Исправляем ошибку в персональных данных работника за периоды до 2010 года
Такие корректировки проводим согласно Порядку № 7-6. Несмотря на то, что этот документ отменен, его нормы следует использовать при исправлении ошибок, допущенных за периоды до 2010 года (см. абзац второй п. 2 постановления № 25-2).
Чтобы исправить ошибку в Ф. И. О. работника, его идентификационном номере, коде категории застрахованного лица, вам следует:
во-первых, подать заявление в ПФУ в произвольной форме с просьбой провести проверку в связи с выявленной ошибкой в персональных данных работника за периоды до 2010 года (абзац третий п. 2 постановления № 25-2);
во-вторых, по результатам проверки заполнить формы ІНДАНІ «Індивідуальні відомості про застраховану особу» типа «скасовуюча» (повторяем неправильно заполненную форму) и типа «початкова» (заполняем форму правильно). Далее, сопроводив их Ярлыком-распиской, сдаем в управление ПФУ. Нести такой отчет в ГНИ не нужно!
Забыли, как заполнить эти формы? Не беда, вам поможет статья «Персонифицированная отчетность за 2009 год» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, №7, с. 52).
Ошибка в персональных данных работника за месяцы 2010 года
В 2010 году на смену годовой персонифицированной отчетности пришла месячная. Ее форма была приведена в приложении 4 к Порядку № 26-1.
Ошибку, допущенную в персональных данных работника за месяцы 2010 года, вы исправляете по действовавшей в 2010 году форме отчета в соответствии с Порядком № 26-1 (абзац второй п. 2 постановления № 25-2).
Как это сделать? Сейчас расскажем.
Если ошибка в Ф. И. О. работника, данных о начале или прекращении трудовых отношений. В этом случае вам необходимо:
1) уведомить орган Пенсионного фонда об ошибке, подав заявление с просьбой провести проверку периода, в котором была выявлена ошибка (абзац третий п. 2 постановления № 25-2);
2) сформировать Таблицу 5 приложения 4 с отметкой «Коригуюча» за месяц 2010 года, в котором была допущена ошибка, с правильными данными о застрахованном лице и к ней Перечень таблиц отчета.
Обратите внимание: даже если ошибка (описка) в Ф. И. О. работника пробралась в другие таблицы (6, 7 или 8) отчета, формировать их не нужно. Благодаря корректировке через таблицу 5 в базе Ф. И. О. автоматически заменятся на правильные во всех таблицах.
Пример 1. В Таблице 5 приложения 4 за март 2010 года ошибка в дате увольнения работника Шевченко Олега Олеговича (идентификационный номер — 2754658974): вместо «15.03.2010» указано «25.03.2010».
Ошибка выявлена и исправляется в июне 2014 года.
В этом случае необходимо составить Таблицу 5 приложения 4 к Порядку № 26-1 за март 2010 года с типом отметки «Коригуюча». И сопроводив ее Перечнем таблиц отчета, подать в Пенсионный фонд (см. рис. 1).
Рис. 1. Фрагменты отчета к примеру 1
(исправляем ошибку в дате увольнения работника, допущенную в 2010 году)
Если обнаружена ошибка в идентификационном номере физлица (графа 6 Таблиц 5, 6, 7 и 8) или коде основания для исчисления стажа отдельным категориям лиц в соответствии с законодательством (специальный стаж) (для Таблицы 8). В такой ситуации действуете следующим образом:
1) информируете орган Пенсионного фонда об ошибке и подаете заявление с просьбой провести проверку периода, в котором была выявлена ошибка (абзац третий п. 2 постановления № 25-2);
2) составляете Таблицы 5, 6, 7, 8 (в зависимости от того, в каких таблицах были допущены ошибки) с отметкой «Скасовуюча» за те отчетные периоды 2010 года, в которых были указаны неверные реквизиты. В этих Таблицах приложения 4 повторяете неправильные реквизиты;
3) составляете соответствующие Таблицы 5, 6, 7, 8 типа «Початкова» с правильными реквизитами за те отчетные периоды, в данных которых была допущена ошибка;
4) составляете сопровождающий Перечень таблиц отчета, указав в реквизите «Звіт за місяць» тот месяц, в отчете за который допущена ошибка.
Еще раз повторимся: изменения в суммах начисленного заработка или дохода и суммах страховых взносов за отчетный месяц при формировании и представлении такой отчетности не допускаются.
Сформированные отчеты за месяцы 2010 года с исправленными персональными данными работников подаем в Пенсионный фонд.
Пример 2. Предприниматель трудоустроил работника Сомова Петра Петровича 2 августа 2010 года. Заполняя приложение 4 за август 2010 года, такой предприниматель в Таблицах 5 и 6 указал неправильный идентификационный номер вновь принятого (вместо «2645894578» проставил «2645894587»).
Ошибка выявлена и исправляется в июне 2014 года (см. рис. 2).
Рис. 2. Фрагменты отчета к примеру 2
(исправляем ошибку в налогом номере работника, допущенную в 2010 году)
Ошибка в персональных данных работника после 2010 года
Ошибки, допущенные за отчетные периоды начиная с января 2011 года, исправляете согласно Порядку № 454 и отражаете в действующей сейчас миндоходовской форме № Д4 (приложение 4 к Порядку № 454). Вместе с тем при оценке правильности заполнения поданных в период с 01.01.2011 г. по 30.09.2013 г. отчетов по ЕСВ «made in Пенсионный фонд» необходимо использовать пенсионный Порядок формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда от 08.10.2010 г. № 22-2. Соответственно, и ошибки исправлять нужно с учетом его норм, хотя и через миндоходовскую форму.
Запутались? Не расстраивайтесь! Мы вам поможем разобраться. А начнем с исправления ошибки в Ф. И. О. застрахованного лица. Почему? Да потому, что такая ошибка (описка) — самая «незаморочливая» в плане исправления J. Судите сами.
Если вы обнаружили, что Ф. И. О. работника в форме № Д4 чуток отличается от «паспортного эталона», примите во внимание тот факт, что Пенсионный фонд берет данные о физлице из последнего поданного отчета. Как это учесть? Рассмотрим на возможных ситуациях.
Работник, в Ф. И. О. которого была допущена ошибка (или он сменил фамилию), продолжает трудиться на благо вашего предприятия. В этом случае вы просто в таблице 6 формы № Д4 за месяц, в котором выявили ошибку, показываете работника с правильными (новыми) сведениями Ф. И. О. (фамилией).
Работник уволился, а вы нашли ошибку в Ф. И. О. Здесь важно учитывать причину увольнения. Если причина прекращения трудового договора — выход на пенсию (в том числе по инвалидности), вам необходимо сформировать на этого работника «скасовуючі» и «початкові» таблицы 5, 6 и 7 (если заполняли) за последний отчетный месяц, в котором были начисления бывшему работнику. Иначе у работника могут возникнуть проблемы с оформлением и расчетом пенсии.
К отменяющему и начальному отчету прикладываете Перечень таблиц отчета и сдаете в ГНИ. В орган Пенсионного фонда нести такие отчеты не нужно
Если же работник просто решил сменить место работы, вам ничего делать не нужно. В месяце приема на работу на него уже новый работодатель заполнит строки в форме № Д4 с верными Ф. И. О., но все с тем же налоговым номером. И далее работник будет числиться в базе под правильными Ф. И. О.
С ошибками в Ф. И. О. разобрались. Переходим к корректировке других персональных данных работников. Их необходимо осуществлять, руководствуясь пп. 5.5 и 5.7 Порядка № 454. То есть если вы, например, выявили ошибку в налоговом номере работника либо в коде категории ЗО, то исправить ее должны по общим правилам через «скасовуючу» и «початкову» таблицы. Помните, мы с вами об этих правилах говорили на с. 27 (см. подраздел «Несуммовая» ошибка»). Сдаем такие отчеты в ГНИ!
Пример 3. Работник Тополя Артем Антонович был принят на работу по трудовому договору 12 мая 2014 года. При формировании данных о принятом работнике в программном обеспечении был неправильно указан идентификационный номер: вместо «3025457845» указан номер «3205457845». В связи с этим при формировании отчета по форме № Д4 за май 2014 года с использованием программного обеспечения в Таблицах 5, 6 данные о работнике содержали неправильный идентификационный номер.
Ошибку исправляем в июле 2014 года (см. рис. 3).
Рис. 3. Фрагменты отчета к примеру 3
(исправляем в отчете по ЕСВ ошибки в налоговом номере работника)
Еще один этап исправления ошибок в пенсионной отчетности и форме № Д4 мы с вами осилили. Уверены, что теперь вы с легкостью сможете откорректировать неверно указанные персональные данные работников. Ну и двигаемся далее! Следующая наша статья посвящена «забывчивым» ошибкам.
выводы
-
В пенсионной отчетности, которую подавали за периоды до 2011 года, нашли ошибку в персональных данных работников? Несите в орган Пенсионного фонда заявление о проведении проверки. По ее результатам формируете «исправляющие» отчеты.
-
Отчеты, которыми исправляете ошибки, допущенные в персональных данных за периоды до 2011 года, сдаете в орган Пенсионного фонда, с 2011 года — в ГНИ.
