26.04.2021
Помилки з ЄСВ, ПДФО та ВЗ, допущені у звітних періодах до 2021 року, виправляємо за допомогою чинного Податкового розрахунку та його додатків.
Тож шукати бланки старої звітності не потрібно. Ба більше, правила виправлення помилок, як старих, так і допущених у новій звітності, постаралися уніфікувати. Розглянемо, що з цього вийшло.
Та спочатку пропонуємо ознайомитися з основними принципами виправлення помилок.
ВАЖЛИВО!
Система, за якої наступний звіт «стирає» попередній, тут НЕ працює
Тобто здана до закінчення граничного строку подання звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ, яка прийнята податківцями та пройшла всі контролі, у тому числі під час завантаження до реєстрів страхувальників та застрахованих осіб, навіки «цементується» в системі.
У вас немає можливості «забити» її новою звітністю. Ви можете лише відкоригувати необхідні реквізити та показники прийнятої звітності, як у межах звітного періоду, так і поза його межами.
Розрахунок з типом «Звітний новий» формуємо за необхідності проведення коригувань Податкового розрахунку з типом «Звітний» чи «Звітний новий» (якщо вже виправляли помилки) до закінчення строку його подання.
До речі, поданими до закінчення граничного строку подання вважають усі прийняті податківцями Розрахунки з типом «Звітний» та «Звітний новий», тобто первинні дані та всі проведені коригування даних за звітний квартал.
Розрахунок з типом «Уточнюючий» формуємо, якщо виправляємо помилки після закінчення строку подання звітності з типом «Звітний» та/або «Звітний новий» за попередні періоди, у тому числі до 2021 року.
Вони повинні містити інформацію лише за рядками з показниками або сумами ПДФО, ВЗ, ЄСВ, які уточнюються. Рядки з правильною інформацією дублювати не потрібно! Розглянемо особливості виправлення помилок залежно від показників, які коригуємо, та звітності, в якій вони відображалися.
Для виправлення помилок у базі оподаткування, ПДФО, ВЗ, ознаках доходів і пільг формуємо «виправний» звіт за той період, в якому було допущено помилку. Він міститиме Податковий розрахунок та додаток 4 (4ДФ) до нього з типом «Звітний новий» чи «Уточнюючий» (залежно від того, коли виправляємо помилку). У Податковому розрахунку заповнюємо тільки реквізитну частину (рядки 01 — 05) та в рядку 06 зазначаємо відомості про додаток, який подаємо, та кількість аркушів у ньому.
Коригуємо 4ДФ. «Новий звітний» та «Уточнюючий» 4ДФ міститиме інформацію тільки за рядками, які уточнюються/додаються/вилучаються.
Для вилучення одного помилкового рядка із попередньо поданої звітності потрібно повторити всі графи такого рядка і в графі 10 «Ознака 0, 1» зазначити «1» — рядок на виключення.
Для введення нового або пропущеного рядка необхідно повністю заповнити всі його графи й у графі 10 зазначити «0» — рядок на введення.
Для заміни помилкового рядка на правильний потрібно вилучити помилкову інформацію, зазначивши у графі 10 позначку «1», і ввести окремим рядком правильну інформацію. При цьому у графі 10 такого рядка ставимо позначку «0».
Тобто в цьому разі слід заповнити два рядки, один з яких вилучає помилкову інформацію, внесену раніше, а другий — вносить правильну інформацію.
Розглянемо приклад.
Приклад 1. Установа у додатку 4ДФ Податкового розрахунку за 1 квартал 2021 року помилково відобразила суму витрат на підвищення кваліфікації (1000 грн, ознака доходу — «158») у загальній сумі зарплати за лютий. Помилка виправляється до закінчення граничного строку подання Розрахунку за 1 квартал 2021 року.
Формуємо Розрахунок з типом «Звітний новий» (у ньому буде заповнена тільки реквізитна частина) та 4ДФ з типом «Звітний новий» за 1 квартал 2021 року.
У 4ДФ для виправлення помилки формуємо 3 рядки:
перший — на виключення (ознака «1» у графі 10) — повторюємо інформацію з помилкового рядка;
другий та третій — на введення (ознака «0» в графі 10), де буде зазначено правильну суму зарплати та витрат на підвищення кваліфікації відповідно (див. рис. 1).
Рис. 1. Фрагмент 4ДФ «Звітний новий»
Коригуємо ф. № 1ДФ. ПДФО-помилки, неточності, допущені у розд. І форми № 1ДФ, коригуйте за тими ж правилами, що й помилки у 4ДФ.
А ось для коригування сум доходів та сум ВЗ, які зазначалися за рядком «Військовий збір» розд. ІІ форми № 1ДФ, залишили «старий» механізм. Причина проста: до 01.01.2021 р. за ВЗ не було персоніфікації. Тож коригувати персоніфіковано те, що не було персоніфіковано, безглуздо.
Як же виправлятимемо помилки у рядку «Військовий збір» розд. ІІ форми № 1ДФ? Досить просто. У розд. ІІ 4ДФ:
• у рядку «Військовий збір» — відображайте правильну інформацію щодо доходу, нарахованого й виплаченого, та ВЗ, утриманого і перерахованого;
• у рядку «Військовий збір — виключення» — повторюйте всі графи помилкового рядка з ВЗ із раніше поданої форми № 1ДФ.
У Д5 Податкового розрахунку та таблиці 5 Звіту з ЄСВ зазначаємо відомості про трудові (цивільно-правові) відносини із застрахованими особами. Допущені в них помилки коригуємо так само, як і помилки в 4ДФ.
Тобто за той період, в якому допущено помилку, формуємо з типом «Звітний новий» чи «Уточнюючий» (залежно від того, коли виправляємо помилку) Податковий розрахунок та Д5.
У Податковому розрахунку заповнюємо реквізитну частину (рядки 01 — 05) та в рядку 06 вказуємо вид додатка, який подаємо разом з Розрахунком, та кількість аркушів у ньому.
У Д5 заповнюємо «шапку» (рядки 01 — 031). Далі в табличній частині Д5 застосовуємо принцип «Ознака 0, 1». Тобто щоб:
• виключити зайвий рядок у поданому Д5 (таблиці 5) — повторюємо його і в графі 20 «Ознака 0, 1» проставляємо «1»;
• додати забутий рядок — формуємо його і в графі 20 проставляємо «0»;
• виправити помилкові відомості — формуємо два рядки. В одному повністю повторюємо інформацію з помилкою і в графі 20 Д5 проставляємо «1» — рядок на виключення. У другому — вказуємо правильну інформацію і в графі 20 зазначаємо «0» — рядок на введення.
УВАГА!
Помилки в Д5 Податкового розрахунку та таблиці 5 Звіту з ЄСВ виправляють за єдиними правилами
Розглянемо приклад.
Приклад 2. Установа у Д5 Розрахунку за 1 квартал 2021 року припустилася помилки у прізвищі працівника. Помилка виправляється у квітні 2021 року.
Формуємо коригуючий Розрахунок з типом «Звітний новий» за 1 квартал 2021 року, який складатиметься з самого Податкового розрахунку (заповнені рядки 01 — 06) та Д5.
У табличній частині Д5 створюємо 2 рядки (див. рис. 2). Один — на виключення (ознака «1» у графі 20, повтор рядка з помилкою), другий — на включення (ознака «0» у графі 20, рядок з правильними даними).
Аналогічним чином виправляємо помилки, допущені у таблиці 5 Звіту з ЄСВ за періоди до 2021 року.
Рис. 2. Фрагмент Д5 «Звітний новий»
Інформація з Д1 Податкового розрахунку, а до 2021 року — з таблиці 6 Звіту з ЄСВ, використовується Пенсійним фондом для формування щодо кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованих їй у звітному місяці видів доходів, які включаються до бази нарахування ЄСВ.
Порядок виправлення помилок у Д1 Розрахунку та таблиці 6 Звіту з ЄСВ, мабуть, найбільш заморочливий. Тут важливу роль відіграють два фактори.
Перший фактор — вид помилки:
• несумова (коригування персональних даних та їх доповнення) або
• сумова (помилка в базі нарахування ЄСВ та/або сумі ЄСВ).
Другий фактор — тип Розрахунку, який використовуємо для виправлення помилки, а саме «Звітний новий» чи «Уточнюючий».
Почнемо зі знайомого вже способу виправлення — за допомогою ознаки «0, 1».
«Ознака 0, 1». За допомогою графи 25 «Ознака 0, 1» Д1 Розрахунку виправляємо:
1) будь-які помилки, допущені у Д1, якщо коригування здійснюємо за допомогою Розрахунку «Звітний новий» до закінчення строку подання Податкового розрахунку за відповідний квартал;
2) несумові помилки (помилки в податковому номері, П. І. Б. застрахованої особи, кількості днів тощо) в Д1 та таблиці 6 Звіту з ЄСВ, якщо коригування проводимо в Розрахунку з типом «Уточнюючий» після закінчення граничного строку подання.
Порядок виправлення знайомий. Щоб:
• вилучити рядок, повторюємо його та в графі 25 Д1 проставляємо «1»;
• додати забутий рядок, формуємо його та в графі 25 Д1 — «0»;
• виправити помилки в рядку поданого Д1 чи таблиці 5 — вилучаємо його за допомогою ознаки «1» й додаємо новий — ознака «0».
ВАЖЛИВО!
Загальні сумові показники з Д1 формують відомості у розд. І Податкового розрахунку
Тож у випадку коригування сумових показників у раніше поданому Д1 така інформація повинна бути зазначена у відповідних рядках (1, 2, 3, 7, 8) розд. І Податкового розрахунку з типом «Звітний новий», в якому проводиться коригування.
Причому, якщо після здійснених коригувань сума виключених показників перевищує суму включених показників, то у вищезазначених рядках відображаємо різницю, на яку зменшились відповідні показники. У такому разі допускається відображення показників у відповідних рядках розд. I Розрахунку з типом «Звітний новий» зі знаком «мінус»
Далі розглянемо приклад виправлення помилок, допущених у Д1, за допомогою Розрахунку з типом «Звітний новий».
Приклад 3. Установа у поданому Д1 за січень місяць звітного 1 кварталу 2021 року не зазначила працівника, який весь місяць перебував у відпустці за свій рахунок (Боженко С. П.), та помилково вказала нараховану зарплату працівникові, якого було звільнено у грудні 2020 року (Коваленко І. С.). Виправляємося у квітні 2021 року до закінчення граничного строку подання Розрахунку за 1 квартал 2021 року, в якому допущено помилку. Формуємо коригуючий Розрахунок з типом «Звітний новий» за 1 квартал, який складатиметься із самого Податкового розрахунку (заповнені рядки 01 — 06 та розд. І на підставі інформації з Д1) та Д1 (див. рис. 3).
Рис. 3. Фрагменти Податкового розрахунку та Д1 з типами «Звітний новий»
КТН 2, 3. Якщо потрібно виправити сумові помилки в таблиці 6 Звіту з ЄСВ чи в Д1 Розрахунку після закінчення граничного строку його подання, то для цього не можна використовувати ознаки 0, 1!
Виправлення таких помилок здійснюється за іншим принципом. У цьому разі коригування можна здійснити таким чином:
варіант 1 — за допомогою Розрахунку з типом «Уточнюючий», сформованого за той звітний період, в якому допущено помилку. Він міститиме безпосередньо Розрахунок та додаток Д1 до нього з коригуючими рядками;
варіант 2 — у складі Розрахунку за поточний квартал з типом «Звітний».
Порядок виправлення (незалежно від обраного варіанта) такий. У Д1 на працівника, в сумових даних якого ви самостійно виявили помилку, формуєте окремий рядок, зазначаючи, серед іншого:
• у графі 09 — КТН «2» — якщо донараховуєте базу та/або ЄСВ, або ж КТН «3» — якщо зменшуєте базу та/або ЄСВ;
• у графі 10 — місяць і рік, за який виправляєте помилку.
Інші графи заповнюєте в загальному порядку. Причому, якщо зменшуєте базу нарахування чи суму ЄСВ, то сумові показники вказуєте без знака «мінус». Замість нього ставте КТН «2».
Коригуючі сумові показники переносимо з Д1 до розд. І Податкового розрахунку (графи 4 — якщо збільшили суму нарахувань з ЄСВ, графи 6 — якщо зменшили).
Далі розглянемо приклад виправлення сумової помилки, допущенної у Д1, за допомогою Розрахунку з типом «Уточнюючий».
Приклад 4. Установа у таблиці 6 Звіту з ЄСВ за грудень 2020 року не відобразила різницю між фактичною базою нарахування ЄСВ, визначеною за основним працівником (Кравець О. І.), та МЗП. У результаті сума ЄСВ за грудень 2020 року була занижена. Помилка виправляється у квітні 2021 року.
Сумові помилки в таблиці 6 Звіту з ЄСВ виправляємо за допомогою кодів типу нарахувань 2 та 3. Ознаки 0, 1 не застосовуємо! Виправити таку помилку можна як у Д1 Розрахунку за поточний період, так і через «уточненку».
Припустимо, що обрано другий варіант — виправлення за допомогою Розрахунку з типом «Уточнюючий». Такий розрахунок буде містити безпосередньо Податковий розрахунок (заповнені рядки 01 — 06 та розд. І на підставі інформації з Д1) та Д1 (див. рис. 4 нижче).
Рис. 4. Фрагменти Податкового розрахунку та Д1 з типами «Уточнюючий»
Ще один важливий момент. Якщо після закінчення періоду для звітування за відповідний квартал треба виправити одночасно сумові та несумові помилки, то дієте так. Спочатку формуєте Розрахунок з типом «Уточнюючий», виправляєте несумові помилки та надсилаєте Розрахунок податківцям. Потім створюєте Розрахунок з типом «Уточнюючий» для коригування показників з ЄСВ.
Висновки
• Прийнятий Розрахунок з типом «Звітний» залишається чинним під час прийняття податківцями наступного Розрахунку за такий звітний період.
• Спосіб виправлення помилок у прийнятих Розрахунках залежить від показника, який коригується, та від того, коли виправляють помилку (до чи після закінчення періоду для звітування).