Казалось бы, ну что может быть непонятного в заполнении Табеля учета использования рабочего времени (далее — Табель)?! Сиди себе, проставляй отработанные работником часы в клеточках… Но (!) взял ручку, положил Табель перед собой… и вопросы посыпались как из рога изобилия. Где же искать на них ответы? В таблице ниже!
| Вопрос | Ответ |
| Кто обязан вести Табель? | Все юрлица, независимо от количества работников (п. 1 приказа № 489*). Также рекомендуем вести Табель предпринимателям |
| Где искать его форму? | Типовая форма Табеля № П-5 утверждена приказом № 489. Она носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. Важно! При необходимости вы можете дополнить эту форму другими показателями с учетом специфики деятельности предприятия |
| На кого ведут Табель? | Табель ведется на всех работников, с которыми заключены трудовые договоры. Для ведения учета использования рабочего времени каждому работающему присваивается табельный номер. В случае увольнения (или перевода) работника в другой цех (отдел) его прежний табельный номер не может быть присвоен другому работнику и должен оставаться свободным не менее трех лет. На каждого работника в Табеле, как правило, заполняется только одна строка. Исключение составляют внутренние совместители. На них в Табеле будут заполнены две строки: в одной строке указывается время основной работы, а во второй — время работы по совместительству. Важно! Не указывайте в Табеле лиц, выполняющих работы (предоставляющих услуги) по гражданско-правовым договорам. Им там не место! Иначе при проверке контролеры будут настаивать на том, что в данном случае имели место быть не гражданско-правовые, а трудовые отношения |
| Зачем в Табеле на каждый день отведено две ячейки? | Все просто: по каждому дню месяца вы в одной ячейке проставляете условное обозначение видов затрат рабочего времени, во второй — количество часов. Кстати, условные обозначения отработанного времени (буквенное и числовое) представлены на титульном листе Табеля типовой формы № П-5. Причем при заполнении Табеля предприятие может использовать либо буквенный, либо числовой код |
| Сколько раз в месяц нужно заполнять Табель? | Табель нужно заполнять ежедневно! Именно тогда у вас будет обеспечен достоверный учет рабочего времени. В конце месяца в Табеле подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Заполненный Табель подписывается лицом, ответственным за его ведение, руководителем подразделения, а также работником кадровой службы и передается в бухгалтерию для начисления зарплаты за отработанный месяц |
| Нужно ли заполнять отдельный Табель на аванс? | Действительно, для того чтобы рассчитать сумму аванса, бухгалтеру необходим заполненный Табель за первую половину месяца (с 1-го по 15-е число включительно). Каким образом он к нему попадет — внутреннее дело каждого предприятия. Например, отдел кадров может передавать в бухгалтерию заполненный Табель за первую половину месяца 16-го числа для расчета аванса, а бухгалтерия будет возвращать его обратно 17-го. Еще один вариант — заверенная копия Табеля на аванс, которая будет оставаться в бухгалтерии и подшиваться под расчет. Можно и отдельные табели формировать за первую и вторую половины месяца, а затем еще и сводный. В общем, все в ваших руках! Главное — зафиксируйте порядок передачи Табеля на аванс во внутренних документах, чтобы механизм «отдел кадров — бухгалтерия» работал как часы |
| Как табелировать выходные дни работника? | Табель не предусматривает кодировку для обозначения выходных дней (дней еженедельного отдыха), а также праздничных и нерабочих дней. Поэтому в полях напротив таких дней можно проставлять прочерки или оставлять их незаполненными. В то же время если работника специально привлекают к работе в выходной для него день, то отработанное время табелируют кодом «РВ» (06) |
| Как отразить в Табеле работу на условиях неполного рабочего времени? | Очень просто! С помощью кода «РС» (02). Кстати, этот же код применяется для кодировки рабочего времени, отработанного совместителем, поскольку работа по совместительству является разновидностью работы на условиях неполного рабочего времени. Причем заметьте: если режим неполного рабочего времени установлен по инициативе работодателя (ст. 32 КЗоТ), то неявки в связи с работой в таком режиме обозначают кодом «НД» (20) |
| Отражать ли в Табеле сокращение рабочего времени на 1 час в предпраздничный день? | Накануне праздничных и нерабочих дней (ст. 73 КЗоТ) продолжительность работы сотрудников с полным рабочим временем сокращается на один час как при пятидневной, так и при шестидневной рабочей неделе. Это сокращение обязательно следует отразить в Табеле. Иначе инспекторы труда могут настаивать на том, что в такие дни работники трудились сверхурочно |
| Работник уходит в ежегодный основной отпуск. Как это отразить в Табеле? | Для этих целей предусмотрен код «В» (08). Причем им следует обозначать не только рабочие, но и выходные дни, которые приходятся на период ежегодного отпуска. Ведь отпускные начисляют за календарные дни. А вот праздничные и нерабочие дни (ст. 73 КЗоТ), приходящиеся на период ежегодного отпуска, прочеркивают или оставляют незаполненными |
| Как отразить дни командировки в Табеле? | Оплата периода командировки производится за все рабочие дни по графику того предприятия, которое направило работника в командировку. Из этого следует, что рабочие дни пребывания работника в командировке в Табеле обозначаются таким образом: в верхней строке указывают количество отработанных часов согласно графику работы предприятия-работодателя (например, 8) независимо от того, сколько часов в этот день работник отработал по месту командировки, в нижней строке — условное обозначение командировки «ВД» (07). День командировки, приходящийся на выходной день, отражают следующим образом: в верхней ячейке — прочерк или оставляют ее незаполненной, в нижней — «ВД» (07). Если работник был специально командирован для работы в выходной для него день, то такой день, на наш взгляд, целесообразно обозначить в Табеле следующим образом: в верхней ячейке проставить количество фактически отработанных в этот день часов, в нижней через дробь — «РВ»/«ВД» (06/07) (часы работы в выходные и праздничные дни/командировка) |
| Как быть, если на момент закрытия Табеля причина отсутствия работника на работе не установлена? | Если на момент заполнения Табеля нет документов, указывающих на причину отсутствия работника на рабочем месте, в Табеле делают отметку о неявке по невыясненным причинам («НЗ»). После предоставления указанных документов табельщик должен будет внести соответствующие изменения в Табель |
