ПММ за талонами та паливними картками: облік без проблем
Діяльність будь-якого підприємства не обходиться без використання автотранспорту. Придбавати для нього паливо за готівку не завжди зручно, особливо якщо на підприємстві є великий автопарк, тому багато які суб’єкти господарської діяльності переходять на безготівковий спосіб розрахунків та купують ПММ з використанням талонів та паливних карток. У межах цієї статті розглянемо документальне оформлення та облік палива, отриманого в такий спосіб.
Марина КОВЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
Закон про податок на прибуток
— Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.Закон про ПДВ
— Закон України «Про податок на додану вартість» від 03.04.97 р. № 168/97-ВР.Інструкція № 81
— Інструкція про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і в організаціях України, затверджена спільним наказом Держнафтогазпрому, Мінекономіки, Мінтрансу, Держстандарту, Держкомстату України від 02.04.98 р. № 81/38/101/235/122.Інструкція № 291
— Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Мінфіну від 30.11.99 р. № 291.
ПММ за талонами
Правовий статус талонів законодавством не визначено, умовчує воно і про порядок їх обліку та обігу. У
п.п. 4.1.7.27 Інструкції № 81 зазначено, що використання талонів на паливо як засобу розрахунків на АЗС заборонено. По суті, талони і не можуть бути засобом розрахунків, адже як оплата за паливо на рахунок продавця за безготівковим розрахунком перераховуються гроші. У свою чергу, талон — це документ, який підтверджує право покупця на отримання вже оплаченого палива, що зберігається на АЗС.Для придбання талонів на ПММ з продавцем нафтопродуктів укладається договір, в якому обов’язково зазначаються марка та вид ПММ, його вартість,
спосіб отримання (у цій ситуації це талони), перелік АЗС, які відпускають паливо, момент переходу права власності. Крім цього, у договорі закріплюється і строк дії талонів, після закінчення якого їх може бути обмінено на грошові кошти або інші талони.Після укладення договору суб’єкт господарської діяльності перераховує грошові кошти на розрахунковий рахунок продавця нафтопродуктів у строки, зазначені в рахунку-фактурі. Здебільшого за умовами договору ПММ переходять у
власність покупця ще до фактичної заправки автомобіля. У момент переходу до покупця права власності, сторони підписують акт приймання-передачі, на підставі якого ПММ передаються на зберігання постачальнику. Після виконання перелічених вище умов, підприємству надаються талони на паливо.Придбання пального та отримання талонів необхідно відобразити в аналітичному обліку підприємства. Для обліку талонів призначено аналітичну відомість, де фіксуються надходження талонів та їх видача водію під підпис. Форма відомості розробляється бухгалтером самостійно і може виглядати так:
Відомість з обліку талонів за червень 2008 року
| Залишок на 01.06.2008 р. | Надходження талонів | Видача талонів | Підпис водія | ||||||
| літри | номінал | дата | літри | номінал | дата | ПІБ водія | літри | номінал | |
| 75 л
| 5 шт. х 15 л
| 05.06.2008 р.
| 80
| 2 шт. х 40 л
| 05.06.2008 р.
| Іванов М. Л.
| 30
| 2 шт. х 15 л
| Іванов М. Л.
|
| —
| —
| 16.06.2008 р.
| 45
| 3 шт. х 15 л
| 09.06.2008 р.
| Носов Н. К.
| 45
| 3 шт. х 15 л
| Носов Н. К.
|
| —
| —
| —
| —
| —
| 11.06.2008 р.
| Сомов Г. О.
| 40
| 1 шт. х 40 л
| Сомов Г. О.
|
| —
| —
| —
| —
| —
| 17.06.2008 р.
| Дроздов В. М.
| 85
| 1 шт. х 40 л
| Дроздов В. М.
|
| Разом
| 125
| 2 шт. х 40 л
| —
| —
| 200
| 2 шт. х 40 л
| —
| ||
Талони на ПММ видаються водію, а він вже обмінює їх на відповідну кількість палива на будь-якій з АЗС, зафіксованих у договорі з продавцем нафтопродуктів. Документом, що підтверджує використання талонів, є чек ЕККА. Його водій здає до бухгалтерії підприємства.
Бухгалтерський облік талонів
Існує версія, що талони на ПММ необхідно обліковувати у складі грошових документів на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті» разом з поштовими марками, оплаченими проїзними документами, путівками до санаторіїв, пансіонатів, будинків відпочинку тощо. Однак це питання прямо врегульовано
Інструкцією № 291, відповідно до якої оплачені талони на нафтопродукти та газ відображаються на субрахунку 203 «Паливо». Для обліку руху талонів, доцільно виділити субрахунок третього порядку 203/ «Талони на паливо»*.* Вартість придбаних за талонами ПММ бере участь у розрахунку приросту (убутку) балансової вартості запасів за п. 5.9 Закону про податок на прибуток, починаючи з дати переходу права власності на ПММ.
Із цього субрахунку вартість ПММ буде списано на рахунок
203/Паливо в автомобілі після того, як водій подасть до бухгалтерії звіт про використання талонів та чеків АЗС. Згодом витрачене паливо потрапить на рахунки витрат на підставі шляхових листів.
ПММ за паливними картками
Платіжна електронна картка (ще її називають паливною карткою) є пластиковою карткою і є виключно інформаційним носієм видів палива або суми грошових коштів, запрограмованих для використання протягом певного часу. Її оформлення та використання не суперечить чинному законодавству, на що, зокрема, звертав увагу Державний департамент автотранспорту в
листі від 25.02.2008 р. № 563-04/09/14-08.Заправку за паливними картками (далі — ПК) передбачено
п.п. 4.1.7.28 Інструкції № 81 і вона має деякі переваги порівняно з іншими способами придбання горючого:— власники паливних карток можуть поліпшити контроль за витратами, оскільки ПК дає можливість установити ліміти на вид і кількість нафтопродуктів, що відпускаються на АЗС, надати інформацію за всіма операціями, проведеними за карткою: номер АЗС, на якій заправлявся водій, час заправки, вид і кількість нафтопродуктів, сума операції;
— як правило, постачальники нафтопродуктів надають знижки на паливо, супутні товари та послуги, що реалізуються за допомогою ПК;
— дистанційне поповнення паливної картки;
— блокування та повернення грошових коштів у разі втрати картки.
Для придбання паливної картки з продавцем нафтопродуктів укладається
договір, в якому зазначається вид паливної картки (грошова або літрова), ліміт на обмеження витрати грошових коштів або палива на добу (місяць), перелік автозаправок, які обслуговують цю паливну картку, чи переходить до покупця право власності на картку після її отримання або ж воно залишається за постачальником нафтопродуктів. Крім цього, у договорі визначається момент переходу права власності на ПММ. Здебільшого право власності переходить до покупця в момент передачі вже оплаченого палива представнику покупця.Після укладення договору та перерахування грошових коштів підприємству видається паливна картка (одна або декілька). Як уже зазначалося, вона може бути грошовою або літровою:
— на
грошовій картці міститься інформація про суму грошових коштів, зарахованих на умовний рахунок підприємства. Така картка дає можливість суб’єкту господарювання придбати будь-яку марку ПММ, супутні товари та послуги, що реалізуються на АЗС виходячи з ліміту грошових коштів. Як правило, паливо та послуги з грошової паливної картки відпускаються за ринковими цінами, установленими на дату заправки (надання послуги);— на умовний рахунок
літрової картки зараховується зафіксована в договорі кількість ПММ певного вигляду та марки. Причому вартість цих ПММ з часом не змінюється, вони відпускаються за ціною, зазначеною в договорі.Паливні картки зберігаються в бухгалтерії підприємства та видаються водіям у порядку, установленому наказом про облікову політику (щодня, щотижня, щомісяця). За умови частого використання паливна картка закріплюється за конкретним водієм.
Для обліку руху паливних карток на підприємстві ведеться журнал обліку руху паливних карток, який складається бухгалтером у довільній формі. Наприклад, він може виглядати так:
Журнал обліку руху паливних карток
| № з/п | Дата видачі | Паливна картка | П.І.Б. одержувача | Повернення картки | Підпис одержувача | Підпис бухгалтера | ||||
| Номер | Найменування постачальника | Одиниця вимірювання | Залишок на картці до видачі | Дата повернення | Залишок на картці після повернення | |||||
| 1
| 05.06.2008 р.
| 1257900
| ТОВ «Компас»
| літр
| 450
| Смирнов Л. Д.
| 10.06. 2008 р.
| 400
| Смирнов Л. Д.
| Дерев ’янко А. П.
|
| 2 ...
| 12.06.2008 р.
| 365879
| ТОВ «Сигма»
| грн.
| 1000
| Тарасов Л. В.
| 17.06. 2008 р.
| 700
| Тарасов Л. В
| Дерев ’янко А. П.
|
Після отримання паливної картки водій придбаває ПММ на АЗС та одержує два чеки: чек термінала та чек ЕККА, які потім передаються до бухгалтерії. На підставі цих документів ведеться облік палива.
Наприкінці місяця підприємство одержує від постачальника нафтопродуктів прибуткову накладну та розшифровку оборотів за карткою, що, у свою чергу, дозволяє визначити фактично отриману водіями кількість палива, навіть якщо деякі з чеків ЕККА було загублено.
Бухгалтерський облік паливних карток
Залежно від умов договору паливні картки можуть перейти у власність покупця або залишитися за емітентом — постачальником нафтопродуктів.
У першому випадку (
паливна картка переходить у власність покупця) вона відображається:— на рахунку
22 «Малоцінні і швидкозношувані предмети», якщо строк служби паливної картки не перевищує 1 року незалежно від її вартості, та списується на витрати в періоді початку її використання;— на субрахунку
112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи», якщо строк служби паливної картки понад 1 рік, а вартість не перевищує встановленого підприємством вартісного критерію, який розмежовує основні засоби та МНМА.У другому випадку (
паливна картка залишається у власності постачальника нафтопродуктів) підприємство перераховує постачальнику нафтопродуктів заставну вартість картки, яка згодом повертається покупцю після закінчення строку використання ПК. Така картка в бухгалтерському обліку покупця не відображається, оскільки вона не відповідає критеріям визнання активом. ПК знайде своє відображення тільки в аналітичному обліку, а саме у журналі обліку руху паливних карток, наведеному вище.Щодо палива, яке придбаває підприємство за допомогою паливних карток, то його відображення в бухгалтерському обліку здійснюється в тому самому порядку, що і при використанні талонів.
Податковий облік ПММ, отриманих за талонами та паливними картками
Відображення в податковому обліку витрат, пов’язаних з придбанням ПММ як за талонами, так і за паливними картками залежить від того, які саме автомобілі ними заправлятимуть. Витрати на паливо, використане для
вантажних автомобілів, уключаються до складу валових витрат у повному обсязі. А от щодо палива для легкових авто, то витрати на його придбання включаються до складу валових витрат лише в розмірі 50 % (п.п. 5.4.10 Закону про податок на прибуток). Виняток зроблено для легкових авто, призначених для надання платником податків платних послуг з транспортного або туристичного обслуговування сторонніх громадян або організацій, а також якщо ці транспортні засоби належать спортивним організаціям і використовуються як спортивне спорядження. Пальне для них включається до складу валових витрат у розмірі 100 %.Щодо витрат на придбання паливних карток, а також плати за їх використання, то вони відображаються у складі валових витрат на підставі загальногосподарського
п.п. 5.2.1 Закону про податок на прибуток.Датою збільшення валових витрат на придбання ПММ та паливних карток вважається дата будь-якої з подій, що відбулася раніше (
п.п. 11.2.1 Закону про податок на прибуток):— або дата списання коштів із банківських рахунків платника податків в оплату ПММ та паливних карток;
— або дата їх оприбуткування.
Щоправда, включити витрати до складу валових за передоплатою можна тільки у випадку, якщо ПММ та паливні картки надходять від
платника податку на прибуток, податковий статус якого зафіксовано в договорі.Придбаваючи ПММ, платник податків повинен вести податковий облік приросту (убутку) його балансової вартості, який регулюється
п. 5.9 Закону про податок на прибуток. Механізм перерахунку за п. 5.9 поширюється тільки на запаси, фактично оприбутковані на підприємстві, а отже, у ньому беруть участь ПММ, які перебувають у власності суб’єкта господарювання. Нагадаємо, що момент переходу права власності на паливо, яке придбавалося за талонами та паливними картками, визначається в договорі: ним може бути момент заправки або момент перерахування грошових коштів постачальнику нафтопродуктів з подальшою передачею палива на відповідальне зберігання.Облік приросту (убутку) ПММ, придбаних для вантажних авто не викликає особливих труднощів. Варто приділити увагу ситуації, коли на балансі підприємства значаться легкові автомобілі або змішаний парк автомобілів. Тут можливі два варіанти обліку витрат на ПММ:
1) уключити 50 % вартості ПММ для легкових авто до складу валових витрат платника податків. При цьому на підприємстві має бути організовано
окремий облік ПММ, відображених у складі валових витрат. Адже саме залишок цих ПММ братиме участь у розрахунку приросту (убутку) балансової вартості запасів;2) віднести до валових витрат повну вартість ПММ, придбаних для всіх автомобілів. Потім 50 % вартості палива, використаного легковими авто, відобразити у графі 4 «Запаси, використані не в господарській діяльності» таблиці 1 додатка К1/1 до декларації з податку на прибуток. Це дозволить зменшити балансову вартість запасів на кінець звітного періоду.
Сума ПДВ, сплачена при придбанні ПММ та паливних карток з метою їх подальшого використання в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності, включається до складу
податкового кредиту (п.п. 7.4.1 Закону про ПДВ). При цьому формування податкового кредиту не залежить від процедури формування валових витрат (див. лист ДПАУ від 15.05.2006 р. № 9120/7/16-1517-15 // «Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 55, «Вісник податкової служби України», 2006, № 29, с. 34). Інакше кажучи, сума ПДВ, сплачена за паливо як для вантажних, так і для легкових авто, включається до складу податкового кредиту в повному обсязі .Датою виникнення права на податковий кредит буде дата настання першої з подій (
п.п. 7.5.1 Закону про ПДВ):— або дата списання коштів із банківського рахунка платника податків в оплату ПММ та паливної картки;
— або дата отримання податкової накладної, яка підтверджує факт придбання платником податків ТМЦ.
Підставою для відображення податкового кредиту є податкова накладна, яка надається постачальником нафтопродуктів
на момент виникнення в нього податкових зобов’язань з ПДВ (або на дату отримання грошових коштів від покупця, або на дату відвантаження палива).Варта уваги ситуація, коли постачальник нафто продуктів виписує податкову накладну при отриманні грошових коштів для зарахування на умовний рахунок з подальшим відпуском палива
за ціною на дату заправки. Якщо ринкова ціна пального на дату заправки відрізнятиметься від ціни, що склалася на дату перерахування грошових коштів, постачальник нафтопродуктів відкоригує суму податкових зобов’язань і надасть покупцю Розрахунок коригування кількісних та вартісних показників (додаток 2 до податкової накладної), після чого покупець відкоригує суму податкового кредиту.А тепер наведемо приклади відображення в бухгалтерському і податковому обліках операцій, пов’язаних з придбанням ПММ за талонами та паливними картками.
ПММ за талонами
Приклад.
У червні 2008 року підприємство ТОВ «Престиж» на підставі договору придбало в постачальника нафтопродуктів ТОВ «Іскра» 1000 л бензину А-76 на суму 5820 грн. (у тому числі ПДВ — 970 грн.). Паливо призначено для вантажних автомобілів. Після перерахування передоплати підприємству було надано талони на бензин. Придбаний бензин перебуває на відповідальному зберіганні в постачальника нафтопродуктів.Талони на 300 л бензину вартістю 1746 грн. (у тому числі ПДВ — 291 грн.) видано водіям. Звіт про використання талонів та чеки АЗС надано до бухгалтерії щодо всіх виданих талонів. Бензин використано в межах норм витрат.
| № з/п | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн. | Податковий облік | ||
| дебет | кредит | ВД | ВВ | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1
| Перераховано передоплату постачальнику
| 371
| 311
| 5820
| —
| 4850
|
| 2
| Відображено податковий кредит з ПДВ
| 641
| 644
| 970
| —
| —
|
| 3
| Відображено надходження талонів на бензин
| 203/Талони на бензин
| 631
| 4850
| —
| —*
|
| * Збільшено залишки запасів на кінець звітного періоду з метою перерахунку за п. 5.9 Закону про податок на прибуток | ||||||
| 4
| Відображено розрахунки з ПДВ
| 644
| 631
| 970
| —
| —
|
| 5
| Відображено взаємозалік заборгованостей
| 631
| 371
| 5820
| —
| —
|
| 6
| Відображено заправку автомобілів паливом (на підставі звітів водіїв та шляхових листів)
| 203/Паливо в автомобілі
| 203/Талони на бензин
| 1455
| —
| —
|
| 7
| Відображено у складі витрат вартість бензину (на підставі шляхових листів)
| 91, 92, 93...
| 203/Паливо в автомобілі
| 1455
| —
| —*
|
| * Залишок запасів на кінець звітного періоду для цілей перерахунку за п. 5.9 Закону про податок на прибуток буде зменшено на 1455 грн. | ||||||
ПММ за паливними картками
Приклад
. Підприємство ТОВ «Літо» уклало з постачальником нафтопродуктів ТОВ «Нафта» договір на придбання 1000 л бензину для легкових автомобілів вартістю 6000 грн. За договором паливо отримується на АЗС постачальника за допомогою паливної картки. Паливна картка залишається у власності покупця, строк її дії — 6 місяців, вартість — 36 грн. (у тому числі ПДВ — 6 грн.). На заправку легкових авто витрачено 400 л бензину. Бензин використано в межах норм витрат.
| № з/п | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн. | Податковий облік | ||
| дебет | кредит | ВД | ВВ | |||
| Відображення в обліку ПММ | ||||||
| 1
| Перераховано передоплату постачальнику за бензин
| 371
| 311
| 6000
| —
| 2500*
|
| * Згідно з п’ятим абзацом п.п. 5.4.10 Закону про податок на прибуток не включається до складу валових витрат платника податків 50 % вартості витрат на придбання ПММ для легкових авто. | ||||||
| 2
| Відображено податковий кредит
| 641
| 644
| 1000
| —
| —
|
| 3
| Оприбутковано паливо на підставі звітів водіїв та чеків ЕККА (400 л х 5 грн.)
| 203/Паливо в автомобілі
| 631
| 2000
| —
| —
|
| 4
| Відображено розрахунки з ПДВ
| 644
| 631
| 400
| —
| —
|
| 5
| Відображено взаємозалік заборгованостей
| 631
| 371
| 2400
| —
| —
|
| 6
| Відображено у складі витрат вартість дизельного палива (на підставі шляхових листів)
| 91, 92, 93...
| 203/Паливо в автомобілі
| 2000
| —
| —*
|
| * Оприбуткований бензин було повністю використано в господарській діяльності, у зв’язку з цим паливо не братиме участь у перерахунку за п. 5.9 Закону про податок на прибуток. | ||||||
| Відображення в обліку паливної картки | ||||||
| 1
| Перераховано оплату за паливну картку
| 371
| 311
| 36
| —
| 30
|
| 2
| Відображено податковий кредит з ПДВ
| 641
| 644
| 6
| —
| —
|
| 3
| Оприбутковано паливну картку
| 22
| 631
| 30
| —
| —
|
| 4
| Відображено розрахунки з ПДВ
| 644
| 631
| 6
| —
| —
|
| 5
| Відображено взаємозалік заборгованостей
| 631
| 371
| 36
| —
| —
|
| 6
| Передано паливну картку водію
| 91, 92, 93...
| 22
| 30
| —
| —
|
Ось ми і розглянули порядок обліку та оподаткування ПММ, придбаного за талонами та паливними картками. Як ви мали змогу переконатися, він досить простий, а якщо у вас виникнуть запитання, пишіть, і ми обов’язково на них відповімо.
