Наше заведение (Областная универсальная научная библиотека) осуществляет подписку на периодические издания для пополнения библиотечного фонда. Оплата осуществлена в июне 2017 года на ІІ полугодие этого года. Также планируем в октябре 2017 года оформить подписку на следующий 2018 год.
В прошлом году подписку на следующий год учитывали как расходы будущих периодов на субсчете 851 «Расходы будущих периодов». В январе 2017 года средства со счета 851 были перенесены на счет 2911 «Расходы будущих периодов распорядителей бюджетных средств».
Руководствуясь приказом об учетной политике, каждый квартал на основании Актов осуществляем списание таких расходов.
Подскажите, пожалуйста, верно ли мы учитываем такие расходы? Как правильно учитывать в бухгалтерском учете периодические издания, которые являются библиотечным фондом?
(вопрос из электронной почты
редакции: bb@id.factor.ua)
В этом году на страницах газеты «Бюджетная бухгалтерия» мы уже рассматривали вопрос, связанный с подпиской на периодические издания. Речь идет о материале «В 2016 году оформлена подписка: как в 2017 году списать расходы будущих периодов» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2017, № 5). Поэтому надеемся, что большинство из вас сразу поняли, о каких расходах мы будем говорить.
Действительно, бюджетные учреждения начали работать с расходами будущих периодов начиная с 2015 года и применяли для учета таких сумм субсчет 851 «Расходы будущих периодов».
Начиная с 01.01.2017 г. в Плане счетов для учета и обобщения информации о расходах, осуществленных в отчетном периоде, которые подлежат отнесению на расходы в будущих отчетных периодах, предназначен счет 29 «Расходы будущих периодов».
В частности, этот счет имеет субсчет 2911 «Расходы будущих периодов распорядителей бюджетных средств».
По дебету субсчета 2911 бюджетные учреждения отражают накопление расходов будущих периодов (в момент их возникновения), по кредиту — списание (распределение) расходов будущих периодов и включение их в состав расходов отчетного периода.
К расходам будущих периодов бюджетные учреждения относят чаще всего подписку на периодические издания (квартал, полугодие, год), а также оплаченные авансом арендные платежи (за несколько отчетных периодов) и т. п.
Вроде бы с вопросом учета все ясно: расходы на приобретение периодических изданий учреждения учитывают в составе расходов. Но такой порядок отражения расходов на приобретение таких изданий применяется не всегда. Что мы имеем в виду? Дело в том, что в этом вопросе все зависит от того, с какой целью учреждение приобретает периодическую литературу, а именно: для получения оперативной профессиональной информации или для пополнения библиотечных фондов.
Именно от этого зависит, каким образом бюджетные учреждения будут отражать в бухгалтерском учете расходы по оплате стоимости периодических изданий.
Так, те бюджетные учреждения, которые осуществляют подписку на периодические издания и которые не предоставляют такие издания в пользование юридическим и физическим лицам, а используют их исключительно в процессе своей деятельности (например, издания по вопросам законодательства, справочные и методические пособия по бухгалтерскому учету и налогообложению, а также прочая специализированная литература), чаще всего не считают их библиотечными фондами. В таком случае стоимость приобретенных периодических изданий относят на расходы будущего или отчетного периодов. Еще раз повторим, что о таких расходах детально расписано в газете «Бюджетная бухгалтерия», 2017, № 5.
А теперь перейдем к ситуации, когда бюджетное учреждение приобретает периодические издания для пополнения библиотечных фондов. Наверное, вы заметили, что о таких учреждениях в вышеупомянутом материале ничего не сказано. Почему? А потому, что для таких учреждений при приобретении периодических изданий, да и не только таких изданий, а вообще относительно разной литературы, в Плане счетов предусмотрены свои правила игры.
Внимание! На субсчете 1112 «Библиотечные фонды» ведут учет библиотечных фондов независимо от стоимости отдельных экземпляров книг. К библиотечному фонду относятся: научная, художественная и учебная литература, специальные виды литературы и прочие издания.
Учитывая это, в случае, если учреждение осуществляет подписку на периодические издания с целью пополнения библиотечных фондов, то такие издания относятся к библиотечному фонду и учитываются на субсчете 1112 «Библиотечные фонды».
Но из вопроса читателя следует, что учреждение не учитывало периодические издания как библиотечные фонды. Возникает вопрос: почему именно так действовала библиотека? Стоит с этим разобраться подробнее.
Скорее всего, это связано с требованиями такого документа, как Методрекомендации, которые утратили силу на основании приказа Минкультуры от 03.10.2012 г. № 1089.
Напомним, что этим документом руководствовались:
— библиотеки и органы научно-технической информации, которые содержатся за счет бюджетных средств и поступлений от основной деятельности (библиотеки группы А)
— библиотеки, которые находятся на балансе хозрасчетных предприятий (библиотеки группы Б).
В частности, в п. 5 разд. II Методрекомендаций было указано следующее:
«Документы основного фонда (кроме периодических изданий) учитываются на балансовых счетах. Стоимость приобретенных периодических изданий для библиотек группы А списывается на расходы в периоде оплаты, библиотек группы Б — равномерно в течение периода подписки».
Как видите, в этом документе было четко указано, что периодические издания не учитывают на балансовых счетах. Поэтому и не удивительно, что до сих пор библиотека действовала согласно требованиям Методрекомендаций. Но поскольку указанный документ утратил силу, то бухгалтерский учет библиотечных фондов необходимо вести в соответствии с требованиями действующих нормативно-правовых актов по вопросам бухучета.
Учитывая это, далее рассмотрим отмеченный вопрос подробнее. Также выясним, к какой разновидности документов, которые учитываются в составе библиотечного фонда, относятся периодические издания.
Начнем мы с основного документа, который распространяется на сеть действующих библиотек всех форм собственности и подчинения и организацию библиотечного дела. Это Закон Украины «О библиотеках и библиотечном деле» от 27.01.95 г. № 32/95-ВР, в котором приведено определение следующих терминов:
| Определение | Пояснения |
| Библиотечный фонд | Упорядоченное собрание документов, которое хранится в библиотеке |
| Библиотека | Информационное, культурное, образовательное заведение (учреждение, организация) или структурное подразделение, которое имеет упорядоченный фонд документов, доступ к прочим источникам информации и главным заданием которого является обеспечение информационных, научно-исследовательских, образовательных, культурных и прочих потребностей пользователей библиотеки |
| Библиотечная услуга | Результат деятельности библиотеки по удовлетворению информационных, научно-исследовательских, образовательных, культурных и прочих потребностей пользователей библиотеки |
| Пользователь библиотеки | Физическое или юридическое лицо, которое прибегло к услугам библиотеки |
Также стоит отметить, что в настоящее время основным документом, в котором определены требования к порядку учета документов, находящихся в библиотечных фондах, и положения которого распространяются на библиотеки, находящиеся в сфере управления Минкультуры, управления (отделы) культуры местных государственных администраций и исполнительных комитетов городских советов, является Инструкция № 22.
Приведем некоторые определения из этой Инструкции, которые будут нам полезны.
| Определение | Пояснения |
| Журнал | Периодическое издание в виде блока скрепленных в корешке листов печатного материала установленного формата в обложке или оправе |
| Газета | Периодическое издание в виде одного или нескольких листов печатного материала установленного формата, предназначенное для широкого круга лиц, которое является источником письменной информации о текущих событиях, связанных с внутренними делами, международными проблемами, политикой и т. п. |
| Периодическое издание | Серийное издание, которое выходит через определенные промежутки времени с постоянным для каждого года числом номеров (выпусков), без повторов в содержании, однотипно оформленными, нумеруемыми и/или датированными выпусками, под одним и тем же заглавием |
| Объекты учета библиотечного фонда | Издания: — книги, брошюры; — листовые издания, буклеты, карточные издания, плакаты, почтовые открытки; — журнальные издания, газетные издания. Аудиовизуальные документы: — фонодокументы; — видеодокументы; — кинодокументы; — фотодокументы; — документы на микроформах. Электронные издания |
Как видим, Инструкция № 22 относит газеты и журналы к периодическим изданиям. В свою очередь, такие издания являются разновидностью документов, которые учитываются в составе библиотечного фонда.
Так, к библиотечным фондам относятся: книги, брошюры, листовые издания, буклеты, карточные издания, плакаты, почтовые открытки, журналы, газеты, фонодокументы, видеодокументы, кинодокументы, фотодокументы, документы на микроформах, электронные издания.
При этом библиотечными фондами распоряжаются информационные, культурные или научные учреждения и заведения, которые предоставляют книги, периодические издания и прочие документы в пользование юридическим и физическим лицам. Например, библиотечные фонды есть в библиотеках, учебных заведениях, научно-исследовательских институтах, санаторно-курортных заведениях.
В свое время Госказначейство в письме от 14.09.2011 г. № 17-08/278-1569 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 40) отмечало, что отнесение периодических изданий и прочей литературы к библиотечным фондам должно регламентироваться ведомственными нормативными актами, нормы которых должны согласовываться с требованиями Инструкции № 22. При этом также добавляло, что ответственность относительно распределения периодических изданий на «библиотечный фонд» и «небиблиотечный фонд» возлагается исключительно на распорядителя бюджетных средств.
Впоследствии позиция Минфина об учете периодических изданий, которые относятся к библиотечным фондам, была изложена в письме от 03.06.2015 г. № 31-11420-08-10/18126:
«Если подписка периодических изданий осуществлена с целью пополнения библиотечных фондов, то полученные периодические издания необходимо оприходовать на субсчет 112 «Библиотечные фонды», который предназначен для учета библиотечных фондов независимо от стоимости отдельных экземпляров книг. К библиотечному фонду относятся: научная, художественная и учебная литература, специальные виды литературы и прочие издания. Оприходование осуществляется в соответствии с пунктами 1.1 — 1.5 Типовой корреспонденции.»
И хотя Типовая корреспонденция субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами бюджетных учреждений, утвержденная приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611, о которой упоминает Минфин в данном письме, утратила силу с 01.01.2017 г., и субсчет 112 «Библиотечные фонды» трансформирован в субсчет 1112 «Библиотечные фонды», позиция авторов письма относительно учета периодических изданий понятна и отвечает требованиям НП(С)БУ 121.
Итак, если периодические издания являются для библиотеки библиотечными фондами, то в бухгалтерском учете такие издания учитывают на субсчете 1112 «Библиотечные фонды». Этот субсчет предназначен для учета библиотечных фондов независимо от стоимости отдельных экземпляров книг. К библиотечному фонду относятся: научная, художественная и учебная литература, специальные виды литературы и прочие издания.
Рассмотрим на примере оплату стоимости периодических изданий библиотекой и отражение таких операций в бухгалтерском учете.
Пример. Областная научная библиотека в июне 2017 года за счет общего фонда оформила подписку на разные периодические издания на июль, август и сентябрь 2017 года на сумму 123000 грн. Такие периодические издания являются для библиотеки библиотечными фондами, которые учитывают на субсчете 1112 «Библиотечные фонды».
При вводе в эксплуатацию библиотечных фондов одновременно увеличиваем внесенный капитал (субсчет 5111).
Также при вводе в эксплуатацию библиотечных фондов (передачи в пользование) начислена амортизация в размере 50 % от первоначальной стоимости. Предположим, что в июле начислена амортизация на сумму 20500 грн. (41000 грн. х 50 %).
В бухгалтерском учете эти операции отражаются так:
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Получены ассигнования для оформления подписки на II полугодие 2017 года | 2313 | 5411 | 123000 |
| 2 | Перечислена предварительная оплата за библиотечные фонды (периодические издания) * | 2117 | 2313 | 123000 |
| * Возможность осуществления предварительной оплаты периодических изданий предусмотрена постановлением КМУ «Об осуществлении предварительной оплаты товаров, работ и услуг, которые закупаются за бюджетные средства» от 23.04.2014 г. № 117. | ||||
| 3 | Поступили библиотечные фонды (периодические издания) в библиотеку: | |||
| — в июле | 1312 | 2117 | 41000 | |
| 4 | Переданы библиотечные фонды в эксплуатацию | 1112 | 1312 | 41000 |
| Одновременно отражены изменения в капитале | 5411 | 5111 | 41000 | |
| 5 | Начислена амортизация в размере 50 % первоначальной стоимости | 8014 | 1412 | 20500 |
| 6 | Отнесена на финансовый результат отчетного периода начисленная амортизация | 5511 | 8014 | Сумма амортизации, начисленная за отчетный период |
В заключение добавим, что такой порядок отражения в бухгалтерском учете операций по оплате периодических изданий библиотеки применяют независимо от того, когда оформлена подписка на периодические издания, поскольку такие издания являются библиотечными фондами, для учета которых применяют субсчет 1112.
Нормативные документы
НП(С)БУ 121 — Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 121 «Основные средства», утвержденное приказом Минфина от 12.10.2010 г. № 1202.
План счетов — План счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденный приказом Минфина от 31.12.2013 г. № 1203.
Инструкция № 22 — Инструкция по учету документов, которые находятся в библиотечных фондах, утвержденная приказом Минкультуры от 03.04.2007 г. № 22.
Методрекомендации — Методические рекомендации по бухгалтерскому учету библиотечных фондов, утвержденные приказом Минкультуры от 27.03.2008 г. № 321/0/16-08.
