Нагадаємо, що з 03.01.17 р. Законом України від 03.11.16 р. № 1724-VIII були внесені зміни до ст. 9 Закону про бухоблік, завдяки яким «знизився» статус первинного документа (див. «БТ» 2017, № 9, с. 12).
Враховуючи ці нововведення, Мінфін у листі, який коментується, дійшов висновку, що оформлений належним чином рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухобліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передачі. Єдиною умовою для цього Мінфін вважає факт оплати такого рахунка, що підтверджується відповідними документами.
Документами, що підтверджують оплату, можуть бути платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера тощо. Тобто будь-який документ, що підтверджує перерахування коштів контрагенту.
При цьому рахунок-фактура (інвойс) буде належно оформленим тільки в тому випадку, коли він міститиме реквізити, які дають можливість ідентифікувати господарську операцію та її учасників, зокрема:
• назву підприємства, від імені якого складено рахунок-фактуру;
• назву контрагента;
• зміст та обсяг господарської операції,
• одиницю виміру господарської операції;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в оформленні рахунка-фактури.
Також Мінфін переконаний, що не має значення, в якій формі цей документ буде оформлений: у паперовій або в електронній.
На наш погляд, такими рекомендаціями слід користуватись обережно. На підставі лише рахунка-фактури дійсно можна відобразити господарську операцію з постачання послуг (робіт), в окремих випадках. Судіть самі.
1. Мінфін зазначає, що оплачений рахунок-фактуру може замінити складання акта приймання-передачі. Але актом, зазвичай, оформляють лише виконані роботи чи надані послуги. Надходження товарів та необоротних активів оформляється іншими первинними документами (товарно-транспортними накладними, видатковими накладними тощо). Тому якщо і використовувати рахунок-фактуру, то тільки при оформленні операцій з постачання робіт чи послуг.
2. У листі, що коментується, Мінфін говорить про рахунок-фактуру (інвойс). Такий первинний документ після останніх змін, внесених до ст. 6 Закону про ЗЕД*, може замінити зовнішньоекономічний договір у разі експорту послуг (крім транспортних).
* Закон України «Про зовнішньоекономічну діяльність» від 16.04.91 р. № 959-XII.
А це ще раз вказує на те, що рахунок-фактура (інвойс) може підтвердити лише операцію з постачання послуг.
Водночас для цього потрібно, щоб були виконані певні умови.
По-перше, необхідно, щоб рахунок-фактура був складений після надання послуги.
Увага! У вітчизняній практиці рахунок складують, як правило, до здійснення господарської операції − як документ для оплати. Такий документ, навіть якщо він оплачений, не буде підтверджувати факт надання послуги. Тому потрібно бути обережним.
По-друге, первинні документи використовуються не лише для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку, а ще й як докази у суді при вирішенні суперечок між суб’єктами господарювання. Тому у договорах потрібно чітко вказувати, якими документами буде оформлено факт надання послуги, зокрема, рахунком-фактурою.
Якщо вищенаведене вас влаштовує, то можете взяти висновки листа на озброєння. Якщо ж ні, то оформляйте такі операції, як і раніше. Благо у листі, що коментується, Мінфін лише рекомендує такий варіант оформлення операції. А вибирати, як діяти, ви маєте самостійно.