Акт о приеме материалов
(форма № З-1)
Акт составляется при приеме на учет учреждения материальных запасов, по которым существуют количественные или качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщиков.
Акт составляется приемной комиссией в двух экземплярах в присутствии заведующего складом и представителя отправителя (поставщика), а в случае неявки последнего или если вызов отправителя (поставщика) не является обязательным — представителя незаинтересованной организации.
Факт приема и оприходования материальных запасов подтверждается подписью материально ответственного лица, принявшего их на ответственное хранение.
После приема материальных запасов акты с приложением документов (счетов-фактур, накладных и т. п.) передаются в бухгалтерию. Один экземпляр акта используется для учета принятых материальных запасов, а другой — для направления претензии поставщику.
При составлении акта заполняются все реквизиты, кроме кода программной классификации расходов и балансового счета, который кредитуется. Указанные шифры проставляются бухгалтерией бюджетного учреждения или централизованной бухгалтерией.
Акт списания
(форма № З-2)
Акт применяется для списания запасов и составляется комиссией, назначенной приказом руководителя, в двух экземплярах. Первый экземпляр сдается в бухгалтерию, а второй — остается у материально ответственного лица.
Накладная (требование)
(форма № З-3)
Форма является унифицированной и применяется для оформления приема материальных ценностей на склад (в кладовую) или выдачи со склада (кладовой). Может применяться для внутреннего перемещения материальных ценностей.
Накладная (требование) выписывается бухгалтерией в двух экземплярах и утверждается руководителем учреждения.
Один экземпляр предназначен для получения материальных ценностей со склада, а другой — для учета этих ценностей по месту их использования.
Оформленные распиской получателя накладные (требования) передаются в бухгалтерию с реестром.
Меню-требование на выдачу продуктов питания
(форма № З-4)
Применяется для оформления отпуска продуктов питания со склада (кладовой).
Меню-требование составляется ежедневно на основании норм раскладки продуктов питания и данных о количестве лиц, получающих питание.
Меню-требование вместе с расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком, но не менее трех раз в месяц.
Данные меню-требования записываются в ежемесячную накопительную ведомость по расходованию продуктов питания формы № З-13.
Меню-требование на выдачу продуктов питания
(форма № З-4а)
Меню-требование на выдачу продуктов питания формы № З-4а применяется для оформления выдачи продуктов питания со склада (кладовой) при автоматизированном учете.
Меню-требования формы № З-4а составляются в таком же порядке, как и меню-требования формы № З-4, и ежедневно (или в дни, установленные графиком) сдаются на обработку.
Заборная карточка
(форма № З-5)
Предназначена для оформления отпуска материальных ценностей, продукции молочной кухни и других запасов, которые отпускаются систематически в течение месяца.
Заборная карточка выписывается бухгалтерией на несколько наименований материальных ценностей, принадлежащих к одному коду экономической классификации.
Заборная карточка выписывается в двух экземплярах: один — для получателя, другой — для склада. Срок использования карточки установлен: 15 дней — при ежедневном отпуске или месяц — при периодическом отпуске материальных ценностей. Отпуск материальных ценностей осуществляется со строгим соблюдением лимита, если такой установлен.
Сверхлимитированный отпуск материалов оформляется выпиской отдельной накладной (требования) формы № З-3. Аналогично оформляется и замена одного материала другим, для чего в заборной карточке делается примечание «См. требование № ____ » и соответственно уменьшается остаток лимита.
Данные об изменениях лимита вносятся в ранее выданную заборную карточку. При этом ранее установленный лимит перечеркивается и сверху надписывается новый лимит. Исправления подтверждаются подписью лица, которое установило лимит и внесло изменения.
Количество материальных ценностей, которые отпущены, проставляется материально ответственным лицом в обоих экземплярах. В заборной карточке на отпуск продуктов молочной кухни, кроме того, проставляется количество тары, возвращенной получателем.
Материально ответственное лицо ставит свою подпись в заборной карточке получателя, а на заборной карточке склада ставит свою подпись получатель.
После окончания месяца или после использования лимита (при лимитированном отпуске) заборные карточки вместе с другими приходно-расходными документами сдаются в бухгалтерию для отражения в учете.
Книга количественно-суммового учета
(форма № З-6)
Применяется для аналитического учета материальных ценностей как в количественном, так и суммовом измерениях. В книге для каждого наименования (сорта) запасов открываются отдельные аналитические счета.
Книга открывается на год на основании остатков на начало года. Для этого в первой строке в графе 3 по соответствующим наименованиям запасов записывается «Остаток на 1 января 200__ г.», а в графах 9 и 10 проставляются количество и сумма переходящего остатка прошлого года. Записи в книге осуществляются на основании первичных документов.
В конце месяца в графах 5–8 подводятся итоги за данный месяц и с учетом входящего остатка записывается остаток (в графах 9 и 10) на начало следующего за отчетным месяца.
Книга количественно-суммового учета
(форма № З-6а)
Применяется для аналитического учета материальных ценностей в централизованных бухгалтериях. Книга открывается в разрезе аналитических счетов по каждому наименованию (сорту) запасов как в целом по всем обслуживаемым учреждениям, так и с выделением по каждому учреждению (материально-ответственному лицу).
Книга открывается записями сумм остатков материалов на начало года; при этом в первой строке в графе 3 записывается: «Остаток на 1 января 200__ г.», в графах 9 и 10 проставляется остаток в целом по централизованной бухгалтерии, а в графах 11 и 12 — в том числе по каждому учреждению, которое обслуживается.
Карточка количественно-суммового учета
(форма № З-7)
Назначение карточки и порядок ее ведения такой же, как Книги количественно-суммового учета формы № З-6 и формы № З-6а.
Применяется в учреждениях, где аналитический учет в бухгалтерии осуществляется не в книгах, а на карточках.
Книга учета животных
(форма № З-8)
Применяется для аналитического учета молодняка животных и животных на откорме. В книге открываются отдельные аналитические счета по видам и возрастным группам молодняка животных, а также по видам животных на откорме.
В централизованных бухгалтериях книги учета животных формы № З-8 открываются по каждому обслуживаемому учреждению.
Книга складского учета запасов
(форма № З-9)
Применяется для учета материалов, продуктов питания, готовых изделий и других запасов на складе (кладовой). Ведется материально ответственным лицом по наименованию, сорту и количеству запасов.
Записи в книге ведут материально ответственные лица на основании приходно-расходных документов. После каждой записи выводится остаток запасов.
В конце книги не реже одного раза в квартал делаются записи о ее проверке бухгалтерией.
Журнал регистрации битой посуды
(форма № З-10)
Журнал ведется для списания разбитой посуды в учреждениях, которые имеют в своем составе столовые и пищеблок. Записи в журнале осуществляются соответствующими должностными лицами. Постоянно действующая комиссия следит за правильным ведением журнала и ежеквартально (или ежемесячно) составляет акт о списании разбитой посуды, который утверждается руководителем учреждения.
Оборотная ведомость
(форма № З-11)
Применяется для сверки данных складского и бухгалтерского учета.
Оборотная ведомость открывается на год и составляется ежемесячно на основании данных бухгалтерского учета по каждой группе аналитических счетов, объединенных соответствующим синтетическим счетом, в количественном и стоимостном выражении. По каждому субсчету выводятся общие суммовые итоги, которые должны соответствовать показателям синтетического учета.
Накопительная ведомость по поступлению продуктов питания
(форма № З-12)
Предназначена для учета поступления продуктов питания. Ведомость составляется по каждому материально ответственному лицу отдельно. Записи производятся на основании первичных документов в количественно-суммовом выражении.
Накопительная ведомость по расходованию продуктов питания
(форма № З-13)
Применяется для учета расходования продуктов питания в течение месяца. Записи в ней производятся бухгалтерией на основании меню-требований и других документов.
Накопительная ведомость расходования продуктов питания составляется по каждому материально ответственному лицу.
Описание карточек по учету запасов
(форма № З-14)
Применяется для регистрации открытых карточек аналитического учета в случаях, когда учет бухгалтерских операций ведется не в книгах, а на карточках. Регистрация осуществляется на момент открытия карточки.
Начальник управления методологии
по выполнению бюджета,
бухгалтерского учета и отчетности
Е. А. Чечулина
