Графа 7 Книги учета доходов и расходов (УДР) предпринимателей-общесистемщиков имеет название «Витрати на оплату праці найманих осіб». Согласно п.п. 7 п. 6 Порядка ведения Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, утвержденного приказом Миндоходов от 16.09.2013 г. № 481, в этой графе отражаются сумма расходов на оплату труда и начисления на оплату труда наемных работников, которые были понесены в отчетном месяце.
Но что понимать под «понесенными» расходами? Отечественный бухучет привык к принципу начисления, поэтому для него понесенными расходами считаются оплата труда и ЕСВ, которые были начислены в отчетном периоде.
Но на предпринимателей-общесистемщиков принцип начисления не распространяется. Для них действует кассовый метод определения доходов, в котором выручка в денежной и неденежной форме сопоставляется с документально подтвержденными расходами, связанными с хозяйственной деятельностью предпринимателя-общесистемщика ( п. 177.2 НКУ).
Как же быть? Считаем, что расходы на оплату труда не привязаны к полученной выручке. Их нужно отражать в графе 7 Книги УДР исходя из суммы начисленной (а не выплаченной) в отчетном месяце заработной платы и начисленного на нее ЕСВ. Но, учитывая «кассовый» принцип, делать запись в Книге УДР нужно не на дату начисления зарплаты и ЕСВ, а на дату соответственно фактической выплаты зарплаты наемным работникам и уплаты ЕСВ с текущего счета.