Порядок оприходования налички: готовая «рыба» для вас

* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

Что значит «оприходовать наличность»?

Вся попадающая в кассу предприятия или его обособленного подразделения наличность должна быть своевременно оприходована (п.п. 2 п. 58 Положения № 148). Под оприходованием поступившей в кассу наличности понимают ее учет в полной сумме в кассовой книге / книге учета доходов и расходов (п.п. 18 п. 3 Положения № 148).

То есть для целей оприходования наличности теперь предназначены только две формы книг учета: 1) кассовая книга; 2) книга учета доходов (и расходов).

Внимание! Из определения термина «оприходование наличности» исключена книга учета расчетных операций (КУРО). Поэтому отныне запись в КУРО, с точки зрения оприходования наличности, ничего не значит (в отличие от ранее действовавших правил).

Учтите! Наличность, поступающую в кассу, приходуют в день ее получения в полной сумме (п. 11 Положения № 148). На фактически поступившую в кассу сумму выписывают приходный кассовый ордер (ПКО). А затем на его основании кассир осуществляет запись в кассовой книге тоже, кстати, в день поступления налички (п. 40 Положения № 148).

Если предприятие использует РРО или РК с КУРО (без применения РРО), тот же п. 11 Положения № 148 допускает возможность оприходования наличности в кассовой книге на основании фискальных отчетных чеков или данных расчетных квитанций. Однако эта норма диссонирует с п. 25 Положения № 148. Последний требует осуществлять прием наличности в кассу исключительно по ПКО. К самому же ПКО может быть приложен документ, на основании которого он составлен.

Поэтому пока НБУ не прояснит ситуацию на этот счет, «бежать впереди паровоза» не советуем — прием наличности в кассу оформляйте ПКО и уже его данные вносите в кассовую книгу.

Когда нужна «обособленная» кассовая книга?

Каждое предприятие, имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений). Кстати, заметьте: в «кассовых» целях обособленными подразделениями являются филиалы, представительства, отделения и другие структурные подразделения, которые наделяются частью имущества хозяйственных организаций, осуществляя относительно этого имущества право оперативного использования или иное вещное право, предусмотренное законодательством Украины (п.п. 2 п. 3 Положения № 148).

Так вот, обособленные подразделения кассовую книгу (п. 39 Положения № 148):

— должны вести — если принимают наличные за проданную продукцию (товары, работы, услуги) по ПКО, а также выдают наличные на выплаты, связанные с оплатой труда, на хознужды и другие операции по расходным кассовым ордерам (РКО) и расходным ведомостям (абзац третий);

— не ведут — если проводят наличные расчеты через РРО или РК с КУРО, но не принимают и не выдают наличность по кассовым ордерам (абзац четвертый).

Получается, в обособленном подразделении обязательно должна быть кассовая книга только в том случае, когда оно принимает/выдает наличку по кассовым ордерам.

А как быть с оприходованием налички? Ведь оприходование — это учет наличности в полной сумме именно в кассовой книге. А если ее не заводить для обособленного подразделения, что тогда подтвердит факт оприходования?

На наш взгляд, такое послабление распространяется только на те обособленные подразделения, которые сдают выручку исключительно в кассу головного предприятия, где и происходит оприходование налички в его кассовой книге.

Причем, похоже, такие обособленные подразделения обязаны теперь всю выручку до копейки выгрести из ящика РРО и сдать головному предприятию, чтобы она считалась оприходованной, даже если не нарушен лимит.

Если же обособленное подразделение сдает выручку в банк или небанковское финучреждение, минуя головную кассу, без «обособленной» кассовой книги ему не обойтись. Иначе у него не состоится оприходование наличности. Этот вывод следует из системного прочтения п.п. 18 п. 3 и п. 11 Положения № 148.

Правда, налоговики «выдали на-гора» консультацию, где разъясняют: без оприходования в кассе предприятия (!) обособленные подразделения вправе сдавать наличную выручку (1) непосредственно в кассы юридических лиц или (2) банков, или (3) небанковских финансовых учреждений, которые получили соответствующую лицензию на перевод средств в нацвалюте.

То есть при таком либеральном подходе обособленные подразделения, которые используют РРО или РК и ведут КУРО, могут сдать наличную выручку в банк (самостоятельно или через инкассаторов), не приходуя ее в кассе предприятия.

Какую именно кассу имели в виду контролеры — головную или обособленную? Или же одновременно и ту и другую?

Трактовать здесь можно по-разному. Так, если речь идет о кассе головного предприятия, то в ситуации сдачи полученной обособленным подразделением выручки в банк (самостоятельно или через инкассаторов) все логично — наличка в таком случае проходит мимо головной кассы и соответственно без оприходования в ней. А вот если обособленное подразделение сдает наличку непосредственно в кассу головного предприятия, то, понятно, там ее и оприходуют. Если же фискалы имели в виду обособленную кассу, то, по-видимому, они еще не вникли в произошедшие «кассовые» изменения .

Да, если по-честному, эта их консультация «до боли» повторяет отмененную, с той лишь разницей, что она теперь ссылается на нормы нового «кассового» Положения № 148 (ср. ). В общем, без индивидуальной налоговой консультации (ИНК) в свой адрес пользоваться этим либеральным мнением, считаем, рискованно.

Повторим! Если обособленное подразделение с РРО (РК) и КУРО не ведет кассовую книгу (как разрешает п. 39 Положения № 148), то его наличную выручку безопаснее сдавать в кассу головного предприятия и приходовать там.

Если же обособленное подразделение с РРО (РК) и КУРО сдает полученную выручку в банк (самостоятельно или через инкассаторов), то «обособленную» кассовую книгу ему лучше таки иметь!

Вероятно, как раз для подобного случая НБУ и задумал осуществлять записи в кассовой книге на основании фискальных отчетных чеков / данных расчетных квитанций. А норма о том, что обособленным подразделениям кассовая книга вообще не нужна, — просто атавизм, перекочевавший из старого «кассового» положения.

Поэтому пока загадка не разгадана, «обособленную» кассовую книгу, считаем, надо иметь в любом обособленном подразделении предприятия, которое не сдает наличку в головную кассу, независимо от того, применяет оно РРО (либо РК с КУРО) или нет.

Что включать в порядок оприходования налички?

Как поступать, когда режим работы обособленных подразделений с РРО (либо РК и КУРО), которые не ведут кассовую книгу, не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии предприятия (в том числе в выходные и праздничные дни)? Например, график работы бухгалтерии предприятия — 5 дней в неделю с 8:00 до 16:30 (выходные — суббота и воскресенье), а режим работы обособленного подразделения — ежедневно с 9:00 до 23:00 без выходных.

В подобной ситуации п. 40 Положения № 148 предлагает внутренним документом определить порядок взаимодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия — юридического лица, который обеспечит своевременность оприходования наличности в кассе. Очевидно, что речь здесь идет о тех хозяйственных единицах, которые сдают наличку в головную кассу.

Одновременно с этим п. 12 Положения № 148 обязывает предприятия утвердить отдельный документ — порядок оприходования наличности в кассе (как для себя самого, так и для своих обособленных подразделений или же единый «кассовый» документ для всех).

Такой порядок должен соответствовать требованиям Положения № 148 и не противоречить законодательству Украины. В нем стоит максимально учесть особенности работы как предприятия, так и его обособленных подразделений:

— внутренний трудовой распорядок;

— режим работы;

— графики сменности;

— порядок и особенности сдачи наличной выручки в банк (см. п. 12 Положения № 148).

Сроки разработки и утверждения своего порядка оприходования наличности Положение № 148 не определяет. Судя по всему, тут надо действовать по принципу — чем быстрее, тем лучше.

Никаких штрафных последствий отсутствие собственного порядка оприходования налички не влечет. Тем не менее в процессе проверки кассовой дисциплины он наверняка сыграет на руку предприятию при возникновении разногласий с контролерами (в частности, относительно оформления кассовых документов).

Во внутреннем порядке оприходования наличности в кассе предприятия имеет смысл прописать:

— будут ли вести кассовые книги обособленные подразделения;

— на основании каких кассовых документов будет осуществляться оприходование наличности;

— механизм взаимодействия между бухгалтерией предприятия и обособленными подразделениями, если их режим работы не совпадает;

— порядок сдачи наличной выручки (предприятием в банки — самостоятельно, через инкассаторов или с помощью операторов почтовой связи, национальных операторов либо небанковских финучреждений; обособленными подразделениями — непосредственно в кассу юрлица, в банк или в небанковское финучреждение);

— сроки сдачи наличности обособленными подразделениями в кассу предприятия с учетом внутреннего трудового распорядка, режима работы, графика сменности;

— сроки сдачи наличной выручки в банк;

— должности лиц, ответственных за сдачу и оприходование налички.

Шаблон порядка оприходования наличности в кассе для предприятия розничной торговли — магазина (супермаркета), режим работы которого не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии, приведем далее. При этом условимся, что (1) бухгалтерия предприятия и объект торговли находятся в одном здании, (2) распорядок работы директора магазина совпадает с графиком работы кассира предприятия.