1. Запасы у субъекта государственного сектора хранятся в специализированных и других местах (склады, кладовые, отдельные помещения и т. п.) хранения.
2. Запасы субъекта государственного сектора учитываются по месту их ответственного хранения (нахождения) и в бухгалтерской службе.
3. Прием, хранение, отпуск и учет запасов в местах их хранения осуществляет материально ответственное лицо.
При получении запасов материально ответственное лицо на документе поставщика или на акте о приеме материалов должно поставить свою подпись о получении этих ценностей и принять их на ответственное хранение.
4. Прием и сдача первичных документов может оформляться реестром или по другой форме. Реестр составляется материально ответственным лицом и сдается вместе с первичными документами и необходимыми приложениями в бухгалтерскую службу субъекта государственного сектора или другую службу, в которой осуществляется обработка первичных документов.
5. Должностные лица, которые отвечают за сохранность запасов, назначаются приказом руководителя субъекта государственного сектора и с которыми заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
6. При приеме запасов материально ответственное лицо проводит проверку соответствия запасов ассортименту, количеству, весу, объему площади и качеству, которые указаны в сопроводительных документах.
7. Материально ответственными лицами в местах хранения запасов ведется количественный учет движения запасов.
8. Учет запасов субъекта государственного сектора (за исключением драгоценных металлов для протезирования и медикаментов и перевязочных средств) по месту ответственного хранения (нахождения) ведется материально ответственными лицами в книге складского учета запасов по единицам учета и количеству. Работниками бухгалтерской службы периодически осуществляется сверка фактического наличия запасов с записями в книге и данными бухгалтерского учета. Для этого материально ответственными лицами предоставляются в бухгалтерскую службу приходные и расходные документы.
9. Учет драгоценных металлов и списание материальных ценностей, которые содержат драгоценные металлы и драгоценные камни, осуществляются в соответствии с законодательством.
10. В бухгалтерской службе учет запасов субъекта государственного сектора ведется в количественном и суммарном измерениях по единицам учета запасов и в разрезе материально ответственных лиц в оборотных ведомостях. В оборотных ведомостях ежемесячно подсчитываются обороты и определяются остатки на начало месяца.
11. Аналитический учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов осуществляется материально ответственными лицами по наименованиям предметов и количеству.
12. Аналитический учет продуктов питания в бухгалтерской службе субъекта государственного сектора ведется по наименованиям, количеству, стоимости и материально ответственным лицам в оборотных ведомостях.
Записи в оборотные ведомости вносятся на основании данных накопительных ведомостей по поступлению и расходованию продуктов питания.
13. Оборотные ведомости с целью проверки правильности записей в регистрах аналитического учета материальных ценностей и данных синтетического учета могут составляться по всем субсчетам счетов учета запасов.
14. Аналитический учет запасов, приобретенных за счет средств специального фонда, ведется по тем же учетным регистрам, но отдельно от операций за счет средств общего фонда.
15. Выявленные во время получения материальных ценностей количественные и/или качественные расхождения с данными документов поставщиков оформляются актом о приеме-передаче материалов. Акт составляется в двух экземплярах комиссией, созданной распорядительным документом субъекта государственного сектора, с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика или незаинтересованной организации. Один экземпляр акта используется для учета принятых материальных ценностей, второй — направляется вместе с претензионным письмом поставщику.
16. Проверка фактического наличия запасов, их состояния и условий хранения обеспечивается инвентаризацией. Проведение инвентаризации осуществляется в соответствии с законодательством.
