Теми
Вибрати теми статей
Сортувати за темами

Знищення документів: нюанси для фізосіб-підприємців і не тільки

Шевчук Михайло, податковий експерт, m.shevchuk@buhgalter911.com
Бухгалтер 911 Березень, 2017/№ 13
В обраному У обране
Друк
Розвиваємо тему зберігання і знищення первинних документів, розпочату в № 11 журналу. Сьогодні в нас запитання фізосіб-підприємців.
зберігання і знищення документів, підприємці

Передача документів в архів: тільки для юросіб?

img 1Передавати в архів неперевірені документи повинні виключно юрособи?

Розглядаючи це запитання, ті ж податківці (категорія 135.01 ЗІР) говорили про «суб’єктів господарювання», якими є в тому числі й фізособи-підприємці.

Але для відповіді на нього доречно звернутися до першоджерел. Обов’язок передачі документів в архів податковим законодавством передбачений лише в разі ліквідації платника ( п. 44.3 ПКУ) податків. Але саме поняття ліквідації застосовується тільки в контексті юридичних осіб, тоді як стосовно фізосіб оперують поняттям «припинення».

«Архівні» питання врегульовані також Законом № 38141 і переліками, що «відгалузилися» від нього, № 578/52 і № 430/53, Порядком № 10044.

1 Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.93 р. № 3814-XII.

2 Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.

3 Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду, затверджений наказом Мін’юсту від 14.03.2013 р. № 430/5.

4 Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 р. № 1004.

Але прямих норм про необхідність передачі документів в архів саме для фізосіб-підприємців ми в них не знайдемо.

Так, п. 2 Порядку № 1004 зараховує фізосіб (разом з юрособами) до джерел формування Національного архівного фонду. Тільки навряд чи документи, пов’язані з госпдіяльністю звичайної фізособи-підприємця, можуть бути хоч якоюсь цінністю для нього.

Тобто все, можна сказати, як завжди img 2. По-хорошому, і фізособа-підприємець має здавати документи з незакінченим терміном зберігання в архів. За бажання, тут можна згадати ст. 51 ЦКУ. «На безриб’ї і підприємець — юрособа» img 3. У сенсі, що до його діяльності застосовуються нормативно-правові акти для юросіб, якщо інше не встановлено законом і не виходить із суті відносин.

Але, з іншого боку, той же Закон № 7555 при «розреєстрації» підприємця не вимагає надання довідки архівної установи про прийняття документів, що підлягають довгостроковому зберіганню.

5 Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 р. № 755-IV.

Також ми не говоримо про знищення / недбале зберігання документів.

Відповідно сама по собі нездача документів в архів не може спричинити штрафних наслідків для підприємця.

Штраф з п. 121.1 ПКУ

img 4Якщо особа-підприємець знищить неперевірені документи, що цікавлять податківців, яким більше 3 років, то штраф у 510 грн. за ст. 121 ПКУ до нього тоді вже не застосовний?

Скажімо так: можна знайти аргументи на користь того, що в такому разі штрафу за ст. 121 ПКУ бути не повинно. Зокрема, наполягати на тому, що податкова перевірка може стати перешкодою для знищення документів, тільки якщо вона розпочата до закінчення 1095-денного терміну їх зберігання або якщо на момент його закінчення платник бере участь у судовій суперечці або в розгляді скарги фіскальною службою ( п. 44.4 ПКУ).

Але знову ж таки, чи поділятимуть податківці такий підхід — це велике питання.

Тому неперевірені документи все ж безпечніше зберігати. Навіть через 3 роки.

Окремі документи

Нагадаємо: для фізосіб-підприємців Перелік № 578/5 має лише рекомендаційний характер (про що свідчить лист Державної архівної служби України від 30.10.2012 р. № 01.2/3388). Тому і встановлені ним терміни зберігання документів для підприємців за великим рахунком лише орієнтир.

Лікарняні листи, протоколи комісій

img 5Після перевірки Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності сказали, що лікарняні листки і протоколи можна знищувати. Чи це так?

Очевидно, перевіряючі в цьому випадку керуються положеннями своєї перевірочної Інструкції № 296. Згідно з її п. 3.2 плановій перевірці підлягають документи за звітні періоди поточного року і попередніх років, за які не здійснювалася перевірка.

6 Інструкція про порядок проведення перевірок страхувальників по коштах Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, прийняття рішень за їх результатами та процедуру оскарження, затверджена постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 22.12.2010 р. № 29.

Тобто перевірили — і з очей геть img 6.

Водночас поспішати з їх знищенням ми б не рекомендували. Ці документи можуть згодитися і при інших перевірках. Зокрема, перевірках «трударів».

Виписки банку

img 7Виписки банку, де видно сплату ЄСВ за найнятих працівників, давністю більше 3 років можна знищувати?

Така виписка з урахуванням Переліку № 578/5 укладається в «загальний» трирічний термін за умови проведення перевірки. Знову ж таки, за ЄСВ термінів давності немає. Тому радимо зберігати такі виписки навіть після закінчення 3 років — доки не пройде перевірка.

Заяви і накази на відпустки

img 8Заяви і накази на відпустки, від дати складання яких пройшло більше 3 років, можна знищувати чи потрібно зберігати, поки працює працівник?

Для таких документів Перелік № 578/5 також містить свої терміни. Зокрема:

— для документів (графіків, заяв, відомостей) про надання і використання щорічних, творчих, соціальних відпусток і відпусток без збереження заробітної плати (стаття 515 Переліку № 578/5) — це мінімум 1 рік;

— для документів (заяв7, рішень, довідок, листів) про оплату відпусток у зв’язку з навчанням (стаття 321)5 років.

7 Заяви про надання додаткових відпусток у зв’язку з навчанням (стаття 516 Переліку № 578/5) повинні зберігатися не менше року після закінчення навчального закладу.

Що стосується наказів на відпустки, то за сукупністю переліків № 578/5 і № 430/5 відносно надання:

— щорічних оплачуваних відпусток і відпусток у зв’язку з навчанням — 5 років;

— усіх видів відпусток працівникам з важкими, шкідливими і небезпечними умовами праці, відпусток по догляду за дитиною і за свій рахунок — 75 років.

Табелі обліку робочого часу

img 9Табель обліку робочого часу зберігається 75 років тільки за працівниками, які працюють у шкідливих умовах праці, і за чорнобильцями, за всіма іншими зберігати рік?

Як би парадоксально це не виглядало, але Перелік № 578/5 установлює саме такі терміни зберігання табелів. Тобто звичайні табелі обліку робочого часу (стаття 408 Переліку) і табелі реєстрації приходу на роботу і виходу з роботи працівників (стаття 1037) зберігають мінімум 1 рік.

А табелі на працівників, зайнятих на роботах зі шкідливими умовами праці (стаття 445); табелі робочого часу громадян, постраждалих унаслідок Чорнобильської катастрофи (стаття 685), а також табелі постів, нарядів і караулів охорони (про несення караульної служби) (стаття 1154) — 75 років.

Договори цивільно-правового характеру з фізособами

img 10Скільки потрібно зберігати договори цивільно-правового характеру з фізичними особами?

Згідно з Переліком № 430/5 трудові договори (контракти, угоди), договори цивільно-правового характеру з фізособами (стосовно виконання робіт, надання послуг) необхідно зберігати 75 років.

Зверніть увагу на уточнення в дужках — «стосовно виконання робіт, надання послуг». Тобто потрібно розуміти, у випадках, коли виконавець згідно із Законом про ЄСВ розглядався як застрахована особа, з виплати за договором мав бути сплачений ЄСВ. Адже благородна мета Переліку № 430/5 не допустити втрати документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян.

Відповідно договори оренди з фізособами поза сферою цього обмеження. Для ЄСВ-цілей оренда це не послуга (з чим контролери не сперечаються). З договорами купівлі-продажу все ще простіше. Тут навіть натяку на належність до робіт, послуг немає.

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал
stop

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Дякуємо, що читаєте сайт Factor Увійдіть та читайте далі безкоштовно