С 31 января 2011 года работник отчитывается о командировочных расходах по новой форме
С какого числа нужно применять новую форму Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет? В каких случаях работник должен подать данный Отчет в течение 3-х рабочих дней по возвращении из командировки, а в каких — в течение 5?
(г. Харьков)
С принятием
Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) в вопросе представления отчета о понесенных в командировке расходах произошел ряд изменений.Во-первых
, изменены предельные сроки подачи Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет). Теперь Отчет необходимо подать в течение 5-ти банковских дней по возвращении из командировки, если работник рассчитывался в ней средствами, полученными в качестве аванса наличными из кассы работодателя или перечисленными на личную банковскую платежную карточку (ЛБПК) работника (п.п. 170.9.2 НКУ). При этом не имеет значения, снимал работник наличные с этой карточки или использовал ее в безналичных расчетах за товары (работы, услуги) в командировке. И в том и в другом случае предельный срок подачи Отчета — 5 банковских дней. А вот при использовании в командировке наличных, снятых с корпоративной банковской платежной карточки (КБПК), Отчет нужно подать в течение 3-х банковских дней по возвращении из такой командировки (см. таблицу).
Предельные сроки подачи Отчета, установленные НКУ
| Цель выдачи аванса | Форма выдачи аванса | ||
| в наличной форме или на ЛБПК работника | в безналичной форме для использования с применением КБПК и/или платежных документов (1) | ||
| расчеты производились наличными, снятыми с КБПК | расчеты производились в безналичной форме | ||
| Для покрытия командировочных расходов | До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку | До окончания 3-го банковского дня, после окончания командировки | Не позднее 10-ти дней после окончания командировки (до 20 банковских дней в случае наличия уважительных причин)(2) |
| Для решения производственных (хозяйственных) нужд в командировке | |||
| (1) Здесь имеются в виду дорожные, банковские или именные чеки, другие платежные документы. (2) Срок предоставления отчета продлевается работодателем для выяснения вопросов относительно выявленных разногласий между соответствующими отчетными документами. | |||
Остаток неиспользованных в командировке средств по-прежнему должен быть возвращен работником
до или во время подачи Отчета (п.п. 170.9.2 НКУ), т. е. теперь во многих случаях (см. табл. выше) этот срок составляет 5 банковских дней после завершения командировки. При нарушении данного срока невозвращенная сумма включается в налогооблагаемый доход работника с применением натурального коэффициента. Рассчитанный с этой суммы налог на доходы физических лиц (НДФЛ) удерживается с любого налогооблагаемого дохода работника до полного погашения. Обратите внимание: 15 %-й штраф теперь не налагается на подотчетное лицо в случае просрочки возврата неиспользованных сумм.Во-вторых, с 31 января 2011 года подотчетные лица должны подавать Отчет по новой форме, которая утверждена приказом ГНАУ от 23.12.10 г. № 996. Существенные изменения в форме Отчета не произошли. Логично, что в новой форме нет граф для расчета 15 %-го штрафа. Кроме того, при определении суммы НДФЛ с остатка несвоевременно возвращенных подотчетных средств теперь нужно учитывать прогрессивную ставку НДФЛ (15 или 17 %)* и соответствующий каждой ставке натуральный коэффициент (1,176471 при ставке 15 % и 1,204819 при ставке 17 %).
* Если общий месячный налогооблагаемый доход командированного лица (включая зарплату и другие приравненные к ней выплаты) превышает 10-кратный размер минимальной зарплаты, установленной законодательством на 1 января отчетного года (в 2011 году — 9410 грн.), то сумма превышения облагается НДФЛ по ставке 17 %.
