнивающая факсимильную подпись к собственноручной;
— существует достаточно обширная судебная практика, подтверждающая правомерность использования факсимиле именно на налоговых накладных (см.
постановление ВХСУ от 01.07.2004 г. по делу № 5/1961-3/213, определения ВАдСУ от 06.02.2007 г. по делу № К-9000/06, от 18.09.2007 г. по делу № К-23546/06, от 29.05.2008 г. по делу № К-13190/06, от 02.06.2009 г. по делу № К-4170/07). Правда, базируется она на том, что п.п. 7.2.1 Закона об НДС не устанавливает такого обязательного реквизита налоговой накладной, как подпись лица. В некоторых определениях ВАдСУ (например, от 01.04.2010 г. по делу № К-20184/07, от 01.07.2010 г. по делу № К-21341/07) вывод о возможности использования факсимиле на налоговых накладных базируется на нормах старой редакции п. 2.5 Положения № 88.Будучи объективными и всесторонними в рассмотрении данного вопроса, вынуждены констатировать то обстоятельство, что встречаются и негативные судебные решения на этот счет. Так, в
определении от 18.03.2010 г. по делу № К-9691/07 ВАдСУ пришел к выводу, что п. 18 Порядка № 165 конкретизирует предписания ст. 9 Закона о бухучете, в результате чего налоговая накладная в обязательном порядке должна быть подписана собственноручно. В то же время наличие факсимиле вместо собственноручной подписи, по мнению того же ВАдСУ, недостаточно для лишения предприятия права на налоговый кредит.Таким образом, в настоящее время, используя факсимиле на налоговых накладных, нужно, как минимум, быть готовым отстаивать свою позицию.
Банковские и кассовые документы
Нацбанк не запрещает применение факсимиле на
банковских документах, но лишь в тех случаях, когда это прямо предусмотрено в его нормативных документах2. Данный вывод был озвучен в п. 1, 2 письма НБУ от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507 и письме от 04.02.2010 г. № 13-210/642-1764.2 Заметим, что таких документов немного. А в отношении проставления факсимиле на денежных чеках, платежных поручениях в национальной валюте существует прямой запрет.
Поспорить с данными выводами Нацбанка можно хотя бы на том основании, что судебные органы признают тождественность собственноручной и факсимильной подписей. Однако, учитывая, что рядовые банки традиционно прислушиваются к позиции Нацбанка, принципиальное несогласие с ним выльется в невозможность осуществления банковских операций.
Что касается
кассовых документов , то в письме от 13.10.2009 г. № 11-113/4546-19079 Нацбанк согласился с тем, что на кассовых ордерах возможно проставление факсимиле.Надеемся, что эта статья пролила свет на многие вопросы, связанные с использованием факсимиле в деятельности вашего предприятия. В то же время многие ситуации требуют индивидуального подхода, поэтому не исключаем, что в отношении некоторых нюансов вопросы могли остаться. Пишите нам, и мы поможем с ними разобраться.
