Путевой лист на предприятии: «Не говорите мне «прощай», не говорите…»
Как известно, с некоторых пор наличие путевых листов у водителей и предъявление их сотрудникам ГАИ стало необязательным. Означает ли это, что предприятиям следует окончательно и бесповоротно отказаться от применения этого документа? Можно ли обойтись без него в учетной сфере? Ответам на эти вопросы и посвящена предлагаемая статья.
Наталья БЕЛОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
Закон об автотранспорте — Закон Украины «Об автомобильном транспорте» от 05.04.2001 г. № 2344-III.
Закон о дорожном движении — Закон Украины «О дорожном движении» от 30.06.93 г. № 3353-XII.
Закон № 3565 — Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно устранения чрезмерного государственного регулирования в сфере автомобильных перевозок» от 05.07.2011 г. № 3565-VI.
Закон о бухучете — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.
Правила дорожного движения — Правила дорожного движения, утвержденные постановлением КМУ от 10.10.2001 г. № 1306.
Перечень № 207 — Перечень документов, необходимых для осуществления перевозки груза автомобильным транспортом во внутреннем сообщении, утвержденный постановлением КМУ от 25.02.2009 г. № 207.
Правила № 363 — Правила перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденные приказом Министерства транспорта Украины от 14.10.97 г. № 363.
Приказ № 74 — приказ Государственного комитета статистики Украины «Об утверждении типовой формы первичного учета работы служебного легкового автомобиля и Инструкции о порядке ее применения» от 17.02.98 г. № 74.
Инструкция № 74 — Инструкция о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы, утвержденная приказом Государственного комитета статистики Украины от 17.02.98 г. № 74.
Приказ № 488 — приказ Министерства транспорта Украины и Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета работы грузового автомобиля» от 29.12.95 г. № 488/346.
Положение о медосмотре водителей — Положение о медицинском осмотре кандидатов в водители и водителей транспортных средств, утвержденное приказом Министерства здравоохранения Украины и Министерства внутренних дел Украины от 31.01.2013 г. № 65/80.
Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88.
Есть ли необходимость в настоящее время в применении путевых листов при осуществлении грузовых и пассажирских перевозок?
После изменений, внесенных Законом № 3565 и вступивших в силу с 14.08.2011 г., упоминание о путевых листах исключено из Закона об автотранспорте*, в связи с чем наличие данного документа у водителя и предъявление его представителям органов внутренних дел перестало быть обязательным, т. е. проверять его наличие при перевозке автомобилем грузов и пассажиров сотрудники ГАИ уже не должны (см. п. 21 ч. 1 ст. 11 Закона Украины «О милиции» от 20.12.90 г. № 565-ХII, ст. 16 Закона о дорожном движении, п. 2.1 Правил дорожного движения).
* До того в Законе об автотранспорте присутствовала норма о статусе путевого листа как документа установленного образца для определения и учета работы транспортного средства, а также о необходимости его наличия у водителей автотранспортных средств при осуществлении грузовых и пассажирских перевозок.
Таким образом, отсутствие/непредъявление путевого листа перестало рассматриваться как самостоятельное правонарушение, о чем свидетельствуют и изменения в ст. 126 КоАП.
Правда, указание на обязательность использования путевого листа при перевозках грузов (как на договорных условиях, так и для собственных нужд) все еще фигурирует в пп. 1, 2 Перечня № 207 и п. 11.3 Правил № 363, но изменения по идее должны коснуться и этих нормативных документов, поскольку п. 3 разд. II Закона № 3565 требует привести другие нормативные документы в соответствие с ним в месячный срок с даты его опубликования. К сожалению, с того момента прошло уже полтора года, а данные документы продолжают действовать в редакции, не претерпевшей соответствующих изменений. И хотя подзаконные нормативно-правовые акты не могут противоречить акту, обладающему высшей юридической силой, не надо спешить отправлять путевые листы в отставку. Ведь несмотря на утрату статуса документа, подтверждающего право осуществлять грузовые и пассажирские перевозки, они вполне могут выполнять роль первичного документа в налогово-учетных целях.
Напомним, что согласно п. 1 Правил № 363 путевой лист — это документ установленного законодательством образца для определения и учета работы автомобильного транспортного средства. Он является первичным документом по учету грузовых автомобильных перевозок, всесторонне характеризующим работу автомобиля и водителя с момента их выезда с автотранспортного предприятия и до возврата на предприятие.
При этом на сегодняшний день у предприятия есть выбор — использовать путевые листы по установленной типовой форме, либо, руководствуясь ст. 9 Закона о бухучете и пп. 2.4, 2.7 Положения № 88, самостоятельно разработать и изготовить форму подобного документа, содержащего все необходимые реквизиты и соответствующего типовой форме путевого листа, с помощью компьютерной или множительной техники. Такие самостоятельно разработанные формы и порядок их использования следует утвердить приказом (распоряжением) руководителя предприятия.
Это тем более возможно, поскольку сейчас путевые листы типовых форм № 2-ТН, № 1 (международная) и № 3 не являются документами строгого учета.
Действующие типовые формы первичного учета работы грузового автомобиля утверждены приказом № 488. К ним относятся:
— путевой лист грузового автомобиля (типовая форма № 2-ТН (действует в пределах Украины));
— путевой лист грузового автомобиля в международном сообщении (типовая форма № 1 (международная)).
Для первичного учета работы легковых автомобилей применяется путевой лист служебного легкового автомобиля (типовая форма № 3). Форма этого документа и инструкция по его заполнению утверждены приказом № 74.
Путевой лист типовой формы № 3, оформленный надлежащим образом, является основанием для учета транспортной работы перевозчика и списания израсходованного горючего на общий пробег служебных легковых автомобилей, а также для взаиморасчетов между перевозчиком и заказчиком за предоставление транспортных услуг (п. 1.3 Инструкции № 74).
Причем имейте в виду: п. 2.1 Инструкции № 74 требует от перевозчиков оформлять путевой лист при эксплуатации как собственных, так и арендованных (без водителя) служебных легковых автомобилей.
Образцы заполнения типовых форм путевых листов приведены в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 2, с. 9.
Нужен ли путевой лист для подтверждения расходов на приобретение и использование ГСМ? Обязательно ли он должен быть типовой формы?
Как известно, основанием для учета хозяйственных операций, в том числе для списания ГСМ, являются первичные документы (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете). В эту категорию входит и путевой лист. На основании его данных и исходя из пройденного автотранспортным средством километража осуществляется расчет фактического расхода топлива. Подробнее о порядке учета и использования ГСМ см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 88, с. 4.
Кроме того, путевые листы наряду с другими первичными документами подтверждают и хозяйственную цель эксплуатации автомобиля.
При этом, несмотря на то что форму такого документа предприятие может разработать самостоятельно (п. 2.7 Положения № 88), для списания ГСМ наиболее удобным остается использование путевых листов типовой формы № 2-ТН и типовой формы № 3.
К тому же ГНСУ довольно категорично заявляет (см. письмо от 28.02.2012 г. № 3535/6/15-1415 в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 36-37, с. 5, а также консультации, размещенные в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2012, № 19, с. 5 и в разделе 110.07.22 ЕБНЗ), что основанием для списания фактически израсходованных ГСМ для транспортных средств (с учетом Норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных приказом Министерства транспорта Украины от 10.02.98 г. № 43 // спецвыпуск «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 5) может быть только традиционный путевой лист, оформленный согласно требованиям соответствующей ведомственной инструкции, а применение любых других форм путевых листов для учета работы служебных автомобилей не допускается.
Между тем такие заявления налоговиков не имеют под собой достаточной правовой базы, поскольку, как уже отмечалось, упоминаемые ими подзаконные нормативно-правовые акты, которыми утверждены типовые формы путевых листов (приказы № 488 и № 74), вступают в противоречие с Законом об автотранспорте и Правилами дорожного движения как актами высшей юридической силы, в связи с чем приниматься во внимание в принципе не должны.
Что касается НКУ, то он, в свою очередь, о конкретной форме первичного документа (любого, в том числе и того, посредством которого будут подтверждаться расходы на ГСМ) ничего не говорит, отсылая при этом к правилам ведения бухгалтерского учета (см. п. 138.2 данного Кодекса). Это, на наш взгляд, дает право плательщику применять любую форму путевого листа, лишь бы она отвечала общим требованиям к первичному документу, сформулированным в ст. 9 Закона о бухучете. Хотя, как показывает практика, приоритет здесь остается все же за путевыми листами типовых форм — привычными и вполне удобными.
Напомним, что отсутствие хоть какого-либо первичного документа, подтверждающего факт использования ГСМ, может привести к потере как «топливных» расходов, так и налогового кредита по приобретенным ГСМ (см. п. 198.3 НКУ). К тому же без путевого листа затруднительно контролировать правильное использование топлива водителем.
Нужно ли проставлять отметку о прохождении водителем ежесменного медосмотра в путевом листе, если использование этого документа не является обязательным?
Требование о необходимости прохождения ежесменных предрейсовых и послерейсовых медосмотров установлено в отношении как водителей-автоперевозчиков, так и водителей любого другого предприятия (ст. 45 Закона о дорожном движении, ст. 30 Закона об автотранспорте). За выпуск транспортных средств без отметок* в путевом листе о прохождении ежесменного медосмотра на должностных лиц предприятия может быть наложен штраф от 40 до 50 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан, т. е. от 680 до 850 грн., а при повторном в течение года нарушении — от 50 до 80 ннмдг, т. е. от 850 до 1360 грн. (ст. 128 КоАП). Оказание услуг по перевозке пассажиров или грузов без прохождения водителем ежесменного предрейсового медосмотра может повлечь за собой штраф от 30 до 40 ннмдг, т. е. от 510 до 680 грн. (ст. 1331 КоАП). Такие штрафы налагают сотрудники ГАИ (см. ч. 2 ст. 222 КоАП).
* Попутно заметим, что, кроме отметки о прохождении медицинского осмотра, в путевом листе должна быть проставлена отметка о контроле технического состояния транспортного средства. Ее отсутствие также чревато наложением административного штрафа согласно ст. 128 КоАП. Однако вопросов с проставлением такой отметки у предприятий в принципе возникать не должно, поэтому не будем фиксировать на этом ваше внимание.
Согласно п. 1.4 Положения о медосмотре водителей (см. с. 5 этого номера), вступившего в силу с 12.03.2013 г., ежесменному предрейсовому и послерейсовому медицинским осмотрам подлежат водители транспортных средств предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности, физических лиц — предпринимателей, осуществляющих перевозки пассажиров и грузов.
Такие медицинские осмотры осуществляются врачами лечебного профиля и/или младшими медицинскими работниками с медицинским образованием по специальности «сестринское дело», «врачебное дело» (п. 1.8 Положения о медосмотре водителей).
Напомним, что в ранее действовавшем Положении о медицинском осмотре кандидатов в водители и водителей транспортных средств, утвержденном приказом Министерства здравоохранения Украины и МВД Украины от 05.06.2000 г. № 124/345, было предусмотрено, что медицинские работники имеют право проводить указанные медицинские осмотры после периодического (1 раз в три года) обучения методам их проведения в Украинском медицинском центре безопасности дорожного движения и его филиалах.
И хотя в новой версии Положения о медосмотре водителей подобного условия нет, на нем скорее всего будут настаивать контролирующие лица. Поэтому выполнить требование о прохождении ежесменных медосмотров предприятие, как и ранее, сможет либо включив в свой штат лицо, у которого есть Свидетельство о праве проведения предрейсовых (послерейсовых) медосмотров*, либо заключив договор о предоставлении услуг по проведению ежесменных предрейсовых и послерейсовых медосмотров с медучреждением или субъектом хозяйствования, имеющим лицензию на осуществление хозяйственной деятельности по медицинской практике.
* Правда, Госкомпредпринимательства, сославшись на Закон Украины «О разрешительной системе в сфере хозяйственной деятельности» от 06.09.2005 г. № 2806-IV, пришел к выводу, что данный документ, имеющий разрешительный характер, но не соответствующий требованиям указанного Закона, не должен требоваться (см. письмо от 26.09.2011 г. № 7503).
Подтверждением прохождения ежесменного предрейсового и послерейсового медосмотра традиционно является подпись медицинского работника и его штамп, проставляемые в полях «Водій за станом здоров’я до управління допущений», «Водій за станом здоров’я до керування допущений» путевых листов типовой формы № 2-ТН и типовой формы № 3 соответственно. Это собственно подтверждает и п. 4.6 Положения о мед-осмотре водителей, предусматривающий, что при наличии путевого листа медицинским работником в нем проставляется запись о результате контроля состояния здоровья водителя автотранспортного средства. Приведенная норма, кстати, косвенно свидетельствует о необязательности наличия путевого листа у водителя, в том числе и в целях подтверждения прохождения медицинского осмотра.
Тем не менее, учитывая, что в п. 1 Перечня № 207 пока сохраняется строгое условие о наличии у водителя юридического лица путевого листа с отметками о проведении предрейсового медосмотра, путевой лист все же лучше составить и сделать в нем соответствующие отметки. В противном случае вам придется каждый раз оформлять справки или другие документы, которые будут подтверждать прохождение ежесменного предрейсового и послерейсового медосмотра. Подумайте, насколько это удобно для вас.
И несколько слов о порядке прохождения медосмотра в ситуации, когда водитель, к примеру, едет на несколько дней в командировку. При таких обстоятельствах достаточным будет прохождение медосмотра перед выездом в командировку, поскольку само понятие «рейс» понимается как движение транспортного средства от начального до конечного пункта маршрута (ст. 1 Закона об автотранспорте). Такой вывод подтверждают и судебные инстанции (см., например, постановления Червоноградского городского суда Львовской области от 01.06.2011 г. по делу № 2-а-863/11, Бахмачского районного суда Черниговской области от 14.06.2010 г. по делу № 2-а-104, Червоноармейского районного суда Житомирской области от 20.09.2012 г. по делу № 2-а-32/12 и др.).
Можно ли выписывать один путевой лист на несколько дней?
Как следует из п. 2.1 Инструкции № 74, путевой лист служебного легкового автомобиля обычно оформляется только на один рабочий день (смену) и выдается при условии сдачи водителем путевого листа за прошедший день работы.
На больший срок этот документ выдается при междугородных поездках продолжительностью свыше одних суток на основании приказа или распоряжения перевозчика. Такая выдача регистрируется в диспетчерском журнале с указанием в нем следующих реквизитов:
— даты выдачи;
— номера путевого листа;
— фамилии и инициалов водителя;
— подписи водителя при получении путевого листа;
— даты возвращения путевого листа;
— подписи ответственного лица.
А вот путевой лист грузового автомобиля типовой формы № 1 (международная) выдается на срок командировки водителя (информация о сроке командировки приводится в поле «Термін відрядження» путевого листа).
Указанные сроки советуем соблюдать и в том случае, если вы выписываете путевые листы по самостоятельно разработанной форме.
Бывает так, что предприятие предоставляет автомобиль для использования в служебных целях своим работникам, которые работают в другой местности (например, работникам филиалов). Как известно, постоянная работа по месторасположению филиала наемных работников, включая иногородних, не считается их командировкой, поэтому в такой ситуации путевой лист не может быть оформлен на длительный срок, как это происходит при междугородных поездках или командировках, а возвращать путевые листы на предприятие ежедневно работники не имеют возможности. При таких обстоятельствах для подтверждения фактического расхода ГСМ предприятию можно посоветовать самостоятельно разработать подходящую для такого случая форму документа. Важно лишь, чтобы она содержала все необходимые для первоначального документа реквизиты и соответствовала типовой форме путевого листа.
В заключение выражаем надежду, что ответственные министерства и ведомства в ближайшем будущем все же приведут свои нормативно-правовые акты в соответствие с требованиями Закона об автотранспорте и тогда о проблемах, связанных с применением путевых листов, все смогут забыть.
