Знищення документів: нюанси для фізосіб-підприємців і не тільки

Передача документів в архів: тільки для юросіб?

Передавати в архів неперевірені документи повинні виключно юрособи?

Розглядаючи це запитання, ті ж податківці (категорія 135.01 ЗІР) говорили про «суб’єктів господарювання», якими є в тому числі й фізособи-підприємці.

Але для відповіді на нього доречно звернутися до першоджерел. Обов’язок передачі документів в архів податковим законодавством передбачений лише в разі ліквідації платника ( п. 44.3 ПКУ) податків. Але саме поняття ліквідації застосовується тільки в контексті юридичних осіб, тоді як стосовно фізосіб оперують поняттям «припинення».

«Архівні» питання врегульовані також Законом № 3814¹ і переліками, що «відгалузилися» від нього, № 578/5² і № 430/5³, Порядком № 1004⁴.

¹ Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.93 р. № 3814-XII.

² Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.

³ Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду, затверджений наказом Мін’юсту від 14.03.2013 р. № 430/5.

⁴ Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 р. № 1004.

Але прямих норм про необхідність передачі документів в архів саме для фізосіб-підприємців ми в них не знайдемо.

Так, п. 2 Порядку № 1004 зараховує фізосіб (разом з юрособами) до джерел формування Національного архівного фонду. Тільки навряд чи документи, пов’язані з госпдіяльністю звичайної фізособи-підприємця, можуть бути хоч якоюсь цінністю для нього.

Тобто все, можна сказати, як завжди . По-хорошому, і фізособа-підприємець має здавати документи з незакінченим терміном зберігання в архів. За бажання, тут можна згадати ст. 51 ЦКУ. «На безриб’ї і підприємець — юрособа» . У сенсі, що до його діяльності застосовуються нормативно-правові акти для юросіб, якщо інше не встановлено законом і не виходить із суті відносин.

Але, з іншого боку, той же Закон № 755⁵ при «розреєстрації» підприємця не вимагає надання довідки архівної установи про прийняття документів, що підлягають довгостроковому зберіганню.

⁵ Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 р. № 755-IV.

Також ми не говоримо про знищення / недбале зберігання документів.

Відповідно сама по собі нездача документів в архів не може спричинити штрафних наслідків для підприємця.

Штраф з п. 121.1 ПКУ

Якщо особа-підприємець знищить неперевірені документи, що цікавлять податківців, яким більше 3 років, то штраф у 510 грн. за ст. 121 ПКУ до нього тоді вже не застосовний?

Скажімо так: можна знайти аргументи на користь того, що в такому разі штрафу за ст. 121 ПКУ бути не повинно. Зокрема, наполягати на тому, що податкова перевірка може стати перешкодою для знищення документів, тільки якщо вона розпочата до закінчення 1095-денного терміну їх зберігання або якщо на момент його закінчення платник бере участь у судовій суперечці або в розгляді скарги фіскальною службою ( п. 44.4 ПКУ).

Але знову ж таки, чи поділятимуть податківці такий підхід — це велике питання.

Тому неперевірені документи все ж безпечніше зберігати. Навіть через 3 роки.

Окремі документи

Нагадаємо: для фізосіб-підприємців Перелік № 578/5 має лише рекомендаційний характер (про що свідчить лист Державної архівної служби України від 30.10.2012 р. № 01.2/3388). Тому і встановлені ним терміни зберігання документів для підприємців за великим рахунком лише орієнтир.

Лікарняні листи, протоколи комісій

Після перевірки Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності сказали, що лікарняні листки і протоколи можна знищувати. Чи це так?

Очевидно, перевіряючі в цьому випадку керуються положеннями своєї перевірочної Інструкції № 29⁶. Згідно з її п. 3.2 плановій перевірці підлягають документи за звітні періоди поточного року і попередніх років, за які не здійснювалася перевірка.

⁶ Інструкція про порядок проведення перевірок страхувальників по коштах Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, прийняття рішень за їх результатами та процедуру оскарження, затверджена постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 22.12.2010 р. № 29.

Тобто перевірили — і з очей геть .

Водночас поспішати з їх знищенням ми б не рекомендували. Ці документи можуть згодитися і при інших перевірках. Зокрема, перевірках «трударів».

Виписки банку

Виписки банку, де видно сплату ЄСВ за найнятих працівників, давністю більше 3 років можна знищувати?

Така виписка з урахуванням Переліку № 578/5 укладається в «загальний» трирічний термін за умови проведення перевірки. Знову ж таки, за ЄСВ термінів давності немає. Тому радимо зберігати такі виписки навіть після закінчення 3 років — доки не пройде перевірка.

Заяви і накази на відпустки

Заяви і накази на відпустки, від дати складання яких пройшло більше 3 років, можна знищувати чи потрібно зберігати, поки працює працівник?

Для таких документів Перелік № 578/5 також містить свої терміни. Зокрема:

— для документів (графіків, заяв, відомостей) про надання і використання щорічних, творчих, соціальних відпусток і відпусток без збереження заробітної плати (стаття 515 Переліку № 578/5) — це мінімум 1 рік;

— для документів (заяв⁷, рішень, довідок, листів) про оплату відпусток у зв’язку з навчанням (стаття 321) — 5 років.

⁷ Заяви про надання додаткових відпусток у зв’язку з навчанням (стаття 516 Переліку № 578/5) повинні зберігатися не менше року після закінчення навчального закладу.

Що стосується наказів на відпустки, то за сукупністю переліків № 578/5 і № 430/5 відносно надання:

— щорічних оплачуваних відпусток і відпусток у зв’язку з навчанням — 5 років;

— усіх видів відпусток працівникам з важкими, шкідливими і небезпечними умовами праці, відпусток по догляду за дитиною і за свій рахунок — 75 років.

Табелі обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу зберігається 75 років тільки за працівниками, які працюють у шкідливих умовах праці, і за чорнобильцями, за всіма іншими зберігати рік?

Як би парадоксально це не виглядало, але Перелік № 578/5 установлює саме такі терміни зберігання табелів. Тобто звичайні табелі обліку робочого часу (стаття 408 Переліку) і табелі реєстрації приходу на роботу і виходу з роботи працівників (стаття 1037) зберігають мінімум 1 рік.

А табелі на працівників, зайнятих на роботах зі шкідливими умовами праці (стаття 445); табелі робочого часу громадян, постраждалих унаслідок Чорнобильської катастрофи (стаття 685), а також табелі постів, нарядів і караулів охорони (про несення караульної служби) (стаття 1154) — 75 років.

Договори цивільно-правового характеру з фізособами

Скільки потрібно зберігати договори цивільно-правового характеру з фізичними особами?

Згідно з Переліком № 430/5 трудові договори (контракти, угоди), договори цивільно-правового характеру з фізособами (стосовно виконання робіт, надання послуг) необхідно зберігати 75 років.

Зверніть увагу на уточнення в дужках — «стосовно виконання робіт, надання послуг». Тобто потрібно розуміти, у випадках, коли виконавець згідно із Законом про ЄСВ розглядався як застрахована особа, з виплати за договором мав бути сплачений ЄСВ. Адже благородна мета Переліку № 430/5 — не допустити втрати документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян.

Відповідно договори оренди з фізособами поза сферою цього обмеження. Для ЄСВ-цілей оренда — це не послуга (з чим контролери не сперечаються). З договорами купівлі-продажу все ще простіше. Тут навіть натяку на належність до робіт, послуг немає.