1. Регистрационное дело хранится у государственного регистратора в течение пяти лет со дня внесения в Единый государственный реестр записи о прекращении юридического лица или прекращении предпринимательской деятельности физическим лицом — предпринимателем. После окончания этого срока регистрационные дела на бумажных носителях, не внесенные по результатам экспертизы их ценности в Национальный архивный фонд, уничтожаются в установленном законодательством порядке.
2. Регистрационное дело юридического лица или физического лица — предпринимателя на электронных носителях сохраняется на сервере технического администратора Единого государственного реестра. Срок хранения регистрационного дела на электронных носителях определяется настоящим Законом.
3. Государственный регистратор, который формирует, ведет и обеспечивает хранение регистрационных дел в соответствии с порядком хранения и пересылки регистрационных дел юридических лиц и физических лиц — предпринимателей, утвержденным Министерством юстиции Украины, и/или должностное лицо соответствующего структурного подразделения (отдела, управления), которое обеспечивает хранение регистрационных дел, ведут их учет и осуществляют контроль за объемом и движением в единицах учета.
4. Регистрационные дела подлежат хранению в специально выделенных для этого помещениях, которые должны быть оборудованы средствами, которые обеспечивают ограниченный доступ в это помещение (решетки на окнах, замки и засовы, пожарная сигнализация и т. п.).
5. В структурных подразделениях органов, которые осуществляют государственную регистрацию юридических лиц и физических лиц — предпринимателей, в которых не назначено должностное лицо, ответственное за хранение регистрационных дел (государственный регистратор или другое должностное лицо), ответственность несет руководитель соответствующего структурного подразделения.
6. Текущее движение регистрационного дела за пределами специально выделенного помещения (выдача во временное пользование государственному регистратору) фиксируется записью об этом в журналах учета текущего движения регистрационных дел юридических лиц и физических лиц — предпринимателей, принятых на хранение.
7. Факт выдачи в установленных законом случаях регистрационных дел фиксируется в журнале учета текущего движения регистрационных дел.
8. Регистрационные дела прекращенных юридических лиц и физических лиц — предпринимателей, предпринимательская деятельность которых прекращена, формируются в течение года и учитываются в журналах учета по годам и хранятся отдельно.
