При заповненні Звіту за формою № Д4 необхідно керуватися Порядком формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженим наказом Міністерства доходів і зборів України від 09.09.2013 р. № 454 (далі — Порядок № 454).
Період відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку відображають у таблиці 5 Звіту за формою № Д4. А саме: у графі 11 зазначається дата початку та закінчення такої відпустки (у звітах за відповідні місяці, на які припадають такі дати). Для таких осіб передбачено особливе кодування: у графі 7 «Категорія особи» зазначають «6» — «особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку».
У зв’язку з тим, що при виході на роботу жінки на умовах неповного робочого часу зазначена відпустка не переривається, тобто немає факту її закінчення, то таблицю 5 не заповнюємо.
Таблиця 6 Звіту за формою № Д4 призначена для формування страхувальником у розрізі кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованої йому заробітної плати (доходу) у звітному місяці.
Оскільки жінка вийшла на роботу і їй була нарахована заробітна плата за відпрацьований робочий час, на таку працівницю необхідно заповнити таблицю 6 Звіту за формою № Д4. Її заповнюємо в загальному порядку: зазначаємо місяць, за який нараховується зарплата (графа 11); суму нарахованої зарплати (графи 17, 18) та утриманого ЄСВ (графа 19). Також зазначаємо у графі 15 загальна кількість календарних днів у звітному місяці, оскільки при перебуванні працівниці у відпустці для догляду за дитиною до 3 років вона продовжує перебувати у трудових відносинах з роботодавцем усі календарні дні місяця протягом усіх місяців перебування в такій відпустці.
Припустимо, що сума зарплати за фактично відпрацьовані дні жовтня 2014 року склала 1257,14 грн. Приклад заповнення таблиці 6 представимо на рис. 2 (див. на с. 40).
Рис. 1. Фрагмент таблиці 6 звіту за формою № д4 за жовтень 2014 року
Рис. 2. Фрагмент таблиці 6 звіту за формою № д4 за жовтень 2014 року