* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.
Що означає «оприбуткувати готівку»?
Уся готівка, що потрапляє в касу підприємства або його відокремленого підрозділу, має бути своєчасно оприбуткована (п.п. 2 п. 58 Положення № 148). Під оприбуткуванням готівки, що надійшла в касу, розуміють її облік у повній сумі в касовій книзі / книзі обліку доходів і витрат (п.п. 18 п. 3 Положення № 148).
Тобто для цілей оприбуткування готівки тепер призначені тільки дві форми книг обліку: 1) касова книга; 2) книга обліку доходів (і витрат).
Записом у книгу обліку доходів і витрат (доходів) прибуткують готівку фізособи-підприємці.
Увага! З визначення терміна «оприбуткування готівки» виключена книга обліку розрахункових операцій (КОРО). Тому відтепер запис у КОРО, з точки зору оприбуткування готівки, нічого не означає (на відміну від правил, що діяли раніше).
Врахуйте! Готівку, що надходить у касу, прибуткують у день її отримання в повній сумі (п. 11 Положення № 148). На суму, що фактично надійшла в касу, виписують прибутковий касовий ордер (ПКО). А потім на його підставі касир здійснює запис у касовій книзі теж, до речі, у день надходження готівки (п. 40 Положення № 148).
Якщо підприємство використовує РРО або РК з КОРО (без застосування РРО), той же п. 11 Положення № 148 припускає можливість оприбуткування готівки в касовій книзі на підставі фіскальних звітних чеків або даних розрахункових квитанцій. Проте ця норма дисонує з п. 25 Положення № 148. Останній вимагає здійснювати приймання готівки в касу виключно за ПКО. До самого ж ПКО може бути доданий документ, на підставі якого він складений.
Тому доки НБУ не прояснить ситуацію із цього приводу, «бігти попереду паровоза» не радимо — приймання готівки в касу оформляйте ПКО і вже його дані вносьте в касову книгу.
Коли потрібна «відокремлена» касова книга?
Кожне підприємство, що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів). До речі, зверніть увагу: у «касових» цілях відокремленими підрозділами є філії, представництва, відділення й інші структурні підрозділи, які наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючи стосовно цього майна право оперативного використання або інше речове право, передбачене законодавством України (п.п. 2 п. 3 Положення № 148).
Так ось, відокремлені підрозділи касову книгу (п. 39 Положення № 148):
— повинні вести — якщо приймають готівку за продану продукцію (товари, роботи, послуги) за ПКО, а також видають готівку на виплати, пов’язані з оплатою праці, на госппотреби та інші операції за видатковими касовими ордерами (ВКО) і видаткових відомостями (абзац третій);
— не ведуть — якщо проводять готівкові розрахунки через РРО або РК з КОРО, але не приймають і не видають готівку за касовими ордерами (абзац четвертий).
Виходить, у відокремленому підрозділі обов’язково має бути касова книга тільки в тому випадку, коли він приймає/видає готівку за касовими ордерами.
Такого ж висновку доходять і податківці (див. http://zp.sfs.gov.ua/media-ark/news-ark/323847.html).
А як бути з оприбуткуванням готівки? Адже оприбуткування — це облік готівки в повній сумі саме в касовій книзі. А якщо її не заводити для відокремленого підрозділу, що тоді підтвердить факт оприбуткування?
На наш погляд, таке послаблення поширюється тільки на ті відокремлені підрозділи, які здають виручку виключно в касу головного підприємства, де і відбувається оприбуткування готівки в його касовій книзі.
Причому, схоже, такі відокремлені підрозділи зобов’язані тепер усю виручку до копійки вигребти з ящика РРО і здати головному підприємству, щоб вона вважалася оприбуткованою, навіть якщо не порушений ліміт.
Якщо ж відокремлений підрозділ здає виручку до банку або небанківської фінустанови, минувши головну касу, без «відокремленої» касової книги йому не обійтися. Інакше в нього не відбудеться оприбуткування готівки. Цей висновок виходить із системного прочитання п.п. 18 п. 3 і п. 11 Положення № 148.
Щоправда, податківці «видали на-гора» консультацію, де роз’яснюють: без оприбуткування в касі підприємства (!) відокремлені підрозділи мають право здавати готівкову виручку (1) безпосередньо в каси юридичних осіб або (2) банків, або (3) небанківських фінансових установ, які отримали відповідну ліцензію на переказ коштів у нацвалюті.
Див. консультацію в категорії 109.15 ЗІР.
Тобто при такому ліберальному підході відокремлені підрозділи, які використовують РРО або РК і ведуть КОРО, можуть здати готівкову виручку до банку (самостійно або через інкасаторів), не прибуткуючи її в касі підприємства.
Яку саме касу мали на увазі контролери — головну чи відокремлену? Або ж одночасно і ту й іншу?
Трактувати тут можна по-різному. Так, якщо йдеться про касу головного підприємства, то в ситуації здачі отриманої відокремленим підрозділом виручки до банку (самостійно або через інкасаторів) усе логічно — готівка в такому разі проходить повз головну касу і відповідно без оприбуткування в ній. А ось якщо відокремлений підрозділ здає готівку безпосередньо в касу головного підприємства, то, зрозуміло, там її й оприбуткують. Якщо ж фіскали мали на увазі відокремлену касу, то, мабуть, вони ще не вникнули в «касові» зміни, що відбулися 
.
Так, якщо по-чесному, ця їх консультація «до болю» повторює скасовану, з тією лише відмінністю, що вона тепер посилається на норми нового «касового» Положення № 148 (ср. ). Загалом, без індивідуальної податкової консультації (ІПК) на свою адресу користуватися цією ліберальною думкою, вважаємо, ризиковано!
Повторимо! Якщо відокремлений підрозділ з РРО (РК) і КОРО не веде касової книги (як дозволяє п. 39 Положення № 148), то його готівкову виручку безпечніше здавати в касу головного підприємства і прибуткувати там.
Адже запис у КОРО не вважається оприбуткуванням готівки.
Якщо ж відокремлений підрозділ з РРО (РК) і КОРО здає отриману виручку до банку (самостійно або через інкасаторів), то «відокремлену» касову книгу йому краще таки мати!
Імовірно, саме для подібного випадку НБУ і задумав здійснювати записи в касовій книзі на підставі фіскальних звітних чеків / даних розрахункових квитанцій. А норма про те, що відокремленим підрозділам касова книга взагалі не потрібна, — просто атавізм, що перекочував зі старого «касового» положення.
Тому доки загадка не розгадана, «відокремлену» касову книгу, вважаємо, потрібно мати в будь-якому відокремленому підрозділі підприємства, який не здає готівку в головну касу, незалежно від того, застосовує він РРО (або РК з КОРО) чи ні.
Принаймні до того моменту, доки «на руках» у підприємства не з’явиться «звільняюча» ІПК.
Що включати в порядок оприбуткування готівки?
Як чинити, коли режим роботи відокремлених підрозділів з РРО (або РК і КОРО), які не ведуть касової книги, не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії підприємства (у тому числі у вихідні і святкові дні)? Наприклад, графік роботи бухгалтерії підприємства — 5 днів на тиждень з 8:00 до 16:30 (вихідні — субота і неділя), а режим роботи відокремленого підрозділу — щодня з 9:00 до 23:00 без вихідних.
У подібній ситуації п. 40 Положення № 148 пропонує внутрішнім документом визначити порядок взаємодії відокремлених підрозділів з бухгалтерією підприємства — юридичної особи, який забезпечить своєчасність оприбуткування готівки в касі. Очевидно, що тут ідеться про ті господарські одиниці, які здають готівку в головну касу.
Одночасно із цим п. 12 Положення № 148 зобов’язує підприємства затвердити окремий документ — порядок оприбуткування готівки в касі (як для себе самого, так і для своїх відокремлених підрозділів або ж єдиний «касовий» документ для всіх).
Такий порядок повинен відповідати вимогам Положення № 148 і не суперечити законодавству України. У ньому варто максимально врахувати особливості роботи як підприємства, так і його відокремлених підрозділів:
— внутрішній трудовий розпорядок;
— режим роботи;
— графіки змінності;
— порядок і особливості здачі готівкової виручки до банку (див. п. 12 Положення № 148).
Строки розробки і затвердження свого порядку оприбуткування готівки Положення № 148 не визначає. Судячи з усього, тут потрібно діяти за принципом — чим швидше, тим краще.
Жодних штрафних наслідків відсутність власного порядку оприбуткування готівки не тягне. Проте в процесі перевірки касової дисципліни він напевно зіграє на руку підприємству при виникненні розбіжностей з контролерами (зокрема, щодо оформлення касових документів).
Що стосується п’ятикратного штрафу за ст. 1 Указу Президента від 12.06.95 р. № 436/95, то його застосовують за неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне оприбуткування) в касах готівки.
У внутрішньому порядку оприбуткування готівки в касі підприємства має сенс прописати:
— чи вестимуть касові книги відокремлені підрозділи;
— на підставі яких касових документів здійснюватиметься оприбуткування готівки;
— механізм взаємодії між бухгалтерією підприємства і відокремленими підрозділами, якщо їх режим роботи не збігається;
— порядок здачі готівкової виручки (підприємством до банків — самостійно, через інкасаторів чи за допомогою операторів поштового зв’язку, національних операторів або небанківських фінустанов; відокремленими підрозділами — безпосередньо в касу юрособи, до банку чи до небанківської фінустанови);
— строки здачі готівки відокремленими підрозділами в касу підприємства з урахуванням внутрішнього трудового розпорядку, режиму роботи, графіка змінності;
— строки здачі готівкової виручки до банку;
— посади осіб, відповідальних за здачу й оприбуткування готівки.
Шаблон порядку оприбуткування готівки в касі для підприємства роздрібної торгівлі — магазину (супермаркету), режим роботи якого не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії, наведемо далі. При цьому умовимося, що (1) бухгалтерія підприємства й об’єкт торгівлі знаходяться в одній будівлі, (2) розпорядок роботи директора магазину збігається з графіком роботи касира підприємства.
| Порядок оприбуткування готівки в касі ТОВ «Спектр» I. Загальні положення 1. Цей Порядок розроблений відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі — Положення № 148), і встановлює порядок проведення, оформлення, обліку касових операцій з надходження і видачі готівкових грошових коштів у національній валюті України в ТОВ «Спектр»(далі — підприємство). 2. Цей Порядок обов’язковий для виконання всіма співробітниками підприємства, причетними до здійснення касових операцій. 3. У цьому Порядку терміни вживаються в значеннях, наведених у Положенні № 148 і законах України. II. Організація готівкових розрахунків 4. Розрахункові операції, які проводяться відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР, оформляються згідно з вимогами цього Закону. 5. Для забезпечення правильного, повного і своєчасного оприбутковування готівкової виручки (готівки) й у зв’язку з незбігом режиму роботи магазину (з 9:00 до 23:00 без вихідних) з розпорядком функціонування бухгалтерії (з 8:30 до 17:30) встановлений режим роботи касира підприємства / касира підприємства (далі — касир), що виконує обов’язки: з 8:30 до 12:30 і з 20:30 до 23:30. 6. Для обліку операцій з готівкою підприємство застосовує касову книгу. Касова книга ведеться в електронній формі за допомогою комп’ютерної техніки з подальшим її роздруком. Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера. 7. Готівка, яка надходить у касу підприємства, прибуткується в день її отримання в повній сумі. Для оприбуткування готівки використовуються прибуткові касові ордери типової форми № КО-1 (далі — ПКО). 8. Здача готівкової виручки в банк для зарахування на поточний рахунок здійснюється підприємством через службу інкасації на підставі укладеного договору з банком. Відповідальним за інкасацію готівки до банку є касир. 9. При роботі з готівкою касир керується Правилами визначення платіжних ознак та обміну банкнот, розмінних та обігових монет національної валюти України, затвердженими постановою Правління НБУ від 23.10.2013 р. № 422. III. Порядок оформлення касових операцій з оприбуткування готівки 10. Касові операції з надходження готівки в касу підприємства оформляються ПКО в паперовому вигляді. 11. Приймання готівки в касу підприємства (з місця проведення розрахунків — кас РРО, банку тощо) здійснюється за ПКО, підписаним головним бухгалтером або директором магазину. До ПКО додаються документи, які є підставою для їх складання (за їх наявності). Про приймання готівки в касу підприємства за ПКО видається квитанція, підписана головним бухгалтером (директором магазину), підпис якого засвідчується відбитком печатки підприємства. 12. Здача готівки з місць здійснення готівкових розрахунків із застосуванням РРО в касу підприємства здійснюється наприкінці робочого дня магазину в міру закриття кас РРО з виконанням операції «службова видача». Відповідальним за повну і своєчасну здачу готівки касирами РРО в касу підприємства є директор магазину. 13. ПКО і квитанції до них заповнюються касиром з використанням комп’ютерної техніки, а потім роздруковуються на папері. У ПКО, які оформляються на загальну суму отриманої готівки (отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі), реквізит «Прийнято від» не заповнюється. Інші реквізити в ПКО є обов’язковими до заповнення. У ПКО зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача ПКО на руки особам, які вносять готівку, забороняється. Приймання готівки за ПКО проводиться тільки в день їх складання. Виправлення в касових ордерах забороняються. 14. Реєстрація ПКО здійснюється касиром у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма № КО-3) за допомогою комп’ютерних засобів. 15. Касир перед отриманням готівки за ПКО зобов’язаний перевірити: 1) наявність і достовірність на документах підписів головного бухгалтера (директора магазину); 2) правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів; 3) наявність перелічених у документах додатків. У разі невиконання хоча б однієї з названих вимог касир дооформлює документи. Після отримання готівки за ПКО касир підписує їх, а на доданих до них документах проставляє відбиток штампа «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік). 16. За операціями отримання готівки касир здійснює записи в касовій книзі за кожним ПКО в день її надходження. За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі цього дня не здійснюються. Касир щодня наприкінці робочого дня підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає в бухгалтерію звіт касира з прибутковими і видатковими касовими ордерами під підпис бухгалтера на вкладному аркуші касової книги не пізніше 9:00 наступного робочого дня бухгалтерії. 17. Після складання касиром звіту та його обробки бухгалтером касові документи комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, формуються в справи відповідно до номенклатури справ і зберігаються в архіві підприємства. Касові документи виносяться з приміщення підприємства тільки за письмовим дозволом головного бухгалтера. До кінця робочого дня такі документи обов’язково мають бути повернені в приміщення підприємства. IV. Порядок здачі готівкової виручки (готівки) до банку 18. Установити строк здачі готівкової виручки (готівки) для її зарахування на поточні рахунки підприємства в банках — наступного дня за днем надходження готівкової виручки (готівки) в касу підприємства. 19. Готівкова виручка (готівка) здається до банку через службу інкасації. Документом, який свідчить про здачу виручки до банку, є копія супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою (готівкою), засвідчена підписом і відбитком печатки інкасатора-збирача. 20. Видачу готівки з каси підприємства для її здачі до банку оформляють видатковим касовим ордером типової форми № КО-2 (далі — ВКО). ВКО заповнюються касиром з використанням комп’ютерної техніки, а потім роздруковуються на папері. У ВКО, що оформляються на загальну суму проведених касових операцій (здача готівки до банку), реквізити «Одержав», «Дата», «Підпис одержувача», дані документа, що засвідчує особу одержувача (заповнювані одержувачем готівки), не заповнюються. Інші реквізити у ВКО є обов’язковими до заповнення. 21. ВКО після видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах проставляється відбиток штампа «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік). 22. Касир здійснює записи в касовій книзі за операціями видачі готівки за кожним ВКО в день її видачі. 23. Готівка не підлягає здачі до банку, якщо вона не перевищує граничну величину встановленого ліміту залишку в касі підприємства. Контроль за тим, щоб сума залишку грошових коштів на кінець дня в касі підприємства не перевищувала встановленого ліміту, здійснює касир. |
