— паспорти бюджетних програм головного розпорядника затверджуються спільним наказом головного розпорядника та фіноргану в трьох примірниках протягом 45 днів від дня набрання чинності рішенням про місцевий бюджет;
— якщо згідно з нормативно-правовими актами головний розпорядник ухвалює свої рішення в іншій формі, ніж наказ (наприклад, розпорядження), паспорт бюджетної програми затверджується одночасно відповідним розпорядчим документом головного розпорядника і наказом фіноргану. У такому разі у грифі «ЗАТВЕРДЖЕНО» форми паспорта бюджетної програми зазначається ще й назва розпорядчого документа головного розпорядника.
Відповідно до п. 36 ч. 1 ст. 2 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI сільський, селищний, міський (міста районного значення) голова виконує функції місцевого фінансового органу, якщо такий орган не створено.
Отже, у випадку, коли місцевий фінансовий орган та головний розпорядник коштів співпадають (у цьому випадку — це голова сільської ради), паспорт бюджетної програми повинен затверджуватися відповідним розпорядчим документом голови місцевої ради (як правило, це розпорядження голови ради).
Функції з підготовки документів, необхідних для забезпечення фінансування бюджетної установи (бюджетний запит, кошторис, паспорт бюджетної програми тощо), належать до повноважень структурного підрозділу головного розпорядника бюджетних коштів, який відповідає за підготовку фінансових документів. Це може бути відділ (сектор) бухгалтерського обліку (бухгалтерія) або відділ (сектор) економічної роботи. Підготовка паспорта бюджетної програми не належить до функцій фінансового органу.