Теми статей
Обрати теми

Подорожній лист на підприємстві: «Не говорите мне «прощай», не говорите…»

Редакція ПБО
Стаття

Подорожній лист на підприємстві: «Не говорите мне «прощай», не говорите…»

 

 

Як відомо, віднедавна наявність подорожніх листів у водіїв та пред’явлення їх співробітникам ДАІ стали необов’язковими. Чи означає це, що підприємствам слід остаточно і безповоротно відмовитися від застосування цього документа? Чи можна обійтися без нього в обліковій сфері? Відповідям на ці запитання і присвячено запропоновану статтю.

Наталя БІЛОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

 

Документи статті

ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.

Закон про автотранспорт — Закон України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 р. № 2344-III.

Закон про дорожній рух — Закон України «Про дорожній рух» від 30.06.93 р. № 3353-XII.

Закон № 3565 — Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо усунення надмірного державного регулювання у сфері автомобільних перевезень» від 05.07.2011 р. № 3565-VI.

Закон про бухоблік — Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.

Правила дорожнього руху — Правила дорожнього руху, затверджені постановою КМУ від 10.10.2001 р. № 1306.

Перелік № 207 — Перелік документів, необхідних для здійснення перевезення вантажу автомобільним транспортом у внутрішньому сполученні, затверджений постановою КМУ від 25.02.2009 р. № 207.

Правила № 363 — Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджені наказом Міністерства транспорту України від 14.10.97 р. № 363.

Наказ № 74 — наказ Державного комітету статистики України «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування» від 17.02.98 р. № 74.

Інструкція № 74 — Інструкція про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 17.02.98 р. № 74.

Наказ № 488 — наказ Міністерства транспорту України та Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку роботи вантажного автомобіля» від 29.12.95 р. № 488/346.

Положення про медогляд водіїв — Положення про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів, затверджене наказом Міністерства охорони здоров’я України та Міністерства внутрішніх справ України від 31.01.2013 р. № 65/80.

Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88.

 

Чи є на сьогодні необхідність у застосуванні подорожніх листів при здійсненні вантажних та пасажирських перевезень?

Після змін, що внесені Законом № 3565 та набрали чинності з 14.08.2011 р., згадку про подорожні листи виключено із Закону про автотранспорт*, у зв’язку з чим наявність цього документа у водія та пред’явлення його представникам органів внутрішніх справ перестали бути обов’язковими, тобто перевіряти його наявність при перевезенні автомобілем вантажів та пасажирів співробітники ДАІ вже не повинні (див. п. 21 ч. 1 ст. 11 Закону України «Про міліцію» від 20.12.90 р. № 565-ХII, ст. 16 Закону про дорожній рух, п. 2.1 Правил дорожнього руху).

* До цього в Законі про автотранспорт була норма про статус подорожнього листа як документа встановленого зразка для визначення та обліку роботи транспортного засобу, а також про необхідність його наявності у водіїв автотранспортних засобів при здійсненні вантажних та пасажирських перевезень.

Таким чином, відсутність/непред’явлення подорожнього листа перестало розглядатися як самостійне правопорушення, про що свідчать і зміни у ст. 126 КпАП.

Щоправда, указівка на обов’язковість використання подорожнього листа при перевезеннях вантажів (як на договірних умовах, так і для власних потреб) все ще фігурує в пп. 1, 2 Переліку № 207 та п. 11.3 Правил № 363, але зміни, узагалі-то, повинні стосуватися і цих нормативних документів, оскільки п. 3 розд. II Закону № 3565 вимагає привести інші нормативні документи у відповідність до них у місячний строк із дати його опублікування. На жаль, із цього часу минуло вже півтора роки, а ці документи продовжують діяти в редакції, що не зазнала відповідних змін. І хоча підзаконні нормативно-правові акти не можуть суперечити акту, що має вищу юридичну силу, не потрібно квапитися відправляти подорожні листи у відставку. Адже незважаючи на втрату статусу документа, що підтверджує право здійснювати вантажні та пасажирські перевезення, вони цілком можуть виконувати роль первинного документа в податково-облікових цілях.

Нагадаємо: згідно з п. 1 Правил № 363 подорожній лист — це документ установленого законодавством зразка для визначення та обліку роботи автомобільного транспортного засобу. Він є первинним документом щодо обліку вантажних автомобільних перевезень, який всебічно характеризує роботу автомобіля та водія з моменту їх виїзду з автотранспортного підприємства і до повернення на підприємство.

При цьому наразі в підприємства є вибір — використовувати подорожні листи за встановленою типовою формою чи, керуючись ст. 9 Закону про бухоблік та пп. 2.4, 2.7 Положення № 88, самостійно розробити й виготовити форму подібного документа, що містить усі необхідні реквізити та відповідає типовій формі подорожнього листа, за допомогою комп’ютерної або розмножувальної техніки. Такі самостійно розроблені форми та порядок їх використання слід затвердити наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

Це тим більше можливо, оскільки на сьогодні подорожні листи типових форм № 2-ТН, № 1 (міжнародна) та № 3 не є документами суворого обліку.

Чинні типові форми первинного обліку роботи вантажного автомобіля затверджено наказом № 488. До них належать:

— подорожній лист вантажного автомобіля (типова форма № 2-ТН (діє в межах України));

— подорожній лист вантажного автомобіля в міжнародному сполученні (типова форма № 1 (міжнародна)).

Для первинного обліку роботи легкових автомобілів застосовується подорожній лист службового легкового автомобіля (типова форма № 3). Форму цього документа та інструкцію з його заповнення затверджено наказом № 74.

Подорожній лист за типовою формою № 3, оформлений належним чином, є підставою для обліку транспортної роботи перевізника та списання витраченого пального на загальний пробіг службових легкових автомобілів, а також для взаєморозрахунків між перевізником та замовником за надання транспортних послуг (п. 1.3 Інструкції № 74).

Причому майте на увазі: п. 2.1 Інструкції № 74 вимагає від перевізників оформляти подорожній лист при експлуатації як власних, так і орендованих (без водія) службових легкових автомобілів.

Зразки заповнення типових форм подорожніх листів наведені у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 2, с. 9.

 

Чи потрібний подорожній лист для підтвердження витрат на придбання та використання ПММ? Чи обов’язково він має бути типової форми?

Як відомо, підставою для обліку господарських операцій, у тому числі для списання ПММ, є первинні документи (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). До цієї категорії належить і подорожній лист. На підставі його даних та виходячи з пройденого автотранспортним засобом кілометражу здійснюється розрахунок фактичних витрат палива. Докладніше про порядок обліку та використання ПММ див. «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 88, с. 4.

Крім того, подорожні листи разом з іншими первинними документами підтверджують і господарську мету експлуатації автомобіля.

При цьому незважаючи на те, що форму такого документа підприємство може розробити самостійно (п. 2.7 Положення № 88), для списання ПММ найбільш зручним залишається використання подорожніх листів за типовою формою № 2-ТН та типовою формою № 3.

До того ж ДПСУ доволі категорично заявляє (див. лист від 28.02.2012 р. № 3535/6/15-1415 у газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 36 — 37, с. 5, а також консультації, розміщені в журналі «Вісник податкової служби України», 2012, № 19, с. 5 та в розділі 110.07.22 ЄБПЗ), що підставою для списання фактично витрачених ПММ для транспортних засобів (з урахуванням Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджених наказом Міністерства транспорту України від 10.02.98 р. № 43 // спецвипуск «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 5) може бути тільки традиційний подорожній лист, оформлений згідно з вимогами відповідної відомчої інструкції, а застосування будь-яких інших форм подорожніх листів для обліку роботи службових автомобілів не допускається.

Утім, такі заяви податківців не мають під собою достатньої правової бази, оскільки, як уже зазначалося, згадувані ними підзаконні нормативно-правові акти, якими затверджено типові форми подорожніх листів (накази № 488 та № 74), суперечать Закону про автотранспорт та Правилам дорожнього руху як актам вищої юридичної сили, у зв’язку з чим братися до уваги взагалі-то не повинні.

Що стосується ПКУ, то в ньому, у свою чергу, про конкретну форму первинного документа (будь-якого, у тому числі й того, за допомогою якого підтверджуватимуться витрати на ПММ) нічого не зазначається, а є відсилання при цьому до правил ведення бухгалтерського обліку (див. п. 138.2 цього Кодексу). Це, на наш погляд, дає право платнику застосовувати будь-яку форму подорожнього листа, аби вона відповідала загальним вимогам до первинного документа, сформульованим у ст. 9 Закону про бухоблік. Хоча, як свідчить практика, пріоритет тут залишається все ж за подорожніми листами типових форм — звичними і цілком зручними.

Нагадаємо: відсутність хоча б якогось первинного документа, що підтверджує факт використання ПММ, може призвести до втрати як «паливних» витрат, так і податкового кредиту за придбаними ПММ (див. п. 198.3 ПКУ). До того ж, без подорожнього листа важко контролювати правильне використання палива водієм.

 

Чи потрібно проставляти відмітку про проходження водієм щозмінного медогляду в подорожньому листі, якщо використання цього документа не є обов’язковим?

Вимога про необхідність проходження щозмінних передрейсових та післярейсових медоглядів установлена відносно як водіїв-автоперевізників, так і водіїв будь-якого іншого підприємства (ст. 45 Закону про дорожній рух, ст. 30 Закону про автотранспорт). За випуск транспортних засобів без відміток* у подорожньому листі про проходження щозмінного медогляду на посадових осіб підприємства може бути накладено штраф від 40 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, тобто від 680 до 850 грн., а при повторному протягом року порушенні — від 50 до 80 нмдг, тобто від 850 до 1360 грн. (ст. 128 КпАП). Надання послуг з перевезення пасажирів або вантажів без проходження водієм щозмінного передрейсового медогляду може спричинити штраф від 30 до 40 нмдг, тобто від 510 до 680 грн. (ст. 1331 КпАП). Такі штрафи накладають співробітники ДАІ (див. ч. 2 ст. 222 КпАП).

* Принагідно зауважимо: крім відмітки про проходження медичного огляду, у подорожньому листі має бути проставлена відмітка про контроль технічного стану транспортного засобу. Її відсутність також загрожує накладенням адміністративного штрафу згідно зі ст. 128 КпАП. Проте питань з проставлянням такої відмітки в підприємств у принципі виникати не повинно, тому не акцентуватимемо на цьому вашу увагу.

Згідно з п. 1.4 Положення про медогляд водіїв (див. с. 5 цього номера), що набрало чинності з 12.03.2013 р., щозмінному передрейсовому та післярейсовому медичним оглядам підлягають водії транспортних засобів підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, фізичних осіб — підприємців, які здійснюють перевезення пасажирів та вантажів.

Такі медичні огляди здійснюються лікарями лікувального профілю та/або молодшими медичними працівниками з медичною освітою за спеціальністю «сестринська справа», «лікувальна справа» (п. 1.8 Положення про медогляд водіїв).

Нагадаємо: у раніше чинному Положенні про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів, затвердженому наказом Міністерства охорони здоров’я України та МВС України від 05.06.2000 р. № 124/345, було передбачено, що медичні працівники мають право проводити зазначені медичні огляди після періодичного (1 раз на три роки) навчання методам їх проведення в Українському медичному центрі безпеки дорожнього руху та його філіях.

І хоча в новій версії Положення про медогляд водіїв подібної умови немає, на ній найімовірніше наполягатимуть контролюючі особи. Тому виконати вимогу про проходження щозмінних медоглядів підприємство, як і раніше, зможе або включивши до свого штату особу, в якої є Свідоцтво про право проведення передрейсових (післярейсових) медоглядів*, або уклавши договір про надання послуг з проведення щозмінних передрейсових та післярейсових медоглядів з медустановою або суб’єктом господарювання, що має ліцензію на здійснення господарської діяльності з медичної практики.

* Щоправда, Держкомпідприємництва, пославшись на Закон України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності» від 06.09.2005 р. № 2806-IV, дійшов висновку, що цей документ, який має дозвільний характер, але не відповідає вимогам зазначеного Закону, не повинен вимагатися (див. лист від 26.09.2011 р. № 7503).

Підтвердженням проходження щозмінного передрейсового і післярейсового медогляду традиційно є підпис медичного працівника та його штамп, що проставляються в полях «Водій за станом здоров’я до управління допущений», «Водій за станом здоров’я до керування допущений» подорожніх листів за типовою формою № 2-ТН і типовою формою № 3 відповідно. Це власне підтверджує і п. 4.6 Положення про медогляд водіїв, який передбачає, що за наявності подорожнього листа медичним працівником у ньому проставляється запис про результат контролю стану здоров’я водія автотранспортного засобу. Наведена норма, до речі, непрямо свідчить про необов’язковість наявності подорожнього листа у водія, у тому числі й у цілях підтвердження проходження медичного огляду.

Проте, ураховуючи, що в п. 1 Переліку № 207 поки зберігається сувора умова про наявність у водія юридичної особи подорожнього листа з відмітками про проведення передрейсового медогляду, подорожній лист усе ж краще скласти та зробити в ньому відповідні відмітки. В іншому разі вам доведеться кожного разу оформляти довідки чи інші документи, що підтверджуватимуть проходження щозмінного передрейсового та післярейсового медогляду. Подумайте, чи це зручно для вас.

І кілька слів про порядок проходження медогляду в ситуації, коли водій, наприклад, їде на декілька днів у відрядження. За таких обставин достатнім буде проходження медогляду перед виїздом у відрядження, оскільки власне поняття «рейс» розуміється як рух транспортного засобу від початкового до кінцевого пункту маршруту (ст. 1 Закону про автотранспорт). Такий висновок підтверджують і судові інстанції (див., наприклад, постанови Червоноградського міського суду Львівської області від 01.06.2011 р. у справі № 2-а-863/11, Бахмацького районного суду Чернігівської області від 14.06.2010 р. у справі № 2-а-104, Червоноармійського районного суду Житомирської області від 20.09.2012 р. у справі № 2-а-32/12 тощо).

 

Чи можна виписувати один подорожній лист на декілька днів?

Як випливає з п. 2.1 Інструкції № 74, подорожній лист службового легкового автомобіля зазвичай оформляється тільки на один робочий день (зміну) та видається за умови здавання водієм подорожнього листа за минулий день роботи.

На більший строк цей документ видається при міжміських поїздках тривалістю понад одну добу на підставі наказу або розпорядження перевізника. Така видача реєструється в диспетчерському журналі із зазначенням у ньому таких реквізитів:

— дати видачі;

— номера подорожнього листа;

— прізвища та ініціалів водія;

— підпису водія при отриманні подорожнього листа;

— дати повернення подорожнього листа;

— підпису відповідальної особи.

А от подорожній лист вантажного автомобіля за типовою формою № 1 (міжнародна) видається на строк відрядження водія (інформація про строк відрядження наводиться в полі «Термін відрядження» подорожнього листа).

Зазначених строків радимо дотримуватися й у випадку, якщо ви виписуєте подорожні листи за самостійно розробленою формою.

Трапляється, що підприємство надає автомобіль для використання у службових цілях своїм працівникам, які працюють в іншій місцевості (наприклад, працівникам філій). Як відомо, постійна робота за місцерозташуванням філії найманих працівників, уключаючи іногородніх, не вважається їх відрядженням, тому в такій ситуації подорожній лист не може бути оформлений на тривалий строк, як це відбувається при міжміських поїздках або відрядженнях, а повертати подорожні листи на підприємство щодня працівники не мають можливості. За таких обставин для підтвердження фактичних витрат ПММ підприємству можна порадити самостійно розробити відповідну для такого випадку форму документа. Важливо лише, щоб вона містила всі необхідні для первинного документа для первинного документа реквізити та відповідала типовій формі подорожнього листа.

На завершення висловимо сподівання, що відповідальні міністерства та відомства найближчим часом усе ж приведуть свої нормативно-правові акти у відповідність до вимог Закону про автотранспорт і тоді про проблеми, пов’язані із застосуванням подорожніх листів, усі зможуть забути.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі