4.1. Запасы на предприятиях хранятся в специализированных и других местах (склады, кладовые и т. п.) хранения. Склады могут быть общего и специализированного назначения (центральные, промежуточные, экспедиторские и другие). Организация хранения запасов на предприятии осуществляется в зависимости от вида запасов, технологии производства, условий поставки, условий сбыта и т. п.
Для запасов, которые не принадлежат предприятию, выделяются отдельные места хранения от других запасов.
4.2. Каждому складу присваивают постоянный номер, который в дальнейшем указывается на всех документах при оформлении операций по движению запасов на данном складе.
4.3. Прием, хранение, отпуск и учет запасов в местах их хранения осуществляет материально ответственное лицо.
4.4. Руководитель предприятия в соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» утверждает перечень должностных лиц, которых наделяет правом подписывать документы на получение и отпуск с мест хранения запасов, давать разрешение на вывоз запасов предприятия и получение их от других предприятий.
4.5. При приеме запасов материально ответственное лицо проводит проверку соответствия запасов ассортименту, количеству, весу, объему площади и качеству, которые указаны в сопроводительных документах.
4.6. В местах хранения каждая однородная группа (вид) запасов может обозначаться материальным ярлыком (форма М-16, утвержденная приказом Министерства статистики Украины от 21.06.96 № 193), который прикрепляется к месту хранения запасов.
4.7. Материально ответственными лицами в местах хранения запасов ведется количественный учет движения запасов (кроме предприятий, которые применяют метод цены продажи).
4.8. Учет запасов на складе может осуществляться с применением карточки складского учета материалов (форма М-12, утвержденная приказом Министерства статистики Украины от 21.06.96 № 193).
Карточки складского учета оформляются материально ответственным лицом в одном экземпляре на основании первичных документов в соответствии с номенклатурой запасов.
Если в течение дня состоялось несколько одинаковых (или однородных) операций по нескольким документам, может быть сделана одна запись с отражением номеров документов или номера реестра, который составляется по этим документам, и общего количества запасов. При незначительной номенклатуре запасов вместо карточек складского учета может применяться книга учета остатков запасов на складе.
4.9. В определенный срок материально ответственные лица подают все первичные документы по поступлению и выбытию запасов в бухгалтерскую службу. Материальный отчет (форма М-19, утвержденная приказом Министерства статистики Украины от 21.06.96 № 193) с отражением в нем наличия и движения запасов составляют и подают в бухгалтерскую службу.
На предприятиях, которые отражают запасы по оперативно-бухгалтерскому методу, для отражения остатков запасов на складе предприятия на конец отчетного периода может применяться ведомость учета остатков материалов на складе (форма М-14, утвержденная приказом Министерства статистики Украины от 21.06.96 № 193). Ведомость заполняется на основании данных карточек складского учета материалов по подтвержденным в них записям работником бухгалтерской службы.
4.10. При применении автоматизированных систем складского учета наличия и движения запасов предприятие использует регистры и отчеты в электронной форме, которые создаются, передаются и обрабатываются в соответствии с Законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» и другими нормативно-правовыми актами.
4.11. Бухгалтерская служба в соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» обеспечивает соблюдение правил ведения учета запасов на складе и в других местах хранения запасов в сроки, установленные руководителем (собственником) предприятия.
4.12. С целью своевременного проведения уценки запасов, а также для контроля за отклонением фактического остатка запасов от установленных норм и выявления запасов, которые длительное время не используются, может применяться сигнальная справка (форма М-18, утвержденная приказом Министерства статистики Украины от 21.06.96 № 193).
4.13. Проверка фактического наличия запасов, их состояния и условий хранения осуществляется инвентаризацией. Проведение инвентаризации осуществляется в соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины от 28.02.2000 № 419 «Об утверждении Порядка представления финансовой отчетности» и Положением об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 02 сентября 2014 года № 879, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 30 октября 2014 года под № 1365/26142 (с изменениями).
4.14. Для обеспечения эффективности использования запасов в производстве осуществляется контроль использования запасов в порядке, способом и в сроки, определенные руководителем (собственником) предприятия.
