Ситуація не є звичайною, а тому розберемо послідовність дій роботодавця. Розпочнемо з розрахунків.
Отже, трудовий договір з працівником припиняється у зв’язку з його смертю. Ваше завдання — провести остаточний розрахунок із таким працівником. Зокрема, належить виплатити зарплату за останній відпрацьований період (за наявності), компенсацію* за невикористані дні відпустки, а також оплатити дні хвороби, підтверджені листком непрацездатності.
* Детально про компенсацію читайте у «БТ», 2014, № 33, с. 11. Нагадаємо, що така виплата для цілей оподаткування вважається зарплатою.
Щодо зарплати та компенсації за невикористану відпустку запитань немає — вони нараховуються в загальному порядку з відповідним оподаткуванням. Нагадаємо, що до бази нарахування ЄСВ уключаються виплати, нараховані працівнику, який помер, за період, що закінчується днем його смерті (див. консультацію з підкатегорії 301.03 ЗІР ДФСУ). А тому компенсацію за невикористану відпустку, яка нараховується працівнику, який помер, при остаточному розрахунку, усе ж таки включають до бази справляння ЄСВ. При цьому якщо працівник мав право на ПСП, то таке право зберігається за ним і в місяці смерті.
Крім того, майте на увазі: якщо працівнику, який помер, була надана відпустка за невідпрацьований час, відрахування з його зарплати за невідпрацьовані дні відпустки не здійснюється ( ч. 3 ст. 22 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР).
Суми зарплати та компенсації за невикористану відпустку відображайте в розділі I Податкового розрахунку за ф. № 1ДФ з ознакою доходу «101».
Важливо: якщо нараховуєте і зарплату, і компенсацію, то у графах 3а і 3 показуєте суму цих виплат, а не два окремі рядки. У розділі I вказуєте:
• у графі 2 — реєстраційний номер облікової картки працівника, який помер;
• у графі 7 — дату смерті згідно зі свідоцтвом про смерть (лист Мінпраці України від 31.12.10 р. № 284/06/186-10). Адже саме цією датою працівника виключать з облікового складу підприємства.
А ось суму ВЗ з таких виплат вказують у складі загальної суми в розділі II ф. № 1ДФ.
Також не забудьте заповнити Звіт з ЄСВ. Зокрема, потрібно внести відомості про розірвання трудового договору з працівником унаслідок його смерті до таблиці 5 Звіту за формою Д4. Майте на увазі, що у графі 11 таблиці 5 в колонці «дата закінчення» страхувальником (роботодавцем) вказується фактична дата смерті застрахованої особи незалежно від дати видання наказу (розпорядження) підприємства про виключення застрахованої особи, яка померла, з особового складу підприємства (див. консультацію в підкатегорії 301.06.01 ЗІР ДФСУ).
Стосовно лікарняних нюансів більше. Так, якщо хвороба закінчилася смертю, то виплати у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю мають бути нараховані за весь період хвороби, уключаючи день смерті (лист ФТВП від 14.08.09 р. № 04-06/Н-152з-198). Однак пам’ятайте: лікарняний має бути оформлений належним чином і наданий до комісії зі соцстрахування протягом 12 календарних місяців з дня смерті працівника.
Щодо оподаткування лікарняних виплат зауважимо таке. Якщо лікарняний листок подано до комісії із соцстрахування:
• до моменту остаточного розрахунку з працівником, який помер, то суми оплати днів хвороби (і за рахунок підприємства, і за рахунок соцстраху) уключаєте до бази нарахування ЄСВ на підставі ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ. Увага! Дати смерті та остаточного розрахунку не збігаються;
• після проведення остаточного розрахунку з працівником, який помер (наприклад, через місяць або два після остаточного розрахунку), із суми лікарняних ЄСВ справляти не потрібно. Причина: виплати нараховані не за відпрацьований час після припинення трудових відносин із працівником.
А ось ПДФО і ВЗ із суми таких лікарняних утримати доведеться в будь-якому разі (за правилами, встановленими для зарплати). Причому суми лікарняних для ПДФО-цілей потрібно віднести до місяців, за які вони нараховані.
У розділі I ф. № 1ДФ лікарняні відображаєте як зарплату (див. вище).
Увага! На цей момент реєстраційний номер облікової картки працівника, який помер, уже може бути видалений податківцями та на підприємство надійде повідомлення про помилку у ф. № 1ДФ. Не хвилюйтесь. Просто надайте письмове пояснення до своєї податкової, в якому вкажіть, що відображений у ф. № 1ДФ дохід нарахований працівнику, який помер, за період, коли він перебував з вами у трудових відносинах.
Виплата. Отже, що належить нарахувати працівнику, який помер, і як оподатковувати такі суми, ми з’ясували. Тепер розберемося з порядком виплати доходу.
Зверніть увагу: перехід прав та обов’язків від фізособи (спадкодавця), яка померла, до інших осіб (спадкоємців) визначається як спадкоємство ( ч. 1 ст. 1216 ЦКУ). При цьому суми зарплати, пенсії, стипендії, аліментів, допомог у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, відшкодувань у зв’язку з каліцтвом або іншим пошкодженням здоров’я, інших соціальних виплат, які належали спадкодавцю, але не були отримані ним за життя, передаються членам його сім’ї, а у разі їх відсутності — входять до складу спадщини (ч. 1 ст. 1227 ЦКУ).
Отже, отримати належні виплати повинні члени сім’ї. Але як переконатися у спорідненості та все зробити правильно?
Розібратися допоможе СКУ* (лист від 02.07.07 р. № Ш-10310). Згідно з «головним сімейним законом» до складу сім’ї відносять дружину (чоловіка) особи, яка померла, а також її дітей, які не досягли повноліття, незалежно від того, проживали вони спільно з померлим чи ні. У свою чергу, повнолітні діти вважаються членами сім’ї тільки за умови спільного проживання з батьками (див. рішення Верховного Суду України «Про набуття статусу члена сім’ї» від 26.12.07 р.).
* Сімейний кодекс України від 10.01.02 р. № 2947-III.
Крім того, до членів сім’ї можуть бути віднесені особи, пов’язані з особою, яка померла, кровною спорідненістю або на інших підставах, установлених законом (утримання тощо), за умови, що виконуються такі вимоги, як спільне проживання, ведення спільного побуту та наявність спільних прав та обов’язків. З положень ст. 2 СКУ випливає, що членами сім’ї є батьки (усиновлювачі), баба, дід, прабаба, прадід, онуки, правнуки, брати та сестри, мачуха, вітчим, падчерка і пасинок спадкодавця.
Підставою для виплати зарплати працівника, який помер, членам його сім’ї є заява з проханням виплатити належні такому працівнику суми, а також свідоцтво про смерть.
Крім того, дружина (чоловік) для підтвердження статусу члена сім’ї працівника, який помер, пред’являє свідоцтво про шлюб, дитина — свідоцтво про народження (про усиновлення).
Інші члени сім’ї повинні підтвердити і факт перебування у кровній спорідненості та факт спільного проживання з померлим. Для документального підтвердження спільного проживання використовується довідка з ЖЕКу.
Слід зазначити, що ЦКУ не передбачені переваги в отриманні сум заробітної плати (та інших трудових виплат) одними членами сім’ї перед іншими. Тому в разі якщо за виплатою сум заробітної плати, не отриманої працівником за життя, звертається не один член сім’ї, то такі суми розподіляються порівну.
Майте на увазі: суми зарплати та інших виплат, пов’язаних з трудовими відносинами, не отримані за життя працівником, який помер, спочатку не включаються до складу спадщини, і члени сім’ї не визнаються спадкоємцями таких виплат. Тільки в разі відсутності членів сім’ї працівника, який помер, зарплата включається до спадкової маси та успадковується в загальному порядку згідно з ЦКУ.
Якщо суми зарплати призначені спадкоємцям за заповітом, право спадкування таких сум виникне у спадкоємців тільки за відсутності членів сім’ї спадкодавця, які виявили бажання їх отримати.