Графа 7 Книги обліку доходів і витрати (ОДВ) підприємців-загальносистемників має назву «Витрати на оплату праці найманих осіб». Згідно з п.п. 7 п. 6 Порядку ведення Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, затвердженого наказом Міндоходів від 16.09.2013 р. № 481, у цій графі відображається сума витрат на оплату праці та нарахування на оплату праці найманих працівників, які були понесені у звітному місяці.
Але що розуміти під «понесеними» витратами? Вітчизняний бухоблік звик до принципу нарахування, тому для нього понесеними витратами вважаються оплата праці та ЄСВ, які були нараховані у звітному періоді.
Але на підприємців-загальносистемників принцип нарахування не поширюється. Для них діє касовий метод визначення доходів, у якому виручка у грошовій та негрошовій формі зіставляється із документально підтвердженими витратами, пов’язаними з господарською діяльністю підприємця-загальносистемника ( п. 177.2 ПКУ).
Як же бути? Вважаємо, що витрати на оплату праці не прив’язані до отриманої виручки. Їх треба відображати у графі 7 Книги ОДВ виходячи із суми нарахованої (а не виплаченої) у звітному місяці заробітної плати і нарахованого на неї ЄСВ. Але, враховуючи «касовий» принцип, робити запис у Книзі ОДВ треба не на дату нарахування зарплати і ЄСВ, а на дату відповідно фактичної виплати зарплати найманим працівникам і сплати ЄСВ з поточного рахунка.