При знятті готівки в банкоматі чи оплаті витрат у безготівковій формі з використанням КПК, на картковому рахунку, як правило, спершу здійснюється резервування (блокування) відповідних сум, а от саме списання заблокованих коштів з карткового рахунка проходить пізніше. Тому дати проведення операції (зняття відрядженим працівником готівки за допомогою КПК через банкомат) і списання коштів з карткового рахунка підприємства (те, що покаже виписка банку) можуть не збігатися.
Тим більше що в цьому випадку відряджений працівник отримав у банкоматі зовсім іншу валюту (мексиканські та колумбійські песо), ніж та, в якій відкрито картковий рахунок (відкривають рахунок тільки у твердій валюті). Тому додайте сюди й час на конвертацію валюти.
Як правило, в операції конвертації беруть участь три валюти — валюта операції (та валюта, в якій відбувається зняття грошових коштів чи здійснюється купівля), валюта біллінгу і валюта картки. Відряджений працівник зняв у банкоматі необхідну йому валюту — мексиканські та колумбійські песо. Що відбувається?
1. Валюта операції порівнюється з валютою біллінгу, якщо валюти не збігаються, то відбувається конвертація за курсом міжнародної платіжної системи. Як правило, операція конвертації здійснюється протягом 2 — 3 днів.
2. Далі платіжна система надсилає до банку файл, в якому зазначено суму у валюті біллінгу, яку банк повинен списати з карткового рахунка.
3. Банк порівнює валюту біллінгу з валютою рахунка картки. І якщо валюти не збігаються, то знову відбувається конвертація, але цього разу вже за внутрішнім курсом банку, і списуються гроші з картки.
Так на яку ж дату орієнтуватися? Якщо відрядженому за кордон працівнику вручено КПК, це ще не означає, що кошти підприємства вже в нього в кишені, тобто видані під звіт. Поки гроші перебувають на картковому рахунку підприємства, вони — власність підприємства і вважатися виданими під звіт не можуть.
Тому тільки списані грошові кошти з карткового рахунка вважаються виданими під звіт відрядженому працівнику — держателю КПК.
Саме на дату списання коштів з карткового рахунка і слід застосовувати курс НБУ для перерахунку виданих під звіт відрядних коштів у гривні
Тобто на підставі виписку банку за картковим рахунком на дату затвердження авансового Звіту витрати на відрядження слід визнавати за курсами НБУ, що діяли на дати списання (!) коштів з карткового рахунка.
Якщо ж витрати у відрядженні вже понесено, але сума витрачених коштів поки що не списана з карткового рахунка, то витрати в бухобліку показують за курсом НБУ на дату затвердження Звіту (п. 5 П(С)БО 21).
І ще важливий момент! Коли працівнику для закордонного відрядження видано гривневу КПК, то й рух коштів за картрахунком проводитиметься у гривні (у виписці банку фігуруватимуть гривневі суми). Тому в такому разі перераховувати понесені витрати за курсом НБУ не доведеться. Детальніше про особливості обліку розрахунків за кордоном за гривневою карткою див. «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 16, с. 33.