* «Зав’язка» — у статтях «Знищення первинних та інших документів — з якого моменту можна?» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 11) і «Знищення документів: нюанси для фізосіб-підприємців і не лише» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 13).
Про строки зберігання. У п. «г» ст. 352 Переліку № 578/5 строк зберігання касових книг у загальному випадку визначений як 3 роки. Але з урахуванням приміток до ст. 186 цього ж Переліку.
Їх дві, і вони такі:
«1 — За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства <...>.
2 — Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, — 5 років».
Перша примітка якраз таки і стосується випадків, коли касові книги не були розглянуті перевіркою. Тобто універсальна рекомендація — безпечніше зберігати їх до призначення і закінчення проведення перевірки.
При цьому самі податківці в категорії 109.15 ЗІР вказують, що після закінчення календарного року касова книга, яка велася на паперових носіях, зберігається на підприємстві впродовж 36 календарних місяців. Причому без усяких зауважень стосовно перевірок
Тож після 3 років можна і не чекати «біля моря погоди».
Про порядок ведення. Питання більш ніж дискусійне. У категорії 109.15 ЗІР податківці говорять, що потрібно заводити нові касові книги з початку кожного року. Аргументують вони це тим, що в самій формі*** написано «Касова книга на 20____ р.».
*** Затверджена постановою Правління НБУ «Про затвердження Змін до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні» від 29.04.2009 р. № 252.
При цьому якщо в касовій книзі залишилися незаповнені сторінки (порожні), то на таких сторінках проставляють прочерки або на першій порожній сторінці ставлять дату закінчення книги і завіряють підписами керівника і головного бухгалтера підприємства.
Водночас ми не вважаємо порушенням, якщо власноруч продовжити строк касової книги — дописати ще один рік і вести її далі.