ГСМ по талонам и топливным картам: учет без проблем
Деятельность любого предприятия не обходится без использования автотранспорта. Приобретать для него топливо за наличные не всегда удобно, особенно если на предприятии имеется большой автопарк. поэтому многие субъекты хозяйственной деятельности переходят на безналичный способ расчетов и покупают ГСМ с использованием талонов и топливных карт. В рамках данной статьи мы рассмотрим документальное оформление и учет топлива, полученного таким образом.
Марина КОВЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
Закон о налоге на прибыль
— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.Закон об НДС
— Закон Украины «О налоге на добавленную стоимость» от 03.04.97 г. № 168/97-ВР.Инструкция № 81
— Инструкция о порядке приемки, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на предприятиях и в организациях Украины, утвержденная совместным приказом Госнефтегазпрома, Минэкономики, Минтранса, Госстандарта, Госкомстата Украины от 02.04.98 г. № 81/38/101/235/122.Инструкция № 291
— Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Минфина Украины от 30.11.99 г. № 291.
ГСМ по талонам
Правовой статус талонов законодательством не определен, умалчивает оно и о порядке их учета и обращения. В
п.п. 4.1.7.27 Инструкции № 81 сказано, что использование талонов на топливо как средства расчетов на АЗС запрещено. По сути, талоны и не могут быть средством расчетов, ведь в качестве оплаты за топливо на счет продавца по безналичному расчету перечисляются деньги. В свою очередь, талон — это документ, который подтверждает право покупателя на получение уже оплаченного топлива, хранящегося на АЗС.Для приобретения талонов на ГСМ с продавцом нефтепродуктов заключается договор, в котором в обязательном порядке указываются марка и вид ГСМ, его стоимость,
способ получения (в рассматриваемой ситуации это талоны), перечень АЗС, которые отпускают топливо, момент перехода права собственности. Кроме этого, в договоре закрепляется и срок действия талонов, по истечении которого они могут быть обменяны на денежные средства или другие талоны.После заключения договора субъект хозяйственной деятельности перечисляет денежные средства на расчетный счет продавца нефтепродуктов в сроки, указанные в счете-фактуре. В большинстве случаев по условиям договора ГСМ переходят в
собственность покупателя еще до фактической заправки автомобиля. В момент перехода к покупателю права собственности стороны подписывают акт приема-передачи, на основании которого ГСМ передаются на хранение поставщику. После выполнения перечисленных выше условий предприятию предоставляются талоны на топливо.Приобретение горючего и получение талонов необходимо отразить в аналитическом учете предприятия. Для учета талонов предназначена аналитическая ведомость, где фиксируются поступление талонов и их выдача водителю под роспись. Форма ведомости разрабатывается бухгалтером самостоятельно и может выглядеть следующим образом:
Ведомость по учету талонов за июнь 2008 г.
| Остаток на 01.06.2008 г. | Поступление талонов | Выдача талонов | Подпись водителя | ||||||
| литры | номинал | дата | литры | номинал | дата | ФИО водителя | литры | номинал | |
| 75 л | 5 шт. х 15 л | 05.06.2008 г. | 80 | 2 шт. х 40 л | 05.06.2008 г. | Иванов М. Л. | 30 | 2 шт. х 15 л | Иванов М. Л. |
| — | — | 16.06.2008 г. | 45 | 3 шт. х 15 л | 09.06.2008 г. | Носов Н. К. | 45 | 3 шт. х 15 л | Носов Н. К. |
| — | — | — | — | — | 11.06.2008 г. | Сомов г. О. | 40 | 1 шт. х 40 л | Сомов г. О. |
| — | — | — | — | — | 17.06.2008 г. | Дроздов В. М. | 85 | 1 шт. х 40 л | Дроздов В.М. |
| Итого | 125 | 2 шт. х 40 л | — | — | 200 | 2 шт. х 40 л | — | ||
Талоны на ГСМ выдаются водителю, а он уже обменивает их на соответствующее количество топлива на любой из АЗС, зафиксированных в договоре с продавцом нефтепродуктов. Документом, подтверждающим использование талонов, является чек ЭККА, который водитель сдает в бухгалтерию предприятия.
Бухгалтерский учет талонов
Существует версия, что талоны на ГСМ необходимо учитывать в составе денежных документов на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте» наряду с почтовыми марками, оплаченными проездными документами, путевками в санатории, пансионаты, дома отдыха и т. д. Однако этот вопрос прямо урегулирован
Инструкцией № 291, в соответствии с которой оплаченные талоны на нефтепродукты и газ отражаются на субсчете 203 «Топливо». Для учета движения талонов целесообразно выделить субсчет третьего порядка 203/ «Талоны на топливо»*.* Стоимость приобретенных по талонам ГСМ участвует в расчете прироста (убыли) балансовой стоимости запасов по п. 5.9 Закона о налоге на прибыль, начиная с даты перехода права собственности на ГСМ.
С данного субсчета стоимость ГСМ будет списана на субсчет
203 «Топливо в автомобиле» после того, как водитель предоставит в бухгалтерию отчет об использовании талонов и чеки АЗС. Впоследствии израсходованное топливо попадет на счета расходов на основании путевых листов.
ГСМ по топливным картам
Платежная электронная карточка (еще ее называют топливной картой) представляет собой пластиковую карту и является исключительно информационным носителем видов топлива либо суммы денежных средств, запрограммированных для использования в течение определенного времени. Ее оформление и использование не противоречат действующему законодательству, на что, в частности, обращал внимание Государственный департамент автотранспорта в
письме от 25.02.2008 г. № 563-04/09/14-08.Заправка по топливным картам (далее — ТК) предусмотрена
п.п. 4.1.7.28 Инструкции № 81 и имеет ряд преимуществ по сравнению с другими способами приобретения горючего:— владельцы топливных карт могут улучшить контроль над расходами, поскольку ТК дает возможность установить лимиты на вид и количество нефтепродуктов, отпускаемых на АЗС, предоставить информацию по всем операциям, произведенным по карте: номер АЗС, на которой заправлялся водитель, время заправки, вид и количество нефтепродуктов, сумма операции;
— как правило, поставщики нефтепродуктов предоставляют скидки на топливо, сопутствующие товары и услуги, реализуемые при помощи ТК;
— дистанционное пополнение топливной карты;
— блокировка и возврат денежных средств в случае утери карты.
Для приобретения топливной карты с продавцом нефтепродуктов заключается
договор, в котором указываются вид топливной карты (денежная или литровая), лимит на ограничение расхода денежных средств или топлива в сутки (месяц), перечень автозаправок, которые обслуживают данную топливную карту, переходит ли к покупателю право собственности на карту после ее получения или же оно остается за поставщиком нефтепродуктов. Кроме этого, в договоре определяется момент перехода права собственности на ГСМ. В большинстве случае право собственности переходит к покупателю в момент передачи уже оплаченного топлива представителю покупателя.После заключения договора и перечисления денежных средств предприятию выдается топливная карта (одна или несколько). Как мы уже говорили, она может быть денежной или литровой:
— на
денежной карте содержится информация о сумме денежных средств, зачисленных на условный счет предприятия. Такая карточка дает возможность субъекту хозяйствования приобрести любую марку ГСМ, сопутствующие товары и услуги, реализуемые на АЗС исходя из лимита денежных средств. Как правило, топливо и услуги по денежной топливной карте отпускаются по рыночным ценам, установленным на дату заправки (предоставления услуги);— на условный счет
литровой карты зачисляется зафиксированное в договоре количество ГСМ определенных вида и марки. Причем стоимость с течением времени не изменяется, ГСМ отпускаются по цене, указанной в договоре.Топливные карты хранятся в бухгалтерии предприятия и выдаются водителям в порядке, установленном приказом об учетной политике (ежедневно, еженедельно, ежемесячно). При условии частого использования топливная карта закрепляется за конкретным водителем.
Для учета движения топливных карт на предприятии ведется журнал учета движения топливных карт, который составляется бухгалтером в произвольной форме. Например, он может выглядеть следующим образом:
Журнал учета движения топливных карт
| № п/п | Дата выдачи | Топливная карта | Ф.И.О. получателя | Возврат карты | Подпись получателя | Подпись бухгалтера | ||||
| Номер | Наименование поставщика | Единица измерения | Остаток на карте до выдачи | Дата возврата | Остаток на карте после возврата | |||||
| 1 | 05.06.2008 г. | 1257900 | ООО «Компас» | литр | 450 | Смирнов Л. Д. | 10.06. 2008 г. | 400 | Смирнов Л. Д. | Деревянко А.П. |
| 2 ... | 12.06.2008 г. | 365879 | ООО «Сигма» | грн. | 1000 | Тарасов Л.В. | 17.06. 2008 г. | 700 | Тарасов Л.В | Деревянко А.П. |
После получения топливной карты водитель приобретает ГСМ на АЗС и получает два чека: чек терминала и чек ЭККА, которые затем передаются в бухгалтерию. На основании этих документов ведется учет топлива.
В конце месяца предприятие получает от поставщика нефтепродуктов приходную накладную и расшифровку оборотов по карте, что, в свою очередь, позволяет определить фактически полученное водителями количество топлива, даже если некоторые из чеков ЭККА были утеряны.
Бухгалтерский учет топливных карт
В зависимости от условий договора топливные карты могут перейти в собственность покупателя или остаться за эмитентом — поставщиком нефтепродуктов.
В первом случае (
топливная карта переходит в собственность покупателя) она отражается:— на счете
22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», если срок службы топливной карты не превышает 1 года независимо от ее стоимости, и списывается на расходы в периоде начала ее использования;— на субсчете
112 «Малоценные необоротные материальные активы», если срок службы топливной карты более 1 года, а стоимость не превышает установленного предприятием стоимостного критерия, который разграничивает основные средства и МНМА.Во втором случае (
топливная карта остается в собственности поставщика нефтепродуктов) предприятие перечисляет поставщику нефтепродуктов залоговую стоимость карты, которая впоследствии возвращается покупателю по окончании срока использования ТК. Такая карта в бухгалтерском учете покупателя не отражается, поскольку она не соответствует критериям признания активом. ТК найдет свое отражение только в аналитическом учете, а именно: в журнале учета движения топливных карт, представленном выше.Что касается топлива, которое приобретает предприятие при помощи топливных карт, то его отражение в бухгалтерском учете осуществляется в том же порядке, что и при использовании талонов.
Налоговый учет ГСМ, полученных по талонам и топливным картам
Отражение в налоговом учете расходов, связанных с приобретением ГСМ как по талонам, так и по топливным картам, зависит от того, какие именно автомобили будут ими заправлять. Расходы на топливо, использованное для
грузовых автомобилей, включается в состав валовых расходов в полном объеме. А вот что касается топлива для легковых авто, то расходы на его приобретение включаются в состав валовых расходов лишь в размере 50 % (п.п. 5.4.10 Закона о налоге на прибыль). Исключение сделано для легковых авто, предназначенных для оказания налогоплательщиком платных услуг по транспортному или туристическому обслуживанию сторонних граждан или организаций, а также если эти транспортные средства принадлежат спортивным организациям и используются как спортивное снаряжение. Горючее для них включается в состав валовых расходов в размере 100 %.Что касается расходов на приобретение топливных карт, а также платы за их использование. то они отражаются в составе валовых расходов на основании общехозяйственного
п.п. 5.2.1 Закона о налоге на прибыль.Датой увеличения валовых расходов на приобретение ГСМ и топливных карт считается дата любого из событий, произошедшего ранее (
п.п. 11.2.1 Закона о налоге на прибыль):— или дата списания средств с банковских счетов налогоплательщика в оплату ГСМ и топливных карт;
— или дата их оприходования.
Правда, включить расходы в состав валовых по предоплате можно только в случае, если ГСМ и топливные карты поступают от
плательщика налога на прибыль, налоговый статус которого зафиксирован в договоре.Приобретая ГСМ, налогоплательщик должен вести налоговый учет прироста (убыли) его балансовой стоимости, который регулируется
п. 5.9 Закона о налоге на прибыль. Механизм пересчета по п. 5.9 распространяется только на запасы, фактически оприходованные на предприятии, а значит, в нем участвуют ГСМ, которые находятся в собственности субъекта хозяйствования. Напомним, что момент перехода права собственности на топливо, приобретаемое по талонам и топливным картам, определяется в договоре: им может быть момент заправки или момент перечисления денежных средств поставщику нефтепродуктов с последующей передачей топлива на ответственное хранение.Учет прироста (убыли) ГСМ, приобретенных для грузовых авто, не вызывает особых сложностей. Внимания заслуживает ситуация, когда на балансе предприятия числятся легковые автомобили или смешанный парк автомобилей. Здесь возможны два варианта учета расходов на ГСМ:
1) включить 50 % стоимости ГСМ для легковых авто в состав валовых расходов налогоплательщика. При этом на предприятии должен быть организован
отдельный учет ГСМ, отраженных в составе валовых расходов. Ведь именно остаток этих ГСМ будет принимать участие в расчете прироста (убыли) балансовой стоимости запасов;2) отнести на валовые расходы полную стоимость ГСМ, приобретенных для всех автомобилей. Затем 50 % стоимости топлива, использованного легковыми авто, отразить в графе 4 «Запасы, использованные не в хозяйственной деятельности» таблицы 1 приложения К1/1 к декларации по налогу на прибыль. Это позволит уменьшить балансовую стоимость запасов на конец отчетного периода.
Сумма НДС, уплаченная при приобретении ГСМ и топливных карт с целью их дальнейшего использования в налогооблагаемых операциях в рамках хозяйственной деятельности, включается в состав
налогового кредита (п.п. 7.4.1 Закона об НДС). При этом формирование налогового кредита не зависит от процедуры формирования валовых расходов (см. письмо ГНАУ от 15.05.2006 г. № 9120/7/16-1517-15// «Налоги и бухгалтерский учет», 2006, № 55, «Вестник налоговой службы Украины», 2006, № 29, с. 34). Другими словами, сумма НДС, уплаченная за топливо как для грузовых, так и для легковых авто включается в состав налогового кредита в полном объеме.Датой возникновения права на налоговый кредит будет дата осуществления первого из событий (
п.п. 7.5.1 Закона об НДС):— или дата списания средств с банковского счета налогоплательщика в оплату ГСМ и топливной карты;
— или дата получения налоговой накладной, которая подтверждает факт приобретения налогоплательщиком ТМЦ.
Основанием для отражения налогового кредита служит налоговая накладная, которая предоставляется поставщиком нефтепродуктов
на момент возникновения у него налоговых обязательств по НДС (или на дату получения денежных средств от покупателя, или на дату отгрузки топлива).Интерес вызывает ситуация, когда поставщик нефтепродуктов выписывает налоговую накладную при получении денежных средств для зачисления на условный счет с дальнейшим отпуском топлива
по цене на дату заправки. Если рыночная цена горючего на дату заправки будет отличаться от цены, сложившейся на дату перечисления денежных средств, поставщик нефтепродуктов откорректирует сумму налоговых обязательств и предоставит покупателю Расчет корректировки количественных и стоимостных показателей (приложение 2 к налоговой накладной), после чего покупатель откорректирует сумму налогового кредита.А теперь приведем примеры отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций, связанных с приобретением ГСМ по талонам и топливным картам.
ГСМ по талонам
Пример.
В июне 2008 года предприятие ООО «Престиж» на основании договора приобрело у поставщика нефтепродуктов ООО «Искра» 1000 л бензина А-76 на сумму 5820 грн. (в т.ч. НДС — 970 грн.). Топливо предназначено для грузовых автомобилей. После перечисления предоплаты предприятию были предоставлены талоны на бензин. Приобретенный бензин находится на ответственном хранении у поставщика нефтепродуктов.Талоны на 300 л бензина стоимостью 1746 грн. (в т.ч. НДС — 291 грн.) выданы водителям. Отчет об использовании талонов и чеки АЗС были предоставлены в бухгалтерию по всем выданным талонам. Бензин использован в пределах норм расходов.
| № п/п | Содержание операции | Бухгалтерский учет | Сумма, грн. | Налоговый учет | ||
| дебет | кредит | ВД | ВР | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Перечислена предоплата поставщику | 371 | 311 | 5820 | — | 4850 |
| 2 | Отражен налоговый кредит по НДС | 641 | 644 | 970 | — | — |
| 3 | Отражено поступление талонов на бензин | 203/Талоны на бензин | 631 | 4850 | — | — * |
| * Увеличены остатки запасов на конец отчетного периода в целях пересчета по п. 5.9 Закона о налоге на прибыль. | ||||||
| 4 | Отражены расчеты по НДС | 644 | 631 | 970 | — | — |
| 5 | Отражен взаимозачет задолженностей | 631 | 371 | 5820 | — | — |
| 6 | Отражена заправка автомобилей топливом (на основании отчетов водителей и путевых листов) | 203/Топливо в автомобиле | 203/Талоны на бензин | 1455 | — | — |
| 7 | Отражена в составе расходов стоимость бензина (на основании путевых листов) | 91, 92, 93... | 203/Топливо в автомобиле | 1455 | — | — * |
| * Остаток запасов на конец отчетного периода для целей пересчета по п. 5.9 Закона о налоге на прибыль будет уменьшен на 1455 грн. | ||||||
ГСМ по топливным картам
Пример
. Предприятие ООО «Лето» заключило с поставщиком нефтепродуктов ООО «Нефть» договор на приобретение 1000 л бензина для легковых автомобилей стоимостью 6000 грн. По договору топливо приобретается на АЗС поставщика при помощи топливной карты. Топливная карта остается в собственности покупателя, срок ее действия — 6 месяцев, стоимость — 36 грн. (в т.ч. НДС — 6 грн.). На заправку легковых авто было затрачено 400 л бензина. Бензин использован в пределах норм расходов.
| № п/п | Содержание операции | Бухгалтерский учет | Сумма, грн. | Налоговый учет | ||
| дебет | кредит | ВД | ВР | |||
| Отражение в учете ГСМ | ||||||
| 1 | Перечислена предоплата поставщику за бензин | 371 | 311 | 6000 | — | 2500* |
| * Согласно абзацу пятому п.п. 5.4.10 Закона о налоге на прибыль не включается в состав валовых расходов налогоплательщика 50 % стоимости расходов на приобретение ГСМ для легковых авто. | ||||||
| 2 | Отражен налоговый кредит | 641 | 644 | 1000 | — | — |
| 3 | Оприходовало топливо на основании отчетов водителей и чеков ЭККА (400 л х 5 грн.) | 203/Топливо в автомобиле | 631 | 2000 | — | — |
| 4 | Отражены расчеты по НДС | 644 | 631 | 400 | — | — |
| 5 | Отражен взаимозачет задолженностей | 631 | 371 | 2400 | — | — |
| 6 | Отражена в составе расходов стоимость дизельного топлива (на основании путевых листов) | 91, 92, 93... | 203/Топливо в автомобиле | 2000 | — | — * |
| * Оприходованный бензин был полностью использован в хозяйственной деятельности, в связи с этим топливо не будет участвовать в пересчете по п. 5.9 Закона о налоге на прибыль. | ||||||
| Отражение в учете топливной карточки | ||||||
| 1 | Перечислена оплата за топливную карту | 371 | 311 | 36 | — | 30 |
| 2 | Отражен налоговый кредит по НДС | 641 | 644 | 6 | — | — |
| 3 | Оприходована топливная карта | 22 | 631 | 30 | — | — |
| 4 | Отражены расчеты по НДС | 644 | 631 | 6 | — | — |
| 5 | Отражен взаимозачет задолженностей | 631 | 371 | 36 | — | — |
| 6 | Передана топливная карта водителю | 91, 92, 93... | 22 | 30 | — | — |
Вот мы и рассмотрели порядок учета и налогообложения ГСМ, приобретенных по талонам и топливным картам. Как вы смогли убедиться, он довольно прост, а если же у вас появятся вопросы, пишите нам, и мы обязательно на них ответим.
