Наш заклад (Обласна універсальна наукова бібліотека) здійснює передплату періодичних видань для поповнення бібліотечного фонду. Оплату здійснено в червні 2017 року на ІІ півріччя цього року. Також плануємо у жовтні 2017 року оформити передплату на наступний 2018 рік.
У минулому році передплату на наступний рік обліковували як витрати майбутніх періодов на субрахунку 851 «Витрати майбутніх періодів». У січні 2017 року кошти з рахунку 851 було перенесено на рахунок 2911 «Витрати майбутніх періодів розпорядників бюджетних коштів».
Керуючись наказом про облікову політику, кожний квартал на підставі Актів здійснюємо списання таких витрат.
Підкажіть будь ласка, чи вірно ми обліковуємо такі витрати? Як правильно обліковувати в бухгалтерському обліку періодичні видання, які є бібліотечним фондом?
(запитання з електронної пошти
редакції: bb@id.factor.ua)
У цьому році на сторінках газети «Бюджетна бухгалтерія» ми вже розглядали питання, пов’язане з передплатою періодичних видань. Йдеться про матеріал «У 2016 році оформлено передплату: як у 2017 році списати витрати майбутніх періодів» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2017, № 5). Тому сподіваємось, що більшість з вас відразу зрозуміли, про які витрати ми будемо говорити.
Дійсно, бюджетні установи почали працювати з витратами майбутніх періодів починаючи з 2015 року та застосовували для обліку таких сум субрахунок 851 «Витрати майбутніх періодів».
Починаючи з 01.01.2017 р. у Плані рахунків для обліку й узагальнення інформації щодо здійснених у звітному періоді витрат, які підлягають віднесенню на витрати в майбутніх звітних періодах, призначено рахунок 29 «Витрати майбутніх періодів».
Зокрема, цей рахунок має субрахунок 2911 «Витрати майбутніх періодів розпорядників бюджетних коштів».
За дебетом субрахунку 2911 бюджетні установи відображають накопичення витрат майбутніх періодів (у момент їх виникнення), за кредитом — списання (розподіл) витрат майбутніх періодів та включення їх до складу витрат звітного періоду.
До витрат майбутніх періодів бюджетні установи відносять частіше за все передплату за періодичні видання (квартал, півріччя, рік), а також сплачені авансом орендні платежі (за декілька звітних періодів) тощо.
Начебто з питанням обліку усе зрозуміло: витрати на придбання періодичних видань установи обліковують у складі витрат. Але такий порядок відображення витрат на придбання таких видань застосовується не завжди. Що ми маємо на увазі? Річ у тому, що у цьому питанні все залежить від того, з якою метою установа придбаває періодичну літературу, а саме: для отримання оперативної професійної інформації чи для поповнення бібліотечних фондів.
Саме від цього залежить, яким чином бюджетні установи будуть відображати у бухгалтерському обліку витрати з оплати вартості періодичних видань.
Так, ті бюджетні установи, які здійснюють передплату періодичних видань, та які не надають такі видання у користування юридичним та фізичним особам, а використовують їх виключно в процесі своєї діяльності (наприклад, видання з питань законодавства, довідкові та методичні посібники з бухгалтерського обліку та оподаткування, а також інша спеціалізована література), частіше за все не вважають їх бібліотечними фондами. У такому випадку вартість придбаних періодичних видань відносять на витрати майбутнього або звітного періодів. Ще раз наголошуємо, що про такі витрати детально розписано в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2017, № 5.
А тепер перейдемо до ситуації, коли бюджетна установа придбаває періодичні видання для поповнення бібліотечних фондів. Напевне, ви помітили, що про такі установи у вищезгаданому матеріалі нічого не сказано. Чому? А тому, що для таких установ при придбанні періодичних видань, так і не тільки таких видань, а й взагалі щодо різної літератури, у Плані рахунків передбачено свої правила гри.
Увага! На субрахунку 1112 «Бібліотечні фонди» ведуть облік бібліотечних фондів незалежно від вартості окремих примірників книг. До бібліотечного фонду належать: наукова, художня і навчальна література, спеціальні види літератури та інші видання.
З огляду на це, у разі якщо установа здійснює передплату періодичних видань з метою поповнення бібліотечних фондів, то такі видання відносяться до бібліотечного фонду та обліковуються на субрахунку 1112 «Бібліотечні фонди».
Але із запитання читача випливає, що установа не обліковувала періодичні видання як бібліотечні фонди. Виникає запитання: чому саме так діяла бібліотека? Варто з цим розібратися детальніше.
На нашу думку, це пов’язано з вимогами такого документа як Методрекомендації, які втратили чинність на підставі наказу Мінкультури від 03.10.2012 р. № 1089.
Нагадаємо, що цим документом керувались:
— бібліотеки та органи науково-технічної інформації, що утримуються за рахунок бюджетних коштів та надходжень від основної діяльності (бібліотеки групи А);
— бібліотеки, що знаходяться на балансі госпрозрахункових підприємств (бібліотеки групи Б).
Зокрема, у п. 5 розд. II Методрекомендацій було зазначено таке:
«Документи основного фонду (крім періодичних видань) обліковуються на балансових рахунках. Вартість придбаних періодичних видань для бібліотек групи А списується на видатки в періоді оплати, бібліотек групи Б — рівномірно протягом періоду передплати».
Як бачите, у цьому документі було чітко вказано, що періодичні видання не обліковують на балансових рахунках. Тому й не дивно, що й досі бібліотека діяла згідно з вимогами Методрекомендацій. Але оскільки зазначений документ втратив чинність, то бухгалтерський облік бібліотечних фондів необхідно вести відповідно до вимог діючих нормативно-правових актів з питань бухобліку.
З огляду на це, далі розглянемо зазначене питання детальніше. Також з’ясуємо, до якого різновиду документів, які обліковуються у складі бібліотечного фонду, належать періодичні видання.
Почнемо ми з основного документа, який поширюється на мережу діючих бібліотек усіх форм власності та підпорядкування й організацію бібліотечної справи. Це Закон України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» від 27.01.95 р. № 32/95-ВР, у якому наведено визначення таких термінів:
| Визначення | Пояснення |
| Бібліотечний фонд | Упорядковане зібрання документів, що зберігається в бібліотеці |
| Бібліотека | Інформаційний, культурний, освітній заклад (установа, організація) або структурний підрозділ, що має упорядкований фонд документів, доступ до інших джерел інформації та головним завданням якого є забезпечення інформаційних, науково-дослідних, освітніх, культурних та інших потреб користувачів бібліотеки |
| Бібліотечна послуга | Результат діяльності бібліотеки із задоволення інформаційних, науково-дослідних, освітніх, культурних та інших потреб користувачів бібліотеки |
| Користувач бібліотеки | Фізична чи юридична особа, яка звернулася до послуг бібліотеки |
Також варто зазначити, що нині основним документом, у якому визначено вимоги до порядку обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, і положення якого поширюються на бібліотеки, які перебувають у сфері управління Мінкультури, управлінь (відділів) культури місцевих державних адміністрацій та виконавчих комітетів міських рад, є Інструкція № 22.
Наведемо деякі визначення з цієї Інструкції, які будуть нам корисні.
| Визначення | Пояснення |
| Визначення | Пояснення |
| Журнал | Періодичне видання у вигляді блока скріплених у корінці аркушів друкованого матеріалу встановленого формату в обкладинці або оправі |
| Газета | Періодичне видання у вигляді одного чи декількох аркушів друкованого матеріалу встановленого формату, призначене для широкого кола осіб, яке є джерелом письмової інформації про поточні події, пов’язані з внутрішніми справами, міжнародними проблемами, політикою тощо |
| Періодичне видання | Серійне видання, що виходить через визначені проміжки часу з постійним для кожного року числом номерів (випусків), без повторів у змісті, однотипно оформленими, нумерованими і/або датованими випусками, під одним і тим же заголовком |
| Об’єкти обліку бібліотечного фонду | Видання: — книги, брошури; — аркушеві видання, буклети, карткові видання, плакати, поштові картки; — журнальні видання, газетні видання. Аудіовізуальні документи: — фонодокументи; — відеодокументи; — кінодокументи; — фотодокументи; — документи на мікроформах. Електронні видання |
Як бачимо, Інструкція № 22 відносить газети та журнали до періодичних видань. У свою чергу, такі видання є різновидом документів, які обліковуються у складі бібліотечного фонду.
Так, до бібліотечних фондів належать: книги, брошури, аркушеві видання, буклети, карткові видання, плакати, поштові картки, журнали, газети, фонодокументи, відеодокументи, кінодокументи, фотодокументи, документи на мікроформах, електронні видання.
При цьому бібліотечними фондами розпоряджаються інформаційні, культурні або наукові установи та заклади, що надають книги, періодичні видання та інші документи в користування юридичним і фізичним особам. Наприклад, бібліотечні фонди є в бібліотеках, навчальних закладах, науково-дослідних інститутах, санаторно-курортних закладах.
Свого часу Держказначейство в листі від 14.09.2011 р. № 17-08/278-1569 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 40) зазначало, що віднесення періодичних видань та іншої літератури до бібліотечних фондів має регламентуватися відомчими нормативними актами, норми яких повинні узгоджуватися з вимогами Інструкції № 22. При цьому також додавало, що відповідальність стосовно розподілу періодичних видань на «бібліотечний фонд» та «небібліотечний фонд» покладається виключно на розпорядника бюджетних коштів.
Згодом позиція Мінфіну щодо обліку періодичних видань, які відносяться до бібліотечних фондів, була висловлена у листі від 03.06.2015 р. № 31-11420-08-10/18126:
«Якщо передплата періодичних видань здійснена з метою поповнення бібліотечних фондів, то отримані періодичні видання необхідно оприбуткувати на субрахунок 112 «Бібліотечні фонди», який призначений для обліку бібліотечних фондів незалежно від вартості окремих примірників книг. До бібліотечного фонду належать: наукова, художня і навчальна література, спеціальні види літератури та інші видання. Оприбуткування здійснюється відповідно до пунктів 1.1 — 1.5 Типової кореспонденції».
І хоча Типова кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями бюджетних установ, затверджена наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611, про яку згадує Мінфін у цьому листі, втратила чинність з 01.01.2017 р., та субрахунок 112 «Бібліотечні фонди» трансформовано в субрахунок 1112 «Бібліотечні фонди», позиція авторів листа щодо обліку періодичних видань зрозуміла та відповідає вимогам НП(С)БО 121.
Отже, якщо періодичні видання є для бібліотеки бібліотечними фондами, то в бухгалтерському обліку такі видання обліковують на субрахунку 1112 «Бібліотечні фонди». Цей субрахунок призначений для обліку бібліотечних фондів незалежно від вартості окремих примірників книг. До бібліотечного фонду належать: наукова, художня і навчальна література, спеціальні види літератури та інші видання.
Розглянемо на прикладі оплату вартості періодичних видань бібліотекою та відображення таких операцій в бухгалтерському обліку.
Приклад. Обласна наукова бібліотека в червні 2017 року за рахунок загального фонду оформила передплату на різні періодичні видання на липень, серпень та вересень 2017 року на суму 123000 грн. Такі періодичні видання є для бібліотеки бібліотечними фондами, які обліковують на субрахунку 1112 «Бібліотечні фонди».
При введенні в експлуатацію бібліотечних фондів одночасно збільшуємо внесений капітал (субрахунок 5111).
Також при введенні в експлуатацію бібліотечних фондів (передачі у користування) нарахована амортизація в розмірі 50 % від первісної вартості. Припустимо, що у липні нарахована амортизація на суму 20500 грн. (41000 грн. х 50 %).
У бухгалтерському обліку ці операції відображаються так:
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Отримано асигнування для оформлення передплати на II півріччя 2017 року | 2313 | 5411 | 123000 |
| 2 | Перерахована попередня оплата за бібліотечні фонди (періодичні видання)* | 2117 | 2313 | 123000 |
| * Можливість здійснення попередньої оплати періодичних видань передбачена постановою КМУ «Про здійснення попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» від 23.04.2014 р. № 117. | ||||
| 3 | Надійшли бібліотечні фонди (періодичні видання) до бібліотеки: | |||
| — у липні | 1312 | 2117 | 41000 | |
| 4 | Передано бібліотечні фонди до експлуатації | 1112 | 1312 | 41000 |
| Одночасно відображено зміни в капіталі | 5411 | 5111 | 41000 | |
| 5 | Нараховано амортизацію в розмірі 50 % первісної вартості | 8014 | 1412 | 20500 |
| 6 | Віднесено на фінансовий результат звітного періоду нараховану амортизацію | 5511 | 8014 | Сума амортизації, нарахована за звітний період |
На завершення додамо, що такий порядок відображення в бухгалтерському обліку операцій з оплати періодичних видань бібліотеки застосовують незалежно від того, коли оформлено передплату на періодичні видання, оскільки такі видання є бібліотечними фондами, для обліку яких застосовують субрахунок 1112.
Нормативні документи
НП(С)БО 121 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 121 «Основні засоби», затверджене наказом Мінфіну від 12.10.2010 р. № 1202.
План рахунків — План рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затверджений наказом Мінфіну від 31.12.2013 р. № 1203.
Інструкція № 22 — Інструкція з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, затверджена наказом Мінкультури від 03.04.2007 р. № 22.
Методрекомендації — Методичні рекомендації бухгалтерського обліку бібліотечних фондів, затверджені наказом Мінкультури від 27.03.2008 р. № 321/0/16-08.
