У відрядження за гроші працівника: що ураховувати при відшкодуванні

У числі гарантій, передбачених ст. 121 КЗпП, є обов’язок роботодавця з виплати відрядженим працівникам добових і сум, які покривають вартість проїзду до місця призначення та назад, а також найму житлових приміщень (так званий аванс). Трудове законодавство не передбачає для роботодавця можливості зобов’язати працівника здійснювати будь-які витрати за свій рахунок. Детальніше про обов’язок авансування працівника див. на с. 8 цього номера.

Інша справа, що працівник, який відряджається, за необхідності може зі своєї ініціативи понести певні витрати на користь роботодавця. Наприклад, якщо суми виданого авансу не вистачило, або відрядження «горить» і видати аванс не вийшло — і працівник погоджується з цим.

Головне, щоб стосовно питань грошового забезпечення працівника, який відряджається, виконувалися вимоги ст. 121 КЗпП:

у будь-якому разі підприємство зобов’язане компенсувати понесені працівником у відрядженні витрати

Тобто якщо працівник вимушений нести витрати, пов’язані з відрядженням, за рахунок власних коштів, то після повернення з відрядження підприємство має компенсувати йому ці витрати.

Важливі обмеження

Відправляючи працівника у відрядження з маленьким авансом або взагалі без нього, підприємство має врахувати низку обмежень, що стосуються витрачання працівником власних коштів на користь підприємства. Що це за обмеження?

10-тисячне обмеження за готівковим роз-
рахунком. Відповідно до п. 2.3 Положення № 637 і п. 1 Постанови правління НБУ від 06.06.2013 р. № 210, готівкові розрахунки одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) протягом одного дня за одним або декількома платіжними документами не повинні перевищувати 10 тис. грн.

Добові та відряджально-компенсаційні платежі, гарантовані ст. 121 КЗпП та Інструкцією № 59, під 10-тисячне обмеження не потрапляють

А ось якщо працівник у відрядженні, діючи від імені підприємства, витрачає власні кошти на придбання ТМЦ для потреб підприємства (документи будуть виписані на ім’я підприємства), то йому слід вкластися в 10-тисячне обмеження (див. лист НБУ від 30.01.2014 р. № 27-011/3958 // «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 49, с. 54).

Тут головне, щоб доданий до Звіту касовий чек (чек РРО) містив суму (з урахуванням ПДВ) не більше 10 тис. грн. Якщо ж працівник для компенсації витрачених власних коштів на купівлю ТМЦ надасть чек (декілька чеків від одного продавця протягом дня) на суму понад 10 тис. грн., то, компенсувавши цю суму, підприємство порушить вимогу про встановлене обмеження (див. підкатегорію 109.13 БЗ). Навряд чи керівник підпише Звіт з таким чеком. Адже йому як посадовій особі за це порушення загрожує адмінштраф, передбачений ст. 163¹⁵ КпАП (від 1700 до 3400 грн., а при повторному притягненні протягом року — від 8500 до 17000 грн.). Хоча якщо керівник дав завдання, то по-хорошому повинен і підписати Звіт.

Компенсація працівнику витрат на закордонне відрядження проводиться тільки у гривні. Повернути працівнику витрачені ним у закордонному відрядженні свої гроші саме у валюті підприємство не зможе.

Працівник, який витратив на закордонне відрядження власну валюту, може розраховувати тільки на гривні

Адже «інвалютно-готівкові» правила для підприємства такі: відшкодування працівнику, який прибув із закордонного відрядження, витрат власних коштів в інвалюті необхідно здійснити у гривнях за курсом НБУ на день погашення заборгованості (п. 2.5 Правил № 200).

Отже, щоб уникнути конфліктних ситуацій, про ці обмеження працівника слід попередити завчасно.

Порядок подання Звіту

Без Звіту повернути свої гроші у працівника навряд чи вийде. Причому подати доведеться не тільки авансовий Звіт, а й оригінали підтвердних документів. Єдине питання — в який строк? Адже в п.п. 170.9.2 ПКУ застережені граничні строки подання Звіту тільки при витратах під виданий аванс. Однак податківці вимагають дотримуватися цих строків і в разі, якщо працівник звітує за витрату своїх власних грошових коштів (див. лист Міндоходів від 03.07.2013 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 // «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 60, с. 14).

Звіт має бути поданий до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, в якому працівник завершив відрядження

Водночас податківці погоджуються, що при порушенні цих строків ані працівникові, ані підприємству нічого не загрожує.

Коли відшкодовувати

Законодавством не встановлено строк виконання зобов’язання в частині повернення підприємством витрачених працівником коштів. Хіба що в Інструкції № 59 прописано, що додаткові кошти, необхідні для остаточного розрахунку за відрядження, необхідно виплатити до закінчення 3-го банківського дня після затвердження Звіту. Проте для небюджетників ця норма носить рекомендаційний характер.

Але якщо в колективному трудовому договорі передбачено строк для виплати компенсації підприємством підзвітних сум і витрат, понесених працівником на господарські потреби, то орієнтуватися слід на ці строки.

У будь-якому разі затягувати з компенсацією не варто, адже працівник, щоб стягнути з підприємства заборгованість, може звернутися до суду. Який же строк позовної давності в такої заборгованості?

Строк позовної давності

Ситуація, коли працівник фінансував тільки пов’язані з відрядженням витрати (наприклад, не вистачило виданого авансу, або відрядження термінове — аванс не встигли видати взагалі), вписується в межі трудових відносин. Тому береться й відповідний строк позовної давності (протягом якого працівник може звернутися до суду) — 3 місяці з дня, коли працівник дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права (ст. 233 КЗпП).

Якщо ж працівник витратив власні кошти на госппотреби, не пов’язані з відрядженням (придбав для підприємства ТМЦ), то тут мають місце вже не трудові, а цивільно-правові відносини: доручення (гл. 69 ЦКУ) або здійснення дій в майнових інтересах іншої особи (ст. 1158 — 1160 ЦКУ). А за такими відносинами тривалість строку позовної давності в загальному випадку становить 3 роки (ст. 257 ЦКУ).

З якого дня обчислюється цей строк? Відповідь проста. Якщо в колективному трудовому договорі передбачено строк для виплати компенсації підприємством підзвітних сум і витрат, понесених працівником на госппотреби підприємства або на відрядження, тоді починати відлік строку позовної давності необхідно з дня, що настає за таким затвердженим компенсаційним днем.

У протилежному випадку (якщо іншої відправної точки немає) працівник може звернутися на підприємство з письмовою вимогою сплатити йому належне і в разі його порушення звернутися до суду. Строк давності в такому разі почне відлік з восьмого дня з дати пред’явлення працівником письмової вимоги (див. лист Міністерства доходів і зборів України від 01.10.2013 р. № 4878/Т/99-99-17-02-01-14 // «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 93, с. 3).

Наприклад, якщо авансовий суто відрядний звіт затверджено 27.04.2015 р., то 3-місячний строк на звернення працівника до суду в разі не відшкодування йому витрачених власних коштів починає обчислюватися, якщо:

1) у колдоговорі строк компенсації привязаний до дня затвердження авансового звіту — з 28.04.2015 р. Останнім днем, коли працівник може подати позов до суду, буде 28.07.2015 р.;

2) у колдоговорі строк компенсації не прописан, і 30.04.2015 р. працівник подав вимогу про повернення витрачених коштів — з 08.05.2015 р. Останнім днем, коли працівник може подати позов до суду, буде 08.08.2015 р.

Хоча суди не відмовляють у розгляді справ про невиплату компенсації власних коштів працівника, витрачених у відрядженні, і після закінчення такого строку (див. наприклад, ухвалу ВАСУ від 16.10.2013 р. у справі № К-23790/10-с). Крім того, наприклад, уже звільненому працівнику можуть на підставі ст. 117 КЗпП, крім самої суми витрачених коштів, прописати виплатити середній заробіток за весь період затримки з їх розрахунком (див. ухвалу Окружного адміністративного суду м. Києва від 02.04.2012 р. № 2а-2184/11/2670). Тому «балуватися» з неповерненням працівнику його кровних все ж не рекомендуємо.

Погашення/списання заборгованості

Після того, як керівник затвердив авансовий звіт, бухгалтер повинен показати зобов’язання підприємства перед працівником за кредитом субрахунку 372.

Така заборгованість має значитися в обліку:

1) або до дати її погашення. Погашається заборгованість перед працівником або шляхом перераху­вання на картковий рахунок працівника або шляхом видачі грошових коштів з каси підприємства. Майте на увазі! Обмеження в 10 тис. грн. на погашення заборгованості перед працівником готівкою не поширюється (див. підкатегорію 109.13 БЗ).

Не повинно поширюватися на готівкове погашення заборгованості перед працівником і 150-тисячне обмеження. Але знаючи ставлення фіскалів/НБУ до розширеного трактування цієї норми, краще не виходити за цю суму (див. коментар до листа Міндоходів від 25.06.2014 р. № 11459/6/99-99-19-03-02-15 // «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 90, с. 5).

І ще важливий момент. Сума коштів, виплачена працівнику на підставі авансового звіту та оригіналів документів, як відшкодування понесених працівником за свій рахунок витрат на відрядження, не включається до його оподатковуваного доходу (див. підкатегорію 103.03 БЗ). Відповідно не обкладається ані ПДФО, ані військовим збором;

2) або до дати списання з обліку. Ця дата настає після закінчення строку позовної давності. Після закінчення строку позовної давності суму заборгованості перед працівником доведеться включити до складу доходів (показати на субрахунку 717 «Дохід від списання кредиторської заборгованості»). Детальніше про облік безнадійної заборгованості див. «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 29.

Облік погашення/списання боргу перед працівником, який прибув з відрядження

висновки

• Подати авансовий звіт бажано в загальні строки, передбачені для подання авансового звіту (принаймні цього вимагають податківці).

• Чинне законодавство не встановлює строку розрахунків підприємства з працівником за витратами.

• Строк позовної давності за заборгованістю підприємства перед працівникам з відшкодування витрат на відрядження — 3 місяці, з відшкодування витрат на ТМЦ — 3 роки.

• Не розрахувавшись з працівником, після закінчення строку позовної давності доведеться відобразити дохід.