«M.E.Doc» — новый старый знакомый
Наталья Григорьева, экономист-аналитик ИД «Фактор»
Статья посвящена обзору основных возможностей и отличий программы «M.E.Doc» от разработчиков известной программы «БЕСТ ЗВІТ». Данный программный комплекс анонсирует большие возможности по практической реализации электронного документооборота не только между предприятием и контролирующими органами, но и между другими субъектами деятельности. Реклама «M.E.Doc» созвучна меду и разработчики настойчиво обещают сладкую жизнь после приобретения лицензии, но так ли это? Давайте разберемся.
Официальный сайт программы в Интернете http://www.me-doc.com.ua. Там же вы можете скачать дистрибутив программы (около 350 Мб) и все актуальные обновления.
Внимательно изучите раздел «Цены»: для уже существующих пользователей «БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС» компанией БЕСТ предлагаются акционные условия перехода на использование «M.E.Doc».
Для тех пользователей, которые только осваивают приемы электронного общения с налоговой и Пенсионным фондом, дилемму между «БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС» и «M.E.Doc», безусловно, следует решать в сторону последнего. Тот факт, что поддержка и реклама «БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС» приутихла после выхода «M.E.Doc», явно показывает приоритеты компании БЕСТ. Впрочем, никакой интриги здесь нет, «M.E.Doc» является эволюционировавшим «БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС». По словам разработчиков, «M.E.Doc» (
рис. 1) — программа, в которой не только сохранены, но и существенно расширены все функции программного обеспечения «БЕСТ ЗВІТ».
Интерфейс
Начнем рассмотрение таких усовершенствований с «лица» программы. В интерфейсе «M.E.Doc» реализована возможность переключения между предприятиями прямо из главного меню. Это позволяет экономить время при работе с несколькими предприятиями на одном рабочем месте. Пользователь имеет возможность менять организацию, не выходя из программы. Также обрадует пользователей возможность открытия разных разделов отчетности (например, модуль годовой персонификации и реестр полученных и выданных налоговых накладных, см.
рис. 2) в одном окне. Информация о сданных отчетах и полученных квитанциях видна в одном окне с отчетом, что очень удобно.
При заполнении карточки предприятия умный «M.E.Doc» загрузит большинство данных о предприятии из Интернета с сайта налоговой инспекции или из сертификатов ЭЦП «УСЦ» (
рис. 3). Следуя подсказкам мастера заполнения, даже начинающий пользователь сможет указать все необходимые реквизиты для отправки отчетов.
Для тех, кто собирается переходить с «БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС» на «M.E.Doc», разработчики предусмотрели восстановление данных из архивных копий, созданных программой «БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС», или непосредственно из установочного каталога «БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС». Это, безусловно, делает процесс перехода на «M.E.Doc» комфортным для бухгалтера. Хотя бы потому, что не нужно специально прибегать к помощи программиста, чтобы перенести данные о паре сотен сотрудников в новую программу.
Мобильная подпись
Из «красивостей» можно отметить возможность визуального наложения подписей и печатей на отчет при распечатке бумажной версии. Для этого программа предлагает отсканировать бланк, заполненный подписями должностных лиц и печатью предприятия, которые потом будут автоматически накладываться на готовый документ при успешном прохождении электронной подписи (
рис. 4). Функция хоть и не является обязательной, но обрадует бухгалтеров, любящих отчеты, «заполненные до конца».
Ну и конечно же, очень перспективная и интересная возможность
подписывать отчеты из любой точки мира с помощью мобильного телефона. В самом деле, что за несправедливость, ведь уже давно можно с мобильного телефона отправить деньги, а отчет в налоговую до недавнего времени можно было отправлять только с рабочего компьютера. Теперь при помощи функции «Мобільний підпис» можно просмотреть и подписать любой документ в программе с мобильного телефона, что упрощает работу руководителя, который отсутствует на рабочем месте в момент создания и отправки документа (отчета, договора, налоговой накладной и т. д.).Также реализована возможность принятия сообщений на мобильный телефон о приеме отчета контролирующим органом, что позволит бухгалтеру смело отправляться домой и не дожидаться получения квитанций в офисе перед компьютером, в беспокойных мыслях о том, «приняли ли отчет».
Электронный документооборот
Несмотря на громкие заверения, что, используя «M.E.Doc», можно забыть о бумажных документах, это не совсем соответствует тем фантазиям, которые вынашивают бухгалтеры. Кроме возможности обмениваться налоговыми накладными, пользователи «M.E.Doc» могут обмениваться подписанными договорами и... пожалуй, пока все. Надеемся, что в скором будущем список будет расширен. Но и то, что есть, уже немало.
Договоры
Модуль «Договори» (
рис. 5) позволяет создавать, импортировать, заключать и обмениваться договорами с контрагентами в электронном виде согласно действующему законодательству. В данном модуле ведется архив всех договоров, что значительно сокращает время на поиск необходимого договора и позволяет отказаться от хранения их в бумажном виде.
Модуль «Виконання договорів» предназначен для контроля на любой стадии заключения договоров. При большом количестве заключаемых соглашений работа в электронном формате может перерасти в серьезное конкурентное преимущество. Ведь реализованная в «M.E.Doc» возможность наложения на договор ЭЦП позволяет заключать договоры в электронном виде без дублирования на бумаге. Для создания договоров используются шаблоны, которые можно редактировать, а также импортировать из Microsoft Office, что экономит время на создание нового договора любого типа.
Налоговые накладные
После заключения договора в электронной форме с контрагентом можно продолжить практику электронного документооборота с налоговыми накладными (
рис. 6). Еще с момента их возникновения у бухгалтеров была постоянная головная боль на тему «собрать вовремя все налоговые», при электронном документообороте об этой проблеме можно забыть. При обмене налоговыми накладными между контрагентами используется модуль «Обмін податковими накладними». В этом модуле существует возможность отправки ответного сообщения с комментарием о приеме (неприеме) накладной, что сделает этот взаимообмен максимально удобным и эффективным. Также добавлен многофункциональный фильтр поиска накладной по номеру, дате и контрагенту, благодаря чему работа с реестром налоговых накладных стала более удобной.
Справки госорганов
Пользователи «БЕСТ ЗВІТ» уже привыкли к тому, что состояние расчетов с бюджетом можно узнать, не выходя из кабинета собственного офиса. В «M.E.Doc» эта функция сохранилась и даже была усовершенствована (
рис. 7). Теперь это не просто справка по расчетам с бюджетом. Система позволяет сделать запрос не только об общем состоянии расчетов с бюджетом, но и получить справку о наличии либо отсутствии задолженности.
Также в новой программе реализован модуль «Листи від державних органів», в котором отображаются информационные сообщения от госорганов, что позволит вам оперативно получать информацию и всегда иметь доступ к ней. Было бы, конечно, неплохо иметь возможность отсылать в ГНИ запросы и письма, но пока разработчики не декларируют такие функции.
Отчеты в программе
Основная функция программы — все-таки создание и отправка отчетов, стоит заметить, что с этим она справляется на «отлично». Разработчики не просто перенесли с «БЕСТ ЗВІТ» комплекты отчетности, но и существенно расширили ее перечень. Интерфейс раздела «Звітність» в «M.E.Doc» (
рис. 8) немного отличается от предшественника и уже после первых сданных отчетов становится понятно, что эти отличия в лучшую сторону.
Реестр отчетов
Возможность отображать отчеты в реестре документов по сроку подачи позволяет не пропустить конечную дату подачи отчета в государственный орган и отслеживать сроки сдачи каждого отчета.
Список отчетов в «Реєстрі звітів» (
рис. 8) имеет многофункциональные фильтры, что позволяет отображать документы с определенным статусом («не створено», «готуються», «на підпис», «подані», «здані» и т. д.) и упростит поиск необходимого отчета.
Журнал входящей и исходящей корреспонденции
Специализированный «Журнал вхідної та вихідної кореспонденції» открывается из любого модуля программы, это значительно упрощает доступ к данным. Возможность сортировки сообщений по дате и типу адресата позволяет быстро находить необходимую информацию в «Журналі вхідної та вихідної кореспонденції». Отчеты и договоры, которые были отправлены, можно открывать непосредственно в журнале, что позволяет сразу просмотреть именно тот документ, на который пришел ответ.
Работа с отчетом
Новшества при работе с отчетами обязательно оценит бывалый пользователь. Например, можно выбрать статус документа «уточнюючий» или «новий звітний» в открытом отчете, не создавая нового бланка. Также в системе «M.E.Doc» реализована функция камеральной проверки, подписания и отправки отчета не выходя из него, что делает отправку отчета более удобной. Еще одним преимуществом является возможность принять и распечатать квитанции, не закрывая отчет, что позволит упростить процесс приема квитанций.
В модуле «Реєстр звітів» вы можете подписать одновременно группу отчетов, что сэкономит ваше время на подписание каждого отчета в отдельности. Новая функция «Оцінка риску» в «M.E.Doc» рассчитывает исходя из данных отчетности процент риска проверки предприятия ГНИ, что позволяет контролировать степень налоговой отдачи и быть готовым к проверке.
Администрирование
Как и всякое новое ПО — «M.E.Doc» потребует немного больше ресурсов от вашего компьютера, чем его предшественник. В «M.E.Doc» расширен и усовершенствован потенциал администрирования. К примеру, появилась возможность индивидуальной настройки доступа пользователя к модулям и отчетам, что позволит более тонко разграничивать права к просматриваемым и редактируемым документам.
Встроенный модуль «Журнал подій» предназначен для сохранения истории событий в системе, что позволяет администратору контролировать действия пользователей.
Модуль обновления «ZvitServerMonitor» в сетевой версии позволяет обновлять рабочие станции непосредственно с сервера, при этом предупреждая всех пользователей о том, что программа у них закрывается (или будет закрыта через определенное время), это позволит значительно упростить процесс обновления сетевой версии программы.
В целом можно сказать что «M.E.Doc» справляется с поставленными перед ним задачами не хуже своего предшественника. Учитывая то обстоятельство, что программа постоянно дорабатывается, надеемся, уже скоро ее функционал максимально приблизит нас к возможности безбумажного документооборота.
